Najděte položky pomocí jednoduchého vyhledávání v Outlooku pro Mac. Položky a složky aplikace Outlook

support.office.com

Obnovte smazané položky v aplikaci Outlook 2010

E Pokud omylem smažete položku v poštovní schránce aplikace Outlook, můžete ji často rychle a snadno obnovit. Primárně odstraněný prvek, jako je zpráva e-mail, událost kalendáře, kontakt nebo úkol, měli byste je hledat ve složce Odstraněná pošta ve vaší poštovní schránce. Pokud tam není, podívejte se do složky Obnovitelné položky, kterou můžete pomocí nástroje otevřít.

Potřebujete obnovit smazanou poštovní složku v aplikaci Outlook?Můžete obnovit smazanou složku (a všechny zprávy v ní), pokud je stále ve složce Odstraněná pošta -Zde je návod, jak to udělat . Složku, která byla trvale smazána, bohužel nelze obnovit. Pomocí pokynů v tomto článku však můžete obnovit zprávy, které byly ve složce, když jste ji vytvořili. trvalé smazání, ze složky Obnovitelné položky.

V obnovení smazané zprávy e-maily, kontakty, schůzky a úkoly z kalendáře v aplikaci Outlook

Obnovte položku, která je stále ve složce Odstraněná pošta

Obnovení položky, která již není ve složce Odstraněná pošta

V Obnovení položky, která je stále ve složce Odstraněná pošta

Když odstraníte e-mailové zprávy, kontakty, události kalendáře nebo úkoly, přesunou se do složky Odstraněná pošta ve vaší poštovní schránce. Zde byste měli nejprve hledat odstraněný prvek. Pokud tam prvek je, můžete jej obnovit takto:

1. V Outlooku přejděte do seznamu e-mailových složek a vyberte Smazáno.

1. Jakmile najdete zprávu, klikněte na ni klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte Přesunout > Jiná složka.

1. Chcete-li přesunout zprávu do doručené pošty, vyberte Doručená pošta a potom klepněte na tlačítko OK .

1. Chcete-li obnovit jiné typy položek, proveďte jednu z následujících akcí:

• Chcete-li obnovit položku kalendáře, klikněte na ni pravým tlačítkem a vyberte Přesunout > Jiná složka > Kalendář.
• Chcete-li kontakt obnovit, klikněte na něj pravým tlačítkem a vyberte Přesunout > Jiná složka > Kontakty . Další informace o obnovení kontaktů:Obnovení smazaného kontaktu v aplikaci Outlook .
• Chcete-li obnovit úlohu, klepněte na ni pravým tlačítkem a vyberte Přesunout > Jiná složka > Úkoly.

Začátek stránky

S Tipy pro obnovení položek ze složky Odstraněná pošta

• Když složku odstraníte, přesune se do složky Odstraněná pošta, kde se zobrazí jako podsložka. Chcete-li obnovit smazanou složku (a všechny položky, které obsahuje), klepněte na ni pravým tlačítkem a vybertePřesunout složkua poté vyberte složku, kam ji chcete přesunout.
• Pokud potřebujete obnovit smazaný kontakt v Outlook.com, přečtěte si: tento oddíl.
• Jsou položky ve složce Odstraněná pošta v aplikaci Outlook automaticky odstraněny? V nastavení Outlooku je nastavení, které, pokud je povoleno, automaticky vymaže složku Odstraněná pošta při ukončení Outlooku. Postup deaktivace:

1. Otevřete kartu Soubor.
2. Klepněte na tlačítko Možnosti a vyberte Navíc.
3. V sekci Spouštění a zastavování aplikace Outlook zrušte zaškrtnutí políčka Při ukončení aplikace Outlook vyprázdněte složku Odstraněná pošta.
4. Klepněte na tlačítko OK pro uložení změny.

• Použijte nástroj Rozšířené vyhledávání. Další podrobnosti naleznete v článku.Rychlé vyhledávání zpráv .
• Pokud znáte přibližné datum odstranění položky, přidejte sloupec Změněno do zobrazení složky Odstraněná pošta. Chcete-li to provést, postupujte podle níže uvedených kroků.

1. Na kartě Zobrazit ve skupině Aktuální pohled vybrat Nastavení pohledu.
2. Klepněte na položku Sloupce.
3. V rozevíracím seznamuSkupiny sloupců k výběru vyberte položku Pole data/času.
4. Vyberte Změněno a stiskněte tlačítko Přidat . V případě potřeby můžete změnit pořadí, ve kterém se sloupce zobrazují.
5. Po dokončení stiskněte tlačítko OK .

Poté můžete třídit podle sloupců Změněno seskupit položky odebrané v konkrétní datum. Tento dobrý způsob hledat zprávy ze smazané složky, protože všechny budou mít stejné datum změny.

• Správce může nastavit zásadu, která po určitém počtu dní odstraní položky ve složce Odstraněná pošta. Stejně jako když ručně odstraníte položku, položky odstraněné zásadou se přesunou do složky Obnovitelné položky. Pokud tedy nemůžete najít to, co potřebujete ve složce Deleted Items, podívejte se do složky Recoverable Items. Následující část popisuje, jak to provést.

Začátek stránky

V obnovení položky, která již není ve složce Odstraněná pošta

Pokud nenajdete položku ve složce Deleted Items, vyhledejte ji ve složce Obnovitelné položky. Tento skrytá složka, do kterého se položky přesunou, pokud provedete jednu z následujících akcí:

• odstranit položku ze složky Odstraněná pošta;
• vyprázdněte složku „Odstraněné položky“;
• trvale odstranit prvek jeho výběrem a stisknutím kláves SHIFT+DELETE .

Podívejte se na toto video nebo postupujte podle těchto kroků a obnovte položky ze složky Obnovitelné položky.

Chcete-li obnovit položky ze složky Obnovitelné položky, postupujte takto:

1. V aplikaci Outlook otevřete kartu Složka a vyberte tým.

Důležité: Pokud příkaz Obnovit smazané položkynení k dispozici nebo chybí, mohou platit následující důvody.

• Možná pracujete offline. Návod na přepnutí do online režimu najdete v článkuPřepnutí z offline do online režimu .
• Možná nepoužíváte účet Exchange. Chcete-li zjistit, zda je to pravda, podívejte se na článekJak zjistit, zda máte účet Exchange v aplikaci Outlook . Pokud nemáte účet Exchange (pokud například používáte Outlook k připojení k účtu IMAP nebo POP), nemůžete obnovit položku, která byla trvale odstraněna nebo odstraněna ze složky Odstraněná pošta. Pokud jste připojeni k účtu IMAP, možná budete moci obnovit položky ze složky Koš. Viz článekObnovte smazané zprávy v účtu IMAP .

1. Vyberte položku, kterou chcete obnovit, a klikněte na tlačítko.

rada: Ze složky Obnovitelné položky můžete obnovit e-mailové zprávy, kontakty, položky kalendáře a úkoly.

Kde jsou umístěny obnovené položky?Když obnovíte položky ze složky Obnovitelné položky, přesunou se do složky Odstraněná pošta. Obnovenou položku tedy můžete najít tam a poté ji přesunout do jiné složky. Když obnovíte události kalendáře, kontakty a úkoly, přesunou se také do složky Odstraněná pošta. Odtud je lze přesunout zpět do kalendáře, kontaktů nebo seznamu úkolů. Chcete-li najít obnovené položky, jednoduše je vyhledejte ve složce Odstraněná pošta.

Začátek stránky

Tipy pro obnovu položek ze složky Obnovitelné položky

• Abychom vám usnadnili hledání konkrétního prvku v okněObnovení smazaných položek, můžete kliknout na záhlaví sloupce Předmět , Smazáno nebo Od seřadit položky podle tohoto sloupce.

Upozorňujeme, že ve sloupci Smazáno označuje datum, kdy byl prvek trvale smazán (pomocí kláves SHIFT+DELETE ) nebo odstraněny ze složky Odstraněná pošta.

• Seřadit podle sloupce Smazáno k vyhledání zpráv ze složky, která byla trvale odstraněna (pomocí kláves SHIFT+DELETE ), protože všechny budou mít stejné datum.
• Všechny položky ve složce Obnovitelné položky, včetně kontaktů, položek kalendáře a úkolů, mají stejnou ikonu obálky.

• Pokud máte ve složce Obnovitelné položky mnoho položek, může být obtížné najít to, co potřebujete. Níže uvádíme několik tipů.
• Pokud potřebujete najít kontakt, seřaďte jej podle sloupce Podrobit a hledat jméno osoby. Můžete také třídit podle sloupců Z a věnujte pozornost prázdným položkám, protože kontakty nemají pole „Od“.
• Pokud hledáte schůzku v kalendáři nebo úkol, seřaďte je podle sloupců Z a najít své jméno.
• Chcete-li obnovit více položek, klikněte na ně jednu po druhé a zároveň podržte tlačítko CTRL a potom klepněte na tlačítkoObnovit vybrané položky. Můžete také obnovit více po sobě jdoucích položek. Chcete-li to provést, zaškrtněte políčko vedle prvního, stiskněte a podržte klávesu POSUN a poté zaškrtněte políčko vedle poslední položky. Chcete-li obnovit všechny položky, klepněte na Vyberte vše a potom klepněte na tlačítkoObnovit vybrané položky.
• Správce může nastavit časový limit, během kterého lze položky ve složce Obnovitelné položky obnovit. Mohl například nastavit zásadu, která odstraní položky ze složky Odstraněná pošta po 30 dnech, nebo zásadu, která umožní obnovit položky ze složky Obnovitelné položky do 14 dnů. I po těchto 14 dnech může správce požadované položky obnovit. Pokud položku ve složce Obnovitelné položky nenajdete, zeptejte se správce, zda ji může obnovit. Správci můžete poskytnout odkaz na článek s podrobnými pokyny:Obnovení položek odstraněných z poštovní schránky uživatele: Nápověda pro správce .

Bohužel, pokud vy a váš správce nemůžete najít položku ve složce Obnovitelné položky, pravděpodobně byla trvale odstraněna z vaší poštovní schránky a nelze ji obnovit.

Práce s položkami složek (e-mailové zprávy, kontakty, položky kalendář atd.) je obvykle nejdůležitější součástí programů, které používají objektový model aplikace Outlook. Právě s nimi se provádějí různé operace.

K položkám složky se nejčastěji přistupuje prostřednictvím vlastnosti Items objektu složky, která vrací kolekci Items. Tato kolekce obsahuje všechny položky v dané složce. Neexistuje však jediný objekt pro položky aplikace Outlook. Místo toho máte 16 samostatných objektů pro každý typ položky v Outlooku:

• Položka schůzky- co se děje grafické rozhraní Ruský Outlook se nazývá Zasedání. Tato položka se obvykle nachází ve složce Kalendář.
• ContactItem- to je samozřejmě kontakt. Nové kontakty je potřeba vytvářet programově velmi často.
• DistList je další položka, která se obvykle nachází ve složce Kontakty. Představuje seznam adresátů.
• Položka dokumentu- toto je název v aplikaci Outlook pro jakýkoli soubor, který je umístěn v úložišti aplikace Outlook a ve formátu se neshoduje s žádným jiným prvkem aplikace Outlook. Objekt DocumentItem může být např. Word dokument, Excelový sešit, ZIP archiv, Acrobat Reader PDF soubor, spustitelný EXE soubor atd. - obecně jakýkoli soubor operační systém. Nechat se však unést ukládáním souborů do úložišť aplikace Outlook (soubory PST a poštovní schránky a sdílené složky Exchange Server), samozřejmě, nestojí za to. To zpomalí přístup k běžným položkám aplikace Outlook. Tato funkce byla původně poskytována proto, aby například ve sdílené složce aplikace Outlook pro projekt mohly být uloženy různé soubory související s tímto projektem spolu s korespondencí o projektu.
• JournalItem- Toto je záznam v deníku.
• MailItem- pro mnohé nejznámější prvek. Představuje e-mailovou zprávu.
• MeetingItem- pozvánka na schůzku, zvláštní typ elektronické zprávy. Obvykle se nachází na stejném místě jako běžné e-mailové zprávy, například ve složce Doručená pošta. Tento prvek nelze vytvořit programově - je vytvořen pouze automaticky při přijetí odpovídající zprávy (lze ji odeslat pomocí objektu Zasedání PROTI Kalendář).
• PoznámkaPoložka- objekt poznámky (ze složky Poznámky). Od všech ostatních prvků se liší minimálním počtem vlastností a metod.
• PostItem- další speciální typ poštovní zprávy. Toto je zpráva odeslaná do veřejné složky. Z normálního předmětu MailItem se liší tím, že:
  • nachází se pouze ve sdílených složkách;
  • K odeslání se místo metody Send() použije metoda Post().
• RemoteItem- také velmi zvláštní typ poštovní zprávy. Těmito objekty jsou poštovní zprávy s minimálním počtem vyplněných vlastností (skutečně se vyplňují pouze údaje o příjemci, odesílateli, datu přijetí a velikosti) a text zprávy, který obsahuje 256 znaků reálného textu. Tyto objekty jsou vytvořeny automaticky v situacích, kdy se aplikace Outlook připojí poštovní schránka na Exchange Server prostřednictvím připojení vzdálený přístup(obvykle přepínané). Pokud je zpráva v souboru OST (tj. stažená ze stejného Exchange Serveru přes MAPI nebo přijatá přes POP3/IMAP4), pak se pro ni tento objekt nikdy nevytvoří.
• ReportItem- velmi speciální e-mailová zpráva, což je speciálně vygenerovaný servisní dopis: obvykle zpráva o nedoručení vytvořená vámi poštovní server, zpoždění při přenosu zprávy nebo jiná chyba. Tyto objekty také nelze vytvářet programově: jsou vytvářeny automaticky pouze při přijetí zprávy určitého typu.
• Položka úkolu- toto je úkol nebo úkol ze složky Úkoly.
• TaskRequestAcceptItem, TaskRequestDeclineItem, TaskRequestItem, TaskRequestUpdateItem- to jsou všechny speciální e-mailové zprávy, které se týkají korespondence týkající se delegování úkolů. Tyto objekty také nelze vytvořit programově.

Nutno říci, že v drtivé většině případů vás budou zajímat pouze objekty MailItem, ContactItem a někdy i DocumentItem. Zaměříme se na jejich zvážení.

Další velmi důležitý bod. Jak již bylo zmíněno, do objektového modelu aplikace jsou zabudována zvláštní omezení, která jsou navržena tak, aby zabránila virům ve využívání možností tohoto objektového modelu ve svůj prospěch. Zpravidla se jedná o nejdůležitější vlastnosti obsahující informace o e-mailových adresách, jménu odesílatele, textech dopisů atd. Tato omezení jsou zabudována do následujících objektů: AppointmentItem, ContactItem, MailItem a TaskItem – jednoduše řečeno, všechny základní objekty položek aplikace Outlook. Omezení se týkají také některých akcí, které lze s těmito objekty provádět, například posílání dopisů. Například vytvoření a odeslání e-mailu pomocí aplikace Outlook vypadá velmi jednoduše:

Dim oOutlook jako nová aplikace Outlook

Dim oMessage As Outlook.MailItem

"Vytvořte objekt zprávy

Nastavit oMessage = oOutlook.CreateItem(olMailItem)

"Komu

oMessage.To = " [e-mail chráněný]"

"Předmět zprávy

oMessage.Subject = "Dobrý den z VBA"

"Tělo zprávy. Použití vlastnosti Body znamená, že posíláme zprávu

"prostý text. Zprávu můžete také odeslat ve formátu HTML nebo RTF

oMessage.Body = "Text zprávy"

"Přidat přílohu

oMessage.Attachments.Add("C:\installlog.txt")

"Odeslání zprávy

oMessage.Send

Pro ztížení života virům se však místo odeslání zprávy zobrazí okno podobné tomu, které je znázorněno na Obr. 13.3. Navíc k dosažení konečného vítězství nad viry je zde také tlačítko Ano bude několik sekund nedostupné.

Rýže. 13.3 Varovné okno v Outlooku

Co v takové situaci dělat?

Možnosti se mohou lišit:

• první možnost - odeslat zprávu z makra, které se nachází v modulu VBA samotného Outlooku(bez programového otevření aplikace Outlook). V tomto případě se takové okno nezobrazí. Takové řešení ale samozřejmě většinou není příliš pohodlné, zejména z hlediska přenosu tohoto programového kódu pro běh na různých počítačích;
• druhá možnost - použijte speciální zástupné symboly objektů aplikace Outlook, které takové zprávy nevydávají a umožňují vývojářům bez problémů odesílat zprávy z VBA. Nejběžnějším a doporučeným nástrojem tohoto druhu je bezplatný Outlook Redemption. Informace o něm můžete získat a stáhnout z webu http://www.dimastr.com/redemption. Tato možnost je docela pohodlná, pokud odesíláte e-maily z jednoho serveru, ale její instalace na všechny počítače je samozřejmě problematická;
• třetí možnost - programově detekovat potvrzovací okna a programově v nich stisknout potřebná tlačítka. Vývojáři Microsoftu se však ujistili, že to nebylo možné provést z kódu VBA nebo VBScript. V zásadě lze takové operace provádět pomocí nízké úrovně softwarové rozhraní Windows API (další možností je přistupovat k těmto možnostem pomocí speciálních nástrojů ve speciálním programovacím rozhraní pro práci se zprávami MAPI). Místo VBA však budete muset používat jiné programovací jazyky (C++ nebo Delphi), protože VBA nepodporuje všechny potřebné datové typy pro práci s API. Navíc sebevědomá práce s API vyžaduje specializované znalosti v oblasti programování systémů. Další informace o používání těchto technik při práci s aplikací Outlook lze získat v článku http://www.mapilab.com/ru/support/articles/vb_outlook_security_1.html (v ruštině);
• a konečně čtvrtá možnost, z mého pohledu nejpohodlnější: použít knihovnu objektů CDO, která je dostupná na jakémkoliv počítači se systémem Ovládání Windows 2000, XP a 2003. Více informací o použití této knihovny je popsáno v části 13.8.

Nyní o samotných objektech prvků aplikace Outlook. Tyto objekty mají spoustu vlastností a metod (například objekt ContactItem má téměř 100 vlastností) a zvážit je všechny by zabralo hodně místa. Většina vlastností těchto objektů je přitom zřejmá a při jejich používání by neměly nastat žádné problémy. Obvykle může vyvstat pouze otázka, která vlastnost softwaru odpovídá konkrétnímu atributu prvku.

Bohužel v Outlooku není záznam maker, ale pomocí okna pochopíte název té či oné vlastnosti Místní obyvatelé. Jeho aplikace může vypadat takto: představte si, že potřebujete pochopit, jaké programové vlastnosti objektu ContactItem může pole odpovídat Krátké jméno.

První, co musíme udělat, je vytvořit kontakt, ve kterém by byla tato vlastnost vyplněna (viz obr. 13.4).

Rýže. 13.4 Vytvořte kontakt

Další věc, kterou musíte udělat, je napsat programový kód, ve kterém by byl vytvořen objekt tohoto prvku. Například pokud je tento kontakt ve složce Kontakty, pak by kód (z makra v Outlooku) mohl být takto:

Dim oNamespace jako NameSpace

Dim oFolder As MAPIFolder

Dim oContactItem jako ContactItem

Nastavit oNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")

Set oFolder = oNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)

Nastavit oContactItem = oFolder.Items("Contact1")

Příkaz Stop je zde určen k zastavení na požadovaném místě.

Poté musíme spustit náš kód pro spuštění a když se zastaví na řádku Stop, otevřít jej (pomocí nabídky Pohled) okno Místní obyvatelé.

V našem případě v něm uvidíte čtyři objekty (viz obr. 13.5).

Rýže. 13.5 Okno Místní obyvatelé s předmětem kontaktu

Samozřejmě musíme rozbalit uzel objektu oContactItem a hledat jeho vlastnost, která je nastavena na Krátké jméno. K našemu překvapení můžeme zjistit, že tato vlastnost se nazývá EMail1DisplayName (viz obrázek 13.6).

Rýže. 13.6 V okně najdeme vlastnost s hodnotou, kterou jsme vyplnili Místní obyvatelé

Stejným způsobem můžete najít potřebné vlastnosti pro další objekty Item.

Outlook je nejvíce "kancelářský" ze všech aplikací Microsoft Office. I jeho nejjednodušší funkce umožňují řešit řadu různých kancelářských úkolů, ale obecně jsou jeho možnosti téměř nevyčerpatelné. Ale ne všichni uživatelé a ne vždy je využívají naplno. Běžní zaměstnanci při práci s Microsoft Outlook nejčastěji provádějí následující akce:

• zabývat se elektronickou poštou: vytvářet, odesílat, přijímat a tisknout zprávy, pracovat s poštovními složkami, podepisovat zprávy, nastavovat pravidla pro zpracování zpráv;
• plánovat si pracovní dobu: vytvářet záznamy o schůzkách a událostech v kalendáři, nastavovat upozornění, prohlížet kalendář;
• udržovat kontakty: přidávat a prohlížet záznamy;
• pracovat s úkoly: vytvářet úkoly a sledovat jejich dokončení;
• používat poznámky: vytvářet, upravovat, navrhovat a mazat.

Ve srovnání s ostatními základními aplikacemi Microsoft Office 2007 se Outlook 2007 vizuálně nejméně liší od svých předchozích verzí. Přineslo to však nové příležitosti, nové týmy a... nové problémy.

Podívejme se na možnosti Outlooku pro řešení typických kancelářských úloh na příkladu druhé beta verze Microsoft Office Outlook 2007. Podle vývojáře obsahuje všechny funkce běžné verze, ale není konečným produktem.

Obecné pracovní problémy

Instalace a kompatibilita

Instalace Outlooku uvnitř balíček Microsoft Office 2007 je samozřejmost. O systémové požadavky Microsoft Office 2007 je podrobně popsán v článku " Nové slovo se blíží,“ publikované v ComputerPress č. 10’2006.

Na Instalace Microsoftu Office 2007, při upgradu z Microsoft Office 2003 budou všechny uživatelské šablony a nastavení, korespondence, kontakty, záznamy v kalendáři a další položky, stejně jako e-mailové účty, zachovány a dostupné.

Rozhraní

Rozhraní hlavního okna Microsoft Office Outlook 2007 se příliš neliší od předchozích verzí (obr. 1). Zachovává známý panel nabídek a panely nástrojů. Jejich obsah se obecně nezměnil, i když se v některých nabídkách objevily nové příkazy.

Rýže. 1. Vzhled okna aplikace Microsoft Office Outlook 2007
(oblast pošty)

Jednou z významných novinek v hlavním okně je panel To-Do bar na jeho pravé hranici. Ve výchozím nastavení se zobrazuje při práci v jakékoli oblasti aplikace Outlook. Pokud z nějakého důvodu panel chybí, použije se k jeho zobrazení a konfiguraci parametrů podnabídka To-Do bar z nabídky Pohled. Tento panel zobrazuje nejbližší naplánovanou schůzku a nejbližší nastavit datumúkol. Když kliknete na kteroukoli oblast panelu, rozbalí se (obr. 2) a zobrazí kalendář na aktuální měsíc, seznam nadcházejících schůzek (obvykle tři schůzky) a dostupné úkoly.

Rýže. 2. Okno aplikace Microsoft Office Outlook 2007 (oblast pošty)
s rozšířenou lištou úkolů

Panel To-Do bar je třeba považovat za výhodu nová verze Výhled. Chcete-li zobrazit nadcházející schůzku (schůzky) a aktuální úkoly, již nemusíte neustále přepínat do příslušných oblastí Kalendář A Úkoly.

Pokud analyzujeme změny v rozhraní Outlooku podle oblastí, můžeme vyvodit následující závěry.

V oblasti Mail V rozhraní nejsou žádné výrazné změny. Stejně jako v Outlooku 2003 je podokno pro čtení ve výchozím nastavení vpravo, ale uživatelé jej tradičně umísťují do spodní části okna.

V regionech Úkoly A Poznámky V rozhraní je také několik změn. Design areálu se mírně změnil Kontakty, ale to je bez principu.

Největších změn doznalo rozhraní oblasti Kalendář ne všichni uživatelé však budou souhlasit s tvrzením, že se díky tomu práce stala pohodlnější. Tato oblast bude podrobněji popsána v příslušné části.

Rozhraní Outlook 2007 samozřejmě obsahuje i hlavní novinku Microsoft Office 2007 – karty a pásky. Tyto prvky se však objevují pouze při řešení konkrétních úkolů – vytvoření zprávy, vytvoření záznamu v kalendáři atp. Karty a ovládací prvky v nich budou podrobněji popsány v příslušných částech.

Stejně jako ostatní aplikace, Outlook 2007 kontextové nabídky a způsoby jejich použití se prakticky nezměnily.

Obecně by mělo být rozhraní považováno za velmi pohodlné. Pro začínajícího uživatele, který nepracoval v předchozích verzích aplikace Microsoft Outlook, nebude jeho zvládnutí obtížné. Zkušeným uživatelům nebude přechod na nové rozhraní trvat déle než dva až tři dny.

Vyhledávání

V aplikaci Outlook 2007 byly rozšířeny možnosti vyhledávacího systému a změněno rozhraní. Nová funkce vyhledávání nahrazuje normální vyhledávání v předchozích Verze aplikace Outlook, jehož možnosti byly velmi omezené, a pokročilé vyhledávání, které pro jeho nesrozumitelnost využíval málokdo.

Chcete-li přejít k vyhledávání v jakékoli oblasti, rozbalte Tvůrce dotazů. V horní části okna se zobrazí vyhledávací lišta (obrázek 3).

Rýže. 3. Panel vyhledávání

Panel vyhledávání má standardní sadu polí pro každou oblast. Chcete-li přidat pole, která lze vyhledávat, stačí kliknout na tlačítko Přidejte kritéria a vyberte název pole z poskytnutého seznamu. Chcete-li odstranit pole z vyhledávací lišty, klikněte na název pole a vyberte příkaz ze zobrazené nabídky Odstranit.

Vyhledávání se provádí okamžitě. Do libovolného pole stačí zadat alespoň jeden znak a záznamy jsou ihned vybrány. Při zadávání dalších znaků se provede nový výběr. Ve vybraném seznamu záznamů jsou nalezené prvky dotazu zvýrazněny žlutým pozadím (barvu pozadí můžete v případě potřeby změnit).

Hledání probíhá v aktuální oblasti. Chcete-li najít všechny položky z různých oblastí aplikace Outlook, budete muset použít pokročilé vyhledávání.

Při práci s e-mailovými zprávami se vyhledávání provádí v aktuální složce pošty. V případě potřeby můžete prohledávat všechny poštovní složky.

Pro návrat k běžnému zobrazení záznamů nestačí sbalit oblast hledání – musíte také kliknout na tlačítko Vymazat vyhledávání v poli požadavek (obr. 4).

Rýže. 4. Výsledky hledání v oblasti Pošta

Funkce vyhledávání je efektivní a velmi snadno použitelná.

Kategorie

V předchozích verzích byly kategorie používány k přiřazení jakékoli položky aplikace Outlook (zprávy, záznamy v kalendáři, poznámky atd.) ke konkrétním skupinám ( Důležité kontakty, Důležití klienti, Osobní údaje atd.). Názvy skupin byly konvenční a v této podobě je používal jen málokdo. Navíc v předchozích verzích měly některé prvky barevné změny. Můžete například nastavit barevný štítek pro položky kalendáře: Důležité- červená barva, Oficiální- modrá barva atd. Pro poznámky byla na výběr jedna z pěti barev.

V nové verzi se kombinuje možnost přiřazovat k prvkům kategorie a barvy zvýraznění. Zároveň se kategorie staly bezejmennými, respektive se standardně začaly jmenovat pouze podle své vlastní barvy ( Modrá kategorie, Červená kategorie atd.). Kategorii (nebo několik), a tedy i barvu, lze přiřadit libovolnému prvku aplikace Outlook. Chcete-li přiřadit kategorii, klikněte na tlačítko Kategorizovat v panelu Norma a vyberte požadovanou barvu ze seznamu. Kategorie může být použita jako kritérium pro vyhledávání položek a/nebo třídění a seskupování.

V případě potřeby lze kategoriím přiřadit smysluplné názvy. Kromě toho můžete sami vytvářet nové kategorie. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Kategorizovat v panelu Norma a vybrat si Všechny kategorie. V okně Barevné kategorie(obr. 5) pro změnu názvu kategorie klikněte na tlačítko Přejmenovat a na seznamu Jméno změnit jméno. Chcete-li vytvořit novou kategorii, klikněte na tlačítko Nový, v okně Přidat novou kategorii Zadejte název kategorie, kterou chcete vytvořit, a vyberte její barvu.

Rýže. 5. Vytvořte novou kategorii

Práce s emailem

Práce se zprávami v oblasti Mail nedoznala výrazných změn. Odesílání a přijímání zpráv, prohlížení seznamu zpráv, jejich seskupování a třídění, práce s poštovními složkami, vytváření odpovědi nebo přeposílání zprávy – to vše je zděděno z předchozích verzí Microsoft Outlooku.

Inovace ovlivnily tři hlavní body: práci v oknech zpráv, nastavení e-mailového účtu a náhled připojených souborů.

Práce v oknech zpráv

Vzhled okna byl změněn jak při vytváření nové zprávy (obr. 6), tak při prohlížení příchozí zprávy (obr. 7).

Rýže. 6. Okno Nová zpráva

Tato okna jsou navržena ve stylu Microsoft Office 2007, to znamená, že obsahují karty, které zobrazují nejdůležitější ovládací prvky pro každou oblast.

Rýže. 7. Okno přijaté zprávy

Okno nové zprávy obsahuje čtyři hlavní karty: Zpráva, Vložit, Možnosti A Formát Text.

Tab Zpráva(viz obr. 6) obsahuje prvky nutné k vytvoření a formátování textu zprávy a také k nastavení základních parametrů zprávy. Chcete-li zobrazit obvyklé okno možností zpráv ( Zpráva Možnosti Možnosti. Nyní je možné rychle vkládat kontakty, prvky kalendáře a podpisy do textu zprávy (skupiny Zahrnout), což je velmi pohodlné. V tomto případě jsou ke zprávě připojeny jako objekty také kontakty a kalendář. Na stejné záložce je tlačítko pro připojení souborů ke zprávě (není třeba přecházet na záložku Vložit, což je velmi pohodlné).

Tab Vložit V mnoha ohledech připomíná stejnou kartu ve Wordu 2007, jen v mírně zkrácené verzi. Pro vytváření obchodních sdělení nebude většina funkcí této karty s největší pravděpodobností žádaná.

Tab Možnosti(obr. 8) obsahuje prvky pro nastavení parametrů zprávy. Zejména zde zvolíte formát textu zprávy (skupina Formát), je nastaveno upozornění na doručení a přečtení zprávy (skupina Sledování) atd. Chcete-li zobrazit okno obvyklých parametrů zprávy ( Zpráva Možnosti) můžete kliknout na tlačítko skupiny Sledování nebo Více Možnosti.

Rýže. 8. Prvky karty Možnosti v okně nové zprávy

Tab Formát Text svými schopnostmi a používáním částečně připomíná kartu Domov ve Wordu 2007 a je určen pro návrh textu, včetně použití stylů, vyhledávání a nahrazování textu.

Určitou nepříjemností je, že zprávu lze odeslat pouze při práci na kartě Zpráva. Jelikož se ale dá předpokládat, že uživatel bude v této záložce hlavně pracovat, není to tak podstatné.

V okně přijaté zprávy je pouze jedna důležitá karta pro práci - Zpráva(viz obr. 7). Tab Nahlásit problém s vykreslováním obsahuje jeden jediný prvek – tlačítko pro vytvoření zprávy, která se má odeslat: [e-mail chráněný] o problémech při práci s touto zprávou.

Nastavení e-mailových účtů

Konfigurace nastavení účtu v oblasti Mail v nabídce Nástroje měli byste si vybrat tým Nastavení účtu. Nastavení a správa e-mailových účtů se provádí v okně Nastavení účtu(obr. 9).

Rýže. 9. Nastavení e-mailových účtů v okně Nastavení účtu

Chcete-li přidat nový účet na kartě E-mail měli byste kliknout na tlačítko Nový. V okně Přidat nový e-mailový účet(obr. 10) je třeba zadat své jméno, e-mailovou adresu, heslo a stisknout tlačítko Další. Očekává se, že aplikace Outlook automaticky nakonfiguruje názvy serverů, porty a další technické specifikace pro příchozí a odchozí poštu. Nicméně s účty POP3 to se nedalo udělat. Podle uživatelských recenzí tato funkce zatím funguje pouze s účty Exchange Server.

Rýže. 10. Automaticky přidejte e-mailový účet

V praxi k vytvoření nového účtu v okně Přidat nový e-mailový účet(viz obr. 10) nemůžete nic specifikovat, ale zaškrtněte políčko Ruční konfigurace nastavení serveru a stiskněte tlačítko Další. V dalším okně můžete provést nastavení obvyklým způsobem pro předchozí verze (obr. 11).

Rýže. 11. Přidání účtu
e-mail na manuální režim

Práce s přiloženými soubory

V aplikaci Outlook 2007 je toto novou příležitost, jako je prohlížení souborů některých typů připojených ke zprávě přímo na panelu pro čtení zpráv. K tomu stačí kliknout na ikonu přiloženého souboru – a obrázek resp textový soubor se zobrazí v oblasti čtení zpráv (obr. 12).

Rýže. 12. Náhled přiloženého souboru

Při pokusu o zobrazení potenciálně nebezpečných souborů v oblasti čtení se zobrazí odpovídající zpráva (obr. 13).

Rýže. 13. Upozornění na nebezpečí otevření připojeného souboru

Pokud je uživatel přesvědčen, že příloha je bezpečná, může kliknout Náhled souboru a prohlédněte si jej (obr. 14).

Rýže. 14. Náhled přiloženého souboru

Chcete-li ukončit režim náhledu, klikněte na tlačítko Zpráva(viz obr. 12 a 14).

V praxi není pohodlí, které poskytuje možnost náhledu připojených souborů, tak velké. Existuje nebezpečí, že uživatel zruší zaškrtnutí políčka Před zobrazením náhledu tohoto typu souboru se vždy zahřejte(viz obr. 13), což zvýší riziko infekce počítače.

Plánování pracovní doby

Vzhled oblasti kalendáře ( Kalendář) prošel největšími změnami v Outlooku 2007 (obr. 15).

Rýže. 15. Okno oblasti kalendáře Microsoft Office Outlook 2007

Ve spodní části okna se objevila oblast pro zobrazení úkolů s termíny plnění odpovídajícími zobrazenému kalendářnímu datu. Pro ty, kteří pracují s úkoly, je to pravděpodobně pohodlné, ale pro většinu uživatelů to není příliš pohodlné, protože tato oblast zabírá část okna. Kromě toho se na panelu zobrazují úkoly To-Do bar, což by úplně stačilo. Oblast úkolů v kalendáři však lze minimalizovat.

V důsledku těchto a dalších změn se nyní v okně zobrazují položky po kratší dobu než v předchozích verzích. To je poněkud nepohodlné, nicméně stejně jako dříve můžete změnit výšku pravítka kalendáře.

Navzdory vnější změny, nedochází při práci s kalendářem k žádným výrazným inovacím.

Vytváření záznamů schůzek a událostí se provádí stejným způsobem jako dříve. Rozdíl je v tom vzhled okna nový záznam(obr. 16), vyrobený ve stylu Microsoft Office 2007.

Rýže. 16. Nové okno pro zadání kalendáře

Okno obsahuje tři hlavní záložky: Jmenování (Událost- zaznamenat událost), Vložit A Formát Text.

Tab Jmenování (Událost) (viz obr. 16) obsahuje téměř všechny prvky potřebné pro vytvoření nového záznamu nebo úpravu stávajícího.

Tab Vložit v mnohém připomíná podobnou záložku ve Wordu 2007 a je určena pro vkládání různých objektů do záznamu: obrázků, tabulek, diagramů atd. Na stejné kartě jsou k položce připojeny soubory a prvky aplikace Outlook. Tab Formát Text svými možnostmi a používáním částečně odpovídá tab Domov ve Wordu 2007 a je určen pro návrh textu, včetně použití stylů. Pro vytváření obchodních záznamů nebude většina schopností těchto karet, s výjimkou vkládání souborů, pravděpodobně vyžadována.

Stejně jako dříve je při vytváření záznamu v kalendáři nastaveno výchozí upozornění: pro schůzky - 15 minut před začátkem, pro události - 18 hodin. V případě potřeby můžete vybrat jiný časový interval pro upozornění. Určitou nepříjemností je, že kalendář nezobrazuje přítomnost nebo nepřítomnost upozornění na záznam (viz obr. 15).

Udržování kontaktů

Vzhled okna kontaktní oblasti ( Kontakty) v aplikaci Outlook 2007 doznaly určité změny (obr. 17).

Rýže. 17. Okno oblasti kontaktů Microsoft Office Outlook 2007

Existuje několik nových režimů například pro zobrazení seznamu kontaktů Vizitka(obr. 18).

Rýže. 18. Okno oblasti kontaktů v režimu vizitky

Jinak je zde jen málo rozdílů od předchozích verzí. Přidávání kontaktů je stejné jako v předchozích verzích Outlooku. Okno kontaktu je navrženo ve stylu Office 2007 (obr. 19) a obsahuje tři hlavní záložky: Kontakt, Vložit A Formát Text. V záložce Kontakt(viz obr. 19) jsou zde všechny prvky potřebné pro vytvoření nového kontaktu nebo úpravu stávajícího. Namísto předchozích záložek okna kontaktu můžete k přidání informací použít různé režimy zobrazení záložek Kontakt Show(viz obr. 19): Generál, Podrobnosti atd.

Rýže. 19. Okno kontaktu

Karty Vložit A Formát Text Ve většině případů nebudou žádaní pro vytváření obchodních kontaktů.

Další užitečná novinka se bude uživateli hodit při zjištění duplicitního kontaktu. V předchozích verzích to jednoduše zahrnovalo sloučení dat a nahrazení starých dat novými. Aplikace Outlook 2007 má srovnávací okno, které zobrazuje odpovídající datové položky a zdůrazňuje rozdíly (obrázek 20).

Rýže. 20. Slučování dat při přidávání duplicitního kontaktu

Práce s úkoly

Málo běžných kancelářských zaměstnanců pracuje s úkoly: je jen málo těch, kteří chtějí vytvořit záznam úkolu a poté pravidelně otevírat odpovídající oblast Outlooku a pečlivě označovat jeho dokončení. Zřejmě s ohledem na to se v nové verzi seznam úkolů zobrazuje jak v kalendáři, tak v panelu To-Do bar. Snad to zvýší zájem uživatelů o používání úkolů k plánování a organizaci práce.

V práci s úkoly nedošlo k žádným zásadním změnám. Okno oblasti Úkoly se prakticky nezměnil (obr. 21).

Rýže. 21. Okno oblasti úloh Microsoft Office Outlook 2007

Okno úlohy je ale navrženo ve stylu Office 2007 (obr. 22).

Rýže. 22. Okno úkolu

Obsahuje tři hlavní záložky: Úkol, Vložit A Formát Text. V záložce Úkol(viz obrázek 22) obsahuje všechny prvky potřebné k vytvoření a sledování plnění úkolů. Místo karet v okně úloh z předchozích verzí můžete použít různé režimy zobrazení karet Úkol, vybrané tlačítky sekce Show(viz obr. 22): Úkol A Podrobnosti.

Z prvků karty Vložit Při vytváření úkolů asi nejčastěji využijete možnost Outlooku připojovat soubory a záznamy. Další prvky a také možnosti karty Formát Text pro práci s úkoly nebudou ve většině případů žádané.

Práce s poznámkami

Nejméně se asi změnila práce s poznámkami. Okno podokna poznámek Poznámky(obr. 23) a samotné okno s poznámkami zůstalo prakticky nezměněno.

Rýže. 23. Okno oblasti poznámek Microsoft Office Outlook 2007

Závěr

Hlavní a nejoblíbenější funkce aplikace Outlook 2007 byly zkontrolovány a otestovány. Výsledkem je, že aplikace Outlook 2007 je lepší předchozí verze podle většiny parametrů.

Neměli byste však očekávat rychlý a centralizovaný přechod všech společností na používání Outlook 2007, stejně jako dalších aplikací sady Microsoft Office 2007 Obecné problémy a potíže spojené s přechodem na Microsoft Office 2007 jsou popsány v článku „The Nové slovo přichází“, o kterém jsme se již zmínili.

Adopci Outlooku 2007 v malých kancelářích a domácích prostředích budou navíc brzdit nejisté vývojářské zásady. Společnost Microsoft nezahrnula aplikaci Outlook 2007 do edice Office 2007 pro studenty a domácnosti (Microsoft Office Home and Student 2007). Namísto Outlooku bude tato verze obsahovat OneNote 2007 (spolu s Wordem, Excelem a PowerPointem). Je pravda, že Outlook je součástí Microsoft Office Basic 2007, ale neobsahuje PowerPoint, který často používají studenti, učitelé a kancelářští pracovníci. Pro malé kanceláře a domácí použití tedy může být optimální edice Microsoft Office Standard 2007, která obsahuje čtyři tradiční součásti: Word, Excel, PowerPoint a Outlook.

Přinese Microsoft Outlook 2007 problémy a potíže nebo naopak urychlí implementaci celého balíčku? S opatrností, ale dá se předpokládat, že se to zrychlí. Z hlediska základních možností je Outlook 2007 výrazně blíže běžnému uživateli. Práce v něm se stala mnohem jednodušší a přehlednější, a to i na úrovni uživatelské intuice.

Položky a složky aplikace Outlook

Základními jednotkami informací v Outlooku jsou prvky různé typy schůzky, zprávy, poznámky, kontakty, úkoly, poznámky v Deník. Ontlook ukládá informační položky do složek a do jedné složky lze uložit pouze jeden typ položky. Všechny poznámky jsou tedy uloženy ve složce Poznámky, všechny úkoly jsou ve složce Úkoly atd. Outlook ve skutečnosti organizuje databázi těchto položek. Složka Outlook je logické úložiště pro informace, které nejsou spojeny fyzicky ukládání informací na disk. Přestože všechny tyto složky mají názvy, nejsou z programu viditelné Průzkumník Windows , protože všechny informace Výhled uloženy v jediném souboru na disku.
Při prvním spuštění aplikace Outlook má uživatel přístup k několika typům informačních položek. Aplikace Outlook ukládá tyto položky do následujících složek, které jsou obsaženy ve složce Osobní složky.
Outlook Dnes zobrazuje souhrn událostí, které se ten den staly a naplánovaly. Zobrazuje počet nových zpráv, schůzky naplánované na týden a úkoly. Tato stránka je užitečná pro kontrolu aktuálního dne a nadcházejícího týdne.
Doručená pošta obsahuje příchozí e-maily a faxy.
V Kalendář Zobrazuje schůzky a připomenutí schůzek a plánuje schůzky a setkání s ostatními uživateli. Můžete nastavit upozornění na položky Kalendář. Pokud je nastaveno upozornění, pak určený čas Na obrazovce se objeví okno s připomínkou nadcházející události nebo schůzky. Při plánování schůzek můžete zobrazit dostupnost účastníků a vybrat si vhodnou čas. Outlook také usnadňuje sledování každoročních událostí, jako jsou svátky a narozeniny.
Kontakty Outlook slouží k ukládání jmen, telefonních čísel a adres obchodních partnerů. Seznamy kontaktů lze do aplikace Outlook importovat z jiných programů.
Úkoly přiřazené k pracovním dnům lze spravovat pomocí služby a osobní seznamyÚkoly aplikace Outlook. Můžete nastavit důležitost úkolů, povolit připomenutí termínu dokončení a aktualizovat průběh úkolu. Aplikace Outlook sleduje opakující se úkoly. Outlook lze také použít k přidělování úkolů jiným uživatelům a sledování jejich průběhu.
Poznámky Outlook usnadňuje vytváření, publikování a správu informací, které jsou důležité pro vás a vaše zaměstnance.
Ve složce Smazáno jsou nalezeny všechny smazané prvky.
Koncepty obsahovat koncepty a zprávy, které nejsou připraveny k odeslání.
Odchozí- zprávy a faxy, které jsou připraveny k odeslání, ale ještě nebyly odeslány.
Složka Odesláno obsahuje kopie odeslaných e-mailových zpráv.
Deník obsahuje denní záznamy osobních aktivit. Přihlaste se k odběru Deník se automaticky vytváří při odesílání a přijímání e-mailů nebo při práci v jakékoli aplikaci Microsoft Office. Ručně je možné vytvářet libovolné záznamy.
Obecná zásada práce s Outlookem je následující: po otevření složky je třeba vybrat požadovaný prvek a automaticky se spustí formulář, který jej obsluhuje.
Chcete-li rychle najít položku, aniž byste museli procházet seznamy položek aplikace Outlook, můžete použít Nalézt na panelu nástrojů. Tento příkaz umožňuje vyhledávat jakoukoli položku v aplikaci Outlook, včetně zpráv, schůzek, kontaktů a úkolů. Uživatel Outlooku může zadat širokou škálu hledaných výrazů pomocí tým Pokročilé vyhledávání v nabídce Servis. Pomocí tlačítka Organizovat na panelu nástrojů můžete uspořádat obsah složek a nastavit vlastní pravidla zpracování zprávy, dokonce se chránit před nežádoucími příjemci.
Každá složka má sadu zobrazení – způsoby zobrazení položek na obrazovce. Sada standardních pohledů obsahuje: tabulku, časovou osu, karty atd., ale můžete si vytvořit vlastní s potřebnými parametry pro filtrování, seskupování a řazení prvků a měnit fonty pohledů.
Konfigurace parametrů prezentace dat a provozních režimů prvků aplikace Outlook se provádí stisknutím příslušné klávesy v dialogovém okně příkazu Možnosti menu Servis.
Dokončení práce s Outlookem
Chcete-li aplikaci Outlook správně zavřít, vyberte příkaz Soubor, Konec A dokončení příkazu.
Dnešní výhled
Dnešní výhled- to jsou nejdůležitější informace v Outlooku - pošta, kalendář a seznam úkolů, shromážděné na jednom místě. Na stránce Dnešní výhled poskytuje přehled aktuálního dne, vidíte souhrn vašich schůzek, seznam úkolů a počet nově přijatých e-mailů.
K běhání Dnešní výhled, Klepněte na jeho ikonu na panelu nástrojů aplikace Outlook nebo jej nastavte jako výchozí zobrazení.
Chcete-li změnit nastavení tohoto zobrazení, klepněte na pole Nastavení Outlook Today v pravém horním rohu. Otevře se okno nastavení. Účel dnešního nastavení Outlooku je dán.
Přiřaďte nastavení aplikace Outlook ještě dnes

Po provedení změn nastavení klikněte na tlačítko Uložte změny PROTI právo horní roh.
Kalendář
Kalendář Používá se k plánování nadcházejících aktivit a připomenutí schůzek, schůzek, důležitých událostí a pro řízení podniku.
Setkání je událost, pro kterou Kalendář vyhrazený čas, ale na který nejsou lidé zváni a na které nejsou přitahovány zdroje.
Setkání je setkání, na které jsou zváni lidé a přitahovány zdroje.
Událostí se rozumí událost, která trvá minimálně 24 hodin.
Kalendář otevřete kliknutím na zástupce Kalendář na panelu Outlook. Otevře se okno kalendář. Panel zobrazení informací kalendář rozdělena na tři části:

• seznam schůzek (vlevo) zobrazuje aktuální den s událostmi, událostmi a schůzkami naplánovanými podle hodin;
• kalendář (vpravo nahoře) zobrazuje dny aktuálního měsíce;
• Na hlavním panelu se zobrazují aktuální úkoly.

Datum kalendář, tučně znamená, že na daný den je naplánována událost. Kliknutím na datum kalendář, můžete zobrazit rozvrh pro daný den. Chcete-li vybrat nesousedící dny v kalendáři, klikněte na požadované dny a zároveň podržte klávesu Ctrl.
Chcete-li událost přeplánovat na jiný den, přetáhněte její název kalendář pro další datum v kalendáři umístěném v horním rohu okna Kalendář).

Hlavní panel v Kalendář představuje seznam úkolů obsažených ve složce úkoly, které lze prohlížet různými způsoby,Výchozí zobrazení je nastaveno na Úkoly pro dnešek. Tento pohled lze změnit.

Hlavními jednotkami informací v Outlooku jsou prvky různých typů schůzek, zpráv, poznámek, kontaktů, úkolů, poznámek v Deník. Ontlook ukládá informační položky do složek a do jedné složky lze uložit pouze jeden typ položky. Všechny poznámky jsou tedy uloženy ve složce Poznámky, všechny úkoly jsou ve složce Úkoly atd. Ve skutečnosti Outlook organizuje databázi těchto položek.

Složka aplikace Outlook je logické úložiště informací, které není spojeno s fyzickým způsobem ukládání informací na disk. Přestože všechny tyto složky mají názvy, nejsou z programu viditelné Průzkumník Windows, protože všechny informace aplikace Outlook jsou uloženy v jediném souboru na disku. Při prvním spuštění aplikace Outlook má uživatel přístup k několika typům informačních položek. Aplikace Outlook ukládá tyto položky do následujících složek, které jsou obsaženy ve složce Osobní složky.

Outlook Dnes zobrazuje souhrn událostí, které se ten den staly a naplánovaly.

Zobrazuje počet nových zpráv, schůzky naplánované na týden a úkoly. Tato stránka je užitečná pro kontrolu aktuálního dne a nadcházejícího týdne.

Doručená pošta obsahuje příchozí e-maily a faxy. V Kalendář Zobrazuje schůzky a připomenutí schůzek a plánuje schůzky a setkání s ostatními uživateli. Můžete nastavit upozornění na položky Kalendář. Pokud je nastaveno upozornění, pak se v určený čas na obrazovce objeví okno s připomínkou nadcházející události nebo schůzky.

Při plánování schůzek můžete zobrazit dostupnost účastníků a vybrat vhodný čas. Outlook také usnadňuje sledování každoročních událostí, jako jsou svátky a narozeniny.

Kontakty Outlook slouží k ukládání jmen, telefonních čísel a adres obchodních partnerů. Seznamy kontaktů lze do aplikace Outlook importovat z jiných programů.

ÚkolyÚkoly pracovního dne lze spravovat pomocí pracovních a osobních seznamů úkolů v Outlooku. Můžete nastavit důležitost úkolů, povolit připomenutí termínu dokončení a aktualizovat průběh úkolu. V

Aplikace Outlook sleduje opakující se úkoly. Outlook lze také použít k přidělování úkolů jiným uživatelům a sledování jejich průběhu.

Poznámky Outlook usnadňuje vytváření, publikování a správu informací, které jsou důležité pro vás a vaše zaměstnance. Ve složce Smazáno jsou nalezeny všechny smazané prvky. Koncepty obsahovat koncepty a zprávy, které nejsou připraveny k odeslání. Odchozí- zprávy a faxy, které jsou připraveny k odeslání, ale ještě nebyly odeslány. Složka Odesláno obsahuje kopie odeslaných e-mailových zpráv.

Deník obsahuje denní záznamy osobních aktivit . Záznam v deníku se automaticky vytváří při odesílání a přijímání e-mailů nebo při práci v jakékoli aplikaci Microsoft Office. Ručně je možné vytvářet libovolné záznamy. Obecný princip práce s Outlookem je tento: po otevření složky je potřeba vybrat požadovanou položku a automaticky se spustí formulář, který ji obsluhuje. Chcete-li rychle najít položku, aniž byste museli procházet seznamy položek aplikace Outlook, můžete použít Nalézt na panelu nástrojů. Tento příkaz umožňuje vyhledávat jakoukoli položku v aplikaci Outlook, včetně zpráv, schůzek, kontaktů a úkolů. Uživatel aplikace Outlook může zadat širokou škálu podmínek vyhledávání pomocí příkazu nabídky Rozšířené hledání Servis.

Pomocí tlačítka Uspořádat na panelu nástrojů můžete uspořádat obsah složek, nastavit vlastní pravidla pro zpracování zpráv a dokonce se chránit před nežádoucími příjemci. Pro každou složku existuje sada pohledů - způsobů zobrazení položek na obrazovce. Sada standardních pohledů obsahuje: tabulku, časovou osu, karty atd., ale můžete si vytvořit vlastní s potřebnými parametry pro filtrování, seskupování a řazení prvků a měnit fonty pohledů. Konfigurace parametrů prezentace dat a provozních režimů prvků aplikace Outlook se provádí stisknutím příslušné klávesy v dialogovém okně příkazu Možnosti nabídky

Servis(obr. 2).