برنامه هایی برای ایجاد اسناد متنی برنامه های مفید برای کار با اسناد

ممکن است به نظر برسد که چاپ اسناد یک فرآیند ساده است که نیازی به آن ندارد برنامه های اضافی، زیرا هر آنچه برای چاپ نیاز دارید در هر ویرایشگر متنی موجود است. در واقع، امکان انتقال متن به کاغذ را می توان با کمک اضافی به میزان قابل توجهی گسترش داد نرم افزار. در این مقاله 10 برنامه از این دست شرح داده خواهد شد.

FinePrint است برنامه کوچک، که به عنوان درایور چاپگر روی کامپیوتر نصب می شود. می توانید از آن برای چاپ یک سند در قالب کتاب، کتابچه یا بروشور استفاده کنید. تنظیمات آن به شما این امکان را می دهد که مصرف جوهر را هنگام چاپ کمی کاهش دهید و اندازه کاغذ سفارشی را تنظیم کنید. تنها اشکال این است که FinePrint با هزینه ای توزیع می شود.

pdfFactory Pro

pdfFactory Pro همچنین تحت پوشش یک درایور چاپگر به سیستم ادغام شده است که وظیفه اصلی آن تبدیل سریع یک فایل متنی به فرمت PDF است. این به شما امکان می دهد برای یک سند رمز عبور تعیین کنید و از آن در برابر کپی یا ویرایش محافظت کنید. pdfFactory Pro با هزینه ای توزیع می شود و برای به دست آوردن لیست کاملی از ویژگی ها باید یک کلید محصول خریداری کنید.

هادی چاپ

هادی چاپ است برنامه جداگانه، که مشکل چاپ همزمان تعداد زیادی سند مختلف را حل می کند. عملکرد اصلی آن توانایی ایجاد یک صف چاپ است، در حالی که قادر است مطلقاً هر متن یا فایل گرافیکی را به کاغذ منتقل کند. این باعث می شود Print Conductor از بقیه متمایز شود زیرا 50 را پشتیبانی می کند فرمت های مختلف. ویژگی دیگر این است که نسخه برای استفاده شخصی کاملا رایگان است.

چاپگر GreenCloud

چاپگر GreenCloud یک گزینه ایده آل برای کسانی است که تمام تلاش خود را برای صرفه جویی در مصرف می کنند مواد مصرفی. در اینجا همه چیز برای کاهش مصرف جوهر و کاغذ در هنگام چاپ وجود دارد. علاوه بر این، این برنامه آمار مطالب ذخیره شده را نگه می دارد، امکان ذخیره یک سند به صورت PDF یا صادرات به و را فراهم می کند. تنها ایراد آن مجوز پولی است.

پرینتر

priPrinter است برنامه عالیبرای کسانی که نیاز به چاپ تصویر رنگی دارند. این شامل تعداد زیادی ابزار برای کار با تصاویر و یک درایور چاپگر داخلی است که کاربر می تواند ببیند چاپ روی کاغذ چگونه به نظر می رسد. priPrinter یک ایراد دارد که با برنامه هایی که در بالا توضیح داده شد مشترک است - این یک مجوز پولی است و نسخه رایگان آن عملکرد بسیار محدودی دارد.

جعبه ابزار CanoScan

CanoScan Toolbox برنامه ای است که به طور ویژه برای اسکنرهای Canon CanoScan و CanoScan LiDE طراحی شده است. با کمک آن، عملکرد چنین دستگاه هایی تا حد زیادی افزایش می یابد. دو قالب برای اسکن اسناد، قابلیت تبدیل به فرمت PDF، اسکن با تشخیص متن، کپی و چاپ سریع و بسیاری موارد دیگر وجود دارد.

چاپ با کتاب

PRINT BY BOOK یک افزونه غیر رسمی است که مستقیماً در . به شما این امکان را می دهد که به سرعت یک نسخه کتاب از یک سند ایجاد شده در یک ویرایشگر متن ایجاد کنید و آن را چاپ کنید. در مقایسه با برنامه های دیگر از این نوع، PRINT BY BOOK راحت ترین برای استفاده است. علاوه بر این، او دارد تنظیمات اضافیسرصفحه ها و پاورقی ها کاملا رایگان توزیع می شود.

چاپگر کتاب

Book Printer برنامه دیگری است که به شما امکان می دهد نسخه کتاب یک سند متنی را چاپ کنید. اگر آن را با سایر برنامه های مشابه مقایسه کنیم، قابل ذکر است که فقط بر روی برگه های A5 چاپ می شود. او کتاب‌هایی می‌سازد که می‌توان آن‌ها را در سفرها با خود همراه کرد.

SSC Service Utility

SSC Service Utility را می توان یکی از اینها نامید بهترین برنامه ها، که منحصراً برای پرینترهای جوهرافشانشرکت اپسون این با لیست عظیمی از چنین دستگاه هایی سازگار است و به شما امکان می دهد به طور مداوم وضعیت کارتریج ها را کنترل کنید، آنها را پیکربندی کنید، PG را تمیز کنید، انجام دهید. اقدامات خودکاربرای تعویض ایمن کارتریج و موارد دیگر.

WordPage

WordPage یک ابزار آسان برای استفاده است که برای محاسبه سریع صف چاپ برگه ها به منظور ایجاد یک کتاب طراحی شده است. او همچنین می تواند در صورت لزوم یک متن را به چندین کتاب تقسیم کند. اگر آن را با سایر نرم افزارهای مشابه مقایسه کنید، WordPage کمترین گزینه را برای چاپ کتاب ارائه می دهد.

این مقاله برنامه هایی را توضیح می دهد که می توانند قابلیت های چاپ ویرایشگرهای متن را تا حد زیادی گسترش دهند. هر یک از آنها برای یک هدف خاص یا برای دستگاه های خاصی ایجاد شده اند، بنابراین ترکیب کار آنها مفید خواهد بود. این امکان غلبه بر معایب یک برنامه را با مزیت برنامه دیگر فراهم می کند که کیفیت چاپ را به میزان قابل توجهی بهبود می بخشد و در مصرف مواد مصرفی صرفه جویی می کند.

مجموعه ای جهانی از برنامه های کاربردی برای کار با فایل های متنی (Word)، جداول (Excel)، ارائه ها (پاورپوینت)، نامه (Outlook)، یادداشت ها (OneNote) و انواع دیگر اسناد. اولین نسخه مایکروسافت آفیس 27 سال پیش منتشر شد، اما به لطف توسعه مداوم، این محصول همچنان یکی از محبوب ترین ها در بازار باقی مانده است.

برنامه ها از بسته مایکروسافت Office ترکیبی از عملکرد قدرتمند و سهولت استفاده است. بنابراین، آنها برای ایجاد و ویرایش اسناد اداری با هر پیچیدگی عالی هستند. به علاوه، آنها با ابر یکپارچه شده اند خدمات مایکروسافت: می توانید به فایل ها در هر دستگاهی دسترسی داشته باشید و در اسناد به اشتراک گذاشته شده با دیگران همکاری کنید.

مایکروسافت آفیس بسیار فراتر از عملکردهای اولیه است. به عنوان مثال، برای کار راحت با متن، Word دارای یک مترجم داخلی و یک عملکرد تشخیص گفتار است که کلمات دیکته شده توسط کاربر را چاپ می کند. و OneNote می تواند متن را در تصاویر تشخیص دهد.

2. iWork

• پلتفرم ها: macOS، iOS، وب.
• قیمت: رایگان.

مارک دار مجموعه اداریاپل، که می تواند به صورت رایگان توسط هر کاربر مک دانلود شود. صفحات، اعداد و Keynote تقریباً به خوبی همتایان مایکروسافت خود هستند و به شما امکان می‌دهند اسناد، صفحات گسترده و ارائه‌ها را در حین ویرایش با همکاران خود در macOS، iOS یا در مرورگر ایجاد کنید.

• قیمت: رایگان یا از 1000 روبل در سال.

این دفترچه یادداشت دیجیتال محبوب ابزاری عالی برای مدیریت مجموعه بزرگی از متن، تصویر و یادداشت های صوتی است. Evernote یک سیستم برچسب گذاری ارائه می دهد که می توانید از آن برای علامت گذاری ورودی های اضافه شده خود استفاده کنید. برای راحتی بیشتر، برچسب ها را می توان گروه بندی و درون یکدیگر قرار داد. این رویکرد منحصربه‌فرد ساختن صدها و حتی هزاران یادداشت را آسان می‌کند و در صورت لزوم، به سرعت موارد مورد نیاز خود را پیدا می‌کند.

از همگام سازی بین دستگاه ها پشتیبانی می کند و به شما امکان می دهد بدون اتصال به اینترنت کار کنید.

4. جرقه

• قیمت: رایگان.

هیچ کار اداری را نمی توان بدون تعامل با پست تصور کرد. Spark به شما کمک می کند صندوق ورودی خود را مرتب کنید و در اسرع وقت به ایمیل های همکاران خود پاسخ دهید. به لطف رابط کاربری کاملاً فکر شده، مرتب‌سازی خودکار حروف، جستجوی هوشمند و بسیاری موارد دیگر توابع مفیدکار شما با پست به یک لذت واقعی تبدیل خواهد شد.

• قیمت: رایگان.

کارکنان اداری اغلب باید با اسناد در قالب PDF سر و کار داشته باشند. در چنین شرایطی، داشتن یک نمایشگر PDF راحت در دسترس است. و حتی بهتر - برنامه ای که با آن نه تنها می توانید اسناد را مشاهده کنید، بلکه آنها را نیز حاشیه نویسی کنید. یک کاندیدای خوب برای این موقعیت، Foxit Reader است. استفاده از آن سریع و آسان است. با کمک آن می توانید فایل های PDF را بخوانید، در متن یادداشت کنید و نظرات خود را در صفحات بنویسید.

• پلتفرم ها: macOS، iOS، watchOS.
• قیمت: 3790 روبل.

در نظر گرفتن جریان کارهای روزانه کاملا غیرممکن است و بنابراین ثبت ایده ها و برنامه ریزی چیزها کلید موفقیت در کار است. برخلاف Todoist، Things با دقت و با توجه به تمام جزئیات رابط کاربری و طراحی ایجاد می شود، به طوری که مرتب کردن همه چیزها سریع و راحت است. با پیروی از فلسفه، برنامه به سازماندهی پروژه های کاری، ساختار و برنامه ریزی وظایف کمک می کند. تنها چیزی که برای شما باقی می ماند این است که آنها را تکمیل کنید.

• پلتفرم ها: ویندوز، macOS.
• قیمت: رایگان یا 25 دلار.

اگر در حین کار اغلب حواس‌تان به وب‌سایت‌ها و برنامه‌های نامناسب پرت می‌شود، Cold Turkey Blocker به شما کمک می‌کند. این برنامه تمام عوامل حواس پرتی را برای زمانی که شما تعیین کرده اید مسدود می کند. تا زمانی که این دوره به پایان برسد، نمی توانید سایت ها و برنامه های موجود در لیست را باز کنید. مسدود کننده بوقلمون سرد می تواند مسدود کردن را به طور خودکار طبق برنامه زمانی مشخص شده توسط کاربر روشن کند.

• پلتفرم ها: macOS، iOS.
• قیمت: 2290 روبل.

MindNode برای هر کسی که با پروژه های پیچیده کار می کند مفید خواهد بود و به شما امکان می دهد توسعه یک ایده را به محصول نهایی تجسم کنید. با استفاده از این برنامه می توانید طوفان فکری ایجاد کنید، هر گونه پیچیدگی ایجاد کنید و به سرعت آنها را با همکاران به اشتراک بگذارید و همچنین وظایف را به Things، OmniFocus و سایر برنامه ها یا خدمات صادر کنید.

• پلتفرم ها: ویندوز، اندروید، iOS، وب.
• قیمت: رایگان یا از 3.33 دلار در ماه شروع می شود.

این ابزار کوچک کامپیوتر شما را با گوشی هوشمند، تبلت یا ابزارهای دیگر همگام می کند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که کلاینت های Pushbullet را روی همه دستگاه ها نصب کرده و آنها را به یک حساب مشترک متصل کنید. پس از این، می توانید تمام اعلان های تلفن همراه را در رایانه خود مشاهده کنید و یادداشت ها، پیوندها و فایل های کوچک را بین ابزارها منتقل کنید.

اگر شما دستگاه تلفن همراهروی اندروید کار می کند، همچنین می توانید پیامک و پیام های مسنجر را مستقیماً از رایانه خود ارسال و دریافت کنید. علاوه بر این، Pushbullet کلیپ بوردها را ادغام می کند دستگاه های مختلف: هر متن کپی شده در تلفن هوشمند یا رایانه لوحی را می توان بلافاصله در یک فیلد نوشتاری در رایانه جایگذاری کرد و بالعکس.

10. خرس

• پلتفرم ها: macOS، iOS.
• قیمت: رایگان یا 949 روبل در سال.

یک آنالوگ ساده و سبک از Evernote که می تواند برای ضبط ایده ها، کدها و به طور کلی هر متنی استفاده شود. Bear دارای یک سیستم برچسب گذاری قدرتمند با برچسب های فرعی، جستجوی آسان و پشتیبانی از نشانه گذاری ساده شده Markdown، و همچنین صادرات متن نهایی به فرمت های مختلف، از جمله HTML، PDF و DOCX است. این برنامه همچنین دارای یک رابط کاربری لاکونیک و تم های طراحی زیبا برای مطابقت با هر سلیقه است.

• پلتفرم ها: macOS، iOS، watchOS.
• قیمت: 379 روبل.

تکنیک پومودورو به دلیل اثربخشی آن شناخته شده است و به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرد. برای انبوهی از کارهای معمولی و نه چندان اداری، کاملاً مناسب است. با استفاده از تایمر FocusList، نه تنها می توانید دوره های کاری و استراحت را ردیابی کنید، بلکه می توانید ببینید که برخی از وظایف چقدر زمان می برد. و این به نوبه خود به شما کمک می کند روند کاری خود را تجزیه و تحلیل کنید و کمتر به تعویق بیندازید.

12. f.lux

• پلتفرم ها: ویندوز، macOS، لینوکس.
• قیمت: رایگان.

در طول روز کاری، روشنایی در دفتر تغییر می کند. اما دمای رنگ‌ها روی صفحه نمایش کار شما همیشه مانند دمای طبیعی است نور روز، و زیر لامپ های شب. این تفاوت می تواند صفحه نمایش را بیش از حد روشن نشان دهد و باعث خستگی چشم شود. f.lux به طور خودکار رنگ های نمایشگر را با شرایط نوری تنظیم می کند. ویژگی مشابهی در ویندوز 10 تعبیه شده است، اما f.lux دارای تنظیمات بیشتری است و به شما امکان می دهد به حداکثر راحتی چشم برسید.

13. چسباندن

• پلتفرم ها: macOS.
• قیمت: 749 روبل.

ابزار کوچک Paste به طور قابل توجهی قابلیت های کلیپ بورد را گسترش می دهد، که به سادگی هنگام کار با اسناد و جداول مختلف بسیار ارزشمند است. این برنامه متن، فایل ها و پیوندهای کپی شده را به خاطر می آورد و به شما امکان دسترسی راحت به تاریخچه کلیپ بورد خود را می دهد. در تنظیمات، می توانید تعداد اشیاء به خاطر سپرده شده را پیکربندی کنید، کلیدهای میانبر را تنظیم کنید و همگام سازی را با همه دستگاه های خود فعال کنید.

14. GIMP

• پلتفرم ها: ویندوز، macOS، لینوکس.
• قیمت: رایگان.

حتی اگر شما یک طراح نیستید، باز هم احتمالاً تصاویر را برای کارهای مختلف اداری ویرایش می کنید. به عنوان مثال، شما یک عکس را برش می دهید و رنگ آن را برای ارائه بعدی یا پست در یک پورتال شرکتی تنظیم می کنید. نصب فتوشاپ برای چنین اهدافی احمقانه است. استفاده از آن راحت تر است جایگزین رایگان- GIMP این ویرایشگر ممکن است از نظر تعداد توابع کمتر از فتوشاپ باشد. اما برای کارهای غیرحرفه ای قطعا بیش از اندازه کافی خواهد بود.

• پلتفرم ها: macOS.
• قیمت: 229 روبل.

اما اپلیکیشن Look Up از سلامتی یا به عبارت دقیق تر، بینایی شما مراقبت می کند. با یادآوری اینکه هر 20 دقیقه یک بار چند ثانیه از صفحه نمایش دور نگاه کنید و به دوردست ها نگاه کنید، به کاهش تنش ماهیچه چشم ناشی از کار با رایانه کمک می کند. Look Up همچنین مجموعه ای از تمرینات ساده برای کشش سفت پشت و سایر عضلات دارد.

• پلتفرم ها: macOS، iOS، Windows.
• قیمت: 45 دلار 4.16 دلار در ماه.

TextExpander باعث صرفه جویی در وقت برای همه کسانی که زیاد با متون کار می کنند و مجبور هستند مکرراً همان اطلاعات را وارد کنند، صرفه جویی می کند. با کمک آن، می توانید میانبرهای صفحه کلید را تنظیم کنید که فوراً به متن از پیش تعریف شده با هر اندازه گسترش می یابد. به عنوان مثال، با TextExpander می توانید ایمیل، پاسخ نامه ها، جزئیات پرداخت و هر اطلاعات دیگری را که اغلب به صورت دستی تایپ می کنید با چند کلیک وارد کنید. به لطف همگام سازی، اختصارات نیز در iOS در دسترس خواهند بود، جایی که ورودی از طریق صفحه کلید TextExpander انجام می شود.

• پلتفرم‌ها: ویندوز، macOS، اندروید، iOS، وب.
• قیمت: رایگان یا از 2190 روبل در سال.

Todoist را می توان به عنوان یک برنامه ریز روزانه یا کاری معمولی استفاده کرد. همه چیز طبق معمول است: ایجاد وظایف، تنظیم یادآوری، علامت گذاری وظایف تکمیل شده.

در عین حال، قابلیت های این سرویس برای مدیریت پیچیده ترین پروژه های اداری با ساختار چند سطحی، تعداد زیادی شرکت کننده و وظایف فرعی کافی است. Todoist ابزارهایی برای واگذاری و سفارشی کردن سلسله مراتب وظایف، برچسب ها، فیلترها و سایر ویژگی های پیشرفته دارد. با تشکر از آنها، برنامه به راحتی با اهداف شخصی و حرفه ای شما سازگار می شود، مهم نیست که چقدر بزرگ شوند.

با نصب کلاینت Todoist بر روی دستگاه خود، می توانید وظایف را حتی بدون اینترنت مدیریت کنید.

امروزه تصور کار با اسناد با هر جهت و سطح پیچیدگی بدون استفاده از ابزارهای پردازش اطلاعات رایانه ای به سادگی غیرممکن است. عصر ماشین‌های تحریر مربوط به گذشته است. در بیشتر موارد، اگر اطلاعات یا محاسبات خاصی را انجام نمی دهید، این متون هستند که باید پردازش شوند. بیایید به محبوب ترین و گسترده ترین برنامه های رایگان برای کار با انواع خاصی از اسناد نگاه کنیم. اجازه دهید توجه ویژه ای به فایل های تست داشته باشیم.

برنامه های کار با اسناد: یک نمای کلی

همانطور که می دانید، اکثر کاربران سیستم های کامپیوتری مبتنی بر سیستم عامل ویندوز ترجیح می دهند با بسته نرم افزاری استاندارد MS Office کار کنند که تقریباً برای همه موارد دارای برنامه است.

با این حال، امروزه شما می توانید بسیاری از پیشرفت های جایگزین را پیدا کنید، که همچنین برنامه هایی را برای کار با اسناد از هر نوع ارائه می دهند، که به روش خود عملکردنسبت به بسته MS Office کم نیستند و در برخی موارد حتی از آن پیشی می گیرند.

هر بسته ای، صرف نظر از توسعه دهنده، حاوی برنامه هایی است که به شما امکان ایجاد، مشاهده و ویرایش فایل های متنی، صفحات گسترده، پایگاه داده ها و همچنین پردازش اشیاء گرافیکی یا حتی چند رسانه ای را می دهد.

مجموعه آفیس از مایکروسافت

ابتدا به مجموعه آفیس معروف مایکروسافت نگاهی بیندازیم. جهانی در نظر گرفته می شود، زیرا برنامه هایی برای پردازش اسناد مورد استفاده در تجارت به طور گسترده در اینجا ارائه می شود.

تعجب آور نیست که بسیاری از توسعه دهندگان چرخ را دوباره اختراع نکردند و به سادگی اکثر برنامه ها، از جمله آنالوگ های آنها را کپی کردند. بسته های خود. MS Office خود شامل چندین برنامه اصلی است که در میان آنها از Word، Excel و Access بیشتر استفاده می شود.

اگر به طور خاص در مورد اسناد متنی صحبت کنیم، Word مولد فرمت DOC/DOCX است که امروزه تقریباً توسط تمام بسته های شخص ثالث پشتیبانی می شود. با این حال، توسعه دهندگان این نیز کنار نماندند و به مرور زمان توانایی کار با فرمت های متفاوت با فرمت های استاندارد را که سایر توسعه دهندگان به طور پیش فرض استفاده می کنند، به ویرایشگر خود معرفی کردند.

از این گذشته، اگر به عنوان مثال به امکانات باز کردن یا ذخیره یک سند متنی نگاه کنید، در اینجا حتی می توانید پشتیبانی پیدا کنید. فایل های PDF. اما در ادامه بیشتر در مورد آن.

در واقع، آفیس را می توان کاملاً رایگان دانلود و نصب کرد. این هیچ کسی را متوقف نمی کند، زیرا می توان آن را با استفاده از یک ابزار کوچک به نام KMS Activator انجام داد. سایر بسته های رایگان این شرط فعال سازی یا ثبت نام اجباری را ندارند.

تحولات جایگزین

در طلوع توسعه برنامه های اداری MS Office جایگاه پیشرو را اشغال کرد زیرا سازندگان آن قادر بودند در مجموعه واحدی از برنامه ها برای کار با اسناد به طور کامل بگنجانند. انواع مختلف، که امکان ایجاد ابزاری را برای کار با آنها ، همانطور که اکنون می گویند ، از استاندارد "همه در یک" ایجاد کرد.

با این وجود، از آنجایی که رقبای کاملاً جدی در بازار ظاهر شدند، حفظ رهبری برای مدت طولانی غیرممکن بود. ابتدا بسته Lotus Pro چنین شد و کمی بعد توسعه جدی دیگری به نام Open Office ظاهر شد. به هر حال، بسیاری از کارشناسان این بسته خاص را نه تنها رقیب مستقیم مایکروسافت می نامند، بلکه توجه کاربران را به این واقعیت جلب می کنند که حاوی برخی از ابزار اضافی، که MS Office استاندارد آن را ندارد.

ساده ترین ویرایشگرهای متن

اما بیایید روی فایل‌های متنی تمرکز کنیم که امروزه رایج‌ترین فایل‌ها در مدیریت اسناد هستند. برای مشاهده و اطلاعات، از ساده ترین برنامه ها، همانطور که به نظر بسیاری می رسد، می توان استفاده کرد، مانند Notepad که در مجموعه استاندارد ویندوز گنجانده شده است. بله، در واقع، در Notepad می توانید منحصراً با متن کار کنید، مشابه آنچه در Norton Commander تحت سیستم های DOS بود. همه چیز در اینجا تقریباً یکسان است، فقط Notepad یک پوسته گرافیکی دارد. ناگفته نماند که نیازی به صحبت در مورد قالب بندی متن، طراحی یا درج اشیاء اضافی نیست.

اما تعداد کمی از مردم می دانند که Notepad است و برنامه هایی برای کار با اسناد متنی، مشابه آن، که از نحو اکثر زبان های برنامه نویسی شناخته شده امروزی پشتیبانی می کند، به همین دلیل است که برنامه نویسان و توسعه دهندگان برنامه ترجیح می دهند با چنین ویرایشگرهایی کار کنند.

برنامه های استاندارد برای کار با اسناد Word

اکنون چند کلمه در مورد آنالوگ های آن. بیایید مثالی را در نظر بگیریم زمانی که کاربر یک سیستم "تمیز" در رایانه خود دارد. اگر کسی نمی داند، بسته اصلی ویندوز شامل مجموعه آفیس نیست، باید جداگانه نصب شود. بنابراین، بسیاری حتی متوجه نمی شوند که این سیستم شامل است برنامه رایگانبرای کار با اسناد Word(در سیستم تعبیه شده است).

ما در مورد برنامه WordPad (Viewer) صحبت می کنیم. می توانید آن را باز کرده و مشاهده کنید فایل های Wordبا این حال، هیچ گزینه خاصی برای ویرایش سند وجود ندارد. البته ناخوشایند، اما بهتر از هیچ.

با این حال، اگر Word ندارید، می توانید چنین فایل متنی را به روش دیگری باز کنید. Adobe Reader، Acrobat یا Acrobat Reader در این مورد کمک خواهند کرد. چنین برنامه ای برای کار با اسناد متنی حاوی گرافیک به شما امکان می دهد تقریباً هر پرونده را باز کنید قالب متنیا محتویات آنها را وارد کنید. بسته به نوع برنامه، گزینه های ویرایش متفاوت است، اما حتی اگر چنین ابزاری وجود نداشته باشد، می توانید فایل ها را در هر صورت مشاهده کنید.

نتیجه گیری

البته، در نظر گرفتن تمام برنامه های کاربردی آفیس به سادگی غیرممکن است. با این حال، حتی در مورد اسناد Word یا فایل های متنی، می توان به این نکته اشاره کرد که کار با آنها می تواند بسیار ساده باشد. اگر واقعاً چیزی در دسترس ندارید، می‌توانید این نوع فایل‌ها را حتی با استفاده از رایج‌ترین مرورگرهای وب مشاهده کنید، بدون این که آنها را با قابلیت ویرایش در سرویس‌های ابری ذخیره کنید. به هر حال، بسیاری از آنها امکان ایجاد همزمان تغییراتی را فراهم می کنند که به طور خودکار برای همه کاربران نمایش داده می شود. در حال حاضربه یک ویرایشگر راه دور روی سرور متصل است.

کار با اسناد زمان زیادی را از کاربران، به خصوص کارمندان اداری می گیرد. اما برنامه‌های زیادی وجود دارند که می‌توانند کار دستی را هنگام کار با اسناد با خودکار کردن برخی فرآیندها به طور قابل توجهی بهینه کنند. بسیاری از این راه حل ها آسان برای استفاده، بسیار راحت و ارزان هستند، و بنابراین در دسترس برای طیف گسترده ای از کاربران. چنین برنامه هایی در این مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت.

سازمان اسناد

کاربرانی که باید با تعداد زیادی از اسناد الکترونیکی، وضعیت زمانی کاملاً شناخته شده است که، حتی با وجود یک سیستم سختگیرانه از کاتالوگ ها و فهرست های فرعی، زمان زیادی برای یافتن سند مناسب نیاز است. یکی از گزینه های حل این مشکل استفاده از یک برنامه فهرست نویسی ویژه است که وظیفه اصلی آن سازماندهی و مرتب سازی داده ها است که در نهایت جستجوی سریع اطلاعات لازم را تضمین می کند. تنوع بسیار زیادی از این فهرست‌نویس‌ها در بازار وجود دارد و همه آنها بر فهرست‌نویسی دیسک‌ها، پوشه‌ها و فایل‌ها یا برخی اطلاعات بسیار تخصصی (فیلم، سکه، تمبر و غیره) متمرکز هستند. هر فهرست‌نویس جهانی که به شما امکان فهرست‌نویسی پوشه‌ها و فایل‌های مختلف را می‌دهد، برای فهرست‌نویسی اسناد مناسب است. بهترین در میان چنین راه حل هایی بسته WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) است، اما بسیار گران است و قابلیت های آن برای بسیاری از کاربران به وضوح اضافی است. برای اکثر افراد، استفاده از بسته استاندارد WinCatalog کافی خواهد بود.

راه دیگر این است که اسناد مرتبط را در اسناد پیچیده با ساختار سلسله مراتبی ترکیب کنیم که در فایل های داده مربوط به این ساختارها ذخیره می شوند. در چنین اسناد ساختاری، به لطف ساختار و قابلیت جستجوی پیشرفته در سند، پیمایش و یافتن اطلاعات مورد نیاز بسیار راحت تر است. علاوه بر این، چنین ساختاری به شما امکان می دهد جستجوهای خارجی را انجام دهید و اسناد را بر اساس قطعات متن موجود در آنها جستجو کنید. به عنوان مثال، بسته Maple برای ایجاد اسناد با ساختار سلسله مراتبی طراحی شده است.

WinCatalog Standard

توسعه دهنده: WinCatalog.com

اندازه توزیع: 1.62 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

روش توزیع: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

قیمت: 200 روبل.

WinCatalog Standard یک فهرست نویس چند منظوره با کاربری آسان با رابط روسی زبان واضح است (شکل 1). این بسته به شما امکان می دهد داده ها را از هر رسانه ذخیره سازی که می تواند به رایانه متصل شود فهرست کنید: فلاپی دیسک، درایوهای سخت و شبکه، سی دی های معمولی و دیسک های صوتی، دیسک های فشرده و غیره. با کمک آن، می توانید هر پوشه و فایلی را بدون در نظر گرفتن مکان آنها مرتب و سازماندهی کنید. می‌توانید داده‌ها را به صورت دستی (مستقیماً در پوشه‌های مجازی) یا با اسکن دیسک‌ها (از جمله بایگانی‌های Zip واقع در آنجا) وارد کاتالوگ کنید - در این حالت، برای سهولت جهت‌یابی، پوشه‌ها و فایل‌های استخراج‌شده از دیسک‌ها بهتر است تا در پوشه‌های مجازی مرتب شوند. که به لطف پشتیبانی کشیدن و رها کردن عملیات زمان زیادی نمی برد.

برنج. 1. رابط استاندارد WinCatalog

مدیریت کاتالوگ عمومی آسان و راحت است. تقسیم داده‌ها به پوشه‌های موضوعی، جهت‌یابی را بسیار ساده می‌کند، و قرار دادن پوشه‌ها و عناصر تودرتوی آن‌ها را می‌توان به راحتی با کشیدن و رها کردن تغییر داد. جستجوی پیشرفته (بر اساس نام، نظر، اندازه و تاریخ اصلاح؛ شکل 2)، پشتیبانی از عملیات Boolean و توانایی انتخاب یک پوشه خاص برای جستجو، و همچنین در نظر گرفتن کلمات کلیدی (آنها را می توان محتاطانه به آن اضافه کرد. عناصر منفرددایرکتوری)، به شما امکان می دهد به سرعت پیدا کنید سند مورد نیاز، و موارد تکراری را پیدا کنید - عناصر تکراری را از مجموعه حذف کنید. صادر کردن تمام یا بخشی از کاتالوگ مستندات به یک فایل CVS پردازش داده ها را در برنامه دیگری (مثلاً MS Excel) ممکن می کند، و صادرات به یک فایل HTML برای چاپ کاتالوگ راحت است.

برنج. 2. اسناد را در WinCatalog Standard جستجو کنید

افرا 6.25

توسعه دهنده: سیستم های اداری کریستال

اندازه توزیع: Maple - 5.3 MB، Maple Professional - 5.89 MB

کار تحت کنترل:ویندوز (همه نسخه ها)

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی 30 روزه: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe، Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

قیمت: Maple - 21.95 دلار، Maple Professional - 30.95 دلار

Maple یک مدیر اسناد با استفاده آسان است که به شما امکان می دهد مواد مختلف را در ساختارهای سلسله مراتبی ترکیب کنید و در نهایت اسناد ساختاریافته را به دست آورید: طرح های تجاری، گزارش ها، یادداشت های تحلیلی، بروشورها و غیره. در چنین درختان سند سلسله مراتبی، اطلاعات متنوع با وضوح بیشتری ارائه می شود و یافتن هر سندی بسیار آسان تر از فهرست نویسی استاندارد است. برای مشاهده اسناد ایجاد شده در Maple، به یک نمایشگر ویژه به نام Maple Reader نیاز دارید که می توانید آن را به صورت رایگان در آدرس زیر دانلود کنید: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2.51 مگابایت). این بسته دارای یک رابط کاربر پسند است (شکل 3) و یادگیری آن به قدری آسان است که حتی عدم بومی سازی برنامه به زبان روسی مانعی برای اکثر کاربران نخواهد بود و بنابراین این تصمیمرا می توان به گسترده ترین مخاطبان توصیه کرد.

برنج. 3. رابط برنامه افرا

مدیر در دو نسخه موجود است: Maple اصلی و توسعه یافته Maple Professional. از جمله تفاوت های اساسی نسخه توسعه یافته وجود چنین است توابع اضافیمانند جستجوی سند، بررسی دستور زبان، رمزگذاری فایل و پشتیبان گیری ساختار سلسله مراتبی.

اساس هر سند در Maple یک درخت سلسله مراتبی از گره ها است، سطح تودرتوی زیرگره ها که در آن، و همچنین تعداد آنها، نامحدود است. هر گره یک سند جداگانه است که نه تنها حاوی متن است (مستقیماً تایپ شده، از کلیپ بورد چسبانده شده یا از اسناد در قالب‌های RTF، DOC، WRI و HTML وارد شده است)، بلکه شامل مواد جدولی، نمودارها، پیوندهایی به بخش‌های اصلی سند یا فایل‌ها می‌شود. ، و غیره هنگام تهیه اسناد، استفاده از آن در نظر گرفته شده است مجموعه استانداردتوابع کار با متن: تغییر نوع و اندازه فونت، ایجاد لیست، قالب بندی پاراگراف ها، استفاده از سبک ها و غیره. ادغام با MS Word به شما امکان می دهد از غلطگیر املای تعبیه شده در MS Word برای بررسی گرامر و جستجوی مترادف ها نه تنها در زبان انگلیسی استفاده کنید. بلکه به زبان روسی . سیستم افزونگی داخلی توانایی ایجاد فشرده را فراهم می کند نسخه های پشتیباناسناد سلسله مراتبی (در فرمت های ZIP و CAB). جادوگر رمزگذاری داخلی به شما کمک می کند اسناد حساس را با استفاده از الگوریتم رمزنگاری Blowfish رمزگذاری کنید. و ماژول جستجوی Finder به شما امکان می دهد اسناد لازم را بر اساس قطعه نام، نویسنده، نظرات، محتوا (شکل 4) و غیره به سرعت پیدا کنید.

برنج. 4. اسناد را بر اساس محتوا جستجو کنید
در آنها متن در Maple

دسترسی سریع به اسناد

فناوری آماده سازی رایانه ای اسناد فرض می کند که اسناد ایجاد شده متعاقباً به طور مکرر مورد استفاده قرار می گیرند. به عنوان مثال، هنگام توسعه یک سند جدید، ممکن است به یک یا دو پاراگراف از سند دیروز نیاز داشته باشید، یا سند جدید به طور کلی یک کپی از سند قدیمی است، اما با اطلاعات متغیر تغییر یافته و غیره.

متأسفانه کاربر همیشه نمی تواند نام یک سند مهم را که دیروز ایجاد شده است به خاطر بیاورد و گاهی اوقات کوچکترین ایده ای در مورد اینکه کجا آن را جستجو کند ندارد. البته، شما باید به اسناد نام های معنی دار بدهید و آنها را با رعایت فهرست نویسی واضح ذخیره کنید، اما، افسوس، به دلیل عجله، تماس های حواس پرتی و غیره، در غیر این صورت اتفاق می افتد. در نتیجه، جستجوی سند مورد نیاز می تواند زمان گرانبهای زیادی را به خود اختصاص دهد - به هر حال، به هیچ وجه این واقعیت نیست که بتوانید آن را از طریق لیست پیوندهای ویندوز به آخرین اسناد قابل دسترسی از طریق منوی استارت باز کنید. . نکته این است که این لیست:

• محدود به 15 سند - این بدان معنی است که احتمال گنجاندن اسناد، به عنوان مثال، یک هفته پیش عملاً صفر است.
• اگر بخشی از متن را به خاطر دارید، اما نام فایل را فراموش کرده اید، به شما اجازه نمی دهد سندی را بیابید.
• شامل اسنادی با همان نام (اما در عین حال متفاوت) ذخیره شده با یک نام، اما در پوشه های مختلف نمی شود، که برای مثال هنگام کار با یکدیگر روی یک سند با تشکیل چندین نسخه از آن مهم است.

مشکل دیگری وجود دارد - لیست ارائه شده در ویندوز اسناد اخیریکی از کانال‌های نشت داده‌های محرمانه را نشان می‌دهد، زیرا از طریق آن هر کاربر (از جمله یک مهاجم) می‌تواند ماهیت فعالیت رایانه مالک را هدایت کند. بنابراین، توصیه می شود که به طور منظم این لیست را پاک کنید، به عنوان مثال، با استفاده از ابزارهای کمکی برای حذف داده های "ناخواسته" از دیسک. در نتیجه، یک وضعیت به ظاهر متناقض ایجاد می شود: اگر کاربر به طور مرتب اطلاعات مربوط به اسناد اخیراً استفاده شده را برای اهداف امنیتی از بین ببرد، آنگاه از دست می دهد. دسترسی سریعبه آنها، و در در غیر این صورتاین خطر را دارد که قربانی جنایتکاران شود. با این حال، راهی برای خروج وجود دارد - می توانید از ابزار تخصصی ActualDoc استفاده کنید که گسترش می یابد ویژگی های ویندوزاز نظر کار با آخرین مدارک

اگر سند مورد نظر مدت ها پیش ایجاد شده است و بنابراین نمی تواند در لیست اسنادی که اخیراً باز شده است (هم در ویندوز و هم در لیست ActualDoc) ظاهر شود، باید به جستجوی آن متوسل شوید. مشکل دیگری در اینجا ایجاد می شود - به عنوان یک قاعده، کاربر نام سند (و همچنین تاریخ ایجاد آن) را به خاطر نمی آورد، اما می داند که کدام کلمات کلیدی در متن ظاهر می شود. این بدان معنی است که شما باید یک سند را با تکه هایی از متن موجود در آن جستجو کنید - افسوس، این وظیفهاگرچه می توان آن را با داخلی حل کرد با استفاده از ویندوزیا مثلا Word ولی خیلی متوسط. و نکته فقط این نیست که چنین جستجویی کاملاً واضح نیست و به آرامی انجام می شود - گاهی اوقات می توانید با این کار زندگی کنید. آنچه مهمتر است این است که همه فایل ها پیدا نخواهند شد - ویژگی های مورفولوژیکی زبان روسی در طول جستجو در نظر گرفته نمی شود، بنابراین فایل هایی که در آنها کلمات جستجو شده دارای پایان حروف متفاوت هستند، پیدا نمی شوند. در همان زمان، ابزارهای جستجوی تخصصی مانند "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/)، جستجوی برتر (http://superiorsearch.ru/)، "Archivarius 3000" و جستجوی Phoenix (http ://indexlab.net/)، می تواند به سرعت اسناد لازم را بدون توجه به مکان آنها پیدا کند. جذاب ترین راه حل های ذکر شده از نظر نسبت قیمت به کیفیت به نظر ما بسته Archivarius 3000 است.

ActualDoc 3.5

توسعه دهنده: نرم افزار Flexigen

اندازه توزیع:استاندارد - 4.1 مگابایت، حرفه ای - 3.6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:استاندارد - نرم افزار رایگان (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe)، نرم افزار اشتراکی حرفه ای (نسخه آزمایشی 14 روزه - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc exe)

قیمت: استاندارد - رایگان، حرفه ای - 19.95 دلار

ActualDoc یک مدیر اسناد اخیر است که اسناد استفاده شده را به خاطر می آورد و دسترسی سریع و ایمن به آنها را فراهم می کند. این برنامه ساده و شهودی است، دارای یک رابط کاربر پسند با پشتیبانی از زبان روسی (شکل 5) است و تقریباً نیازی به زمان لازم برای تسلط ندارد، به خصوص که با یک برنامه جامع همراه است. سیستم کمکی، و بنابراین می تواند به یک ابزار ضروری برای حرفه ای ها و کاربران خانگی تبدیل شود.

برنج. 5. رابط برنامه ActualDoc

ActualDoc سوابق بارگیری تعداد نامحدودی از اسناد را در مدت زمانی مشخص شده توسط کاربر (به طور پیش فرض 60 روز) نگه می دارد، از بیش از 40 فرمت فایل (متن و متن) پشتیبانی می کند. فایل های گرافیکی، اسناد MS Office و اسناد HTML، فایل های PDF و غیره) و به شما امکان می دهد هر یک از آنها را به سرعت دانلود کنید. یافتن سند مورد نیاز در محیط برنامه مشکلی ندارد. اگر طومار اسنادی که او به خاطر سپرده است نسبتاً کوچک است، می توانید سند را مستقیماً از لیست انتخاب کنید. در غیر این صورت، عاقلانه تر است که ابتدا لیست نامزدهای احتمالی را با فیلتر کردن آن محدود کنید (فیلتر بر اساس زمان ممکن است). Oفاصله، بر اساس پسوند و طبقه بندی) یا جستجو بر اساس نام سند (به طور کلی) یا با قطعه ای از متن موجود در آن (با این حال، جستجو در متن روسی همیشه موفق نیست). راه دیگری برای باز کردن سریع سند مورد نظر وجود دارد - از طریق نشانک های داخلی (همانطور که در اینترنت اکسپلورر; برنج 6)، که می تواند به اسناد فردی که اغلب استفاده می شود اختصاص داده شود و دسترسی به آنها را به میزان قابل توجهی افزایش دهد، زیرا نیازی به جستجو نیست. سند انتخاب شده در نمایشگر داخلی - برای مشاهده، جستجو و کپی، و همچنین در یک برنامه خارجی - برای ویرایش موجود است و می تواند برای پردازش کامل، کپی انتخابی اطلاعات از آن یا برای ارسال سند از طریق آن استفاده شود. ایمیل. در عین حال، لیست اسناد خود را می توان از چشمان کنجکاو پنهان کرد و با یک رمز عبور محافظت کرد - در این حالت، فایل های اخیرا استفاده شده در منو نمایش داده نمی شوند. شروع -> اسناد.

برنج. 6. باز کردن یک سند از طریق یک نشانک
در ActualDoc

این بسته در دو نسخه ارائه می شود: استاندارد پایه رایگان و حرفه ای پولی. امکانات نسخه رایگانبه شما اجازه نمی دهد اسناد را در نمایشگرهای داخلی مشاهده کنید، از عملکرد جستجو استفاده کنید (در نتیجه، فقط می توانید اسناد را به صورت بصری جستجو کنید، لیست کامل یا فیلتر شده را مشاهده کنید)، دسته بندی های سفارشی ایجاد کنید و نشانک ها را ویرایش کنید.

Archivist 3000 (3.82)

توسعه دهنده:لیکا سافت

اندازه توزیع: 3 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی 30 روزه - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

قیمت:مجوز دانشجویی - 195 روبل، مجوز شخصی - 295 روبل، مجوز تجاری - 900 روبل.

« Archivist 3000" است راه حل بهینهبرای جستجوی سریعاسناد به 18 زبان مختلف (از جمله روسی، انگلیسی، آلمانی و فرانسوی) که طیف وسیعی از کاربران را هدف قرار داده است. این برنامه دسترسی فوری به اسناد واقع در هارد دیسک، شبکه و درایوهای قابل جابجایی شما (CD، DVD، ZIP و غیره) را فراهم می کند و می تواند با انواع اسناد محبوب (فایل های PDF، اسناد MS Office، فایل های متنی و غیره) کار کند. .). این می تواند در بایگانی ها (ZIP، RAR، و غیره)، در پیام های ایمیل (Outlook، Outlook Express، خفاش! و غیره) و فایل های پیوست آنها. علاوه بر این، جستجوی پایگاه داده پشتیبانی می شود. یادداشت های نیلوفر آبیو Lotus Domino و در پایگاه داده پیام های ICQ، Odigo IM و Miranda IM.

همراه با جستجوی منظم بر اساس کلمه کلیدی یا مجموعه ای از کلمات کلیدی، این برنامه از حالت جستجوی پیشرفته با استفاده از توابع منطقی پشتیبانی می کند و می تواند اسناد را نه تنها بر اساس محتوا، بلکه بر اساس نام فایل، تاریخ اصلاح، اندازه، نوع سند، رمزگذاری و غیره جستجو کند. شکل 7). به لطف پشتیبانی کامل یونیکد، جستجوها نه تنها در اسناد به یک زبان، بلکه در اسناد چند زبانه نیز به درستی انجام می شود (به عنوان مثال، با متن به زبان روسی و آلمانی به طور همزمان). امکان جستجوی اسناد از راه دور از طریق اینترنت با دسترسی بعدی به اسناد یافت شده از طریق هر مرورگر اینترنتی، به عنوان مثال، اینترنت اکسپلورر وجود دارد. نتایج جستجو را می توان در حالت گزیده ارائه کرد، زمانی که مهم ترین (مرتبط) قطعات اسناد انتخاب شده با برجسته کردن کلمات یافت شده نمایش داده می شود، و در حالت جدول، زمانی که اطلاعات مختصری در مورد اسناد نمایش داده می شود (شکل 8)، که توسط آن نمایش داده می شود. آنها را می توان مرتب کرد.

برنج. 7. اسناد را در محیط Archivist 3000 جستجو کنید

برنج. 8. گزینه هایی برای ارائه نتایج جستجو
در "Archivarius 3000"

پر کردن مدارک استاندارد

تهیه اسناد استاندارد بخش قابل توجهی از وقت آن دسته از کاربرانی را می گیرد که به عنوان بخشی از وظایف خود درگیر تهیه اسناد مختلف در شرکت های بیمه، بانک ها، دفاتر اسناد رسمی، شرکت های ارائه دهنده انواع خدمات و ... هستند. به عنوان یک قاعده، چنین اسنادی در متن ایجاد می شوند ویرایشگر وردبر اساس اسناد اولیه توسعه یافته اولیه که در آن برخی از اطلاعات متغیر به سادگی جایگزین می شوند. هیچ چیز پیچیده ای در این مورد وجود ندارد، اما با حجم زیاد اسناد، خطاها اجتناب ناپذیر است - به عنوان مثال، می توانید به طور تصادفی داده ها را در مکان اشتباهی که قرار است وجود داشته باشد وارد کنید یا چندین کلمه از سند را پاک کنید و غیره. بنابراین، مطلوب است که فقط فیلدهایی که داده ها باید در آنها وارد شوند برای ورودی باز باشند و تمام متن های دیگر مسدود شود. توسعه دهندگان امکان ایجاد چنین اسنادی را در Word فراهم کرده اند. کافی است یک سری الگو برای تمام اسناد استاندارد مورد استفاده در سازمان توسعه دهید، برای هر الگو برای جلوگیری از تغییر داده های دائمی (فرمان) ابزارها -> تنظیم حفاظت -> هرگونه تغییر به جز وارد کردن داده ها در فیلدهای فرم را ممنوع کنید) و کاربران را برای ایجاد اسناد با استفاده از الگوها آموزش دهید. برای اسناد استاندارد که اطلاعات متغیر نسبتاً کمی وجود دارد، چنین الگوهایی برای سرعت بخشیدن به روند آماده سازی اسناد و کاهش خطر خطاها کاملاً کافی خواهند بود.

با این حال، در عمل، بسیاری از اسناد استاندارد استفاده می شود که در آنها اطلاعات متغیر تا نیمی از حجم را می گیرد، و برخی از داده های متغیر چندین بار به یک شکل یا شکل دیگر تکرار می شوند (شکل 9) - برای مثال، نام کامل. در موارد مختلف کلمات مربوط به تاریخ ها یا مقادیر وارد شده و غیره. در این مورد، استفاده از قالب های Word کمک زیادی نمی کند، زیرا پر کردن اسناد حتی با استفاده از قالب ها زمان زیادی را می طلبد، زیرا تمام داده های متغیر باید به صورت دستی وارد شوند.

برنج. 9. نمونه سند با حجم زیاد
اطلاعات متغیر

یک ویژگی دیگر در تهیه اسناد استاندارد وجود دارد - اغلب لازم است نه یک سند، بلکه چندین سند به طور همزمان تهیه شود (به عنوان مثال، برای تنظیم یک توافق نامه بانکی در مورد افتتاح یک سپرده گذاری، سه یا چهار نوع توافق نامه مورد نیاز است. امضا). بنابراین، اطلاعات یکسان باید در اسناد مختلف وارد شود که این نیز زمان زیادی می برد و بر این اساس احتمال خطا افزایش می یابد. با استفاده از برنامه های تخصصی طراحی شده برای خودکارسازی فرآیند تهیه اسناد استاندارد، مانند AutoDoc یا Blitz Document، می توانید چنین اسنادی را بسیار سریعتر آماده کنید. این برنامه ها همچنین مبتنی بر استفاده از قالب هایی هستند که بر خلاف قالب های معمولی Word، نه تنها به شما امکان می دهند داده ها را در فیلدهای ارائه شده برای این کار وارد کنید (که کاربر باید مجموعه ای از فرم ها را با داده ها پر کند)، بلکه همچنین می تواند داده های وارد شده را به صورت برنامه ریزی شده تبدیل کند، به عنوان مثال می تواند اعداد را در کلمات، نزول کلمات و عبارات با توجه به موارد گرامری و غیره جایگزین کند. در نتیجه، اسناد لازم به سرعت پر می‌شوند و تعداد خطاهایی که می‌توان مرتکب شد یک مرتبه کمتر از زمانی است که آنها را به طور سنتی در Word آماده می‌کنیم. علاوه بر این، ایجاد اسناد استاندارد از طریق راهکارهای تخصصی نیز جذاب است، زیرا تمامی اسناد ایجاد شده به صورت خودکار فهرست‌بندی می‌شوند و یافتن هر یک از آنها در آینده مشکلی ندارد و کاربر ملزم به دانستن پیچیدگی‌های تهیه سند نیست، زیرا تمام ظرایف قانونی قبلاً در قالب ها در نظر گرفته شده اند.

AutoDoc 1.2

توسعه دهنده: EleWise

اندازه توزیع: 6 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 2000/XP/2003

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

قیمت:"AvtoDoc-Personal" - 1980 روبل، "AvtoDoc-Server" - 2980 روبل، "AvtoDoc-Client" - 1490 روبل.

"AutoDoc" برنامه ای است که به شما امکان می دهد فرآیند پر کردن اسناد استاندارد را با استفاده از الگوهای ایجاد شده با استفاده از MS Word و نگهداری آرشیو اسناد و سوابق ساخته شده با استفاده از این الگوها، خودکار و سرعت بخشید. فرآیند تولید اسناد جدید در آن بسیار خودکار است - فقط سناریوی تجاری مورد نظر را از لیست کلی سناریوها انتخاب کنید (یک سناریوی تجاری یک الگوی سفارشی شده است) و فرم ورودی را با داده های مورد نیاز پر کنید (شکل 10). سند ایجاد شده را می توان برای ویرایش بیشتر در Word مشاهده، ذخیره، چاپ یا باز کرد.

برنج. 10. ایجاد یک سند با استفاده از اسکریپت "AutoDoc".

تعداد اسکریپت‌های داخلی کم است (شکل 11)، اما می‌توان آن‌ها را با اسکریپت‌های سفارشی گسترش داد، فرآیند ایجاد آن‌ها با جزئیات و به وضوح در راهنما ارائه شده است و به طور کامل توسط جادوگر کنترل می‌شود و بنابراین در دسترس است. اکثر کاربران توسعه یک اسکریپت جدید شامل انجام پنج مرحله است: وارد کردن نام اسکریپت، ایجاد یک الگو، تعریف متغیرها، تنظیم و آزمایش اسکریپت و ذخیره آن برای ویرایش بیشتر (شکل 12). در نگاه اول، تهیه یک الگو ممکن است مشکلاتی ایجاد کند، زیرا باید به صورت دستی در Word ایجاد شود و این مستلزم دانش یک زبان برنامه نویسی است. اما در عمل، همه چیز بسیار ساده تر است - کافی است بدانید که متغیرها در پرانتزهای فرفری وارد می شوند و علامت $ در مقابل آنها قرار می گیرد (شکل 13). قالب های جدید را می توان نه تنها از ابتدا، بلکه بر اساس الگوهای موجود یا اسناد آماده ایجاد کرد - در حالت اول، فقط باید تنظیمات اسکریپت را تغییر دهید و آن را با تنظیمات تغییر یافته آزمایش کنید، و در حالت دوم، یک سند آماده، تغییر اطلاعات را با متغیرها جایگزین کنید و آن را به عنوان یک الگو مشخص کنید. متغیرها می توانند انواع مختلفی داشته باشند، از جمله آنهایی که اجازه می دهند:

• داده ها را به طور همزمان در چندین فیلد وارد کنید: نام کامل، اطلاعات پاسپورت، جزئیات سازمان و غیره.
• یک مقدار متغیر را از مجموعه ای از مقادیر انتخاب کنید.
• انجام عملیات و تبدیل های مختلف: محاسبه درصد یک عدد یا مالیات بر ارزش افزوده یک مقدار، تبدیل یک عدد به یک رشته، وارد کردن تاریخ جاری و غیره.
• نشان دادن یک کلمه یا عبارت در یک مورد خاص و غیره

اسناد ایجاد شده بر اساس سناریوهای تجاری AutoDoc در قالب سوابق با ساختار واضح ذخیره می شوند و بنابراین در هر زمان می توانید سند مورد نظر را با فیلتر کردن یا جستجو پیدا کنید، آن را مشاهده کنید، چاپ کنید، آن را بازسازی یا حذف کنید.

برنج. 11. پنجره "AutoDoc" با لیستی از گروه های داخلی
سناریوهای تجاری

برنج. 12. توسعه یک اسکریپت جدید در AutoDoc

برنج. 13. نمونه ای از متن الگو در "AutoDoc"،
که در آن چهار متغیر ظاهر می شود: "تعداد"
"ماه"، "سازمان" و "نام کامل"

این برنامه در دو نسخه عرضه می شود: تک کاربره - "AvtoDoc-Personal" و چند کاربره (شبکه) که توسط دو ماژول - "AvtoDoc-Server" و "AvtoDoc-Client" ارائه می شود. در نسخه تک کاربره، تمام اجزای سیستم بر روی آن قرار دارند کامپیوتر محلیو در یک پایگاه داده چند کاربره از اسکریپت ها، قالب ها و رکوردها بر روی سرور نصب می شود و در رایانه های کاربر فقط قسمت مشتری نصب می شود که امکان استفاده از تمام مواد AutoDoc ذخیره شده در سرور را فراهم می کند.

سند بلیتز 3.4.1

توسعه دهنده: BlitzSoft

اندازه توزیع: 991 کیلوبایت

کار تحت کنترل:ویندوز NT/2000/XP/2003/Vista

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی محدود عملکردی - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

قیمت: 500 روبل.

Blitz Document یک برنامه فشرده برای ایجاد خودکار اسناد استاندارد با استفاده از الگوهای اسکریپت است. این به شما امکان می دهد اسناد را به سرعت بر اساس الگوهای داخلی تولید کنید که تعداد آنها بیش از 30 است (شکل 14) یا اسکریپت های سفارشی که می توانند بر اساس الگوهای داخلی یا طرح بندی های خالی ایجاد شوند. ایجاد سند توسط اسکریپت آمادهبسیار ساده - فقط نوع اسکریپت را انتخاب کنید و دستورالعمل های جادوگر را دنبال کنید، که با وجدان کاربر را در تمام مراحل آماده سازی سند راهنمایی می کند (شکل 15). سند تمام شده را می توان در ویرایشگر متن داخلی مشاهده، چاپ، ویرایش کرد (داده های متغیر و ثابت را می توان تصحیح کرد) یا برای ویرایش در Word باز کرد.

برنج. 14. فهرست اسکریپت های Blitz Document داخلی

برنج. 15. ایجاد یک سند اسکریپت شده
سند بلیتز

توسعه قالب‌های ایجاد شده تا حدودی پیچیده‌تر است، اما در حد توانایی اکثر کاربران خواهد بود. درست است، تسلط بر این ویژگی مدتی طول می کشد، زیرا، متأسفانه، اطلاعات مرجع ارائه شده با برنامه برای کاربران به اندازه کافی آموزش دیده طراحی شده است (بسیار پراکنده است و هیچ تصویر یا نمونه ای ندارد). از لحاظ فنی، ایجاد یک الگوی جدید شامل دو مرحله است: انتخاب یک قالب داخلی یا طرح‌بندی که بر اساس آن یک الگوی جدید ایجاد می‌شود، و تنظیم متوالی داده‌های ثابت و متغیر موجود در آن (شکل 16). داده های ثابت به شکل واقعی خود وارد می شوند، اما نه مستقیماً در متن، بلکه از طریق جعبه های محاوره ای. اطلاعات متغیر نیز در طول گفتگو تنظیم می‌شوند و دیگر مستقیما وارد نمی‌شوند، اما با متغیرهایی با برچسب‌های عام جایگزین می‌شوند که با در نظر گرفتن زبان توصیف اسکریپت مورد استفاده در برنامه طراحی شده‌اند. اسکریپت ها نه تنها می توانند متن وارد شده در طول تولید سند را نمایش دهند، بلکه می توانند آن را با استفاده از سیستمی از دستورات جایگزین یا تبدیل داده تغییر دهند. به عنوان مثال ارائه شده است:

برنج. 16. توسعه یک قالب جدید بر اساس طرح
در سند Blitz

• انحطاط کلمات و عبارات با توجه به موارد دستوری;
• تبدیل اعداد به رشته؛
• تبدیل تاریخ های تقویم به رشته؛
• انجام هر گونه محاسبات مورد استفاده در اسناد حقوقی و تجاری؛
• تغییر متن بسته به مقدار داده های وارد شده و غیره.

اسناد ایجاد شده با استفاده از سند Blitz در مجلات حسابداری ساختاریافته ذخیره می شوند - این به شما امکان می دهد به سرعت در اسناد پیمایش کنید و تقریباً فوراً به مواد لازم برای مثال برای چاپ آنها دسترسی پیدا کنید. علاوه بر این، اسناد را می توان در فایل های مجازی گروه بندی کرد، که برای دسترسی سریع به مطالب مربوط به یک موضوع یا شی خاص که در پایگاه داده ظاهر می شود، راحت است.

متن OCR در اسناد اسکن شده

کاربرانی که اغلب مجبورند اسناد کاغذی (صفحه‌های کتاب، روزنامه، مجله یا فکس) را به قالب الکترونیکی قابل ویرایش تبدیل کنند، نمی‌توانند بدون سیستم تشخیص کاراکتر یا سیستم OCR (تشخیص کاراکتر نوری) که برای وارد کردن خودکار متن از اسناد کاغذی طراحی شده است، کار کنند. به یک کامپیوتر از نظر تئوری، می توانید از برنامه FineReader از ABBYY یا CuneiForm از Cognitive Technologies استفاده کنید - هر دو در عملکرد قابل اعتماد هستند و دقت تشخیص بالایی دارند. اما بسته FineReader دارای یک نسخه ساده و مقرون به صرفه برای کاربران خانگی، ABBYY FineReader 8.0 Home Edition است که آن را برای مخاطبان وسیع تری جذاب می کند.

ABBYY FineReader 8.0

توسعه دهنده: نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 40.5 مگابایت

کار تحت کنترل:ویندوز 98/Me/NT 4.0/2000/XP

روش توزیع:اشتراک‌افزار (نسخه آزمایشی FineReader Home Edition وجود ندارد، یک نسخه آزمایشی محدود از نسخه حرفه‌ای FineReader - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

قیمت: FineReader Home Edition - 990 RUR، FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader یک راه حل ایده آل برای تشخیص اسناد است که در آن نه تنها متن، بلکه طراحی نیز تشخیص داده می شود، که انتقال دقیق جداول، تصاویر و تقسیم متن به ستون ها را تضمین می کند (شکل 17). استفاده از این برنامه آسان است، می تواند اسناد چند زبانه (179 زبان پشتیبانی می شود) و اسناد چند صفحه ای را تشخیص دهد. امکان تشخیص کل سند یا صفحات جداگانه آن وجود دارد. نتیجه را می توان در یکی از فرمت های رایج ذخیره کرد: RTF، DOC، XLS، HTML، TXT یا PDF. شاید صرفه جویی گام به گامشناسایی نتایج برای حذف خطاها صادرات اجرا شده به رسمیت شناختن نتایج به طور مستقیم به مایکروسافت ورد, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect و Adobe Acrobat. جستجوگر املای داخلی (برای 36 زبان) به سرعت بخشیدن به بررسی نتیجه کمک می کند و ادغام با مایکروسافت ورد به شما این امکان را می دهد که برنامه را مستقیماً از Word فراخوانی کنید، بدون اینکه حواس شما از کار با متن پرت شود.

برنج. 17. نتیجه تشخیص سند
در ABBYY FineReader Home Edition

این برنامه در دو نسخه ارائه شده است: FineReader Home Edition، طراحی شده برای مبتدیان، و FineReader Professional Edition، برای حرفه ای ها. نسخه حرفه ای به شما امکان می دهد پارامترهای تشخیص را مدیریت کنید (تغییر حالت، انجام تشخیص با آموزش) و دارای مجموعه ای غنی از توابع تشخیص (تشخیص فایل های PDF، متون ضبط شده با دوربین دیجیتال و غیره) است. علاوه بر این، نسخه حرفه‌ای فرمت‌های ذخیره‌سازی متفاوت‌تری را ارائه می‌کند، توانایی تشخیص بارکد و تشخیص سریع اسکرین‌شات‌ها را با استفاده از ابزار Screenshot Reader اضافه می‌کند.

تبدیل اسناد از فرمت PDF

تمام اسناد فنی امروز در قالب PDF برای مشاهده اسنادی که می توانید در آنها استفاده کنید ارائه می شود ابزار رایگان Adobe Acrobat Reader. اما اغلب هنگام تهیه اسناد خود یا ویرایش مطالب در قالب PDF (به عنوان مثال، مقاله، قرارداد، گزارش و غیره) نیاز به استفاده از قطعات فایل های PDF وجود دارد. در حالت اول، شما باید تکه‌هایی از متن و/یا تصاویر را از فایل‌های PDF استخراج کنید (از لحاظ نظری، این کار را می‌توان با استفاده از ابزارهای داخلی Acrobat Reader انجام داد، اما با نتایج بسیار متوسط). در حالت دوم، شما باید اسناد PDF را به یک فرمت قابل ویرایش (مثلا به فرمت Word) تبدیل کنید و در عین حال طراحی سند اصلی را حفظ کنید، که حتی در Acrobat Reader نیز پیش بینی نشده است. در چنین مواردی آنها به کمک خواهند آمد ابزارهای ویژهکه از جذاب ترین آنها می توان به بسته های ABBYY PDF Transformer و PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) اشاره کرد. ما به اولین آنها نگاه خواهیم کرد - اگرچه گران تر است، اما دارای یک رابط به زبان روسی است و به شما امکان می دهد فایل های PDF را به چندین فرمت قابل ویرایش تبدیل کنید و می توانید نه تنها متن انگلیسی، بلکه متن روسی را نیز به درستی تشخیص دهید.

ABBYY PDF Transformer 2.0

توسعه دهنده:نرم افزار ABBYY

اندازه توزیع: 52 مگابایت

کار تحت کنترل: Windows 2000 (SP2 یا بالاتر)/XP/Server 2003

روش توزیع:اشتراک افزار (نسخه آزمایشی 15 روزه - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

قیمت: 1490 روبل.

ABBYY PDF Transformer ابزاری برای تبدیل اسناد PDF به فرمت های سند Microsoft Word (شکل 18)، اکسل و همچنین فایل های HTML و TXT است. بسته به طور مستقیم متفاوت است رابط شفافو استفاده از آن بسیار آسان است و بنابراین حتی کاربران مبتدی نیز قادر به تسلط بر آن خواهند بود.

ABBYY PDF Transformer می تواند هر فایل PDF، از جمله فایل های بدون لایه متنی را تبدیل کند (این گونه فایل ها اغلب از اسناد اسکن شده به دست می آیند و تصویری از متن را نشان می دهند)، و به درستی فایل های PDF حاوی هر ترکیبی از زبان های پشتیبانی شده (از جمله روسی و روسی) را پردازش می کند. انگلیسی). این ابزار به طور دقیق طراحی سند منبع (تصاویر، جداول، طرح ستون، پیوندها) را حفظ می کند و به شما امکان می دهد گزینه های تبدیل و ذخیره را مدیریت کنید. به عنوان مثال، می توانید به وضوح مناطقی را که برنامه باید به عنوان متن یا تصویر درک کند (که برای فایل های PDF با طراحی پیچیده مهم است) تعریف کنید، سند تمام شده را با همان طرح اصلی یا به عنوان یک ستون ذخیره کنید. متن (با یا بدون عکس - اختیاری) و غیره در صورت لزوم، امکان تبدیل انتخابی صفحات منفرد یا حتی قطعات آنها وجود دارد. علاوه بر این، ABBYY PDF Transformer همچنین می تواند تبدیل معکوس را انجام دهد و به شما امکان می دهد فایل های PDF را از اسناد Microsoft Word ایجاد کنید. جداول اکسل, ارائه های پاورپوینت، نمودارهای Visio و فایل‌های HTML، و همچنین تقریباً از هر برنامه‌ای که از چاپ یک سند پشتیبانی می‌کند (این کار از طریق چاپگر مجازی PDF-XChange برای ABBYY PDF Transformer 2.0 اجرا می‌شود).

در این مقاله به طور خلاصه به ابزارهای فوق + بسته نرم افزاری LibreOffice ( آنالوگ رایگان Microsoft Office) و Google Docs.

اگر فقط نیاز به نوشتن اطلاعات دارید مناسب است.

در اینجا فقط می توانید نوع فونت و اندازه آن را تغییر دهید. در اصل، می توانید متن را تایپ کنید و عنوان بسازید.

به طور پیش فرض، در ویندوز، notepad فایل های متنی را با (پسوند ".txt") باز می کند. می توانید آن را به صورت زیر ایجاد کنید.

در یک پوشه یا روی دسکتاپ، روی یک فضای خالی کلیک کنید کلیک راست کنیدماوس را انتخاب کنید و "New" > "Text Document" را انتخاب کنید.

بلافاصله می توانید به فایل جدید یک نام بدهید.

حالا می توانید فایل ایجاد شده را باز کرده و پرینت بگیرید.

این یک آنالوگ کاربردی تر از یک دفترچه یادداشت است. این برنامه به صورت رایگان توزیع شده است و می توانید آن را از وب سایت رسمی با استفاده از لینک زیر دانلود کنید.

http://notepad-plus-plus.org/

روش های کمی برای قالب بندی متن وجود دارد، اما با کمک آن نمی توان به راحتی صفحات وب سایت را ویرایش کرد.

در شکل بالا نمایش یک فایل HTML ساده را مشاهده می کنید. یک متن ساده را می توان تایپ و چاپ کرد.

می توانید یک سند را برای ویرایش در Notepad++ از منوی زمینه باز کنید.

روی فایل کلیک راست کرده و “Edit with Notepad++” را انتخاب کنید.

WordPad

برنامه کاربردی بعدی WordPad است. در حال حاضر گزینه های بسیار بیشتری برای قالب بندی متن وجود دارد و همه این توابع در تب "Home" قرار دارند.

به‌طور پیش‌فرض، WordPad فایل‌ها را با فرمت «.rtf» (فرمت متن غنی) باز می‌کند. شما می توانید یک فایل rtf را مانند یک فایل txt ایجاد کنید.

می توانید اسناد Microsoft Office را با استفاده از WordPad باز کنید. در بیشتر موارد، به شما اطلاع داده می شود که همه ویژگی ها پشتیبانی نمی شوند و ممکن است برخی از محتواها به درستی نمایش داده نشوند.

اما می توانید یک سند جدید ایجاد کنید، متنی را تایپ کنید، کمی آن را قالب بندی کنید و آن را چاپ کنید.

LibreOffice

این یک آنالوگ آزادانه مایکروسافت آفیس است. من نمی دانم چرا تا به حال همه به LibreOffice (یا OpenOffice) تغییر نکرده اند. احتمالا مایکروسافت چیزی (جذاب) دارد :).

بسته LibreOffice دارای برنامه ای است که به طور پیش فرض از فرمت "ODT" استفاده می کند. می توانید یک سند جدید از منوی زمینه ایجاد کنید.

این یک ویرایشگر متن تمام عیار است که در آن می توانید، اگر نه همه چیز، کارهای زیادی انجام دهید.

آن را باز کنید، متن را تایپ کنید، در صورت نیاز قالب بندی کنید و آن را چاپ کنید.

به نظر من استفاده از آن راحت است بسته LibreOfficeبه سه دلیل:

1. این نرم افزار رایگان است.
2. تمام نیازهای قالب بندی آزمایشی من را برآورده می کند (که می توان روی یک دست حساب کرد :))؛
3. می توانید یک سند Microsoft Word را باز کنید.

علاوه بر این، شما نه تنها می توانید یک فایل Microsoft Word را باز کنید، بلکه می توانید یک فایل ODT را با فرمت DOC و/یا DOCX ذخیره کنید.

Google Docs

اکنون تقریباً همه رایانه ها به شبکه متصل هستند و استفاده نکردن از این فناوری گناه است. شما به یک حساب Google نیاز دارید و تمام.

مزیت نسبت به برنامه های آفلاین بسیار زیاد است:

• ذخیره خودکار؛
• چندین نفر می توانند همزمان با یک سند کار کنند.

ذخیره خودکار به شما امکان می دهد در صورت خاموش شدن ناگهانی چراغ ها نگران فایل های خود نباشید هارد دیسکبا یک کپی از سند شکست خورد.

ویرایش یک سند واحد با دو یا سه نفر می تواند کارایی شما را تا حد زیادی بهبود بخشد.

بریم به آدرس:

http://www.google.ru/intl/ru/docs/about/

روی "شروع" کلیک کنید

تمام فایل‌های آپلود شده در Google Drive نمایش داده می‌شوند. روی "+" در پایین سمت راست کلیک کنید و یک مورد جدید ایجاد کنید.

متن را تایپ می کنیم، قالب بندی می کنیم و می توانید آن را چاپ کنید.

برای دادن دسترسی به کاربر دیگر، روی تنظیمات دسترسی (دکمه آبی در بالا سمت راست) کلیک کنید و مجوزها را بدهید.

این احتمالا یک گزینه ایده آل برای کار با متن است.

شما همچنین می توانید ویرایش کنید فایل های مایکروسافت Word با استفاده از Google Docs. برای این کار باید افزونه را از لینک زیر نصب کنید.

https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj

افزودن افزونه به گوگل کروم

روی فایل کلیک راست کرده و "Open with…" را انتخاب کنید.

اکنون سند قابل ویرایش است.

از تایپ کردن لذت ببرید