რა პროგრამებია საჭირო დოკუმენტებთან მუშაობისთვის. პროგრამები დოკუმენტებთან მუშაობისთვის

მთავარი / Windows 7

ამ სტატიაში ჩვენ მოკლედ განვიხილავთ ზემოხსენებულ კომუნალურ პროგრამებს + LibreOffice პროგრამულ პაკეტს ( უფასო ანალოგი Microsoft Office) და Google Docs.

შესაფერისია, თუ თქვენ უბრალოდ გჭირდებათ გარკვეული ინფორმაციის ჩაწერა.

აქ შეგიძლიათ შეცვალოთ მხოლოდ შრიფტის ტიპი და მისი ზომა. პრინციპში, შეგიძლიათ აკრიფოთ ტექსტი და გააკეთოთ სათაურები.

ნაგულისხმევად, Windows-ში notepad ხსნის ტექსტურ ფაილებს (გაფართოება „.txt“). თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ იგი შემდეგნაირად.

საქაღალდეში ან სამუშაო მაგიდაზე დააწკაპუნეთ ცარიელ სივრცეზე დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკითმაუსი და აირჩიეთ "ახალი" > "ტექსტური დოკუმენტი".

თქვენ შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ მისცეთ ახალ ფაილს სახელი.

ახლა თქვენ შეგიძლიათ გახსნათ შექმნილი ფაილი და დაბეჭდოთ.

ეს არის ნოუთბუქის უფრო ფუნქციონალური ანალოგი. პროგრამა თავისუფლად ვრცელდება და მისი ჩამოტვირთვა შესაძლებელია ოფიციალური ვებგვერდიდან ქვემოთ მოცემული ბმულის გამოყენებით.

http://notepad-plus-plus.org/

ტექსტის ფორმატირების რამდენიმე გზა არსებობს, მაგრამ მისი დახმარებით შეუძლებელია ვებგვერდის გვერდების მოხერხებულად რედაქტირება.

ზემოთ მოცემულ ფიგურაში შეგიძლიათ იხილოთ მარტივი HTML ფაილის ჩვენება. მარტივი ტექსტის აკრეფა და დაბეჭდვა შესაძლებელია.

თქვენ შეგიძლიათ გახსნათ დოკუმენტი რედაქტირებისთვის Notepad++-ში კონტექსტური მენიუდან.

დააწკაპუნეთ ფაილზე მარჯვენა ღილაკით და აირჩიეთ "რედაქტირება Notepad++-ით".

WordPad

შემდეგი ყველაზე ფუნქციონალური პროგრამა არის WordPad. უკვე გაცილებით მეტი ვარიანტია ტექსტის ფორმატირებისთვის და ყველა ეს ფუნქცია განლაგებულია "მთავარი" ჩანართზე.

ნაგულისხმევად, WordPad ხსნის ფაილებს „.rtf“ (Rich Text Format) ფორმატში. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ rtf ფაილი ისევე, როგორც txt ფაილი.

შეგიძლიათ სცადოთ Microsoft Office დოკუმენტების გახსნა WordPad-ის გამოყენებით. უმეტეს შემთხვევაში, თქვენ შეგატყობინებთ, რომ ყველა ფუნქცია არ არის მხარდაჭერილი და ზოგიერთი შინაარსი შეიძლება სწორად არ იყოს ნაჩვენები.

მაგრამ თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ახალი დოკუმენტი, აკრიფოთ ტექსტი, ცოტა დააფორმოთ და დაბეჭდოთ.

LibreOffice

ეს არის Microsoft Office-ის თავისუფლად გავრცელებული ანალოგი. არ ვიცი, რატომ არ არის ყველა გადართული LibreOffice-ზე (ან OpenOffice-ზე). მაიკროსოფტს ალბათ აქვს რაღაც (მიმზიდველი) :).

LibreOffice პაკეტს აქვს პროგრამა, რომელიც ნაგულისხმევად იყენებს "ODT" ფორმატს. თქვენ შეგიძლიათ შექმნათ ახალი დოკუმენტი კონტექსტური მენიუდან.

ეს არის სრულფასოვანი ტექსტური რედაქტორი, რომელშიც შეგიძლიათ გააკეთოთ, თუ არა ყველაფერი, მაშინ ბევრი.

გახსენით, აკრიფეთ ტექსტი, დააფორმატეთ საჭიროებისამებრ და დაბეჭდეთ.

მე მიმაჩნია მოსახერხებელი გამოსაყენებლად LibreOffice პაკეტისამი მიზეზის გამო:

ეს არის უფასო პროგრამა;
აკმაყოფილებს ჩემს ყველა მოთხოვნას ტესტის ფორმატირებაზე (რომელიც შეიძლება ჩაითვალოს ერთი მხრივ :));
შეგიძლიათ გახსნათ Microsoft Word დოკუმენტი.

გარდა ამისა, თქვენ შეგიძლიათ არა მხოლოდ გახსნათ Microsoft Word ფაილი, არამედ შეინახოთ ODT ფაილი DOC და/ან DOCX ფორმატში.

Google Docs

ახლა თითქმის ყველა კომპიუტერი ჩართულია ქსელში და ცოდვა იქნება ამ ტექნოლოგიის არგამოყენება. გჭირდება გუგლის ანგარიში და ეგაა.

უპირატესობა ოფლაინ პროგრამებთან შედარებით უზარმაზარია:

ავტომატური შენახვა;
რამდენიმე ადამიანს შეუძლია ერთდროულად იმუშაოს ერთ დოკუმენტთან.

ავტომატური შენახვა საშუალებას გაძლევთ არ ინერვიულოთ თქვენს ფაილებზე, თუ შუქი მოულოდნელად ჩაქრება ან მყარი დისკიდოკუმენტის ერთი ასლი ვერ მოხერხდა.

ერთი დოკუმენტის ორ ან სამ ადამიანთან ერთად რედაქტირება მნიშვნელოვნად გაზრდის თქვენს ეფექტურობას.

მოდით გადავიდეთ მისამართზე:

http://www.google.ru/intl/ru/docs/about/

დააჭირეთ "დაწყება"

Google Drive-ზე ატვირთული ყველა ფაილი გამოჩნდება. დააჭირეთ ღილაკს "+" ქვედა მარჯვენა კუთხეში და შექმენით ახალი.

ვკრეფთ ტექსტს, ვაფორმატებთ და შეგიძლიათ დაბეჭდოთ.

სხვა მომხმარებლისთვის წვდომის მისაცემად დააწკაპუნეთ წვდომის პარამეტრებზე (ცისფერი ღილაკი ზედა მარჯვნივ) და მიეცით ნებართვები.

ეს ალბათ იდეალური ვარიანტია ტექსტთან მუშაობისთვის.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ რედაქტირება Microsoft ფაილებისიტყვა Google Docs-ის გამოყენებით. ამისათვის თქვენ უნდა დააინსტალიროთ გაფართოება ქვემოთ მოცემული ბმულიდან.

https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj

გაფართოების დამატება Google Chrome-ში.

დააწკაპუნეთ ფაილზე მაუსის მარჯვენა ღილაკით და აირჩიეთ "გახსნა…".

ახლა შესაძლებელია დოკუმენტის რედაქტირება.

გაერთეთ აკრეფით.

პროგრამული პაკეტები ტექსტთან, ცხრილებთან, პრეზენტაციებთან და მონაცემთა ბაზებთან მუშაობისთვის, ინტეგრირებული ერთ კომპლექსში.

დღეს კომპიუტერის მომხმარებელთა უმეტესობას ხელთ აქვს პრინტერი, რომელიც შეიძლება გამოყენებულ იქნას არა მხოლოდ ტექსტის, არამედ სხვადასხვა ბუკლეტების, ბროშურებისა და ილუსტრაციების დასაბეჭდად. და სწორედ ამისთვის არის შექმნილი ბეჭდვის პროგრამები. ეს კატეგორია პროგრამული უზრუნველყოფაიყოფა ორ ჯგუფად: დიზაინის პაკეტები და პრინტერის უტილიტები. დიზაინის პაკეტები მომხმარებელს საშუალებას აძლევს სწრაფად და მარტივად შექმნას სხვადასხვა პროექტები, დაწყებული ჩვეულებრივი კალენდრებიდან და ღია ბარათებიდან შთამბეჭდავად დიზაინის ბროშურებამდე. როგორც წესი, ასეთი პროგრამები შეიცავს შაბლონების ფართო სპექტრს, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ გადაჭრას ზემოთ ჩამოთვლილი პრობლემები. მაგრამ თუ ჩაშენებული ხელსაწყოები არ არის საკმარისი მომხმარებლისთვის, მას ადვილად შეუძლია შექმნას საკუთარი შაბლონი. პრინტერის პროგრამებს იყენებენ მომხმარებლები, რომლებსაც აქვთ საკმარისი შესაძლებლობები სტანდარტული აპლიკაციასადაც ისინი მიჩვეულნი არიან მუშაობას. ამ კატეგორიის პროგრამული პროდუქტები მუშაობენ როგორც ვირტუალური პრინტერის დრაივერები, აკავებენ დასაბეჭდად გაგზავნილ გვერდებს, რომლებსაც იგი აღადგენს გაკეთებული პარამეტრების შესაბამისად. შედეგად, დამუშავებული მონაცემები იბეჭდება არა ჩვეულებრივი გზით, არამედ ბროშურების, ორმხრივი ბუკლეტების, ღია ბარათების ან სხვა პროდუქტის სახით.

შემუშავებულია მრავალი პროგრამა, რომელიც მუშაობს PDF ფორმატში. ამ პროგრამებიდან უმარტივესი ხედავს და ქმნის ახალ PDF დოკუმენტებს, ასევე შეუძლია დოკუმენტის შინაარსის სხვა ფორმატში გადაქცევა ან პირიქით. არსებობს პროგრამები, რომლებიც საშუალებას გაძლევთ შეცვალოთ და დაამატოთ ტექსტი, ობიექტები, სურათები, შტამპები და ბმულები PDF დოკუმენტში. ზოგიერთ პროგრამას აქვს დოკუმენტების გაყოფისა და გაერთიანების შესაძლებლობა ამ ფორმატის, ამოიღეთ მისგან ცალკეული გვერდები და ობიექტები. უფრო პროფესიონალური პროგრამების გამოყენებით, შეგიძლიათ დაამატოთ წყლის ნიშნები, ლოგოები და ქვედა კოლონტიტულები. ბევრს აქვს შესაძლებლობა პარტიული დამუშავებადიდი რაოდენობით დოკუმენტები. პროფესიონალური პროგრამები PDF-თან მუშაობა საშუალებას გაძლევთ შექმნათ ფორმები. ამის შემდეგ, თქვენ შეგიძლიათ მიაწოდოთ ისინი კლიენტებს შესავსებად. ბევრ პროგრამას აქვს ციფრული უფლებების მართვის ფუნქციები. ციფრული უფლებები ასეთ პროგრამებში საშუალებას გაძლევთ აიკრძალოთ ტექსტისა და სურათების ამოღება PDF დოკუმენტიდან, ასევე აიკრძალოთ ბეჭდვა. სერვერის პროგრამები ასევე ხელმისაწვდომია PDF ფორმატში. ასეთ აპლიკაციებში შეგიძლიათ შექმნათ დოკუმენტები სერვერის მხარეს. და შეხედე ამ დოკუმენტსეს შესაძლებელია თუნდაც კლიენტის აპარატიდან, რომელზეც არ არის სრული ვერსიააკრობატის აპლიკაციები.

დოკუმენტებთან მუშაობას დიდი დრო სჭირდება მომხმარებლებისგან, განსაკუთრებით ოფისის მუშაკებისგან. მაგრამ არსებობს მრავალი პროგრამა, რომელსაც შეუძლია მნიშვნელოვნად გააუმჯობესოს ხელით შრომა დოკუმენტებთან მუშაობისას ზოგიერთი პროცესის ავტომატიზაციის გზით. ამ გადაწყვეტილებიდან ბევრი არის მარტივი გამოსაყენებელი, ძალიან მოსახერხებელი და იაფი და, შესაბამისად, ხელმისაწვდომია მომხმარებელთა ფართო სპექტრისთვის. ასეთ პროგრამებს განვიხილავთ ამ სტატიაში.

დოკუმენტის ორგანიზაცია

მომხმარებლები, რომლებსაც უწევთ საქმე დიდი რაოდენობით ელექტრონული დოკუმენტები, კარგად არის ცნობილი სიტუაცია, როდესაც კატალოგებისა და ქვეცნობარების მკაცრი სისტემის მიუხედავად, სწორი დოკუმენტის პოვნას დიდი დრო სჭირდება. ამ პრობლემის გადაჭრის ერთ-ერთი ვარიანტია სპეციალური კატალოგის პროგრამის გამოყენება, რომლის მთავარი ამოცანაა მონაცემების ორგანიზება და დახარისხება, რაც საბოლოო ჯამში უზრუნველყოფს საჭირო ინფორმაციის სწრაფ ძიებას. ბაზარზე არსებობს ასეთი კატალოგების უზარმაზარი მრავალფეროვნება და ყველა მათგანი ორიენტირებულია დისკების, საქაღალდეების და ფაილების, ან რაიმე უაღრესად სპეციალიზებული ინფორმაციის კატალოგირებაზე (ფილმები, მონეტები, მარკები და ა.შ.). ნებისმიერი უნივერსალური კატალოგერი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ საქაღალდეები და ფაილები, შესაფერისია დოკუმენტების კატალოგიზაციისთვის. სხვადასხვა სახის. ასეთ გადაწყვეტილებებს შორის საუკეთესოა WhereIsIt პაკეტი (http://www.whereisit-soft.com/), მაგრამ ის საკმაოდ ძვირია და მისი შესაძლებლობები აშკარად ზედმეტია ბევრი მომხმარებლისთვის. ადამიანების უმეტესობისთვის WinCatalog Standard პაკეტის გამოყენება საკმარისი იქნება.

სხვა გზაა დაკავშირებული დოკუმენტების გაერთიანება რთულ იერარქიულად სტრუქტურირებულ დოკუმენტებში, რომლებიც ინახება ამ სტრუქტურების შესაბამისი მონაცემთა ფაილებში. ასეთ სტრუქტურირებულ დოკუმენტებში ბევრად უფრო მოსახერხებელია ნავიგაცია და თქვენთვის საჭირო ინფორმაციის მოძიება დოკუმენტში როგორც სტრუქტურული, ასევე გაფართოებული ძიების შესაძლებლობების გამო. გარდა ამისა, ასეთი სტრუქტურირება საშუალებას გაძლევთ განახორციელოთ გარე ძიება და მოძებნოთ დოკუმენტები მათში შეტანილი ტექსტის ფრაგმენტების საფუძველზე. მაგალითად, Maple პაკეტი შექმნილია იერარქიულად სტრუქტურირებული დოკუმენტების შესაქმნელად.

WinCatalog Standard

დეველოპერი: WinCatalog.com

განაწილების ზომა: 1.62 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

განაწილების მეთოდი: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

ფასი: 200 რუბლი.

WinCatalog Standard არის ადვილად გამოსაყენებელი მრავალფუნქციური კატალოგერი მკაფიო რუსულენოვანი ინტერფეისით (ნახ. 1). პაკეტი საშუალებას გაძლევთ კატალოგში ჩაატაროთ მონაცემები ნებისმიერი შესანახი მედიიდან, რომელიც შეიძლება დაკავშირებული იყოს კომპიუტერთან: ფლოპი დისკები, მყარი და ქსელური დისკები, ჩვეულებრივი CD და აუდიო დისკები, Zip დისკები და ა.შ. მისი დახმარებით თქვენ შეგიძლიათ დაალაგოთ და მოაწყოთ ნებისმიერი საქაღალდე და ფაილი, მიუხედავად მათი მდებარეობისა. თქვენ შეგიძლიათ შეიყვანოთ მონაცემები კატალოგში ხელით (პირდაპირ ვირტუალურ საქაღალდეებში) ან დისკების სკანირებით (მათ შორის, Zip არქივები, რომლებიც მდებარეობს იქ) - ამ შემთხვევაში, ორიენტაციის გამარტივებისთვის, დისკებიდან ამოღებული საქაღალდეები და ფაილები უკეთესია, ვიდრე ვირტუალურ საქაღალდეებში დალაგებული. რომელიც მხარდაჭერის წყალობით drag & drop ოპერაციებს დიდი დრო არ დასჭირდება.

ბრინჯი. 1. WinCatalog სტანდარტული ინტერფეისი

ზოგადი კატალოგის მართვა მარტივი და მოსახერხებელია. მონაცემების თემატურ საქაღალდეებად დაყოფა მნიშვნელოვნად ამარტივებს ორიენტაციას, ხოლო საქაღალდეების და მათი ჩადგმული ელემენტების განლაგება მარტივად შეიძლება შეიცვალოს უბრალოდ გადათრევით და ჩაშვებით. გაფართოებული ძიება (სახელის, კომენტარის, ზომისა და მოდიფიკაციის თარიღის მიხედვით; სურ. 2), მხარს უჭერს ლოგიკურ ოპერაციებს და საძიებლად კონკრეტული საქაღალდის არჩევის უნარს, ასევე საკვანძო სიტყვების გათვალისწინებით (მათი გონივრულად შეიძლება დაემატოს ინდივიდუალური ელემენტებიდირექტორია), საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტი, და იპოვეთ დუბლიკატები - ამოიღეთ დუბლიკატი ელემენტები კოლექციიდან. დოკუმენტაციის კატალოგის მთელი ან ნაწილის ექსპორტი CVS ფაილში შესაძლებელს ხდის მონაცემების დამუშავებას სხვა აპლიკაციაში (მაგალითად, MS Excel), ხოლო HTML ფაილში ექსპორტი მოსახერხებელია კატალოგის დასაბეჭდად.

ბრინჯი. 2. მოძებნეთ დოკუმენტები WinCatalog Standard-ში

ნეკერჩხალი 6.25

დეველოპერი: კრისტალური საოფისე სისტემები

განაწილების ზომა: Maple - 5.3 MB, Maple Professional - 5.89 MB

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows (ყველა ვერსია)

განაწილების მეთოდი: shareware (30 დღიანი დემო ვერსია: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

ფასი: Maple - $21,95, Maple Professional - $30,95

Maple არის ადვილად გამოსაყენებელი დოკუმენტების მენეჯერი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დააკავშიროთ მრავალფეროვანი მასალები იერარქიულ სტრუქტურებში და საბოლოოდ მიიღოთ სტრუქტურირებული დოკუმენტები: ბიზნეს გეგმები, ანგარიშები, ანალიტიკური შენიშვნები, ბროშურები და ა.შ. ასეთი იერარქიული დოკუმენტების ხეებში მრავალფეროვანი ინფორმაცია უფრო ნათლად არის წარმოდგენილი და ნებისმიერი დოკუმენტის პოვნა ბევრად უფრო ადვილია, ვიდრე სტანდარტული კატალოგიზაციით. Maple-ში შექმნილი დოკუმენტების სანახავად გჭირდებათ სპეციალური მაყურებელი, Maple Reader, რომლის ჩამოტვირთვა შეგიძლიათ უფასოდ: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). პაკეტს აქვს მოსახერხებელი ინტერფეისი (ნახ. 3) და იმდენად მარტივია სწავლა, რომ პროგრამის რუსული ლოკალიზაციის ნაკლებობაც კი არ იქნება დაბრკოლება მომხმარებლების უმეტესობისთვის და, შესაბამისად, ამ გადაწყვეტილებასშეიძლება რეკომენდებული იყოს ფართო აუდიტორიისთვის.

ბრინჯი. 3. Maple პროგრამის ინტერფეისი

მენეჯერი ხელმისაწვდომია ორი ვერსიით: ძირითადი Maple და გაფართოებული Maple Professional. გაფართოებული ვერსიის ფუნდამენტურ განსხვავებებს შორის არის ასეთის არსებობა დამატებითი ფუნქციები, როგორიცაა დოკუმენტების ძებნა, გრამატიკის შემოწმება, ფაილის დაშიფვრა და იერარქიული სტრუქტურის სარეზერვო ასლი.

Maple-ში ნებისმიერი დოკუმენტის საფუძველია კვანძების იერარქიული ხე, ქვეკვანძების ბუდობის დონე, რომელშიც, ისევე როგორც მათი რაოდენობა, შეუზღუდავია. თითოეული კვანძი არის ცალკე დოკუმენტი, რომელიც შეიცავს არა მხოლოდ ტექსტს (პირდაპირ აკრეფილი, ჩასმული ბუფერიდან ან იმპორტირებული დოკუმენტებიდან RTF, DOC, WRI და HTML ფორმატებში), არამედ ასევე ცხრილის მასალას, გრაფიკებს, ბმულებს საბოლოო დოკუმენტის ან ფაილების ძირითად ფრაგმენტებთან. და ა.შ. დოკუმენტების მომზადებისას გათვალისწინებულია გამოყენება სტანდარტული ნაკრებიტექსტთან მუშაობის ფუნქციები: შრიფტის ტიპისა და ზომის შეცვლა, სიების შექმნა, აბზაცების ფორმატირება, სტილის გამოყენება და ა.შ. MS Word-თან ინტეგრაცია საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ MS Word-ში ჩაშენებული მართლწერის შემოწმება გრამატიკის შესამოწმებლად და სინონიმების მოსაძებნად არა მხოლოდ ინგლისურად, არამედ რუსულად. ჩაშენებული ჭარბი სისტემა უზრუნველყოფს შეკუმშული შექმნის შესაძლებლობას სარეზერვო ასლებიიერარქიული დოკუმენტები (ZIP და CAB ფორმატებში). ჩაშენებული დაშიფვრის ოსტატი გეხმარებათ მგრძნობიარე დოკუმენტების დაშიფვრაში Blowfish კრიპტოგრაფიული ალგორითმის გამოყენებით. ხოლო Finder საძიებო მოდული საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტები სახელის ფრაგმენტის, ავტორის, კომენტარების, შინაარსის მიხედვით (ნახ. 4) და ა.შ.

ბრინჯი. 4. მოძებნეთ დოკუმენტები შინაარსის მიხედვით
მათში ტექსტი Maple-ში

სწრაფი წვდომა დოკუმენტებზე

დოკუმენტების კომპიუტერული მომზადების ტექნოლოგია ვარაუდობს, რომ შექმნილი დოკუმენტები შემდგომში განმეორებით გამოიყენება. მაგალითად, ახალი დოკუმენტის შემუშავებისას შეიძლება დაგჭირდეთ ერთი ან ორი აბზაცი გუშინდელი დოკუმენტიდან, ან ახალი დოკუმენტი ზოგადად ძველის ასლია, მაგრამ შეცვლილი ცვლადი ინფორმაციით და ა.შ.

სამწუხაროდ, მომხმარებელს ყოველთვის არ შეუძლია ახსოვდეს გუშინწინ შექმნილი მნიშვნელოვანი დოკუმენტის სახელი და ზოგჯერ არც კი აქვს ოდნავი წარმოდგენა სად ეძებოს იგი. რა თქმა უნდა, თქვენ უნდა მიაწოდოთ დოკუმენტებს მნიშვნელოვანი სახელები და შეინახოთ ისინი მკაფიო კატალოგის დაცვით, მაგრამ, სამწუხაროდ, სხვაგვარად ხდება, დაჩქარების, ყურადღების გადატანის ზარების გამო და ა.შ. შედეგად, საჭირო დოკუმენტის ძიებას შეიძლება ბევრი ძვირფასი დრო დასჭირდეს - ყოველივე ამის შემდეგ, ფაქტი არ არის, რომ თქვენ შეძლებთ მის გახსნას Windows-ის სიის მეშვეობით უახლესი დოკუმენტების ბმულების საშუალებით, რომლებიც ხელმისაწვდომია Start მენიუში. . საქმე იმაშია რომ ამ სიას:

შემოიფარგლება 15 დოკუმენტით - ეს ნიშნავს, რომ დოკუმენტების ჩართვის ალბათობა, მაგალითად, ერთი კვირის წინ, პრაქტიკულად ნულის ტოლია;
არ გაძლევთ საშუალებას იპოვოთ დოკუმენტი, თუ გახსოვთ ტექსტის ნაწილი, მაგრამ დაგავიწყდათ ფაილის სახელი;
არ შეიცავს იმავე სახელწოდების (მაგრამ ამავე დროს განსხვავებულ) დოკუმენტებს, რომლებიც შენახულია იმავე სახელით, მაგრამ სხვადასხვა საქაღალდეებში, რაც მნიშვნელოვანია, მაგალითად, დოკუმენტზე ერთობლივი მუშაობისას მისი რამდენიმე ვერსიის ფორმირებით.

არის კიდევ ერთი პრობლემა - Windows-ში მოწოდებული სია ბოლო დოკუმენტებიარის კონფიდენციალური მონაცემების გაჟონვის ერთ-ერთი არხი, რადგან მისი მეშვეობით ნებისმიერ მომხმარებელს (მათ შორის თავდამსხმელს) შეუძლია გაარკვიოს მფლობელის კომპიუტერული აქტივობის ბუნება. ამიტომ, რეკომენდებულია ამ სიის რეგულარულად გაწმენდა, მაგალითად, კომუნალური საშუალებების გამოყენებით დისკიდან "უსარგებლო" მონაცემების ამოსაღებად. შედეგად, წარმოიქმნება ერთი შეხედვით პარადოქსული სიტუაცია: თუ მომხმარებელი რეგულარულად ანადგურებს ინფორმაციას უსაფრთხოების მიზნით ბოლო დროს გამოყენებული დოკუმენტების შესახებ, მაშინ ის კარგავს. სწრაფი წვდომამათ და შიგნით წინააღმდეგ შემთხვევაშიემუქრება კრიმინალის მსხვერპლი გახდეს. თუმცა, არსებობს გამოსავალი - შეგიძლიათ გამოიყენოთ სპეციალიზებული პროგრამა ActualDoc, რომელიც ვრცელდება ვინდოუსის ფუნქციებიუახლეს დოკუმენტებთან მუშაობის თვალსაზრისით.

თუ სასურველი დოკუმენტი შეიქმნა დიდი ხნის წინ და, შესაბამისად, ვერ გამოჩნდება ახლახან გახსნილი დოკუმენტების სიაში (როგორც ჩაშენებული Windows-ში, ასევე ActualDoc სიაში), მაშინ მოგიწევთ მის ძებნას მიმართოთ. აქ კიდევ ერთი პრობლემა ჩნდება - როგორც წესი, მომხმარებელს არ ახსოვს დოკუმენტის სახელი (ასევე მისი შექმნის თარიღი), მაგრამ მან იცის, რომელი საკვანძო სიტყვები ჩნდება ტექსტში. ეს ნიშნავს, რომ თქვენ უნდა მოძებნოთ დოკუმენტი მასში შეტანილი ტექსტის ფრაგმენტებით - სამწუხაროდ, ამ ამოცანასთუმცა მისი მოგვარება შესაძლებელია ჩაშენებული Windows-ის გამოყენებითან, მაგალითად, Word, მაგრამ ძალიან უღიმღამო. და საქმე მხოლოდ ის არ არის, რომ ასეთი ძებნა არ არის სრულიად აშკარა და ნელა ხორციელდება - ზოგჯერ შეიძლება ამით იცხოვრო. რაც მთავარია, ყველა ფაილი ვერ მოიძებნება - ძიებისას არ იქნება გათვალისწინებული რუსული ენის მორფოლოგიური მახასიათებლები, ამიტომ ფაილები, რომლებშიც მოძიებულ სიტყვებს განსხვავებული რეგისტრირებული დაბოლოება აქვს, აღმოუჩენელი დარჩება. ამავე დროს, სპეციალიზებული საძიებო საშუალებები, როგორიცაა "Snoop" (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), "Archivarius 3000" და Phoenix Search (http ://indexlab.net/), შეუძლია სწრაფად მოიძიოს საჭირო დოკუმენტები მათი ადგილმდებარეობის მიუხედავად. აღნიშნულ გადაწყვეტილებებს შორის ფასი/ხარისხის თანაფარდობით ყველაზე მიმზიდველი გვეჩვენება Archivarius 3000 პაკეტი.

ActualDoc 3.5

დეველოპერი: Flexigen პროგრამული უზრუნველყოფა

განაწილების ზომა:სტანდარტული - 4.1 მბ, პროფესიონალური - 3.6 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 2000/XP/2003/Vista

განაწილების მეთოდი:სტანდარტული - უფასოდ (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), პროფესიონალური - shareware (14 დღიანი დემო ვერსია - http://www.flexigensoft.com/files/download/ actualdoc .exe)

ფასი: სტანდარტული - უფასო, პროფესიონალური - $19,95

ActualDoc არის უახლესი დოკუმენტების მენეჯერი, რომელიც ახსოვს გამოყენებული დოკუმენტები და უზრუნველყოფს მათზე სწრაფ და უსაფრთხო წვდომას. პროგრამა არის მარტივი და ინტუიციური, აქვს მოსახერხებელი ინტერფეისი რუსული ენის მხარდაჭერით (ნახ. 5) და პრაქტიკულად არ საჭიროებს დროს დაუფლებას, მით უმეტეს, რომ მას ახლავს ყოვლისმომცველი დახმარების სისტემა, და, შესაბამისად, შეიძლება გახდეს შეუცვლელი ინსტრუმენტი როგორც პროფესიონალებისთვის, ასევე სახლის მომხმარებლებისთვის.

ბრინჯი. 5. ActualDoc პროგრამის ინტერფეისი

ActualDoc ინახავს ჩანაწერებს შეუზღუდავი რაოდენობის დოკუმენტების ჩამოტვირთვის შესახებ მომხმარებლის მიერ განსაზღვრულ პერიოდში (ნაგულისხმევად 60 დღე), მხარს უჭერს 40-ზე მეტ ფაილის ფორმატს (ტექსტი და გრაფიკული ფაილები, MS Office დოკუმენტები და HTML დოკუმენტები, PDF ფაილები და ა.შ.) და გაძლევთ საშუალებას სწრაფად ჩამოტვირთოთ რომელიმე მათგანი. პროგრამის გარემოში საჭირო დოკუმენტის პოვნა პრობლემას არ წარმოადგენს. თუ მის მიერ დამახსოვრებული დოკუმენტების გრაგნილი შედარებით მცირეა, მაშინ თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ დოკუმენტი პირდაპირ სიიდან. წინააღმდეგ შემთხვევაში, უფრო გონივრული იქნებოდა, პირველ რიგში შევზღუდოთ შესაძლო კანდიდატების სია მისი გაფილტვრით (დროის მიხედვით გაფილტვრა შესაძლებელია). ოინტერვალით, გაფართოებით და კატეგორიით) ან მოძებნეთ დოკუმენტის სახელით (ზოგადად) ან მასში შეტანილი ტექსტის ფრაგმენტით (თუმცა რუსულ ტექსტში ძიება ყოველთვის წარმატებული არ არის). არსებობს სასურველი დოკუმენტის სწრაფად გახსნის კიდევ ერთი გზა - ჩაშენებული სანიშნეების საშუალებით (იგივე როგორც შიგნით Internet Explorer; ბრინჯი. 6), რომელიც შეიძლება მიენიჭოს ცალკეულ ხშირად გამოყენებულ დოკუმენტებს და მნიშვნელოვნად აჩქარებს მათზე წვდომას, რადგან არ არის საჭირო ძებნა. არჩეული დოკუმენტი ხელმისაწვდომია ჩაშენებულ მაყურებელში - სანახავად, საძიებლად და კოპირებისთვის, ასევე გარე აპლიკაციაში - რედაქტირებისთვის და შეიძლება გამოყენებულ იქნას სრული დამუშავებისთვის, მისგან ინფორმაციის შერჩევითი კოპირებისთვის ან დოკუმენტის გაგზავნისთვის. ელ. ამავდროულად, თავად დოკუმენტების სია შეიძლება დამალული იყოს ცნობისმოყვარე თვალებისგან და დაცული იყოს პაროლით - ამ შემთხვევაში, ახლახან გამოყენებული ფაილები მენიუში არ იქნება ნაჩვენები. დაწყება -> დოკუმენტები.

ბრინჯი. 6. დოკუმენტის გახსნა სანიშნეს საშუალებით
ActualDoc-ში

პაკეტი გამოდის ორ ვერსიაში: უფასო ძირითადი Standard და ფასიანი Professional. შესაძლებლობები უფასო ვერსიაარ გაძლევთ საშუალებას იხილოთ დოკუმენტები ჩაშენებულ მაყურებლებში, გამოიყენოთ ძიების ფუნქცია (შედეგად, თქვენ შეგიძლიათ მოძებნოთ დოკუმენტები მხოლოდ ვიზუალურად, სრული ან გაფილტრული სიის ნახვა), შექმნათ პერსონალური კატეგორიები და შეცვალოთ სანიშნეები.

არქივისტი 3000 (3.82)

დეველოპერი:ლიკასოფტი

განაწილების ზომა: 3 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

განაწილების მეთოდი: shareware (30 დღიანი დემო ვერსია - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

ფასი:სტუდენტური ლიცენზია - 195 რუბლი, პირადი ლიცენზია - 295 რუბლი, კომერციული ლიცენზია - 900 რუბლი.

« არქივისტი 3000" არის ოპტიმალური გადაწყვეტაამისთვის სწრაფი ძებნადოკუმენტები 18 სხვადასხვა ენაზე (მათ შორის რუსული, ინგლისური, გერმანული და ფრანგული), რომლებიც მიმართულია მომხმარებელთა ფართო სპექტრზე. პროგრამა უზრუნველყოფს მყისიერ წვდომას თქვენს მყარ დისკზე მდებარე დოკუმენტებზე, ქსელსა და მოსახსნელ დისკებზე (CD, DVD, ZIP და ა.შ.) და შეუძლია იმუშაოს ყველა პოპულარულ ტიპის დოკუმენტთან (PDF ფაილები, MS Office დოკუმენტები, ტექსტური ფაილებიდა ა.შ.). მას შეუძლია მოძებნოს არქივებში (ZIP, RAR და ა.შ.), ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებებში (Outlook, Outlook Express, ღამურა! და ა.შ.) და მათ თანდართულ ფაილებს. გარდა ამისა, იგი მხარს უჭერს Lotus Notes-ის ძიებას და Lotus Dominoდა ICQ, Odigo IM და Miranda IM შეტყობინებების მონაცემთა ბაზაში.

საკვანძო სიტყვით ან საკვანძო სიტყვებით რეგულარულ ძიებასთან ერთად, პროგრამა მხარს უჭერს გაფართოებულ ძიების რეჟიმს ლოგიკური ფუნქციების გამოყენებით და შეუძლია მოძებნოს დოკუმენტები არა მხოლოდ შინაარსის, არამედ ფაილის სახელის, ცვლილების თარიღის, ზომის, დოკუმენტის ტიპის, კოდირების და ა.შ. სურ. 7). უნიკოდის სრული მხარდაჭერის წყალობით, ძიებები სწორად ხორციელდება არა მხოლოდ ერთ ენაზე არსებულ დოკუმენტებში, არამედ მრავალენოვანშიც (მაგალითად, რუსულ და გერმანულ ტექსტებთან ერთდროულად). შესაძლებელია დისტანციურად მოძებნოთ დოკუმენტები ინტერნეტის საშუალებით, ნაპოვნი დოკუმენტებზე შემდგომი წვდომით ნებისმიერი ინტერნეტ ბრაუზერის საშუალებით, მაგალითად, Internet Explorer. ძიების შედეგები შეიძლება წარმოდგენილი იყოს ამონაწერის რეჟიმში, როდესაც ნაჩვენებია შერჩეული დოკუმენტების ყველაზე მნიშვნელოვანი (შესაბამისი) ფრაგმენტები ნაპოვნი სიტყვების ხაზგასმით და ცხრილის რეჟიმში, როდესაც ნაჩვენებია მოკლე ინფორმაცია დოკუმენტების შესახებ (ნახ. 8), რომლითაც მათი დახარისხება შესაძლებელია.

ბრინჯი. 7. მოძებნეთ დოკუმენტები Archivist 3000 გარემოში

ბრინჯი. 8. ძიების შედეგების წარმოდგენის ვარიანტები
"არქივარიუს 3000"-ში

სტანდარტული დოკუმენტების შევსება

სტანდარტული დოკუმენტების მომზადება იკავებს იმ მომხმარებლების დროის მნიშვნელოვან ნაწილს, რომლებიც თავიანთი მოვალეობების ფარგლებში მონაწილეობენ სხვადასხვა დოკუმენტაციის მომზადებაში სადაზღვევო კომპანიებში, ბანკებში, სანოტარო ბიუროებში, სხვადასხვა სახის მომსახურების მიმწოდებელ კომპანიებში და ა.შ. როგორც წესი, ასეთი დოკუმენტები იქმნება ტექსტში Word რედაქტორითავდაპირველად შემუშავებულ საბაზისო დოკუმენტებზე დაყრდნობით, რომლებშიც ზოგიერთი ცვლადი ინფორმაცია უბრალოდ ჩანაცვლებულია. ამაში არაფერია რთული, მაგრამ დოკუმენტაციის დიდი მოცულობით, შეცდომები გარდაუვალია - შეგიძლიათ, მაგალითად, შემთხვევით შეიყვანოთ მონაცემები არასწორ ადგილას, სადაც ის უნდა იყოს, ან წაშალოთ დოკუმენტის რამდენიმე სიტყვა და ა.შ. აქედან გამომდინარე, სასურველია, რომ მხოლოდ ის ველები, რომლებშიც მონაცემები უნდა იყოს შეყვანილი, ღია იყოს შეყვანისთვის და ყველა სხვა ტექსტი დაიბლოკოს. დეველოპერებმა მიიღეს შესაძლებლობა შექმნან ასეთი დოკუმენტები Word-ში. საკმარისია შემუშავდეს შაბლონების სერია ორგანიზაციაში გამოყენებული ყველა სტანდარტული დოკუმენტისთვის, თითოეული შაბლონისთვის მუდმივი მონაცემების შეცვლის აკრძალვისთვის (ბრძანება ინსტრუმენტები -> დაცვის დაყენება -> ნებისმიერი ცვლილების აკრძალვა ფორმის ველებში მონაცემების შეყვანის გარდა) და მოამზადეთ მომხმარებლები შაბლონების გამოყენებით დოკუმენტების შესაქმნელად. სტანდარტული დოკუმენტებისთვის, სადაც შედარებით მცირე ცვლადი ინფორმაციაა, ასეთი შაბლონები სავსებით საკმარისი იქნება დოკუმენტის მომზადების პროცესის საგრძნობლად დასაჩქარებლად და შეცდომების რისკის შესამცირებლად.

თუმცა, პრაქტიკაში გამოიყენება მრავალი სტანდარტული დოკუმენტი, რომლებშიც ცვლადი ინფორმაცია იკავებს მოცულობის ნახევარს, ხოლო ზოგიერთი ცვლადი მონაცემი რამდენჯერმე მეორდება ამა თუ იმ ფორმით (ნახ. 9) - მაგალითად, სრული სახელი. სხვადასხვა შემთხვევაში, შეყვანილი თარიღების ან თანხების სიტყვები და ა.შ. ამ შემთხვევაში, Word-ის შაბლონების გამოყენება დიდად არ დაგვეხმარება, რადგან დოკუმენტების შევსება შაბლონების გამოყენებითაც კი დიდ დროს მიიღებს, რადგან ყველა ცვლადი მონაცემი ხელით უნდა შეიყვანოთ.

ბრინჯი. 9. დიდი მოცულობის დოკუმენტის მაგალითი
ცვლადი ინფორმაცია

სტანდარტული დოკუმენტების მომზადების კიდევ ერთი მახასიათებელია - ხშირად საჭიროა არა ერთი დოკუმენტის მომზადება, არამედ რამდენიმე ერთდროულად (მაგალითად, დეპოზიტარის გახსნის შესახებ საბანკო ხელშეკრულების გასაფორმებლად, საჭიროა სამი ან ოთხი ტიპის ხელშეკრულება. ხელმოწერა). ამრიგად, ერთი და იგივე ინფორმაცია უნდა იყოს შეტანილი სხვადასხვა დოკუმენტში, რასაც ასევე დიდი დრო სჭირდება და შეცდომის დაშვების ალბათობა შესაბამისად იზრდება. თქვენ შეგიძლიათ მოამზადოთ ასეთი დოკუმენტები ბევრად უფრო სწრაფად, სპეციალიზებული აპლიკაციების გამოყენებით, რომლებიც შექმნილია სტანდარტული დოკუმენტების მომზადების პროცესის ავტომატიზაციისთვის, როგორიცაა AutoDoc ან Blitz Document. ეს აპლიკაციები ასევე ეფუძნება შაბლონების გამოყენებას, რომლებიც, ჩვეულებრივი Word-ის შაბლონებისგან განსხვავებით, არა მხოლოდ საშუალებას გაძლევთ შეიყვანოთ მონაცემები ამისთვის გათვალისწინებულ ველებში (რისთვისაც მომხმარებელმა უნდა შეავსოს ფორმების ნაკრები მონაცემებით), არამედ ასევე შეუძლია შეყვანილი მონაცემების დაპროგრამებული ტრანსფორმაცია, მაგალითად, შეუძლია შეცვალოს რიცხვები სიტყვებში, სიტყვების და ფრაზების დაკლება გრამატიკული შემთხვევების მიხედვით და ა.შ. შედეგად, საჭირო დოკუმენტები სწრაფად ივსება და შეცდომების რაოდენობა, რაც შეიძლება დაშვებული იყოს, სიდიდის რიგით ნაკლებია, ვიდრე ტრადიციულად Word-ში მომზადებისას. გარდა ამისა, სტანდარტული დოკუმენტების შექმნა სპეციალიზებული გადაწყვეტილებების საშუალებით ასევე მიმზიდველია, რადგან ყველა შექმნილი დოკუმენტი ავტომატურად კატალოგდება და მომავალში რომელიმე მათგანის პოვნა პრობლემას არ წარმოადგენს და მომხმარებელს არ მოეთხოვება დოკუმენტის მომზადების სირთულეების ცოდნა, რადგან ყველა იურიდიული ნიუანსი უკვე გათვალისწინებულია შაბლონებში.

AutoDoc 1.2

დეველოპერი: EleWise

განაწილების ზომა: 6 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 2000/XP/2003

განაწილების მეთოდი: shareware (ფუნქციურად შეზღუდული დემო ვერსია - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

ფასი:"AvtoDoc-Personal" - 1980 რუბლი, "AvtoDoc-Server" - 2980 რუბლი, "AvtoDoc-Client" - 1490 რუბლი.

"AutoDoc" არის პროგრამა, რომელიც საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზირდეთ და დააჩქაროთ სტანდარტული დოკუმენტების შევსების პროცესი MS-ის გამოყენებით შექმნილი დოკუმენტების გამოყენებით. Word-ის შაბლონებიდა ამ შაბლონების გამოყენებით გაკეთებული დოკუმენტებისა და ჩანაწერების არქივის შენარჩუნება. მასში ახალი დოკუმენტების გენერირების პროცესი უკიდურესად ავტომატიზირებულია - უბრალოდ აირჩიეთ სასურველი ბიზნეს სცენარი სცენარების ზოგადი სიიდან (ბიზნეს სცენარი არის მორგებული შაბლონი) და შეავსეთ შეყვანის ფორმა საჭირო მონაცემებით (ნახ. 10). შექმნილი დოკუმენტის ნახვა, შენახვა, დაბეჭდვა ან გახსნა შესაძლებელია Word-ში შემდგომი რედაქტირებისთვის.

ბრინჯი. 10. დოკუმენტის შექმნა „AutoDoc“ სკრიპტის გამოყენებით

ჩაშენებული სკრიპტების რაოდენობა მცირეა (ნახ. 11), მაგრამ შეიძლება გაფართოვდეს მორგებული სკრიპტებით, რომელთა შექმნის პროცესი დეტალურად და ნათლად არის წარმოდგენილი დახმარებაში და სრულად კონტროლდება ოსტატის მიერ და, შესაბამისად, ხელმისაწვდომია მომხმარებლების უმეტესობა. ახალი სკრიპტის შემუშავება მოიცავს ხუთი ნაბიჯის შესრულებას: სკრიპტის სახელის შეყვანა, შაბლონის შექმნა, ცვლადების განსაზღვრა, სკრიპტის დაყენება და ტესტირება და შემდგომი რედაქტირებისთვის შენახვა (ნახ. 12). ერთი შეხედვით, შაბლონის მომზადებამ შეიძლება გამოიწვიოს გარკვეული სირთულეები, რადგან ის ხელით უნდა შეიქმნას Word-ში და ეს მოითხოვს სკრიპტირების ენის ცოდნას. მაგრამ პრაქტიკაში ყველაფერი ბევრად უფრო მარტივია - საკმარისია გავიგოთ, რომ ცვლადები შეყვანილია ხვეული ფრჩხილებში და მათ წინ არის განთავსებული ყველა სხვა ტექსტი ჩვეული წესით (ნახ. 13). ახალი შაბლონების შექმნა შესაძლებელია არა მხოლოდ ნულიდან, არამედ არსებული შაბლონების ან მზა დოკუმენტების საფუძველზე - პირველ შემთხვევაში, თქვენ უბრალოდ უნდა შეცვალოთ სკრიპტის პარამეტრები და შეამოწმოთ იგი შეცვლილი პარამეტრებით, ხოლო მეორეში, გახსნათ მზა დოკუმენტი, შეცვალეთ ინფორმაცია ცვლადებით და მიუთითეთ პროგრამა შაბლონად. ცვლადები შეიძლება იყოს რამდენიმე ტიპის, მათ შორის, რომლებიც საშუალებას იძლევა:

შეიყვანეთ მონაცემები ერთდროულად რამდენიმე ველში: სრული სახელი, პასპორტის მონაცემები, ორგანიზაციის დეტალები და ა.შ.;
აირჩიეთ ცვლადი მნიშვნელობა მნიშვნელობების სიმრავლიდან;
შეასრულეთ სხვადასხვა ოპერაციები და გარდაქმნები: გამოთვალეთ რიცხვის პროცენტი ან თანხის დღგ, გადააქციეთ რიცხვი სტრინგად, შეიყვანეთ მიმდინარე თარიღი და ა.შ.;
მიუთითეთ სიტყვა ან ფრაზა კონკრეტულ შემთხვევაში და ა.შ.

AutoDoc ბიზნეს სცენარების მიხედვით შექმნილი დოკუმენტები ინახება მკაფიოდ სტრუქტურირებული ჩანაწერების სახით და, შესაბამისად, ნებისმიერ დროს შეგიძლიათ იპოვოთ სასურველი დოკუმენტი გაფილტვრით ან ძიებით, დაათვალიეროთ, დაბეჭდოთ, განაახლოთ ან წაშალოთ იგი.

ბრინჯი. 11. "AutoDoc" ფანჯარა ჩაშენებული ჯგუფების სიით
ბიზნეს სცენარები

ბრინჯი. 12. ახალი სკრიპტის შემუშავება AutoDoc-ში

ბრინჯი. 13. შაბლონის ტექსტის მაგალითი „AutoDoc“,
რომელშიც ჩნდება ოთხი ცვლადი: "რიცხვი",
"თვე", "ორგანიზაცია" და "სრული სახელი"

პროგრამა მოწოდებულია ორი ვერსიით: ერთჯერადი - "AvtoDoc-Personal" და მრავალ მომხმარებლის (ქსელი), წარმოდგენილია ორი მოდულით - "AvtoDoc-Server" და "AvtoDoc-Client". ერთი მომხმარებლის ვერსიაში, სისტემის ყველა კომპონენტი მდებარეობს ლოკალური კომპიუტერი, ხოლო სკრიპტების, შაბლონების და ჩანაწერების მრავალ მომხმარებლის მონაცემთა ბაზაში დაინსტალირებულია სერვერზე, ხოლო მომხმარებლის კომპიუტერებზე დაინსტალირებულია მხოლოდ კლიენტის ნაწილი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გამოიყენოთ სერვერზე შენახული ყველა AutoDoc მასალა.

ბლიცის დოკუმენტი 3.4.1

დეველოპერი: BlitzSoft

განაწილების ზომა: 991 კბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

განაწილების მეთოდი: shareware (ფუნქციურად შეზღუდული დემო ვერსია - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

ფასი: 500 რუბლი.

Blitz Document არის კომპაქტური პროგრამა სტანდარტული დოკუმენტების ავტომატურად შესაქმნელად სკრიპტის შაბლონების გამოყენებით. ის საშუალებას გაძლევთ სწრაფად შექმნათ დოკუმენტები ჩაშენებული შაბლონების საფუძველზე, რომელთა რაოდენობა 30-ზე მეტია (ნახ. 14), ან მორგებული სკრიპტები, რომლებიც შეიძლება შემუშავდეს ჩაშენებული შაბლონების ან ცარიელი განლაგების საფუძველზე. დოკუმენტის შექმნას მიერ მზა სკრიპტიუკიდურესად მარტივი - უბრალოდ აირჩიეთ სკრიპტის ტიპი და მიჰყევით ოსტატის მითითებებს, რომელიც კეთილსინდისიერად გაუძღვება მომხმარებელს დოკუმენტის მომზადების ყველა ეტაპს (ნახ. 15). დასრულებული დოკუმენტის ნახვა, დაბეჭდვა, რედაქტირება შესაძლებელია ჩაშენებულ ტექსტურ რედაქტორში (როგორც ცვლადი, ასევე მუდმივი მონაცემები შეიძლება გამოსწორდეს) ან გახსნა რედაქტირებისთვის Word-ში.

ბრინჯი. 14. ჩაშენებული Blitz Document სკრიპტების სია

ბრინჯი. 15. სკრიპტირებული დოკუმენტის შექმნა
ბლიცის დოკუმენტი

შექმნილი შაბლონების შემუშავება გარკვეულწილად უფრო რთულია, მაგრამ ასევე იქნება მომხმარებლების უმეტესობის შესაძლებლობებში. მართალია, ამ ფუნქციის დაუფლებას გარკვეული დრო დასჭირდება, რადგან, სამწუხაროდ, პროგრამაში შემავალი საცნობარო ინფორმაცია განკუთვნილია საკმარისად გაწვრთნილი მომხმარებლებისთვის (ის ძალიან მწირია და არ შეიცავს რაიმე ილუსტრაციებს ან მაგალითებს). ტექნიკურად, ახალი შაბლონის შექმნა შედგება ორი ეტაპისგან: ჩაშენებული შაბლონის ან განლაგების შერჩევა, რომლის საფუძველზეც შემუშავდება ახალი შაბლონი და მასში შემავალი მუდმივი და ცვლადი მონაცემების თანმიმდევრული კორექტირება (ნახ. 16). მუდმივი მონაცემები შეყვანილია მისი რეალური სახით, მაგრამ არა უშუალოდ ტექსტში, არამედ მეშვეობით დიალოგური ყუთები. ცვლადის ინფორმაცია ასევე რეგულირდება დიალოგის დროს და აღარ არის შეყვანილი პირდაპირ, მაგრამ ჩანაცვლებულია ცვლადებით ველური ეტიკეტებით, რომლებიც შექმნილია პროგრამაში გამოყენებული სკრიპტის აღწერის ენის გათვალისწინებით. სკრიპტებს შეუძლიათ არა მხოლოდ აჩვენონ დოკუმენტის გენერირებისას შეყვანილი ტექსტი, არამედ შეცვალონ იგი მონაცემთა ჩანაცვლების ან ტრანსფორმაციის ბრძანებების სისტემის გამოყენებით. მაგალითად, მოცემულია:

ბრინჯი. 16. განლაგების მიხედვით ახალი შაბლონის შემუშავება
ბლიც დოკუმენტში

სიტყვებისა და ფრაზების დაქვეითება გრამატიკული შემთხვევების მიხედვით;
რიცხვების სტრინგებად გადაქცევა;
კალენდარული თარიღების სტრინგებად გადაქცევა;
იურიდიულ და საქმიან დოკუმენტებში გამოყენებული ნებისმიერი გამოთვლების განხორციელება;
ტექსტის შეცვლა შეყვანილი მონაცემების მნიშვნელობიდან გამომდინარე და ა.შ.

Blitz Document-ის გამოყენებით შექმნილი დოკუმენტები ინახება სტრუქტურირებულ ბუღალტრულ ჟურნალებში - ეს საშუალებას გაძლევთ სწრაფად გადახვიდეთ დოკუმენტაციაში და თითქმის მყისიერად მიიღოთ წვდომა საჭირო მასალებზე, მაგალითად, მათი დაბეჭდვის მიზნით. გარდა ამისა, დოკუმენტები შეიძლება დაჯგუფდეს ვირტუალურ ფაილებად, რაც მოსახერხებელია მონაცემთა ბაზაში არსებულ კონკრეტულ საგანთან ან ობიექტთან დაკავშირებულ მასალებზე სწრაფი წვდომისთვის.

OCR ტექსტი სკანირებულ დოკუმენტებში

მომხმარებლებს, რომლებსაც ხშირად უწევთ ქაღალდის დოკუმენტების (წიგნის, გაზეთის, ჟურნალის ან ფაქსის გვერდები) გადაყვანა ელექტრონულ რედაქტირებად ფორმატში, არ შეუძლიათ სიმბოლოების ამოცნობის სისტემა, ან OCR (ოპტიკური სიმბოლოების ამოცნობა) სისტემა, რომელიც შექმნილია ტექსტის ავტომატურად შეყვანისთვის ქაღალდის დოკუმენტებიდან. კომპიუტერში. თეორიულად, შეგიძლიათ გამოიყენოთ FineReader პროგრამა ABBYY-დან ან CuneiForm Cognitive Technologies-დან - ორივე საიმედოა ექსპლუატაციაში და აქვს მაღალი ამოცნობის სიზუსტე. მაგრამ FineReader პაკეტს აქვს გამარტივებული და ხელმისაწვდომი ვერსია სახლის მომხმარებლებისთვის ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, რაც მას უფრო მიმზიდველს ხდის ფართო აუდიტორიისთვის.

ABBYY FineReader 8.0

დეველოპერი: ABBYY პროგრამული უზრუნველყოფა

განაწილების ზომა: 40.5 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

განაწილების მეთოდი: shareware (არ არსებობს FineReader Home Edition-ის დემო ვერსია, FineReader Professional Edition-ის ფუნქციურად შეზღუდული დემო ვერსია - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

ფასი: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader არის იდეალური გადაწყვეტა დოკუმენტების ამოცნობისთვის, რომლებშიც არა მხოლოდ ტექსტი, არამედ დიზაინიც არის აღიარებული, რაც უზრუნველყოფს ცხრილების, სურათების და ტექსტის სვეტებად დაყოფის ზუსტ გადაცემას (ნახ. 17). პროგრამა მარტივი გამოსაყენებელია, შეუძლია ამოიცნოს მრავალენოვანი (მხარდაჭერილია 179 ენა) და მრავალგვერდიანი დოკუმენტები. შესაძლებელია მთელი დოკუმენტის ან მისი ცალკეული გვერდების ამოცნობა. შედეგი შეიძლება შენახული იყოს ერთ-ერთ ჩვეულებრივ ფორმატში: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ან PDF. შესაძლოა ნაბიჯ-ნაბიჯ შენახვაამოცნობის შედეგები შეცდომების აღმოსაფხვრელად. განხორციელდა ამოცნობის შედეგების ექსპორტი პირდაპირ Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect და Adobe Acrobat. ჩაშენებული მართლწერის შემმოწმებელი (36 ენაზე) დაგეხმარებათ დააჩქაროს შედეგის შემოწმება, ხოლო Microsoft Word-თან ინტეგრაცია საშუალებას გაძლევთ დარეკოთ პროგრამა პირდაპირ Word-იდან, ტექსტთან მუშაობისგან განშორების გარეშე.

ბრინჯი. 17. დოკუმენტის ამოცნობის შედეგი
ABBYY FineReader Home Edition-ში

პროგრამა წარმოდგენილია ორი ვერსიით: FineReader Home Edition, შექმნილია დამწყებთათვის და FineReader Professional Edition, რომელიც განკუთვნილია პროფესიონალებისთვის. პროფესიონალური ვერსია საშუალებას გაძლევთ მართოთ ამოცნობის პარამეტრები (შეცვალეთ რეჟიმი, შეასრულეთ ამოცნობა ვარჯიშით) და აქვს ამოცნობის ფუნქციების უფრო მდიდარი ნაკრები (PDF ფაილების ამოცნობა, ციფრული კამერით გადაღებული ტექსტები და ა.შ.). გარდა ამისა, Professional Edition გთავაზობთ უფრო მეტს სხვადასხვა ფორმატშიშენახვა, დაემატა შტრიხკოდების ამოცნობის და ეკრანის ანაბეჭდების სწრაფად ამოცნობის შესაძლებლობა Screenshot Reader პროგრამის გამოყენებით.

დოკუმენტების კონვერტაცია PDF ფორმატში

ყველა ტექნიკური დოკუმენტაცია მოწოდებულია დღეს PDF ფორმატში, დოკუმენტების სანახავად, რომლებშიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ უფასო კომუნალური Adobe Acrobat Reader. მაგრამ საკმაოდ ხშირად საჭიროა PDF ფაილების ფრაგმენტების გამოყენება საკუთარი დოკუმენტების მომზადებისას ან PDF ფორმატში მასალების რედაქტირებისას (მაგალითად, სტატია, კონტრაქტი, მოხსენება და ა.შ.). პირველ შემთხვევაში, თქვენ დაგჭირდებათ ტექსტის და/ან სურათების ფრაგმენტების ამოღება PDF ფაილებიდან (თეორიულად, ეს შეიძლება გაკეთდეს Acrobat Reader-ის ჩაშენებული ინსტრუმენტების გამოყენებით, მაგრამ ძალიან უღიმღამო შედეგებით). მეორე შემთხვევაში, თქვენ მოგიწევთ PDF დოკუმენტების გადაყვანა რედაქტირებად ფორმატში (მაგალითად, Word ფორმატში) ორიგინალური დოკუმენტის დიზაინის შენარჩუნებით, რაც არც კი არის გათვალისწინებული Acrobat Reader-ში. ასეთ შემთხვევებში ისინი სამაშველოში მოვლენ სპეციალური კომუნალური საშუალებები, რომელთაგან ყველაზე მიმზიდველია ABBYY PDF Transformer და PDF2Word პაკეტები (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). ჩვენ გადავხედავთ პირველ მათგანს - თუმცა უფრო ძვირია, მას აქვს რუსულენოვანი ინტერფეისი და საშუალებას გაძლევთ გადაიყვანოთ PDF ფაილები რამდენიმე რედაქტირებად ფორმატში და სწორად ამოიცნოთ არა მხოლოდ ინგლისური, არამედ რუსული ტექსტიც.

ABBYY PDF Transformer 2.0

დეველოპერი: ABBYY პროგრამული უზრუნველყოფა

განაწილების ზომა: 52 მბ

მუშაობა კონტროლის ქვეშ: Windows 2000 (SP2 ან უფრო მაღალი)/XP/Server 2003

განაწილების მეთოდი: shareware (15 დღიანი დემო ვერსია - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

ფასი: 1490 რუბლი.

ABBYY PDF Transformer - პროგრამა PDF დოკუმენტების ფორმატებად გადაქცევისთვის Microsoft-ის დოკუმენტები Word (სურ. 18), Excel, ასევე HTML და TXT ფაილები. პაკეტს აქვს ინტუიციური ინტერფეისი და ძალიან მარტივი გამოსაყენებელია, ამიტომ ახალბედა მომხმარებლებიც კი შეძლებენ მის დაუფლებას.

ABBYY PDF Transformer-ს შეუძლია ნებისმიერი PDF ფაილის კონვერტაცია, მათ შორის ფაილების ტექსტური ფენის გარეშე (ასეთი ფაილები ყველაზე ხშირად მიიღება სკანირებული დოკუმენტებიდან და წარმოადგენს ტექსტის სურათს) და სწორად ამუშავებს PDF ფაილებს, რომლებიც შეიცავს მხარდაჭერილი ენების (მათ შორის რუსული და ინგლისური). პროგრამა ზუსტად ინახავს საწყისი დოკუმენტის დიზაინს (სურათები, ცხრილები, სვეტების განლაგება, ბმულები) და საშუალებას გაძლევთ მართოთ კონვერტაციის და შენახვის პარამეტრები. მაგალითად, შეგიძლიათ მკაფიოდ განსაზღვროთ ის სფეროები, რომლებიც პროგრამამ უნდა აღიქვას როგორც ტექსტი ან სურათი (რაც მნიშვნელოვანია რთული დიზაინის PDF ფაილებისთვის), შეინახეთ მზა დოკუმენტი იგივე დიზაინით, როგორც ორიგინალში, ან სვეტად. ტექსტი (სურათებით ან მის გარეშე - სურვილისამებრ) და ა.შ. საჭიროების შემთხვევაში შესაძლებელია ცალკეული გვერდების ან თუნდაც მათი ფრაგმენტების შერჩევითი კონვერტაცია. გარდა ამისა, ABBYY PDF Transformer-ს ასევე შეუძლია შეასრულოს საპირისპირო კონვერტაცია, რაც საშუალებას გაძლევთ შექმნათ PDF ფაილები Microsoft Word დოკუმენტებიდან, Excel ცხრილები, PowerPoint პრეზენტაციები, Visio დიაგრამები და HTML ფაილები, ისევე როგორც თითქმის ნებისმიერი აპლიკაციიდან, რომელიც მხარს უჭერს დოკუმენტის ბეჭდვას (ეს განხორციელებულია PDF-XChange ვირტუალური პრინტერი ABBYY PDF Transformer 2.0-ისთვის).

დოკუმენტის ორგანიზაცია

მომხმარებლებმა, რომლებსაც უწევთ საქმე ელექტრონულ დოკუმენტების დიდ რაოდენობასთან, კარგად იციან სიტუაცია, როდესაც კატალოგებისა და ქვეცნობარების მკაცრი სისტემის მიუხედავად, სწორი დოკუმენტის პოვნას დიდი დრო სჭირდება. ამ პრობლემის გადაჭრის ერთ-ერთი ვარიანტია სპეციალური კატალოგის პროგრამის გამოყენება, რომლის მთავარი ამოცანაა მონაცემების ორგანიზება და დახარისხება, რაც საბოლოო ჯამში უზრუნველყოფს საჭირო ინფორმაციის სწრაფ ძიებას. ბაზარზე არსებობს ასეთი კატალოგების უზარმაზარი მრავალფეროვნება და ყველა მათგანი ორიენტირებულია დისკების, საქაღალდეების და ფაილების, ან რაიმე უაღრესად სპეციალიზებული ინფორმაციის კატალოგირებაზე (ფილმები, მონეტები, მარკები და ა.შ.). ნებისმიერი უნივერსალური კატალოგერი, რომელიც გაძლევს სხვადასხვა ტიპის საქაღალდეების და ფაილების კატალოგიზაციის საშუალებას, შესაფერისია დოკუმენტების კატალოგიზაციისთვის. ასეთ გადაწყვეტილებებს შორის საუკეთესოა WhereIsIt პაკეტი (http://www.whereisit-soft.com/), მაგრამ ის საკმაოდ ძვირია და მისი შესაძლებლობები აშკარად ზედმეტია ბევრი მომხმარებლისთვის. ადამიანების უმეტესობისთვის WinCatalog Standard პაკეტის გამოყენება საკმარისი იქნება.