ბიზნეს ელფოსტის დაწერის წესები. საქმიანი მიმოწერის ეთიკა

საქმიანი წერილი არის გამგზავნის, მისი სავიზიტო ბარათის, ასევე კომპანიის იმიჯისა და რეპუტაციის ერთგვარი ფსიქოლოგიური პორტრეტი. როგორ დავიცვათ თავი ამ ყველაფერზე უარის თქმისგან, ჩვენს სტატიაშია.

ტატიანა ნიკოლაევა,

მოსკოვის მოლაპარაკებების სასწავლო ცენტრში ბიზნეს ეტიკეტის წამყვანი ექსპერტი

წესები ელექტრონული მიმოწერა ამისთვის საქმიანი ხალხი– ეს არის ერთგვარი ინსტრუმენტი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ „დაიჭიროთ კომპანიის სახე“ და ასახოთ მისი იმიჯი პარტნიორებთან ურთიერთობაში. რა არის ბიზნეს ელ. მიმოწერის ძირითადი წესები, რომლებიც უნდა გაითვალისწინონ მოვაჭრეებმა? მოდით უფრო ახლოს მივხედოთ, რადგან ეს მართლაც დიდ როლს თამაშობს.

წესი 1: მიუთითეთ წერილის თემა

ამ კრიტერიუმით დაკავებული ადამიანი წყვეტს რომელი წერილი გახსნას პირველმა. გარდა ამისა, ელექტრონული მიმოწერის ეს წესი თანამოსაუბრეს საშუალებას აძლევს მიმოწერის ნაკადს შორის იპოვოთ სასურველი ასო. მაგალითად, მოსახერხებელია ელ.წერილების მიღება, რომელთა თემის ხაზები ასახავს ერთი და იმავე პროცესის სხვადასხვა ორგანიზაციულ ასპექტს.

მაგალითად: „მონაწილის დოკუმენტების პაკეტი“, „გამოფენაში მონაწილეობის გადახდის ინვოისი“, „შენიშვნა გამოფენის მონაწილეს“, „გამოფენის პავილიონების განლაგების სქემა“ და ა.შ. გამოფენა“, ვრცელ მიმოწერაში საჭირო წერილის პოვნა გაცილებით რთული იქნებოდა.

წესი 2. არ დაივიწყოთ მისამართი და მისალმება

სწორედ აქედან უნდა დაიწყოს წერილი. უმჯობესია ამის გაკეთება შემდეგი ფორმით: ”დილა მშვიდობისა, ადრესატის სახელი (პატრონიმი). "Good Day!"-ის მოცულობითი დიზაინი! ჯობია არ გამოიყენო. ასევე არასწორია შემდეგი ფორმულირების მითითება: „გამარჯობა, ბატონო ივანოვი“. ბიზნეს გარემოში ჯანმრთელობაზე არ საუბრობენ. თუ წერილი მიმართულია ადამიანთა ჯგუფს, შეგიძლიათ გამოიყენოთ კოლექტიური სიტყვა: „ძვირფასო ბატონებო!“ ან "კოლეგებო!" დაკავშირების გარეშე შეგიძლიათ გააკეთოთ მხოლოდ ინტენსიური მიმოწერის შემთხვევაში კითხვა-პასუხის რეჟიმში, როგორც სკაიპზე კომუნიკაციისას.

ფრაზები, რომლებიც არ უნდა იქნას გამოყენებული მიმოწერაში

თუ ელფოსტა არის თქვენი ორგანიზაციისთვის წამყვანის წარმოქმნის მნიშვნელოვანი არხი, აი 11 ფრაზა, რომლის სასწრაფოდ მოშორებას გვირჩევენ ჟურნალ "კომერციული დირექტორის" რედაქტორები.

წესი 3. გახსოვდეთ, რომ ლაკონურობა ნიჭის დაა

თუ წერილის თემა მოითხოვს განმარტებას და დეტალებს, მიუთითეთ საჭირო პარამეტრები. თუმცა, არ დაასხით ბევრი წყალი ამაზე; იდეალური ვარიანტი იქნება პატარა წერილი, რომელშიც ეთანხმებით ადრესატს სატელეფონო საუბარიან შეხვედრა, სადაც შეგიძლიათ განიხილოთ ყველა დეტალი.

წესი 4. წერის სტილი – საქმიანი, ტონი – ნეიტრალური

პირისპირ კომუნიკაციისა და სატელეფონო საუბრებისგან განსხვავებით, სადაც თქვენ გაქვთ სკრიპტი, თქვენი მიმღები არა მხოლოდ არ გხედავთ, არამედ არც გესმით. თქვენ არ შეგიძლიათ შეავსოთ თქვენი სიტყვები სახის გამონათქვამებით, ინტონაციით ან სხვა არავერბალური სიგნალებით. ამიტომ, მკაცრად დაიცავით საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის ეს წესი. მაგალითად, საუბარში, გარკვეული ინტონაციით წარმოთქმული ფრაზა "კიდევ რა გჭირდება ჩემგან?" გამოხატავს სურვილს იცოდეს პასუხისმგებლობების ან მოქმედებების მთელი სია. ხოლო წერილობითი ფორმით შეიძლება ასე იკითხებოდეს: „რამდენით დამიტვირთავ? გქონდეთ სინდისი!”

ამიტომ, თუ მზად ხართ შემდგომი მოქმედებისთვის, უმჯობესია გამოიყენოთ ეს წესი მიმოწერისთვის ელ. დაწერეთ ასე: „სხვაგვარად როგორ ვიყო სასარგებლო/სასარგებლო?“ თუ არ გაქვთ სურვილი მონაწილეობა მიიღოთ შემდგომ პროცესში, ეს სწორად უნდა თქვათ. მაგალითად, ასე: „კოლეგებო, სხვა პროექტზე ჩემი მაღალი დატვირთვის გათვალისწინებით, მადლობელი ვიქნები, თუ...“ და შემდეგ აღწერეთ თქვენი სურვილები: „გამათავისუფლეთ ამ პროექტზე შემდგომი მუშაობისგან“, „დამიწერეთ პასუხისმგებლობის სრული სპექტრი, რათა შევძლო ჩემი სამუშაოს დაგეგმვა“. ამავდროულად, მნიშვნელოვანია გავითვალისწინოთ დაქვემდებარება: თუ მიმოწერა გაქვთ თქვენს მენეჯერთან, შეამოწმეთ მასთან ამ სამუშაოს პრიორიტეტი.

წესი 5. ტექსტში სმაილიკების რაოდენობის დოზირება

ეს არის ბიზნესმენებს შორის ელექტრონული მიმოწერის ფუნდამენტური წესი. ზოგიერთი კომპანია მკაცრად კრძალავს სმაილიკების გამოყენებას. თუ თქვენი ორგანიზაცია არ არის ერთ-ერთი მათგანი, გამოიყენეთ ეს ხატები, მაგრამ ძალიან ფრთხილად. ყოველივე ამის შემდეგ, „სმაილიკები“ არის ემოციების სიმბოლოები, რომლებიც დოზირებას საჭიროებს ბიზნეს გარემოში. წერილში ერთი ხატი საკმარისია იმისათვის, რომ თანამოსაუბრემ გაიგოს თქვენი ემოციები. ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის ეს წესი ასევე ვრცელდება Skype-სა და ICQ-ზე საქმიანი კომუნიკაციისთვის.

წესი 6. არ დაივიწყოთ ელექტრონული ხელმოწერა

ნებისმიერი (არა მხოლოდ პირველი) წერილის ბოლოს უნდა იყოს ხელმოწერა, რომელიც შეიცავს გამგზავნის სახელს და პოზიციას, მის სამუშაო კონტაქტებს და კომპანიის ლოგოს. ეს არის კარგი ფორმა და კორპორატიული კულტურის არსებობის მაჩვენებელი.

წესი 7. ხელახლა წაიკითხეთ წერილი გაგზავნამდე. შეასწორეთ შეცდომები და შეცდომები

დაუდევრობა არ არის საუკეთესო ხარისხისაქმიანი ადამიანისთვის.

წესი 8. მიმოწერაზე პასუხი 24 საათის განმავლობაში

თუ მეტი დრო გჭირდებათ, ამის შესახებ უნდა დაწეროთ 24 საათის განმავლობაში. გაგზავნის შემდეგ, კარგი იქნებოდა, დაუკავშირდით წერილის მიმღებს და დარწმუნდეთ, რომ მან მიიღო იგი და როდის უნდა ველოდოთ მისგან პასუხს.

წესი 9. დაადასტურეთ ელ.ფოსტის მიღება დანართებით

შეამოწმეთ, სწორად იხსნება თუ არა. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ კომპანიის აღმასრულებლებმა არ უნდა გაუგზავნონ მათ რაიმე სარეკლამო შეთავაზება ან ბმული (თუ ისინი არ არიან განხილვის საგანი).

უმჯობესია ასეთი წერილები გაყიდვების მენეჯერის სახელით გაგზავნოთ შესაბამისი შეტყობინებით წერილის ტანში.

წესი 10. მიმოწერა მთავრდება იმით, ვინც დაიწყო

ბოლო წერილი იგზავნება მიმოწერის ინიციატორის მიერ. მაშინაც კი, თუ ყველა საკითხი უკვე განხილულია, მისწერეთ პარტნიორს მადლიერების სიტყვები ეფექტური თანამშრომლობისა და სწრაფი რეაგირებისთვის. დასასრულს შეიძლება გინდოდეს კარგი განწყობადა პროდუქტიული კვირა. თუმცა, მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ გაქვთ ახლო და გრძელვადიანი ურთიერთობა მიმღებთან. ყველა სხვა შემთხვევაში, უმჯობესია მიუთითოთ: "საუკეთესო სურვილებით".

ვინც ცდილობს საქმიან წრეებში ღირსეულად გამოიყურებოდეს, ყოველთვის იყენებს. და მას ყოველთვის ახსოვს მთავარი - ელფოსტამ არ უნდა შელახოს არც ადრესატი, არც კომპანიის რეპუტაცია, რომლის წარმომადგენელიც არის და არც საქმიანი იმიჯი.

ბიზნეს ელექტრონული მიმოწერის სწორად და კომპეტენტურად წარმართვის უნარი თანამედროვე მენეჯერის იმიჯის მთავარი კომპონენტია. ეს არის როგორც ზოგადი კულტურული დონის ნიშანი, ასევე პიროვნული პროფესიონალიზმის მაჩვენებელი. იმის მიხედვით, თუ როგორ შეუძლია ადამიანს თავისი აზრების ჩამოყალიბება და ფორმალიზება, შეიძლება დამაჯერებლად განსაჯოს მისი დამოკიდებულება სხვების მიმართ და პირადად საკუთარი თავის მიმართ. დაუდევრად დაწერილმა ელფოსტამ შეიძლება ადვილად გაანადგუროს ავტორის საქმიანი რეპუტაცია პარტნიორებისა და კოლეგების თვალში.

საქმიანი მიმოწერის წესები ელექტრონული ფოსტით

2. ნათლად გესმოდეთ, ვის არის მიმართული თქვენი მესიჯი და ვისთვის შეიძლება იყოს მასში მოცემული ინფორმაცია. ვის არის თქვენი წერილი მიმართული? კლიენტს? პარტნიორს? კოლეგა? ქვეშევრდომს? უფროსს? გრაფაში „to“ მიეთითება ადრესატი, „ასლი“ – დაინტერესებულები. არასოდეს გაუგზავნოთ ზედმეტი ასლები, განსაკუთრებით თქვენს უფროსს. თუ მესამე მხარეები ნახსენებია ელ.ფოსტაში, მაშინ ისინი ასევე ჩვეულებრივ შედიან სვეტში "ასლი".

3. ჩამოაყალიბეთ შეტყობინების მიზანი თქვენთვის. რა მიზანს უსახავთ საკუთარ თავს: რის მიღწევას ცდილობთ თქვენი წერილის მკითხველისგან? რა რეაქციას ელით? მიმღებმა, როდესაც წაიკითხა თქვენი შეტყობინება, დაუყოვნებლივ უნდა გაიგოს რა გჭირდებათ მისგან. ელექტრონული მიმოწერის წარმოების წესები:

თუ გსურთ მოვლენებზე ინდივიდუალური პერსპექტივის შემოტანა - პირველი პირიდან (ჩვენ, მე)
თუ თქვენი შეტყობინება კითხვის ან სასწავლო ხასიათისაა - მე-2 პირისგან (თქვენ, თქვენ)
თუ თქვენ წერთ წერილს როგორც გარე დამკვირვებელი და გსურთ ადრესატს აცნობოთ შესრულებული ფაქტების ან მოვლენების შესახებ - მე-3 პირში (ისინი, ის, ის).

4. არ დატოვოთ „subject“ ველი ცარიელი. ადამიანების უმეტესობა, ვინც იღებს ელ.წერილს, იწყებს კორესპონდენციის შემოწმებას სათაურის ველში. წერილის წაკითხვის გადაწყვეტილებას ადამიანი რამდენიმე წამში იღებს, ამიტომ წერილის შინაარსი უნდა აისახოს სათაურში. თემა უნდა იყოს მოკლე, კონკრეტული და ინფორმატიული.

5. შეინახეთ შინაარსი ნათელი: მისამართი და მისალმება, ძირითადი ნაწილი, რეზიუმე, ხელმოწერა, კონტაქტები. ნებისმიერი წერილი უნდა შეიცავდეს ელექტრონული ფოსტის ეტიკეტი. არ დაიზაროთ და არ გამოტოვოთ მიღებული შინაარსის არც ერთი ნაწილი, სწორად ჩამოყალიბებული ასო თქვენი პროფესიონალიზმის მაჩვენებელია.

6. ადრესატისადმი მიმართვა და მისალმება თქვენი მისდამი პატივისცემის მაჩვენებელია. თუ შესაძლებელია, დაიწყეთ თითოეული წერილი პირადი შეტყობინებისა და მისალმებით. ზრდილობის ნიშანია თანამოსაუბრეს სახელით მიმართვა. მისამართის შემდეგ დადეთ მძიმით, თუ გსურთ წერილის ყოველდღიური ხასიათის მიცემა. და თუ გსურთ ხაზგასმით აღვნიშნოთ ფორმალობა და მნიშვნელობა, გამოიყენეთ ძახილის ნიშანი, თუნდაც ეს წერილი მიმართოთ კოლეგას, რომელთანაც ხშირად ურთიერთობთ.

7. დაიცავით პრინციპი: მოკლე და მკაფიო (KY). საქმიანი ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის ერთ-ერთი მთავარი წესი არის „მინიმალური სიტყვები - მაქსიმალური ინფორმაცია“. წარმოადგინეთ თქვენი აზრები კონკრეტულად (მკაფიოდ), თანმიმდევრულად, მოკლედ და ადვილად გასაგებად. წინადადებები უნდა იყოს მოკლე, ეს აადვილებს ადრესატს საჭირო ინფორმაციის გადმოცემას. არის ერთი ელფოსტის ოქროს წესი– ნაწილებად, ერთი თემა – ერთი ასო. უმჯობესია გამოაგზავნოთ რამდენიმე ელ.წერილი (თითოეული ერთი თემით), ვიდრე ერთი დიდი მესიჯი რამდენიმე ურთიერთდაკავშირებული იდეით.

8. ნუ გადააქცევთ არაფორმალურ კომუნიკაციას საქმიან მიმოწერად. მეილში ემოცია არ არის! თუ გსურთ ემოციურად ხაზგასმით აღვნიშნოთ თქვენს ელ.ფოსტის შეტყობინებაში მითითებული პუნქტები, ემოციური ქვეტექსტი უნდა იმალებოდეს პრეზენტაციის ნეიტრალური, გარეგნულად მშვიდი და სწორი ტონის მიღმა. იგი მიიღწევა შინაარსით და არა ენით.

9. დაიცავით წერილის ძირითადი ტექსტის მკაფიო სტრუქტურა. ყველაზე ხშირად, წერილი შედგება სამი ნაწილისგან:

წერილის დაწერის მიზეზი (მიზეზი, საფუძველი). ეს ნაწილი, როგორც წესი, რაც შეიძლება მოკლეა
საკითხის არსის თანმიმდევრული წარმოდგენა
გადაწყვეტილებები, მოთხოვნები, წინადადებები, დასკვნები

10. გარეგნობამესიჯი უნდა იყოს ძალიან ადვილად გასაგები. დაყავით ტექსტი აბზაცებად, რომლებიც უნდა შეიცავდეს არაუმეტეს ხუთ-ექვს სტრიქონს. უმჯობესია აბზაცები ერთმანეთისგან გამოვყოთ ცარიელი ხაზით. აირჩიეთ ერთი ფერი და ერთი შრიფტი, ასე რომ ტექსტი უკეთ იქნება აღქმული. უმჯობესია არ გამოიყენოთ ძახილის ნიშნები, სმაილიკები, აბრევიატურები ან კურსორი ელემენტები, გარდა იმ შემთხვევებისა, როდესაც აბსოლუტურად აუცილებელია.

11. სწორად დაწერეთ. წერა-კითხვის გაუნათლებლობა მიუთითებს იმაზე, რომ ავტორი არ არის საკმარისად განათლებული. თქვენი საქმიანი რეპუტაცია დისკრედიტირებულია ბეჭდვითი და ტექსტის შეცდომებით. წერილის გაგზავნამდე, ელექტრონული ფოსტის ეტიკეტიგირჩევთ, ხელახლა წაიკითხოთ წერილი ყურადღებით. ბევრი მეილერებიდა ტექსტის რედაქტორებიმათ იციან როგორ შეამოწმონ პუნქტუაცია და მართლწერა და თუ შეცდომები აღმოაჩენენ, სთავაზობენ წინადადებებს შესწორებისთვის. ეს სერვისი საჭიროა წერილების დასაწერად.

12. განიხილეთ რა დოკუმენტაციაა საჭირო დანართებში. თქვენ არ უნდა შეიტანოთ წერილის ტექსტში დეტალური ინფორმაციაჯობია გამოაგზავნო ცალკე ფაილი. წერილის სათაურის ველში აუცილებლად მიუთითეთ რომელ ფაილს ათავსებთ. წინააღმდეგ შემთხვევაშიმიმღებმა შეიძლება აღიქვას ის, როგორც ვირუსი. გაგზავნამდე ყველა ფაილი უნდა დაასკანირდეს ანტივირუსით.

14. პოსტსკრიპტი უკიდურესად იშვიათად გამოიყენება ბიზნეს მიმოწერაში. თუ თქვენ იყენებთ პოსტსკრიპტს თქვენს შეტყობინებაში, ეს იმის მანიშნებელია, რომ თქვენ საკმარისად არ გიფიქრიათ წერილის შინაარსზე.

15. მხოლოდ განსაკუთრებულ შემთხვევებში ეძლევა წაკითხვის ქვითარი. როგორც წესი, წაკითხვის ქვითარი უნდა იყოს დაყენებული მხოლოდ გარე მიმღებებისთვის და მხოლოდ მაშინ, როდესაც პასუხის მიღებაა მოსალოდნელი მიმღებისაგან.

16. გამოიყენეთ „მაღალი მნიშვნელობის“ ჩამრთველი მხოლოდ მაშინ, როცა ეს ნამდვილად აუცილებელია. თუ ელფოსტა შეიცავს მნიშვნელოვან ინფორმაციას, რომელიც საჭიროებს სასწრაფო ყურადღებას, დააყენეთ მნიშვნელობა „მაღალზე“. ეს მონიშნავს თქვენს ელფოსტას თქვენს შემოსულებში. მაგრამ არ არის რეკომენდებული ამ ფუნქციის უაზრო ბოროტად გამოყენება.

17. ხელახლა წაიკითხეთ წერილი გაგზავნამდე. არის თუ არა ყველაფერი ლაკონური, კონკრეტული, გასაგები და არის თუ არა რაიმე შეუსაბამო ინფორმაცია ან გრამატიკული შეცდომები? მიმღების მონაცემები სწორია? შეამოწმეთ პრეზენტაციის თანმიმდევრობა და ლოგიკა.

19. მიმოწერის ინიციატორი ამთავრებს ელექტრონულ დიალოგს.

20. დაიმახსოვრე ეს ელექტრონული მიმოწერის წესები, უფრო სწორად მათი შესაბამისობა არის თანამედროვე პროფესიონალი მენეჯერის მაჩვენებელი.

წესები საქმიანი მიმოწერადა წერილის გამოყენებით კარგი ურთიერთობების დამყარების რამდენიმე რთული მანევრი უნდა იცოდნენ არა მხოლოდ მათ, ვისი ელ.წერილი სავსეა შემომავალი კორესპონდენციით ყოველ სამუშაო დღეს და რომელთა გეგმებში შედის რამდენიმე მიმოწერა და შეტყობინება, რომლის ინიციატორი თქვენ უნდა იყოთ. წიფლის მაგიის დაუფლება ყველა თანამედროვე ქალს გამოადგება. ეს გამოგადგებათ მინიმუმ სამუშაოს ძებნისას - რეზიუმეების, სამოტივაციო წერილების გაგზავნა, დამატებითი ინფორმაცია თქვენს შესახებ მოთხოვნისთანავე და სატესტო დავალებები, ასევე შეტყობინებების გაგზავნა გასაუბრების დროის კოორდინაციისთვის.

წიგნიერება არის საქმიანი მიმოწერისა და თქვენი სახის საფუძველი

ის ფაქტი, რომ დისლექსიით დაავადებული ბლოგერები შეიძლება იყვნენ პოპულარულები ინტერნეტში, არ უნდა იყოს საბაბი თქვენი შეცდომებისა და გადაცდომებისთვის. ნუ ინუგეშებ თავს იმით, რომ სკოლაში რუსულ ენაზე ყველაფერი არ აეწყო (დროა გავაუმჯობესოთ „არა“-ს წერის წესები მეტყველების სხვადასხვა ნაწილით). იყავით რაც შეიძლება მომთხოვნი საკუთარი თავის მიმართ. განსაკუთრებით შეურაცხმყოფელია საქმიანი მიმოწერის წარმოებისას თქვენი პროფესიული სფეროდან სიტყვების არასწორად დაწერა. თანამოსაუბრეს შესაძლოა ეჭვი შეეპაროს თქვენს კომპეტენციაში.

1. შეინახეთ ვებგვერდი gramota.ru თქვენი ინტერნეტ ბრაუზერის სანიშნეებში.

2. არ გამოიყენოთ სიტყვები, რომელთა ზუსტი განმარტება არ შეგიძლიათ (ყოველ შემთხვევაში შეამოწმეთ ვიკიპედია).

3. გაითვალისწინეთ, რომ იშვიათი და კონკრეტული სიტყვები, რომლებიც შესაძლოა თანამოსაუბრესთვის არ იყოს ნაცნობი, დააბნევს მას ან შეიძლება არასწორად იქნას განმარტებული. თუ თანამოსაუბრეს სჭირდება თქვენი ტერმინოლოგიის გაცნობა, მაშინ, ეტიკეტის წესების მიხედვით, მიეცით ახსნა გამოყენებული ტერმინებისა და აბრევიატურების შესახებ.

4. ეცადეთ, წინადადებები ძალიან გრძელი არ იყოს. დატოვეთ რთული და მორთული დიზაინი რომანის დასაწერად და არა საქმიანი მიმოწერის ჩასატარებლად.

5. ჩვენ დაჟინებით გირჩევთ, რომ შეიყვანოთ შეტყობინება არა დაუყოვნებლივ წერილის ტექსტში, არამედ ჯერ თქვენს კომპიუტერში არსებულ ფაილში. პირველ რიგში, სიტყვის ჩაშენებული მართლწერა და პუნქტუაცია დაგეხმარებათ. მეორეც, აღმოფხვრის არასასიამოვნო ვითარებას საქმიანი წერილის ნაადრევად გაგზავნის ან ბრაუზერის დახურვის გამო მისი დაკარგვის და ა.შ. -შეინახეთ მცირე ინტერვალებით პარამეტრებში). გახსოვდეთ, რომ წინასწარმეტყველური აკრეფა თქვენს ტაბლეტზე და მობილური მოწყობილობებიშეუძლია თქვენს სიტყვებში ძალიან მოულოდნელი შესწორებები შეიყვანოს.

6. წერილის გაგზავნამდე რამდენჯერმე გადაიკითხეთ იგი. თუ დრო იწურება (სხვათა შორის, საქმიანი მიმოწერის ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი ძირითადი წესია ვადების არ გადადება, ამიტომ ჯობია ბოლო მომენტში არ დაიწყოთ წერა), შემდეგ ხელახლა წაიკითხეთ ტექსტი, რომელიც აკრიფეთ რამდენიმე ხნის შემდეგ. აკრეფა - ნახევარი საათის ან საათის შემდეგ, სხვა ბიზნესზე გადართვა.

კომპეტენტური საქმიანი მიმოწერა. მნიშვნელოვანი დეტალები

საქმიანი მიმოწერის წარმოებისა და შესრულებისას დეტალებისადმი ყურადღება გამოხატავს პატივისცემას და ზოგავს დროს

7. არ უგულებელყოთ წერილის „subject“ ველის შევსება . თუ პირველ ცივ ელ.წერილს აგზავნით, სათაური შეიძლება იყოს თვალწარმტაცი, უნიკალური და დამაინტრიგებელი. მაგრამ თუ თქვენი წერილი უკვე მოსალოდნელია ან გარკვეული პერიოდის განმავლობაში მიმოწერა გაქვთ მიმღებთან, მაშინ თემა უნდა იყოს მითითებული მოკლედ, ნათლად და ლაკონურად. ეს საშუალებას მოგცემთ სწრაფად იპოვოთ თქვენი წერილი (როგორც თქვენთვის, ასევე მიმღებისთვის) ფოსტაში, საჭიროების შემთხვევაში.

8. "Re: Re: Re:"-ის გრძელი ჯაჭვები ნაგვის შთაბეჭდილებას ტოვებს. ნუ შეგეშინდებათ თანამოსაუბრესთან ახალი ჯაჭვის წამოწყების, ციტირეთ მხოლოდ წინა მესიჯები, რომლებიც დაკავშირებულია ამ საკითხთან დაკავშირებით (და დიახ, მათი „გადატანა“ საჭიროა, თუ თქვენ, მაგალითად, განიხილავთ კონკრეტული პროექტის დეტალებს. , ბიუჯეტის/ფასების/მომსახურების პაკეტების შეთანხმება და ა.შ. - ამ შემთხვევაში კვოტირება მოსახერხებელია და მოითხოვს ბიზნეს ეტიკეტს).

9. თუ შიგნით შემომავალი შეტყობინებაშეიცავს რამდენიმე კითხვას თქვენთვის, შემდეგ უპასუხეთ მათ და თითოეულს ცალკე ციტირებით. თუ თქვენ აგზავნით წერილს რამდენიმე კითხვით, გამოიყენეთ ნუმერაცია და დაყავით ტექსტი აბზაცებად. დაიცავით მკაფიო სტრუქტურა.

10. წერილის ტექსტში კომენტარი გააკეთეთ გზავნილის ყველა დანართზე. მოაწერეთ ხელი ყველა ფაილს, რომელსაც ანიჭებთ, რათა მიმღებმა დაუყოვნებლივ მიიღოს ინფორმაცია მათი შინაარსის შესახებ .

11. ხელმოწერა ძალიან მნიშვნელოვანი დეტალია საქმიანი წერილი. ელ.ფოსტის სერვისების პარამეტრებში, ჩვეულებრივ, შეგიძლიათ დააყენოთ ავტომატური ხელმოწერა ყველა თქვენი ასოსთვის. კარგად დაწერილი ხელმოწერა უდრის სავიზიტო ბარათების დაბეჭდვას, კარგი სავიზიტო ბარათების. თქვენი სახელისა და გვარის გარდა, ხელმოწერაში გამოიყენეთ თქვენი პოზიციის აღნიშვნა, საკონტაქტო ინფორმაცია (ტელეფონი, სკაიპი) და კომპანიის ლოგო. ისევე, როგორც სავიზიტო ბარათები, რომლებიც შემოქმედებითად აქტუალურია (დამამახსოვრებელი და ასოცირდება იმ ადამიანთან ან კომპანიასთან, რომელშიც მუშაობენ) საუკეთესოდ ითვლება, ხელმოწერა შეიძლება იყოს „გადატრიალებული“, რომელიც მიუთითებს თქვენს კავშირზე კომპანიასთან ან საუბრობს თქვენს სიყვარულზე ბიზნესის მიმართ. თქვენ აკეთებთ. მაგალითად, გამომცემლობა Mann, Ivanov და Ferber-ის ზოგიერთი თანამშრომელი იყენებს დამატებით წინადადებას „ახლა ვკითხულობ...“ ხელმოწერაში (და ჩასვით გამომცემლობის ახალი პროდუქტის სახელი). კვების მრეწველობის კომპანიების წარმომადგენლებს შეუძლიათ თავიანთი წერილები დაასრულონ „გემრიელი დღის“ სურვილებით და ა.შ. ზოგჯერ საქმიანი მიმოწერის ასეთი ფორმატირება უნდა შეთანხმდეს მენეჯმენტთან.

12. საქმიანი მიმოწერისთვის NameWoman მკაცრად გირჩევთ შექმნათ ცალკე საფოსტო მისამართი. მიზანშეწონილია, რომ მასში აისახოს კომპანიის სახელი ან კომპანიის ვებგვერდის დომენი, თქვენი სახელი (სრული, დამამცირებელი ფორმების გარეშე) და თქვენი გვარი. არ გამოიყენოთ ნომრები თქვენს ელ.ფოსტის სახელში, რომელიც მიუთითებს თქვენს ასაკს ან დაბადების წელს. ელ.ფოსტის სათაურში თქვენი პოზიციის ჩვენება საკმაოდ მისაღებია, მაგრამ ზოგიერთი ადამიანი ამას თავს არიდებს, რადგან გეგმავს არ შეიცვალოს საფოსტო ყუთი, კარიერული კიბეზე მაღლა ასვლა.

რეზიუმესა და მსგავსი საქმიანი წერილების გაგზავნისას ასევე უნდა მოერიდოთ მხიარული ან ზედმეტად კრეატიული ელექტრონული ფოსტის მისამართების გამოყენებას. მით უმეტეს, თუ თქვენ ხართ კანდიდატი სერიოზული თანამდებობისთვის დიდ კომპანიაში.

საქმიანი მიმოწერის ეტიკეტი

13. საქმიანი მიმოწერის სტილი არ უნდა იყოს მშრალი. მაგრამ სერიოზულობა და დიზაინის გარკვეული სიმკაცრე სავალდებულო წესია. მოერიდეთ დამამცირებელ სუფიქსებს, ჟარგონს და სასაუბრო გამონათქვამებს.

14. ემოციები შეიძლება გახდეს ხაფანგები. პრინციპში, ისინი არ უნდა იყვნენ საქმიანი გაცნობის პირველ ასოებში. დამყარებული კონტაქტით, ღიმილიანი ფრჩხილები მაინც მისაღებია, მაგრამ არ გადააჭარბოთ და ნუ გახდებით წერილის ასეთი „საყვარელი დეკორაციების“ ინიციატორი. სევდიანი და ნებისმიერი კრეატიული ანიმაციური სმაილიკები საქმიანი მიმოწერის ჩატარებისას (და განსაკუთრებით ისეთ სიტუაციებში, როდესაც თქვენ ხართ „ქვემოდან“) მკაცრად აკრძალულია.

15. დარწმუნდით, რომ გამოიყენეთ პატივისცემის მილოცვა და მისამართი სახელით, სახელით და პატრონიმიკით წერილის დასაწყისში და შემდგომ ტექსტში, საჭიროების შემთხვევაში. ამას არ მოითხოვს მხოლოდ საქმიანი მიმოწერის ეთიკი, ის საშუალებას გაძლევთ გაზარდოთ თანამოსაუბრის ინტერესი თქვენი გზავნილის მიმართ და მის მიმართ ლოიალობა. მიმღებები ყოველთვის უფრო ყურადღებიანი არიან მისამართით წერილების მიმართ, ამიტომ შეეცადეთ წინასწარ გაარკვიოთ იმ ადამიანის სახელი, რომელსაც უნდა მიწეროთ და რა სახის მისამართს ანიჭებს უპირატესობას (სახელი ან სახელი და პატრონიმი).

საქმიანი მიმოწერის წესების მიხედვით, ნორმალურ შემთხვევებში პასუხი უნდა გაიგზავნოს სამუშაო დღის განმავლობაში, მაქსიმუმ ორი. თუ თქვენ მიიღებთ წერილს სამუშაო დღის ბოლო საათებში ხანგრძლივი შაბათ-კვირის ან შვებულების წინ, მაშინ თქვენ არ გჭირდებათ დეტალური პასუხის გაცემა არასასწრაფო წერილზე. თუმცა, საქმიანი მიმოწერის ეტიკეტის მიხედვით, გონივრული იქნება გამოგზავნოთ მოკლე პასუხი, რომელშიც ნათქვამია, რომ თქვენ მიიღეთ წერილი და კომენტარი, რომ ამჟამად არ ხართ და დეტალურად გიპასუხებთ ამა თუ იმ თარიღის შემდეგ ან არაუგვიანეს ასეთი პერიოდისა. . იგივე უნდა მოიქცეთ, თუ პასუხის გასაცემად დაგჭირდებათ ნებისმიერი ინფორმაციის გარკვევა, რომელიც უნდა მიიღოთ მესამე მხარისგან ან მონაცემების შეგროვებასა და მასალების მომზადებაზე საფუძვლიანი მუშაობის ჩატარების შემდეგ.

თავის მხრივ, თუ თქვენ გჭირდებათ საპასუხო წერილი თქვენი თანამოსაუბრისგან, მაშინ შეგიძლიათ თქვენი მოთხოვნის დუბლიკატი 3 სამუშაო დღეში. თუ თქვენ გჭირდებათ სასწრაფო პასუხი, მაშინ სწორად დაწერეთ ამის შესახებ თქვენს პირველ წერილში (განმარტეთ მიზეზები, თუ შესაძლებელია), ასევე მოითხოვეთ მისი მიღების დადასტურება. სხვათა შორის: რეგულარულად შეამოწმეთ თქვენი სპამის საქაღალდე (სამ დღეში ერთხელ).

და ცოტა მეტი იმის შესახებ, თუ როგორ გამოიყურება ლამაზი საქმიანი წერილი. ბიზნეს კორესპონდენციის ფორმატირება

წერილი უნდა იყოს ადვილად წასაკითხი და გასაგები. საქმიანი მიმოწერის საფუძველია მოკლე წინადადებები, მინიმალური მონაწილეობითი და ზმნიზებადი ფრაზები – მარტივი კონსტრუქციები. კიდევ რა დაგეხმარებათ წარმოადგინოთ სრულყოფილი ასო ნიმუში ყველა წესის მიხედვით?

16. თქვენს კორესპონდენციაში აბზაცები არ უნდა იყოს 7-10 სტრიქონზე მეტი.

17. საქმიანი წერილის ტექსტი უფრო კარგად იქნება აღქმული და უფრო სუფთად გამოიყურება, თუ აბზაცებს შორის მანძილი უფრო დიდია, ვიდრე ერთ აბზაცში სტრიქონებს შორის მანძილი.

19. დიდი ასოებით დაწერილი სიტყვები და მით უმეტეს ფრაზები და მთელი წინადადებები აღიქმება როგორც ყვირილი, ზეწოლა და უპატივცემულობა. ეს სტილი შეუსაბამოა საქმიანი მიმოწერისთვის. არ მისცეთ საკუთარ თავს ამის უფლება მაშინაც კი, თუ თქვენ ხართ მისი ხელქვეითით უკმაყოფილო უფროსი.

ბიზნეს თავაზიანობა და ქსელის ტექნიკა

20. მიეცით საშუალება თანამოსაუბრეს დაეთანხმოს თქვენს წინადადებას, გამოხატოს თავისი აზრი, მოგცეთ რჩევა, დატოვოს კომენტარი ან დასვა შეკითხვა. ამის გაკეთების უმარტივესი გზაა წერილში გამოიყენოთ ფრაზები „რას ფიქრობთ ამაზე?“, „თუ გაქვთ რაიმე შეკითხვა, ვეცდები გიპასუხოთ“, „მომწერეთ თქვენი გადაწყვეტილების შესახებ“.

21. იყავით ყურადღებიანი მიმღების სიგნალების მიმართ. ყურადღება მიაქციეთ თქვენი თანამოსაუბრის წერის სტილს და იმას, თუ როგორ მოგმართავთ. გახსოვდეთ სარკის ფსიქოლოგიური წესი. კარგია, თუ თქვენი წერილი ასახავს მის სტილს (მაგრამ არა შეცდომით, რა თქმა უნდა). თუ ის ახსენებს ზოგიერთ პირად ინფორმაციას, გაითვალისწინეთ იგი. იყავით თავაზიანი და სწორი, გამოხატეთ სიხარული, თანაგრძნობა, მონაწილეობა და გილოცავთ დღესასწაულებს.

22. დღესასწაულებზეა საუბარი. თუ თქვენი საქმიანი მიმოწერა ხდება ოფიციალური არდადეგების თარიღების გარშემო, მაშინ მიულოცეთ თანამოსაუბრეს გასული/მომავალი დღესასწაულები. მნიშვნელოვან კლიენტებს და მათ, ვისთანაც აწარმოებთ გრძელვადიან საქმიან მიმოწერას, ეტიკეტის წესების მიხედვით, უნდა მიულოცოთ ცალკე წერილით. სასარგებლო იქნება იმის გარკვევა, თუ როდის არის თქვენი თანამოსაუბრის დაბადების დღე - ამ ინფორმაციის მიღება ჩვეულებრივ ადვილია სოციალური ქსელებიდან.

შეინახეთ თქვენი ინდივიდუალური კლიენტების ბაზა და პროფესიული კონტაქტების მონაცემთა ბაზა. გარდა გვარებისა და სახელებისა, თანამდებობისა და ტელეფონის ნომრებისა, ანგარიშების ბმულები სოციალურ ქსელებში და ელ.ფოსტაზე, ჩაწერეთ პერსონალური მონაცემები, მონიშნეთ პროექტები და საკითხები, რომლებზეც უკვე გადაკვეთეთ გზები საქმიან მიმოწერაში.

23. საქმიანი მიმოწერის ეთიკა და ძირითადი თავაზიანობა ამბობს: არ დაივიწყოთ მადლიერების სიტყვები. მილოცვებისთვის, რჩევებისთვის, განმარტებებისთვის, მოსაწვევებისთვის, საინფორმაციო სერთიფიკატებისთვის, თქვენი ბიზნეს კორესპონდენტის სწრაფი პასუხისთვის.

მილენა ჯასტი

ოჯახისთვის და მეგობრებისთვის წერილების წერა მნიშვნელოვნად განსხვავდება ბიზნეს სამყაროში არსებული წერილებისგან. კარგად შემუშავებული წერილი საშუალებას აძლევს თანამოსაუბრეს ჩამოაყალიბოს სწორი წარმოდგენა კომპანიის რეპუტაციისა და იმიჯის შესახებ, რომელიც აგზავნის მას და ასევე დიდ გავლენას ახდენს შემდგომი თანამშრომლობის სურვილზე.

ელექტრონული ფოსტის გამოყენება

ინტერნეტ ტექნოლოგიების განვითარებამ მნიშვნელოვნად გაამარტივა მუშაობა კლიენტებთან და კომპანიების კონტრაგენტებთან - ბიზნეს პარტნიორებთან, მომწოდებლებთან, საბითუმო მომხმარებლებთან.

ახლა ყველა კომპანიას აქვს ელექტრონული საფოსტო ყუთი და საშუალებას გაძლევთ თითქმის მყისიერად გაგზავნოთ კომერციული წინადადებები, ანგარიშები პარტნიორებთან და უმაღლესი ორგანოებისთვის, განაცხადები და კონტრაქტები.

ელ.ფოსტის უპირატესობები მოიცავს შემდეგს:

• შეტყობინებების სწრაფი მიწოდება, რაც მნიშვნელოვნად აჩქარებს ტრანზაქციების და ტრანზაქციების პროცესს;
• დაბალი ღირებულება. ჩვეულებრივ ფოსტასთან ან კურიერის მიწოდებასთან შედარებით, ელფოსტა გაცილებით ნაკლები ღირს. გაგზავნისას შეგიძლიათ გამოიყენოთ სერვისები, რომლებიც შეიძლება იყოს აბსოლუტურად უფასო და საშუალებას მოგცემთ გააგზავნოთ ათასობით წერილი ყოველდღიურად;
• კომპანიაში მენეჯმენტის დონის შემცირება - კომპანიის ნებისმიერ თანამშრომელს შეუძლია უშუალოდ დაუკავშირდეს მენეჯერს ნებისმიერი იდეის წინადადებით. ელ.ფოსტა ამგვარად ასტიმულირებს ინოვაციას და საშუალებას აძლევს ორგანიზაციებს უფრო სწრაფად გაიზარდონ. მაგრამ შიგნით ამ შემთხვევაშიაუცილებელია იმის უზრუნველყოფა, რომ ელექტრონული ფოსტა არ გადაიქცეს ერთგვარ „საჩივრების წიგნად“, როდესაც თანამშრომლები რაიმე მიზეზით მისწერენ წერილებს კომპანიის ხელმძღვანელს, აშორებენ მას მართლაც მნიშვნელოვანი საკითხებით;
• დიდი რაოდენობით მონაცემების გადაცემის უნარი. ელ.ფოსტის ყველა სერვისს აქვს ღრუბლოვანი სერვისები, რომლებიც მხარს უჭერენ დიდი რაოდენობით მონაცემთა შენახვას და გამოყენებას, რომლებიც ადვილად და შეუფერხებლად გადაიცემა ერთიდან. ელექტრონული ფოსტის მისამართისხვას;
• მონაცემთა უსაფრთხო გადაცემა და შესაძლებლობა სარეზერვოინფორმაცია. ფაქსები ან ჩვეულებრივი ფოსტა უფრო დაუცველია;
• მომხმარებელთა საჭიროებებზე უფრო სწრაფი რეაგირების შესაძლებლობა - ელექტრონული ფოსტა საშუალებას გაძლევთ სწრაფად უპასუხოთ მომხმარებელთა საჩივრებს ან წინადადებებს.

თუმცა, ამ ტიპის კომუნიკაციას ასევე აქვს თავისი ნაკლოვანებები. უპირველეს ყოვლისა, ეს შეიძლება გამოწვეული იყოს წერილების გაგზავნის სპეციალისტების არაკომპეტენტურობით და, შედეგად, კომპანიასა და მის კლიენტებს შორის კოორდინაციის დარღვევით. ბიზნეს კომუნიკაციის ეთიკის საფუძვლების ცოდნა არის ძირითადი მოთხოვნა იმ პირებისთვის, რომლებიც პასუხისმგებელნი არიან ორგანიზაციაში გაგზავნაზე.

ფორმალური ელექტრონული ფოსტის მიმოწერის წესები და ეტიკეტი

მეგობრებთან და ნაცნობებთან ელექტრონული ფოსტით კომუნიკაცია ძალიან განსხვავდება საქმიანი წერილებისგან, სადაც მიუღებელია ჟარგონი, მიმართვა „თქვენ“ და აბრევიატურების გამოყენება (მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ეს არ არის ზოგადად მიღებული და ფართოდ გამოყენებული აბრევიატურები). კომპანიის რეპუტაცია, მომხმარებელთა ლოიალობა და მისი ზოგადი იმიჯი ბაზარზე, რომელშიც ის მუშაობს, დამოკიდებულია იმაზე, თუ რამდენად კომპეტენტურად და პროფესიონალურად არის დაწერილი წერილი.

მოდით განვიხილოთ ძირითადი წესები, რომლებიც საშუალებას მოგცემთ შექმნათ მაღალი ხარისხის ასოები, რომლებიც შეესაბამება ბიზნეს ეთიკას:

• თქვენ ყოველთვის უნდა მიუთითოთ წერილის თემა, რომელიც შეესაბამებოდა მის ძირითად შინაარსს. მაგალითად, თუ ეს არის მოწვევა ბანკეტზე პარტნიორებისთვის, მაშინ წერილის სათაურში უნდა წაიკითხოთ „მოწვევა მენეჯერისთვის“ (ან მიუთითოთ მისი სახელი და პატრონიმი). მნიშვნელოვანია იმის გაგება, თუ რას იღებენ ორგანიზაციები დიდი რაოდენობაწერილებს და თუ წერილის სათაურში მიუთითებთ ვისთვის არის განკუთვნილი, ორგანიზაციის მდივანს გაუადვილდება მისი გადაცემა;
• წერილზე პასუხის გაცემისას აუცილებელია წინა მიმოწერის ისტორიის შენახვა - ამ გზით მიმღებს შეეძლება, საჭიროების შემთხვევაში, ხელახლა წაიკითხოს ის შეტყობინებები, რომლებიც ადრე იყო გაგზავნილი. ვინაიდან საკმაოდ ბევრი წერილი მოდის და მიდის საქმიან გარემოში, ძნელია გაითვალისწინოთ ყველა ინფორმაცია პარტნიორებისგან, ამიტომ წერილზე ასეთი პასუხი საშუალებას მოგცემთ განაახლოთ თქვენი მეხსიერება განხილულის შესახებ;
• „თქვენ“ მიმართვა არის საქმიანი მიმოწერის მთავარი წესი, ისევე როგორც ის, რომ ნებისმიერი წერილი უნდა დაიწყოს მისალმებით და დასრულდეს ფრაზით „პატივისცემით, სრული სახელი, თანამდებობა“;
• პასუხი უნდა იყოს რაც შეიძლება სწრაფი, რადგან ეს პირდაპირ აისახება კომპანიის რეპუტაციაზე. ბიზნეს სამყაროში მიღებულია წერილებზე პასუხის გაცემა რამდენიმე საათში და არ გადადოთ პასუხი ერთ დღეზე მეტხანს.

როგორ ვაწარმოოთ ბიზნეს ელექტრონული მიმოწერა კლიენტებთან

საქმიანი მიმოწერა არის მთელი ხელოვნება, რომელიც წლების განმავლობაში ისწავლება და მხოლოდ პარტნიორებთან ურთიერთობის გამოცდილებით ვითარდება შეტყობინებების წერის გარკვეული სტილი.

ცალკე უნდა აღინიშნოს წერილების შინაარსი: ის არ უნდა სცდეს შეტყობინების ფარგლებს და უნდა იყოს ლაკონური. არ არის საჭირო დიდი ხნის განმავლობაში მთავარ კითხვამდე მიყვანა, უმჯობესია დაუყოვნებლივ გამოავლინოთ პრობლემა, რომელიც იწვევს წერილის დაწერის აუცილებლობას.

კლიენტებმა უნდა იცოდნენ რა ხდება კომპანიაში, მაგრამ არ უნდა ბოროტად გამოიყენონ დრო და გაუგზავნოთ ხშირი გზავნილები - ეს შეიძლება ადვილად მოხვდეს სპამის კატეგორიაში და გამოიწვიოს კლიენტების უნდობლობა. რეგულარული გაგზავნა შეიძლება განხორციელდეს ისეთ შემთხვევებში, როგორიცაა: შეხსენებები კომპანიის შესახებ, მისი აქციები და სპეციალური შეთავაზებები, ახალი პროდუქტების გაშვება, ცვლილებები ორგანიზაციის კოორდინატებში (ადგილმდებარეობა, ტელეფონი, ფოსტა).

ეთიკა ელ.ფოსტის პარტნიორებში

• ძახილის ან კითხვის ნიშნების გადაჭარბებული გამოყენება;
• სხვადასხვა ფერისა და შრიფტების, ასევე დიდი ასოების გადაჭარბებული გამოყენება;
• ჩადეთ სმაილიკები ან სხვა სასაცილო სურათები ასოებში.

წერილი უნდა იყოს წიგნიერი, როგორც ორთოგრაფიული, ასევე პუნქტუაციის თვალსაზრისით.

საქმიანი მიმოწერის მაგალითები ელექტრონული ფოსტით

ქვემოთ მოცემულია ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი კარგად დაწერილი წერილების მაგალითები:

• გამარჯობა, ივან ივანოვიჩ. თქვენი მოთხოვნის საპასუხოდ, ჩვენ გამოგიგზავნით ჩვენს კომერციულ შეთავაზებას დანართის სახით. ნებისმიერი კითხვისთვის შეგიძლიათ დაუკავშირდეთ პროდუქტის მენეჯერს: 500-50-50 (პეტრე);
• შუადღე მშვიდობისა, პიოტრ პეტროვიჩ. Ivanov and Partners კომპანია მოხარულია გაცნობოთ, რომ ჩვენ ახლა განლაგებული ვართ ქალაქის ცენტრში - ახალ თანამედროვე ოფისში, რომელიც მდებარეობს სიდოროვას ქუჩაზე, კორპუსი 5, ოფისი 100. პატივისცემით, ივანოვი ი.ი., კომპანიის ხელმძღვანელი.

შეაგროვეთ საქმიანი ადამიანების კონტაქტები და მისამართები Expocentre-ის გამოფენებზე

მომავალი ბიზნეს პარტნიორების კონტაქტებისა და მისამართების შეგროვების ერთ-ერთი ეფექტური მეთოდია ექსპოცენტრის ბაზრობაზე გამოფენების მონახულება. ამ სამუშაოს შესრულებამდე, თქვენ უნდა მოაწყოთ თქვენი საკუთარი სავიზიტო ბარათების დიდი რაოდენობა, რათა შეძლოთ მათი გაცვლა ბიზნესმენებთან შეხვედრისას. მნიშვნელოვანია არა მხოლოდ სავიზიტო ბარათების დარიგება და სანაცვლოდ მიღება, არამედ საკუთარი კითხვარის შემუშავება, რომელიც უკეთ მოგცემთ ზოგად წარმოდგენას საწარმოს ან კომპანიის შესახებ, რომელსაც გამოფენის მონაწილე წარმოადგენს. კითხვარი უნდა შეიცავდეს საკონტაქტო ინფორმაციას, ინფორმაციას კომპანიის პროფილის შესახებ, ძირითადი პუნქტები მიწოდებისა და შესყიდვების შესახებ და ასახავდეს კომპანიის წარმომადგენლის როლს ორგანიზაციაში.

მონაწილეთა სია და ექსპოზიციის განლაგება შეგიძლიათ იხილოთ გამოფენის ვებგვერდზე. უმჯობესია შეაგროვოთ კონტაქტები არა მხოლოდ მონაწილეებისგან, არამედ გამოფენის ვიზიტორებისგანაც, რადგან თითქმის ყველა ვიზიტორი ამა თუ იმ გზით არის დაკავშირებული ღონისძიების თემასთან.

ვისთვის:გაყიდვების მენეჯერები; გაყიდვების დეპარტამენტის მენეჯერები; თანამშრომლები, რომლებიც მიმოწერას უწევენ კლიენტებს.

რეზიუმე:საქმიანი მიმოწერის წესები. კლიენტისადმი მიწერილი წერილის სტრუქტურა. ასოს ფორმატირება.

საქმიანი მიმოწერის წესები

1. კარგია წერილის დაწყება მადლიერებით ან კომპლიმენტით: "ოლგა, გმადლობთ პასუხისთვის!"
2. თუ კლიენტს პირველად წერთ, უთხარით, სად მიიღეთ მისი ელ.წერილი ან შეახსენეთ წინა ურთიერთობის შესახებ.
3. დაწერე მარტივად, მკაფიო ენაზე. მოერიდეთ კლერიკალიზმისა და სამეტყველო კლიშეების გამოყენებას: „ამჟამად“, „თქვენს ყურადღებას ვაქცევ“, „თანამშრომლობა ორმხრივად მომგებიანი პირობებით“, „მაღალი პროფესიული“, „აცილება“, „მიზეზების გამო“ და ა.შ.
4. თქვენ ასევე უნდა მოერიდოთ რთულ ტერმინებს, მაღალ სპეციალიზებულ და უცხო სიტყვებს და გაუგებარ აბრევიატურებს.
5. ფოკუსირება მნიშვნელოვანი პუნქტებიასოები, დაიწყეთ წინადადება სახელით: „ალექსანდრე, გთხოვთ, გამოაგზავნოთ შერიგების ანგარიში...“.
6. თუ რამდენიმე კითხვას უპასუხებთ, ციტირდით ან მოკლედ აღნიშნეთ კითხვის შინაარსი, რათა გასაგები იყოს, რა არის ნათქვამი.
7. მშვიდად უპასუხეთ კლიენტის უკმაყოფილებას ან აგრესიას, აჩვენეთ თქვენი განზრახვა დაეხმაროთ მას სიტუაციის მოგვარებაში.
8. მოერიდეთ მგრძნობიარე ან კონფიდენციალურ თემებს. წერილი შეიძლება შემთხვევით აღმოჩნდეს სხვა თანამშრომლის ხელში, რამაც შეიძლება კლიენტი უხერხულ მდგომარეობაში ჩააგდოს.
9. აცნობეთ კლიენტს, რომ თქვენ მიიღეთ მისი წერილი.
10. საქმიანი მიმოწერაში, ჩვეულებრივ, წერილებზე პასუხის გაცემა არა უგვიანეს 3 საათისა. თუ თქვენ ვერ შეძლებთ პრობლემის დაუყოვნებლივ მოგვარებას, აცნობეთ კლიენტს, როდის შეძლებთ ამის გაკეთებას.
11. მოერიდეთ კლიენტებს მიწერას შაბათ-კვირას და არდადეგებზე, ასევე ორშაბათს დილით ან პარასკევს საღამოს. გამონაკლისი: თუ ამაზე ადრე შეთანხმებული გაქვთ კლიენტთან; თუ თქვენ გაქვთ გადაუდებელი საქმე, რომლის გადადება შეუძლებელია.
12. ზედიზედ მრავალი წერილის გაგზავნა უზნეოდ ითვლება. გამონაკლისი: თუ თქვენ გაგზავნეთ წერილი და დაინახეთ, რომ მასში არსებული ინფორმაცია არასრული ან შეუსაბამოა, შეგიძლიათ მოჰყვეთ სხვა წერილს დამატებებით და ბოდიშით.
13. წერილების მიღების შესახებ ავტომატური პასუხი არ გამოიყენება თანამედროვე ბიზნეს მიმოწერაში.
14. გაგზავნამდე დარწმუნდით, რომ მიმღების სახელი და კომპანიის სახელი სწორია.
15. არ არის ჩვეულებრივი საქმიანი მიმოწერაში პოსტსკრიპტის გამოყენება.

ასოების სტრუქტურა

1. ელფოსტა
   საფოსტო მისამართი უნდა იყოს რაც შეიძლება მოკლე და დასამახსოვრებელი. უმჯობესია გამოიყენოთ პერსონალური ელექტრონული ფოსტა (მაგალითად, [ელფოსტა დაცულია]).
2. წერილის საგანი
   აუცილებლად მიუთითეთ წერილის თემა. თემა უნდა შეესაბამებოდეს შინაარსს. თუ იცით იმ პირის სახელი, რომელსაც წერთ ან მისი პოზიცია, მიუთითეთ ისინი სათაურის ველში.
3. შენიშვნები
   სპეციალური ელფოსტისთვის შეგიძლიათ გამოიყენოთ "მნიშვნელოვანი" ნიშანი. უმჯობესია მოითხოვოთ წაკითხვის დასტური მხოლოდ გამონაკლის შემთხვევებში.
4. ასოების სტრუქტურა
   • მისალმებები;
   • წერილის თემის მოკლე აღწერა;
   • კითხვის გაშიფვრა;
   • დასრულება (მოწოდება მოქმედებისკენ).
   ოქროს წესი: ერთი ასო - ერთი საგანი - ერთი მიმართვა.
5. დანართები
   თუ წერილს ანიჭებთ ფაილებს, გთხოვთ, აცნობოთ მიმღებს ამის შესახებ წერილის სათაურის ველში. უფრო მოსახერხებელია მძიმე ფაილების მეშვეობით გადატანა ღრუბლოვანი სერვისი(მაგალითად, Yandex.Disk).
6. ხელმოწერა
   ჩართეთ მხოლოდ ძირითადი და შესაბამისი კონტაქტები თქვენს ხელმოწერაში. შეეცადეთ შეინარჩუნოთ ის 3-5 ხაზამდე.

ასოს ფორმატირება

1. გამოიყენეთ ადვილად წასაკითხი sans-serif შრიფტები თქვენს ელფოსტაში. შრიფტის ოპტიმალური ზომაა 12-14 ქულა.
2. აბზაცის ოპტიმალური სიგრძეა 3-4 სტრიქონი. წინადადების სიგრძე - 12-18 სიტყვა. ჯობია უფრო გრძელი წინადადება ორად დავყოთ.
3. სასურველია, რომ მთელი ასო მოთავსდეს ეკრანზე.
4. მნიშვნელოვანი სიტყვებისა და გამონათქვამების ხაზგასასმელად გამოიყენეთ თამამი შრიფტი (4-5 სიტყვა ზედიზედ). თავი შეიკავეთ მთელი წინადადებების ხაზგასმისგან (განსაკუთრებით თუ ისინი გრძელია) და განსაკუთრებით მთელი აბზაცები.
5. ზედმეტად არ გამოიყენოთ ტექსტის ხაზგასმა ნათელი ფერებით, დიდი ასოებით ან დახრილებით. როდესაც ეჭვი გეპარებათ, აირჩიე თავშეკავება.
6. უმჯობესია მოერიდოთ ტექსტს ხაზგასმით - ის შეიძლება აგვერიოს ბმულებში.
7. ძახილის ნიშანიუნდა იქნას გამოყენებული სიფრთხილით, მხოლოდ იქ, სადაც ეს ნამდვილად საჭიროა. ზედმეტი იქნებოდა სამი ან მეტი ძახილის/კითხვის ნიშნის გამოყენება.
8. დანომრილი და პუნქტიანი სიებიგააუმჯობესოს ინფორმაციის აღქმა.
9. სურათები უნდა ავსებდეს წერილის შინაარსს, მაგრამ არავითარ შემთხვევაში არ უნდა შეცვალოს იგი (ბევრმა მიმღებმა გამორთო სურათების ჩვენება; ასოები, სადაც ტექსტი ჩანაცვლებულია სურათით, შეიძლება ჩაითვალოს სპამად).

საქმიანი მიმოწერის კორპორატიული სტანდარტების შემუშავება. ეს ხელს შეუწყობს თანამშრომლებსა და კლიენტებს შორის მიმოწერის პროცესის დარეგულირებას და შეცდომების თავიდან აცილებას, რამაც შეიძლება გავლენა მოახდინოს გაყიდვებზე და თქვენი კომპანიის იმიჯზე.