Как найти данные таблице excel. Функции индекс и поискпоз в excel – лучшая альтернатива для впр
Добрый день уважаемый читатель!
В этой статье я хочу снова вспомнить о могуществе и пользе функции ВПР и покажу 4 способа поиска данных в таблице Excel при помощи других функций и их комбинаций с несколькими условиями. Очень и очень много действий можно выполнять с помощью этой функции, но, тем не менее, она обладает некоторыми ограничениями, к примеру, ВПР может искать только в левой стороне или по одному условию. В связи с этим будем искать варианты, и применять хитрости для расширения её базового функционала.
В ранее описанной статье, я описывал детально , поэтому с ней вы можете ознакомиться, перейдя по ссылке. Это важно если ваше знакомство происходит впервые. Также можете ознакомиться и с близнецом ВПР, ее я также описал детально, со всеми преимуществами и недостатками. А если с теорией вы познакомились, приступим к практическому применению.
Теперь на примерах рассмотрим все 4 способа поиска данных в таблице Excel и комбинаций работы функции ВПР с другими функциями:
Используем функцию СУММПРОИЗВ
Как я уже описывал ранее в своей статье о , она является одной из мощнейших в арсенале Excel. И именно первый способ мы сделаем с помощью возможностей формулы при использовании функции СУММПРОИЗВ. Для наших целей формула будет выглядеть так:
=СУММПРОИЗВ((C2:C11=G2)*(B2:B11=G3);D2:D11)
Принцип работы формулы следующий: создается условная таблица, в которой значения ячеек «G2»
сравнивается с диапазоном «C2:C11»
и ячейка «G3»
с диапазоном «B2:B11»
. После этого сравниваются и сопоставляются все эти два массива и переводятся в единицы и нули, где значение единицы ставится строке, где все условия формулы выполнены. Следующая операция – это умножения полученного условного массива на диапазон «D2:D11»
, а поскольку в массиве всего одна единичка то формула получит результат 146
.
Обращаю ваше внимание , если в диапазоне «D2:D11» будут найдены текстовые значения, формула откажется работать. Для более углублённого ознакомления с функцией СУММПРОИЗВ советую почитать мою статью.
Применение функции ВЫБОР
Я описывал уже , но в таком исполнении еще не упоминал. В нашем случае нужно создать новую таблицу, в которой будут совместными столбики «Период» и «Месяц» , всё это виртуально создаст функция ВЫБОР. Формула для работы будет выглядеть так:
{=ВПР(G2&G3;ВЫБОР({1;2};C2:C11&B2:B11;D2:D11);2;0)}
Основная работа, которую проделывает функция ВЫБОР в своей части «ВЫБОР({1;2};C2:C11&B2:B11;D2:D11)»
это объединение значений столбиков «Период»
и «Город»
в общий массив, значения в котором будут прописаны как: «МоскваЯнварь»
, «БрянскФевраль»
, …. и т.д... Получив такое объединённое значения столбиков мы сможем легко сделать просмотр и отбор нужного значения, вот теперь я думаю, формула стала ближе.
Очень важно! Поскольку мы работаем с , то ввод необходимо производить Ctrl+Shift+Enter . В этом случае система определит формулу как созданную для массивов и установит фигурные скобочки по обеим сторонам формулы.
Создаем дополнительные столбики
Давайте немного отвлечемся от сложного и рассмотрим более простой пример, это когда мы вместо укрупнения формул разделим ее на составляющие и произведем работу по небольшим кусочкам.
Рассмотрим на стандартном примере, когда необходимо определить продажи по двум показателям: «Период» и «Город» . В этом случае обыкновенное использование функции ВПР не будет нам подходить, так как функция может возвращать значение по одному условию. В таком случае нам необходимо создать дополнительный столбик, в котором произойдёт объединение двух критериев в один, поэтому в созданном столбике приписываем формулу слияния значений: =B2&C2 . А вот теперь результат из столбика D, мы сможем использовать в ячейке H4 нашу формулу:
=ВПР(H2&H3;D2:E11;2;0)
Как видите, наши отдельные условия отбора значений также объединяются аргументом H2&H3
в один критерий. После поиска в указанном диапазоне D2:E11
, формула вернёт найденное значение со столбика 2. 
Совмещаем функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС для работы
Последний способ в нашем списке будет конечно не самым лёгким, но достаточно простым и легко повторимым. Для его реализации будем снова использовать формулу массива, а также использованы и в эффективном и полезном симбиозе. Детально о работе этих функций вы можете ознакомиться в моих отдельных статьях.
А для нашего поиска данных в таблице Excel будем использовать такую формулу:
={ИНДЕКС(D2:D11;ПОИСКПОЗ(1;(B2:B11=G3)*(C2:C11=G2);0))}
Что же она делает, такая большая и непонятная…. Рассмотрим ее в разрезе нескольких блоков или этапов. Формула для функции имеет такой вид ПОИСКПОЗ (1;(B2:B11=G3)*(C2:C11=G2);0) и происходит следующее, со значением в ячейке G3 , последовательно сравниваются значения из диапазона B2:B11 и в случае совпадения условий получаем результат ИСТИНА , а если есть отличия получаем ЛОЖЬ . Такой же процесс происходит для значения G2 и диапазона C2:C11 . После сравнения этих массивов, которые состоят из аргументов ИСТИНА и ЛОЖЬ , производится сравнения на соответствие значению 1, это ИСТИНА*ИСТИНА , все остальные комбинации будут проигнорированы.
Теперь, когда функция ПОИСКПОЗ нашла в массиве значение, которое соответствует «1»
и указала его позицию в шестой строке, а значит, в функцию ИНДЕКС был передан аргумент «6»
для диапазона D2:D11
. 
Ну, подведя итог можно ответить на закономерный вопрос: «а что же делать?» и «какой способ использовать?». Использовать вы можете абсолютно любой способ, но я бы рекомендовал выбрать вам наиболее удобный, простой и понятный. Я, к примеру, люблю использовать таблицы, которые просто изменять и просты для работы и понимания, чего советую и вам.
Я очень хочу, чтобы эти 4 способа поиска данных в таблице Excel вам пригодилось, и вы могли находить быстро и качественно нужную информацию. Если у вас есть чем дополнить меня пишите комментарии, я буду их ждать с нетерпением, ставьте лайки и делитесь полезной статьей в соц.сетях!
Определенно легче вести поиск по одной пусть большой, но целой таблице или в смежных диапазонах ячеек, чем по нескольким разделенным на части таблицами разбросанных по разным несмежным диапазонам или даже по отдельным листам. Даже если выполнить автоматический поиск одновременно по нескольким таблицам, то могут возникнуть существенные препятствия. А слаживать все данные в одну таблицу – это сложно, иногда практически не реально. На конкретном примере продемонстрируем правильное решение для одновременного поиска по нескольким таблицам в Excel.
Одновременный поиск по нескольким диапазонам
Для наглядного примера создадим три простые отдельные таблицы расположенных в несмежных диапазонах одного листа:
Следует выполнить поиск суммы необходимой для производства 20-ти штук продуктов. К сожалению, эти данные находятся в разных столбцах и строках. Поэтому в первую очередь нужно проверить сколько потребуется времени для производства этих продуктов (первая таблица).
На основе полученных данных необходимо сразу перейти к поиску по другой таблице и найти какое количество работников должно быть вовлечено к данному объему производства. Полученный результат должен сравнивается с данными третей таблицы. Таким образом мы за одно операцию поиска по трем таблицам сразу определим необходимые затраты (сумму).
Среднестатистический пользователь Excel искал бы решение с помощью формул основанных таких функциях как ВПР. И выполнял бы поиск в 3 этапа (отдельно для каждой таблицы). Оказывается, можно получить сразу готовый результат выполнив поиск только в 1 этап с помощью специальной формулы. Для этого:
- В ячейке E6 введите значение 20, которое является условием для поискового запроса.
- В ячейке E7 введите следующую формулу:
Производственная себестоимость для 20 шт. определенного товара.
Как работает формула с ВПР в нескольких таблицах:
Принцип действия данной формулы основан на поочередном поиске всех аргументов для главной функции ВПР (первой). Сначала третья функция ВПР ищет по первой таблице количество времени необходимое для производства 20 штук продукта указанного в качестве значения для ячейки E6 (которое потом можно изменять при необходимости). Потом вторая функция ВПР ищет значение для первого аргумента главной функции.
В результате поиска третьей функции мы получаем значение 125, которое является первым аргументом для второй функции. Получив все параметры, вторая функция ищет во второй таблице количество требуемых работников для производства. В результате возвращено значение 5, которое дальше будет использовано главной функцией. На основе всех полученных данных формула возвращает финальный результат вычисления. А именно сумму 1750$ необходимую для производства 20 штук определенного товара.
По этом уже принципу можно использовать формулы для функции ВПР из нескольких листов.
Предположим, вам нужно найти расширение телефона сотрудника с помощью его номера, а также правильно оценить коэффициент Комиссии для суммы продажи. Вы ищете данные, чтобы быстро и эффективно находить определенные данные в списке и автоматически проверять, правильно ли используются данные. После того как вы просмотрит данные, вы можете выполнить вычисления и отобразить результаты, указав возвращаемые значения. Есть несколько способов поиска значений в списке данных и отображения результатов.
В этой статье
Поиск значений в списке по вертикали по точному совпадению
Для выполнения этой задачи можно использовать функцию ВПР или сочетание функций индекс и ПОИСКПОЗ.
Примеры использования функции ВПР
функция ВПР .
Примеры ИНДЕКСов и СОВПАДЕНИй
Что означает:
=ИНДЕКС(нужно вернуть значение из C2:C10, которое будет соответствовать ПОИСКПОЗ(первое значение "Капуста" в массиве B2:B10))
Формула ищет первое значение в ячейке C2: C10, соответствующее капусты (в B7), и возвращает значение в C7 (100 ) - первое значение, соответствующее капусты .
Дополнительные сведения можно найти в разделе Функция индекс и функция ПОИСКПОЗ .
Поиск значений в списке по вертикали по приблизительному совпадению
Для этого используйте функцию ВПР.
Важно: Убедитесь, что значения в первой строке отсортированы в возрастающем порядке.
В приведенном выше примере функция ВПР ищет имя учащегося, у которого есть 6 тардиес в диапазоне A2: B7. В таблице нет записи для 6 тардиес, поэтому функция ВПР ищет следующее самое высокое соответствие ниже 6 и находит значение 5, связанное с первым именем Дэйв , и, следовательно, возвращает Дэйв .
Дополнительные сведения можно найти в разделе функция ВПР .
Поиск значений по вертикали в списке неизвестного размера с точным соответствием
Для выполнения этой задачи используйте функции СМЕЩ и ПОИСКПОЗ.
Примечание: Этот подход используется, если данные находятся в диапазоне внешних данных, который вы обновляете каждый день. Вы знаете, что в столбце B есть Цена, но вы не знаете, сколько строк данных возвращает сервер, а первый столбец не отсортирован по алфавиту.
C1 - это верхняя левая ячейка диапазона (также называемая начальной ячейкой).
Match ("апельсины"; C2: C7; 0) ищет оранжевый цвет в диапазоне C2: C7. Не следует включать начальную ячейку в диапазон.
1 - количество столбцов справа от начальной ячейки, для которых должно быть возвращено возвращаемое значение. В нашем примере возвращаемое значение находится в столбце D, Sales .
Поиск значений в списке по горизонтали по точному совпадению
Для выполнения этой задачи используется функция ГПР. Ниже приведен пример.
Функция ГПР выполняет поиск по столбцу Sales и возвращает значение из строки 5 в указанном диапазоне.
Дополнительные сведения можно найти в разделе функции ГПР .
Создание формулы подстановки с помощью мастера подстановок (толькоExcel 2007)
Примечание: Надстройка "Мастер подстановок" прекращена в Excel 2010. Эти функциональные возможности заменены мастером функций и доступными функциями поиска и работы со ссылками (ссылками) .
В Excel 2007 мастер подстановок создает формулу подстановки на основе данных листа, имеющих заголовки строк и столбцов. Мастер подстановок помогает находить другие значения в строке, когда вы знаете значение в одном столбце, и наоборот. Мастер подстановок использует индекс и СОВПАДЕНИе в создаваемых формулах.
Имеем таблицу, в которой записаны объемы продаж определенных товаров в разных месяцах. Необходимо в таблице найти данные, а критерием поиска будут заголовки строк и столбцов. Но поиск должен быть выполнен отдельно по диапазону строки или столбца. То есть будет использоваться только один из критериев. Поэтому здесь нельзя применить функцию ИНДЕКС, а нужна специальная формула.
Поиск значений в таблице Excel
Для решения данной задачи проиллюстрируем пример на схематической таблице, которая соответствует выше описанным условиям.
Лист с таблицей для поиска значений по вертикали и горизонтали:
Над самой таблицей расположена строка с результатами. В ячейку B1 водим критерий для поискового запроса, то есть заголовок столбца или название строки. А в ячейке D1 формула поиска должна возвращать результат вычисления соответствующего значения. После чего в ячейке F1 сработает вторая формула, которая уже будет использовать значения ячеек B1 и D1 в качестве критериев для поиска соответствующего месяца.
Поиск значения в строке Excel
Теперь узнаем, в каком максимальном объеме и в каком месяце была максимальная продажа Товара 4.
Чтобы выполнить поиск по столбцам следует:
Найдено в каком месяце и какая была наибольшая продажа Товара 4 на протяжении двух кварталов.
Принцип действия формулы поиска значения в строке Excel:
В первом аргументе функции ВПР (Вертикальный ПРосмотр) указывается ссылка на ячейку где находится критерий поиска. Во втором аргументе указывается диапазон ячеек для просмотра в процессе поиска. В третьем аргументе функции ВПР должен указываться номер столбца, из которого следует взять значение на против строки с именем Товар 4. Но так как нам заранее не известен этот номер мы с помощью функции СТОЛБЕЦ создаем массив номеров столбцов для диапазона B4:G15.
Это позволяет функции ВПР собрать целый массив значений. В результате в памяти хранится все соответствующие значения каждому столбцу по строке Товар 4 (а именно: 360; 958; 201; 605; 462; 832). После чего функции МАКС остается только взять из этого массива максимальное число и возвратить в качестве значения для ячейки D1, как результат вычисления формулы.
Как видно конструкция формулы проста и лаконична. На ее основе можно в похожий способ находить для определенного товара и другие показатели. Например, минимальное или среднее значение объема продаж используя для этого функции МИН или СРЗНАЧ. Вам ни что не препятствует, чтобы приведенный этот скелет формулы применить с использованием более сложных функций для реализации максимально комфортного анализа отчета по продажам.
Как получить заголовки столбцов по зачиню одной ячейки?
Например, как эффектно мы отобразили месяц, в котором была максимальная продажа, с помощью второй формулы. Не сложно заметить что во второй формуле мы использовали скелет первой формулы без функции МАКС. Главная структура формулы: ВПР(B1;A5:G14;СТОЛБЕЦ(B5:G14);0). Мы заменили функцию МАКС на ПОИСКПОЗ, которая в первом аргументе использует значение, полученное предыдущей формулой. Оно теперь выступает в качестве критерия для поиска месяца. И в результате функция ПОИСКПОЗ нам возвращает номер столбца 2 где находится максимальное значение объема продаж для товара 4. После чего в работу включается функция ИНДЕКС, которая возвращает значение по номеру сроки и столбца из определенного в ее аргументах диапазона. Так как у нас есть номер столбца 2, а номер строки в диапазоне где хранятся названия месяцев в любые случаи будет 1. Тогда нам осталось функцией ИНДЕКС получить соответственное значение из диапазона B4:G4 – Февраль (второй месяц).
Поиск значения в столбце Excel
Вторым вариантом задачи будет поиск по таблице с использованием названия месяца в качестве критерия. В такие случаи мы должны изменить скелет нашей формулы: функцию ВПР заменить ГПР, а функция СТОЛБЕЦ заменяется на СТРОКА.
Это позволит нам узнать какой объем и какого товара была максимальная продажа в определенный месяц.
Чтобы найти какой товар обладал максимальным объемом продаж в определенном месяце следует:
Принцип действия формулы поиска значения в столбце Excel:
В первом аргументе функции ГПР (Горизонтальный ПРосмотр) указываем ссылку на ячейку с критерием для поиска. Во втором аргументе указана ссылка на просматриваемый диапазон таблицы. Третий аргумент генерирует функция СТРОКА, которая создает в памяти массив номеров строк из 10 элементов. Так как в табличной части у нас находится 10 строк.
Далее функция ГПР поочередно используя каждый номер строки создает массив соответственных значений продаж из таблицы по определенному месяцу (Июню). Далее функции МАКС осталось только выбрать максимальное значение из этого массива.
ВНИМАНИЕ! При использовании скелета формулы для других задач всегда обращайте внимание на второй и третий аргумент поисковой функции ГПР. Количество охваченных строк в диапазоне указанного в аргументе, должно совпадать с количеством строк в таблице. А также нумерация должна начинаться со второй строки!
У меня огромный массив данных и мне часто приходится искать, например, по наименованию товара, что бы посмотреть определенные характеристики. С помощью обычного поиска неудобно, потому что таблица имеет много столбцов и часто приходится перепроверять. Можно ли это как-то автоматизировать?
Это можно сделать с помощью ВПР или ГПР. ВПР используется если искомое значение размещено в столбце. ГПР - если в строчке. А сам порядок и принцип работы функций одинаковый. Данные функции можно использовать, если данные уникальны (т.е. не повторяются).
Поскольку предполагается, что данных много, можно для упрощения процесса ввода искомых данных и во избежание ошибок, сделать поле со списком. Для этого, устанавливаем курсор в ячейку, которая будет полем со списком (можно это сделать на чистом листе, не содержащем никаких данных, который и будем в дальнейшем использовать для отображения результатов поиска). На вкладке Данные группы Работа с данными нажимаем на кнопку Проверка данных из выпадающего списка выбираем пункт Проверка данных…
В диалоговом окне Проверка на вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем Список . В появившемся поле Источник указываем ссылку на диапазон ячеек, который содержит наименование товаров. Нажимаем кнопку ОК.
У вас должен получиться вот такой выпадающий список:
Теперь приступим непосредственно к созданию функции для поиска нужных значений. Таблицу, в которой будет происходить поиск, необходимо предварительно отсортировать по искомому значению по возрастанию. В нашем примере, по марке телефона.
Установите курсор мышки в строчке рядом с созданным выпадающим списком или в другом месте, где вы хотите, что бы отображались результаты поиска. С помощью вкладки Формулы или кнопки Вставить функцию на Панели формул выбираем функцию ВПР.
Таблица - выделяем таблицу с данными так, что бы искомый аргумент был в первом столбце, и нажимаем кнопку F4 или же проставляем в ручную значки $, что бы ссылка стала абсолютной. Таблицу выделяем без шапки, только данные.
Номер_столбца - указываем порядковый номер столбца, данные которого мы хотим видеть в результате поиска.
Интервальный_просмотр - ЛОЖЬ - поскольку нам нужно точное совпадение данных с заданным в поиске.
Нажимаем кнопку ОК.
Меняя Номер столбца в созданной функции ВПР, вы можете сделать выборку из исходной таблицы нескольких значений, которые будут отвечать вашим условиям поиска.
Можно ли осуществлять поиск аналогичный поиску с использованием функции ВПР, но без сортировки данных? ВПР выдает в таком случае ошибку 9 .
Найти любое значение в строке, если известно значение, которое находится в одном столбце, можно с помощью двух функция ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС.
В качестве примера возьмем таблицу, которая содержит наименование марок телефонов и их цену.
Для упрощения поиска нужных значений можно сделать поле со списком, который будет состоять из данных, которые мы задаем для поиска (например, наименование товара). Для этого, установив курсор в свободную ячейку, переходим на вкладку Данные группу Работа с данными и нажимаем на кнопку Проверка данных , из выпадающего списка выбираем пункт Проверка данных… В диалоговом окне Проверка вводимых значений на вкладке Параметры в поле Тип данных выбираем Список и указываем диапазон, который содержит данные для поиска.
Затем, устанавливаем курсор в свободную ячейку, с помощью вкладки Формулы или кнопки Вставить функцию на Панели формул выбираем функцию ПОИСКПОЗ.
Искомое_значение - указываем ячейку, которая содержит поле со списком, созданный нами в самом начале.
Просматриваемый_массив - выделяем диапазон ячеек, которые содержат искомые ячейки. В нашем примере, столбец с марками телефонов, но выделять нужно без шапки.
Тип_сопоставления - указываем "0" (ноль) - это позволит функции находить первый аргумент, который соответствует искомому значению.
Нажимаем кнопку ОК.
Функция ПОИСКПОЗ указывает в какой строчке содержится искомое значение. Став курсором на ячейку, которая содержит формулу, в строке формул вы увидите синтаксис функции, выделяем его до знака "=" и копируем (нажав Ctrl+C) и нажимаем Enter, чтобы выйти из ячейки.
Затем, устанавливаем курсор в свободную ячейку, в которой у нас будут отображаться результаты, и с помощью вкладки Формулы или кнопки Вставить функцию на Панели формул выбираем функцию ИНДЕКС. Данная функция содержит два вида аргумента, о чем вам сразу же и сообщат, нам нужен "массив; номер_строки; номер_столбца".
В диалоговом окне Аргументы функции указываем следующие значения:
Массив - выделяем весь массив данных (без шапки таблицы), которые содержит как искомые значения, так и данные, которые в последствии мы хотим что бы отображались. В нашем примере это столбцы, которые содержат марку телефона и цену.
Номер_сроки - здесь мы вставляем функцию ПОИСКПОЗ путем нажатия клавиш Ctrl+V.
Номер_стобца - здесь необходимо указать номер столбца в массиве, значение которого будет отображаться в результате поиска.
Нажимаем кнопку ОК.
