전자 통신의 특징. 비즈니스 전문 서신: 기본 및 규칙

이메일로 서신을 전달하는 것은 현대 비서의 일상 업무 관행에서 없어서는 안될 부분입니다. 예의 바르고 올바른 태도를 유지하면서 설득하는 능력은 개발하고 연마해야 할 기술입니다. 서툴게 작성되고 문맹인 편지는 귀하의 경력을 끝내고 귀하의 사업 평판에 돌이킬 수 없는 손상을 입힐 수 있습니다. 이 기사에서는 귀하의 전문성을 증명하고 목표를 성공적으로 달성하는 데 도움이 되는 이메일을 통한 비즈니스 서신 수행에 대한 간단하고 효과적인 규칙 세트를 찾을 수 있습니다.

이 기사에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

이메일을 통한 비즈니스 서신: 규칙 및 예

규칙 1:

업무용 이메일은 공식적인 서신에만 사용됩니다.

이 발언은 그다지 적용되지 않습니다 비즈니스 편지 에티켓, 얼마나 기업 윤리귀하의 평판을 유지하는 것입니다. 업무용 컴퓨터에서 보내는 모든 편지는 서버에 저장되며 원할 경우 관리자가 이를 검토할 수 있다는 점을 항상 기억하십시오.

규칙 2:

규칙은 메시지 수신자의 범위를 결정하는 것입니다.

관리자에게 편지를 쓰는 경우에는 수취인이 한 명이어야 합니다. 즉, 관리자에게 편지를 쓰는 경우에는 수취인이 여러 명 있을 수 있습니다. "받는 사람"필드에 쉼표로 구분하여 입력하고 모든 이해 당사자는 "복사"필드에 입력합니다. 이들은 메시지 텍스트에 언급된 제3자일 수 있습니다. 특히 경영진에게 불필요한 사본을 보내지 마십시오. 복종과 기쁘게 하려는 열망은 당신을 꾸미지 못할 것입니다. 편지의 "숨겨진 사본"을 가지고 있으면 상황이 더욱 악화될 것입니다. 당신은 호기심이 많은 사람으로 알려질 것입니다.

규칙 3:

서신의 목적은 귀하와 수신자 모두에게 투명해야 합니다.

메시지의 목적을 명확하게 공식화하십시오. 메시지를 읽는 사람이 어떤 조치를 취하기를 기대합니까? 어떤 반응이 따라야 합니까? 이 목표는 귀하뿐만 아니라 수령인에게도 투명해야 합니다.

메시지의 목적에 따라 서술의 형식과 문법이 결정됩니다.

• 상황에 대한 귀하의 의견과 평가를 표현하는 데에는 1인(“나” 및 “우리”)이 사용됩니다.
• 요청, 지시, 행동 촉구에는 2인(“귀하” 및 “귀하”)이 사용됩니다.
• 외부 관찰자의 관점에서 사건을 보고하려면 제3자(“그 사람” 또는 “그들”)를 사용해야 합니다.

규칙 4:

"제목" 필드를 비워두지 마십시오.

대부분의 사용자는 다음과 같이 친분을 쌓기 시작합니다. 이메일로'주제' 분야를 공부하는 것부터요. 때로는 이것이 끝나는 곳입니다. 메시지가 읽기 전에 삭제되는 것을 방지하려면 주제를 최대한 구체적이고 유익하며 간략하게 유지하도록 노력하십시오. "정보 요청", "모스크바에서", "개정판"과 같은 모호한 주제는 허용되지 않습니다. 성공적인 주제의 예:

“모스크바 수학 올림피아드 팀원 목록”

"17년 6월 1일자 8차 워크숍의 결함 장비 목록"

"프로젝션 장비 시장 조사 2017"

메시지에 답장하는 경우 '제목' 필드에 'Re' 기호가 표시되므로 삭제하는 것이 좋습니다.

규칙 5:

전통적인 메시지 구조를 고수하다

편지의 구조는 간단하고 명확하지만, 편지의 각 요소는 필수입니다.

1. 인사말 및 주소
2. 본체;
3. 요약 블록;
4. 서명
5. 연락처 정보.

규칙 6:

인사와 호칭은 상호 이해의 열쇠입니다

"좋은 하루"라는 표현을 인사말로 사용하지 마십시오. 이것은 나쁜 형태입니다. 보편적인 “Hello!”를 사용하세요. 또는 “안녕하세요!” 공식 편지는 "친애하는 (이름 및 부칭)"또는 "친애하는 씨 (성)"라는 주소로 즉시 시작할 수 있습니다. 이름, 부칭 또는 성 중 어떤 옵션이 선호됩니까? 여기서 규칙은 다음과 같습니다. 처음으로 수취인에게 연락을 취하고 메시지를 쓰는 경우 연락이 이루어지고 두 번째로 메시지를 쓰는 경우 그의 성으로 주소를 지정하는 것이 적절합니다. 시간이 지나면 그의 이름과 부칭으로 그를 부르십시오.

메시지에 여러 명의 수신자가 있는 경우 가까운 직업의 대표자에게 보내는 경우 "Dear Sirs" 또는 "Dear Colleagues"가 적합한 옵션이 됩니다. 주소 끝에 느낌표나 쉼표를 넣고 소문자로 새 단락에서 텍스트 자체를 시작할 수 있습니다. 어떤 옵션을 선택해야 합니까? 당신이 매우 중요하게 생각하는 공식 서한이나 메시지에는 느낌표를 넣고, 간단한 업무 메시지에는 쉼표를 넣으십시오.

규칙 7:

간결함이 가장 큰 장점입니다 이메일 서신

"최대의 의미 - 최소한의 단어"는 비즈니스 서신의 황금 모토입니다.

생각의 진술은 다음과 같아야 합니다.

• 특정한;
• 일관된;
• 간결한;
• 이해할 수 있는.

짧은 문장으로 작성하세요. 귀하도 쉽고 받는 사람도 더 쉽습니다. 텍스트를 단락으로 나누면 필요한 정보를 더 쉽게 훑어보고 찾을 수 있습니다.

또 다른 팁: 하나의 주제 - 하나의 메시지. 관련되지 않은 여러 가지 문제를 고려하고 싶다면 여러 가지 다른 아이디어를 다룬 다음 각 주제에 대해 별도의 텍스트를 작성하세요. 물론 '주제' 필드에는 이러한 아이디어나 질문이 짧은 형식으로 포함되어야 합니다.

장기 서신의 경우 "존중"이라는 단어와 성과 이름으로 제한할 수 있습니다.

규칙 14:

포스트스크립트를 사용하지 마세요.

한 가지 경우에는 포스트 스크립트를 사용할 수 있습니다. 편지를 작성할 때 수취인과 직접 관련된 중요한 사건이 발생한 경우입니다.

예: 추신 비행기표가 한 시간 전에 배달됐어요.

규칙 15:

의도한 대로 읽음 확인 사용

이 알림의 목적은 수신자가 특정 작업을 수행하도록 하는 것입니다. 외부 수신자에게만 사용됩니다.

규칙 16:

"중요도 높음" 플래그를 남용하지 마세요.

농담으로 "늑대!"라고 외치는 것을 좋아하는 소년에 대한 레오 톨스토이의 비유를 기억하십니까? 모두가 그의 농담에 너무 익숙해서 늑대가 실제로 그를 공격했을 때 아무도 그의 비명에 반응하지 않았습니다.
문자의 중요성을 실제로 표시해야 하는 경우 필요한 모든 플래그가 이미 사용되어 있습니다.

규칙 17:

모든 데이터, 숫자, 이름을 다시 확인하세요.

이를 규칙으로 삼으십시오. 보내기 전에 다시 한번 읽어 보십시오. 편지, 모든 숫자를 확인하고 성과 이니셜을 확인하세요. 작은 실수 하나가 자리를 잃을 수도 있습니다.

규칙 18:

즉시 편지에 답장을 보내라

어떤 이유로든 즉시 답변할 수 없는 경우(예: 모든 정보가 없거나 단순히 준비가 되지 않은 경우) 편지를 받았다고 적어주시면 나중에 답변해 드리겠습니다. 안에 그렇지 않으면, 수신자는 편지가 수신되었는지 또는 실수로 삭제되지 않았는지 확신할 수 없습니다.

이메일이란 무엇입니까? 현대 비즈니스 세계에서는 다음과 같습니다.

• 당신의 얼굴. 상대방의 눈에 긍정적인 이미지를 만들거나 첫인상을 망칠 수 있는 것은 이메일의 도움으로 가능합니다.
• 귀하의 작업 도구입니다. 외부 세계와의 많은 의사소통은 이메일을 통해 이루어집니다. 그러므로 이 악기에 능숙하다면 인생을 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다.
• 강력한 방해 요소입니다. 외부 세계당신을 붙잡고, 주의를 산만하게 하고, 당신을 버리려고 합니다. 올바른 길이메일을 통해.

이러한 관점에서 이메일 작업을 살펴보겠습니다. 간단한 것부터 시작해 보겠습니다.

편지 서식 지정

이메일 클라이언트를 사용합니다 모질라 썬더버드, 그래서 나는 그의 예를 사용하여 당신에게 말할 것입니다. 새 문자를 만들고 필드 목록을 위에서 아래로 살펴보겠습니다.

누구에게. 복사. 숨은참조

모르시는 분들도 계시겠지만, Mozilla에서는 "To"를 "Cc"나 "Bcc"로 변경할 수 있습니다.

• 누구에게: 주요 수신자 또는 여러 수신자를 세미콜론으로 구분하여 작성합니다.
• 복사: 편지를 읽어야하지만 반응을 기대하지 않는 사람에게 편지를 씁니다.
• 숨은참조: 우리는 편지를 읽어야 할 사람에게 편지를 쓰고 있지만 편지를 받는 다른 사람에게는 알려지지 않아야 합니다. 특히 공지사항 등 비즈니스 서신을 대량으로 발송하는 경우에 적합합니다.

잘못된 대량 메일 발송에서는 "복사" 또는 "받는 사람" 필드를 사용하여 수신자를 표시합니다. 저는 일 년에 여러 번 “참조” 필드에 수신자 50~90명이 나열된 편지를 받습니다. 개인정보 침해가 있습니다. 모든 수신자가 유사한 주제에 대해 귀하가 함께 작업하고 있는 다른 사람을 알 필요는 없습니다. 서로를 아는 사람들이라면 좋습니다. 목록에 서로에 대해 모르는 경쟁 회사가 있으면 어떻게 되나요? 최소한 불필요한 설명에 대비하고, 최대한 그 중 하나와의 협력을 종료해야 합니다. 그러지 마세요.

편지의 제목

전문 메일링 서비스에서는 회사 블로그에서 이메일 제목의 중요성에 대해 종종 (때때로 현명하게) 글을 씁니다. 그러나 대부분 우리는 편지의 제목이 "이메일을 열어야 한다"는 문제를 해결하는 판매 편지에 대해 이야기하고 있습니다.

일상적인 비즈니스 서신에 대해 논의 중입니다. 여기서 주제는 “편지와 그 저자를 쉽게 식별하고 찾을 수 있어야 한다”는 문제를 해결합니다. 또한 귀하의 근면은 접두사만 포함된 수많은 응답 편지의 카르마 형태로 귀하에게 돌아올 것입니다. 답장:또는 FWD, 그중에서 주제에 대해 원하는 문자를 찾아야 합니다.

20개의 편지는 중간 관리자의 하루 서신 분량입니다. 나는 기업가와 사업주에 대해 전혀 이야기하지 않습니다. 그들의 편지 수는 때때로 하루에 200통 이상에 달합니다. 그러므로 다시 한 번: 제목이 비어있는 이메일을 보내지 마세요.

그렇다면 이메일 제목을 올바르게 작성하는 방법은 무엇입니까?

실수 #1 : 제목에는 회사명만 기재합니다. 예를 들어 "하늘"이 전부입니다. 첫째, 귀하 회사에서 이 상대방과 통신하는 유일한 사람은 아닐 것입니다. 둘째, 회사 이름이 이미 주소에 표시되어 있기 때문에 이러한 주제는 아무런 의미가 없습니다. 셋째, 이러한 서신 접근 방식을 사용하면 자신의 사서함이 어떤 모습일지 추측해 보세요. 이런 것.

그러한 주제를 검색하는 것이 편리합니까?

실수 #2 : 화려한 판매 헤드라인. 그러한 헤드라인을 작성하는 방법을 알고 있다면 정말 좋습니다. 하지만 이러한 기술을 비즈니스 서신에 사용하는 것이 적절합니까? 비즈니스 이메일 제목의 목적을 기억하십시오. 판매가 아니라 식별 및 검색을 제공하는 것입니다.

문자 텍스트

다양한 상황에 맞는 글쓰기 가이드가 많이 있습니다. 예를 들어, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin 및 기타 언어 대가들은 유용한 정보를 많이 가지고 있습니다. 적어도 일반적인 문해력을 향상하고 전체적인 작문 스타일을 향상시키기 위해 그들의 기사를 읽는 것이 좋습니다.

편지를 쓰는 과정에서 우리는 여러 가지 결정을 순차적으로 내려야 합니다.

공손함의 문제 . 편지의 시작 부분에서 “친애하는 Rodya, 제가 당신과 글로 이야기를 나눈 지 두 달이 넘었는데, 그로 인해 저도 괴로워했고 심지어 잠도 자지 못했습니다”라는 정신으로 유쾌함이나 부드러움으로 흐려질 수 있습니다. 밤에 생각해요.” 그러한 소개를 작성하는 데 드는 시간과 대담자가 읽는 데 걸리는 시간 측면에서 매우 정중하고 비용이 많이 듭니다. 서신은 비즈니스입니다. 기억하시나요? 경쟁을 위한 서간체 장르의 에세이나 Raskolnikov의 어머니에게 보내는 편지가 아니라 비즈니스 서신입니다.

우리는 우리의 시간과 수령인의 시간을 존중합니다!

전시회에서 잠시 만난 후 보낸 첫 번째 편지에서 자신을 소개하고 지인의 상황을 회상하는 것이 의미가 있습니다. 이것이 협력의 연속이거나 지속적인 서신인 경우, 오늘의 첫 번째 편지에는 "Hello, Ivan"이라고 쓰고 두 번째 및 후속 편지에는 "Ivan, ..."이라고 씁니다.

항소 . 나는 편지를 받는 사람이 여럿이라면 누구에게 편지를 써야 할지 항상 고민했습니다. 최근에 나는 Anna라는 이름의 세 소녀에게 편지를 썼습니다. 나는 의심할 여지 없이 “안녕, 안나”라고 썼고 걱정하지 않았습니다. 하지만 그런 행운이 항상 있는 것은 아니다.

수신자가 3명 또는 7명인데 이름이 같지 않으면 어떻게 되나요? "안녕하세요, Rodion, Pulcheria, Avdotya 및 Pyotr Petrovich"와 같이 이름별로 나열할 수 있습니다. 하지만 시간이 오래 걸리고 시간이 많이 걸립니다. "안녕하세요, 동료들!"이라고 쓸 수 있습니다.

나 자신의 경우 "받는 사람" 필드에 사람의 이름을 지정하는 규칙을 사용합니다. 그리고 사본에 있는 사람들에게는 전혀 연락하지 마세요. 또한 이 규칙을 사용하면 편지의 수취인과 이 편지의 목적을 보다 정확하게 결정할 수 있습니다.

소환 . 종종 서신은 질문과 답변이 포함된 일련의 편지, 즉 한마디로 대화입니다. 일주일 후에 이 서신을 다시 방문했을 때 대화 내용을 날짜별로 위에서 아래로 쉽게 읽을 수 있도록 서신 기록을 삭제하지 않고 인용문 상단에 답변을 작성하는 것이 좋은 습관으로 간주됩니다.

어떤 이유에서인지 Mozilla의 기본 설정은 "인용된 텍스트 뒤에 커서를 놓습니다."입니다. “도구” → “옵션” 메뉴에서 변경하는 것을 권장합니다 계정» → “초안 작성 및 주소 지정”. 그래야 합니다.

편지의 목적 . 비즈니스 서신에는 두 가지 유형이 있습니다.

• 단순히 대담자에게 알릴 때(예: 해당 월에 수행된 작업에 대한 보고서)
• 대담 자에게 무언가를 원할 때. 예를 들어, 첨부된 지불 송장을 승인합니다.

원칙적으로 보고 편지보다 격려 편지가 몇 배 더 많습니다. 대담 자로부터 무언가를 얻고 싶다면 편지로 일반 텍스트로 말하는 것이 매우 중요합니다. 행동 촉구에는 이름이 수반되어야 하며 편지의 마지막 문장이어야 합니다.

잘못된 : "포르피리 페트로비치, 나는 누가 노파를 해킹해 죽였는 지 알아요."

오른쪽 : "포르피리 페트로비치, 노파를 해킹해 죽인 건 바로 나야. 나를 체포할 조치를 취해주세요. 고통에 지쳤어요!"

특파원이 당신을 위해 이 편지를 어떻게 해야 할지 생각해 주어야 하는 이유는 무엇입니까? 결국, 그는 잘못된 결정을 내릴 수도 있습니다.

텍스트에 서명 . 그녀는 분명합니다. 게다가 모든 것은 이메일 클라이언트예를 들어 클래식 "Sincerely, ..."과 같은 서명 자동 대체를 구성할 수 있습니다. Mozilla에서는 “도구” → “계정 옵션” 메뉴에서 이 작업이 수행됩니다.

서명에 연락처를 쓸지 여부는 모든 사람의 개인적인 문제입니다. 그러나 어떤 식으로든 판매와 관련이 있다면 반드시 글을 쓰십시오. 통신 결과 거래가 성사되지 않더라도 앞으로는 서명에 있는 연락처를 사용하여 쉽게 찾을 수 있습니다.

마지막으로, 편지에 답하는 것을 좋아하지 않는(할 수 없거나, 원하지 않거나, 시간이 없는) 대화 상대를 위한 편지 본문의 또 다른 기능입니다. 편지 본문에 기본값을 표시하십시오. 예를 들어, "Porfiry Petrovich, 금요일 12시 이전에 나를 체포하러 오지 않으면 나는 사면된 것으로 간주합니다." 물론 마감일은 현실적이어야 합니다(예제의 텍스트를 금요일 11시 50분에 보내면 안 됩니다). 수신자는 귀하의 편지를 물리적으로 읽고 그에 따라 조치를 취할 수 있어야 합니다. 그러한 "침묵"은 대담자가 응답하지 않은 것에 대한 책임을 덜어줍니다. 언제나 그렇듯, 이 기능의 사용에는 현명하게 접근해야 합니다. 어떤 사람이 귀하의 편지에 적시에 정기적으로 응답한다면 그러한 최후 통첩은 그를 화나게하지는 않더라도 약간의 스트레스를 주거나 지금 당장 편지에 응답하지 않기로 결정하고 금요일까지 기다리게 만들 수 있습니다.

첨부파일

편지에는 종종 이력서, 상업 제안서, 견적, 일정, 문서 스캔 등의 첨부 파일이 함께 제공됩니다. 이는 매우 편리한 도구이자 동시에 널리 발생하는 오류의 원인입니다.

오류 : 막대한 투자 규모. 최대 20MB 크기의 첨부 파일이 포함된 이메일을 자주 받습니다. 일반적으로 이는 해상도가 600dpi인 TIFF 형식의 일부 문서를 스캔한 것입니다. 첨부 파일의 미리 보기를 로드하려는 헛된 시도로 인해 통신원의 이메일 프로그램이 몇 분 동안 정지될 것이 거의 확실합니다. 그리고 수신자가 스마트폰으로 이 편지를 읽으려고 시도하는 것을 신이시여...

개인적으로 저는 그런 편지를 즉시 삭제합니다. 이메일이 읽히기도 전에 휴지통에 들어가고 싶지 않으신가요? 투자규모를 확인해보세요. 3MB 이하를 권장합니다.

초과하면 어떻게 해야 하나요?

• 스캐너를 다른 형식과 해상도로 재구성해 보십시오. 예를 들어, PDF와 300dpi는 읽기 쉬운 스캔을 생성합니다.
• WinRar 또는 7zip archiver와 같은 프로그램을 생각해 보세요. 일부 파일은 완벽하게 압축됩니다.
• 첨부 파일이 너무 커서 압축할 수 없으면 어떻게 해야 하나요? 예를 들어 거의 비어 있는 회계 데이터베이스의 무게는 900MB입니다. Dropbox, Google Drive 등 클라우드 정보 저장소가 구출됩니다. Mail.ru와 같은 일부 서비스는 대용량 첨부 파일을 자동으로 링크로 변환합니다. 클라우드 스토리지. 하지만 저는 클라우드에 저장된 정보를 직접 관리하는 것을 선호하므로 Mail.ru의 자동화를 환영하지 않습니다.

그리고 투자에 대해 완전히 명확하지 않은 또 하나의 권장 사항은 이름 . 받는 사람이 이해할 수 있고 받아들일 수 있어야 합니다. 우리가 회사에서 다음 이름으로 상업적인 제안을 준비하고 있었을 때... 표도르 미하일로비치 도스토옙스키(Fyodor Mikhailovich Dostoevsky)라고 합시다. 관리자로부터 승인을 위한 CP 초안이 포함된 편지를 받았는데, 첨부 파일에는 "ForFedi.docx"라는 파일이 포함되어 있었습니다. 나에게 이것을 보낸 관리자는 다음과 같은 대화를 나눴습니다.

친애하는 관리자님, 개인적으로 이 존경받는 사람에게 다가가 그를 Fedya라고 부를 준비가 되셨습니까?

어쨌든, 아니, 그는 존경받는 사람입니다. 모두가 그를 이름과 부칭으로 부릅니다.

첨부 파일 이름을 "For Fedi"로 지정한 이유는 무엇입니까? 지금 당장 보내면 이 CP로 우리한테 도끼를 사줄 것 같나요?

나중에 이름을 바꾸려고 했는데...

시한폭탄(잠재 고객의 거부)을 준비하거나 파일 이름을 변경하여 추가 작업을 직접 만들어야 하는 이유는 무엇입니까? 첨부 파일의 이름을 "For Fyodor Mikhailovich.docx" 또는 더 나은 방법인 "KP_Sky_Axes.docx"로 즉시 올바르게 지정하는 것은 어떨까요?

따라서 우리는 이메일을 "사람"으로 분류했습니다. 리뷰를 진행해보겠습니다 이메일악기로 효율적인 작업주의를 산만하게 만드는 요소에 대해 이야기해 보겠습니다.

편지 작업

이메일은 방해가 되는 강력한 도구입니다. 주의를 산만하게 만드는 모든 것과 마찬가지로 이메일도 규칙을 강화하고 작업 일정을 도입하여 처리해야 합니다.

최소한 메일 도착에 대한 모든 알림을 꺼야 합니다. 이메일 클라이언트가 기본적으로 구성되어 있으면 알림을 받게 되며 소리 신호, 시계 옆에 있는 아이콘이 깜박이고 문자 미리보기가 표시됩니다. 한마디로, 그들은 먼저 당신을 힘든 일에서 떼어 놓은 다음 읽지 않은 편지와 보지 않은 우편물의 심연에 빠뜨리기 위해 모든 것을 할 것입니다. 당신의 인생에서 한두 시간을 뺀 것입니다.

어떤 사람들은 알림에 주의가 산만해지지 않도록 하는 강력한 의지력을 가지고 있지만, 평범한 사람들은 운명을 유혹하지 않고 알림을 끄는 것이 더 좋습니다. Mozilla Thunderbird에서는 "도구" → "설정" → "일반" → "새 메시지가 나타날 때" 메뉴를 통해 이 작업이 수행됩니다.

알림이 없으면 편지가 도착했다는 것을 어떻게 알 수 있습니까?

매우 간단합니다. 당신 자신도 의식적으로 메일을 정리하고, 이메일 클라이언트를 열고, 읽지 않은 모든 메시지를 볼 시간을 따로 마련합니다. 예를 들어 점심 시간과 저녁 시간 또는 교통 체증과 같은 강제 가동 중지 시간 동안 하루에 두 번 수행할 수 있습니다.

응답 시간이나 긴급 편지는 어떻습니까? 나는 대답합니다. 우편물에 긴급 편지가 없습니다. 고객 지원 부서에서 일하지 않는 한 (이 부서에는 메일 작업에 대한 자체 규칙이 있습니다).

긴급 편지가 있는 경우 발신자는 전화, SMS, Skype 등 다른 채널을 통해 이에 대해 알립니다. 그런 다음 의식적으로 이메일 클라이언트로 가서 긴급 메일을 처리하게 됩니다. 모든 시간 관리 전문가(예: "Time Drive"를 사용하는 Gleb Arkhangelsky)는 이메일에 대한 표준 응답을 24시간 이내에 선언합니다. 이는 예의범절의 일반적인 규칙입니다. 대화 상대로부터 이메일을 통해 즉각적인 답변을 기대하지 마십시오. 긴급한 편지가 있는 경우 더 빠른 통신 채널을 통해 알려주세요.

따라서 알림을 비활성화하고 이제 일정에 따라 이메일 클라이언트를 켭니다.

메일을 확인하고 "이메일 정리"라는 활동을 할 때 무엇을 해야 합니까? 이 작품의 시작과 끝은 어디인가?

받은 편지함 제로 시스템에 대해 많이 들었지만 안타깝게도 이를 사용하는 사람을 한 명도 만나본 적이 없습니다. 나는 내 바퀴를 재발명해야 했다. Lifehacker에는 이 주제에 관한 기사가 있습니다. 예를 들어, " ". 아래에서는 내 해석에서 받은 편지함 제로 시스템에 대해 설명하겠습니다. GTD 전문가들이 설명된 시스템에 대해 의견을 제시하고 추가하거나 개선해 주시면 감사하겠습니다.

이메일은 작업 스케줄러나 활동 보관소가 아니라는 점을 이해하고 받아들이는 것이 중요합니다. 따라서 받은 편지함 폴더는 항상 비어 있어야 합니다. 받은편지함을 정리하기 시작하면 이 폴더를 비울 때까지 작업을 중단하거나 방해받지 마세요.

받은편지함에 있는 이메일을 어떻게 처리하나요? 각 문자를 순차적으로 살펴보고 삭제해야 합니다. 예, 키보드에서 강조 표시하고 삭제를 누르시면 됩니다. 편지를 삭제할 자신이 없다면 어떻게 해야 할지 결정해야 합니다.

1. 3분 안에 대답해주실 수 있나요? 제가 대답해야 하나요? 예, 필요합니다. 답변은 3분 이내에 완료되며 즉시 답변해 드립니다.
2. 답변을 하셔야 하는데, 답변을 준비하는데 3분 이상 소요됩니다. 이메일을 작업으로 변환할 수 있는 작업 스케줄러를 사용하는 경우 이메일을 작업으로 변환하고 잠시 잊어버리세요. 예를 들어, 저는 정말 훌륭한 서비스인 Doit.im을 사용합니다. 개인 이메일 주소를 생성할 수 있습니다. 편지를 해당 이메일 주소로 전달하면 작업으로 전환됩니다. 하지만 작업 스케줄러가 없으면 문자를 "0_Run" 하위 폴더로 이동하세요.
3. 편지에 빠르게 답장하거나, 작업으로 전환하거나, 간단히 읽은 후 다음에는 이 메시지를 어떻게 처리할지 결정해야 합니다. 편지를 삭제하거나 장기 보관을 위해 폴더 중 하나로 보냅니다.

제가 가지고 있는 장기 보관 폴더는 다음과 같습니다.

• 0_실행합니다.그런 폴더는 없지만, 다시 말씀드리지만, 플래너가 없으시다면 여기에 세밀한 작업이 필요한 편지를 넣으시면 됩니다. 이 폴더도 정기적으로 정리해야 하지만 이를 위해 특별히 할당된 시간에 신중하게 접근해야 합니다.
• 1_참조여기에 배경 정보가 담긴 편지를 넣었습니다. 다양한 웹 서비스의 로그인 정보가 포함된 환영 편지, 다가오는 항공편 티켓 등이 있습니다.
• 2_프로젝트.현재 관계가 있는 파트너 및 프로젝트에 대한 서신 아카이브가 여기에 저장됩니다. 당연히 각 프로젝트나 파트너마다 별도의 폴더가 생성되었습니다. 파트너 폴더에는 그 직원의 편지뿐만 아니라 이 파트너와 관련된 Neba 직원의 편지도 넣었습니다. 매우 편리합니다. 필요한 경우 몇 번의 클릭만으로 프로젝트에 대한 모든 서신을 확인할 수 있습니다.
• 3_박물관.여기에 삭제하면 안타까운 글자를 넣었는데 그 이점이 분명하지 않습니다. 또한 "2_Projects"의 닫힌 프로젝트가 있는 폴더도 여기로 마이그레이션됩니다. 간단히 말해서, "박물관"은 제거할 첫 번째 후보를 저장합니다.
• 4_문서.다음은 고객의 조정 보고서, 여행 티켓 등 향후 회계에 유용할 수 있는 전자 문서 샘플이 포함된 편지입니다. 이 폴더는 "2_Projects", "1_Reference" 폴더와 많은 유사점이 있으며 회계 정보만 저장되고 관리 정보는 "2_Projects" 폴더에 저장됩니다. “4_Documents”에는 죽은 정보가 있고, “2_Projects”에는 Live 정보가 있습니다.
• 5_지식.여기에는 잠시 후에 영감을 얻거나 해결책을 찾기 위해 다시 찾고 싶은 정말 유용한 뉴스레터만 넣었습니다.

이 시스템 작동에 중요한 다른 이메일 클라이언트 설정이 있습니다. 첫째, Thunderbird에는 기본적으로 "메시지를 읽은 상태로 표시" 확인란이 있습니다. 나는 이것을 의식적으로 하는 것을 선호하므로 깃발을 내리세요! 이렇게 하려면 "도구" → "설정" → "고급" → "읽기 및 표시" 메뉴로 이동하세요.

둘째, 우리는 필터 . 이전에는 보낸 사람의 주소에 따라 적절한 폴더에 편지를 자동으로 전달하는 필터를 적극적으로 사용했습니다. 예를 들어 변호사가 보낸 편지는 '변호사' 폴더로 이동되었습니다. 나는 여러 가지 이유로 이 접근 방식을 포기했습니다. 첫째: 99%의 사건에서 변호사가 보낸 편지는 일부 프로젝트 또는 파트너와 관련되어 있습니다. 즉, 해당 편지를 해당 파트너 또는 프로젝트의 폴더로 이동해야 함을 의미합니다. 둘째: 인식을 추가하기로 결정했습니다. 특정 편지를 저장할 위치를 직접 결정해야 하며 처리되지 않은 메시지는 받은 편지함 한 곳에서만 찾는 것이 더 편리합니다. 이제 나는 자동 일반 문자를 배포하는 데에만 필터를 사용합니다. 다양한 시스템, 즉 내가 결정을 내릴 필요가 없는 편지입니다. Mozilla Thunderbird의 필터는 “도구” → “메시지 필터” 메뉴에서 구성됩니다.

그래서 언제 올바른 접근 방식이메일은 통신량에 따라 하루 10~60분 정도 소요됩니다.

네, 그리고 한 가지 더요. 새 편지 도착에 대한 알림을 이미 끄셨나요? ;)

회사를 대신하여 글을 쓰든, 개인 기업가로서 자신을 대신하여 글을 쓰든 관계없이 비즈니스 서신 없이는 비즈니스를 할 수 없습니다. 또는 오히려 규칙을 어떻게 따르는지. 귀하의 잠재적인 비즈니스 파트너나 고객은 귀하가 그들과 어떻게 소통하는지에 따라 귀하를 판단하게 됩니다. 비즈니스 서신은 사업가의 "얼굴"이라고 할 수 있습니다. 그리고 그것을 잃지 않으려면 이 형식의 의사소통의 황금률을 아는 것이 중요합니다.

이메일을 통한 비즈니스 서신 규칙

이제 일반 우편보다 이메일이 훨씬 더 자주 사용되기 때문에 우리는 온라인에서 비즈니스 통신을 올바르게 수행하는 방법에 주의를 기울이기로 결정했습니다. 다음은 준수할 경우 대담자 앞에서 체면을 잃는 것을 방지할 수 있는 몇 가지 권장 사항입니다.

사서함 이름

새 메시지를 열 때 가장 먼저 눈에 띄는 것은 메시지가 전송된 주소입니다. 많은 사람들이 이 점의 중요성을 과소평가하고 개인 이메일 계정으로 비즈니스 서신을 보냅니다. 그렇다면 아무 문제가 없습니다 이메일 주소사람이 읽을 수 있는 형식의 이름만 포함됩니다. 그러나 "kissa1988"또는 "pupsik-26"과 같은 다양한 별명이 있으면 그러한 사서함에서 메시지를 보내는 것은 용납되지 않습니다. 사람이 "아기"나 "애인"으로부터 사업 제안을 받았을 때 어떤 감정을 느낄지 상상해보십시오.

또한 info@, inbox@ 등으로 시작하는 우편 주소는 비즈니스 서신에서 환영하지 않습니다. 그것들은 단순히 심각하게 받아들여지지 않으며, 높은 확률그 편지는 열리지도 않을 거라고. 가장 좋은 방법은 사서함에서 비즈니스 서신을 수행하는 것입니다. [이메일 보호됨], 여기서 name은 성과 이름이고, company는 회사의 이름입니다.

수신자

이메일 서신에서는 직접 수취인에게 편지를 보내고 다른 수신자를 복사하는 것이 가능합니다. 메시지 사본의 수신자는 이에 응답할 것으로 예상되지 않습니다. 그들은 초대된 관찰자와 같습니다. 따라서 보내기 전에 정확히 누구로부터 답변을 받고 싶은지 미리 결정하고 수신자를 올바르게 정렬하십시오. 그러나 가능하다면 여러 사람을 이메일의 직접 수신자로 나열하지 마십시오. 모든 사람이 정신적으로 이 책임을 다른 수취인에게 "이전"하기로 결정하면 그들 중 누구도 귀하에게 대답하지 않는 상황이 발생할 수 있습니다.

귀하가 비즈니스 서신의 사본을 발견했다면 이미 이해했듯이 보낸 사람은 귀하의 응답을 기다리지 않는 것입니다. 하지만 당신에게 구체적으로 대응할 필요가 있다면 그렇게 할 수 있지만, 메시지 시작 부분에 "방해"에 대해 사과하는 것이 예의입니다.

편지 서식 지정

공식적인 비즈니스 스타일. 비즈니스 서신에서는 물론 공식적인 스타일이 사용됩니다. 형용사, 불필요한 자격 및 세부 사항이 부족합니다. 세부 사항, 명확성 및 논리 만 있습니다. 비즈니스 메시지를 작성한 후에는 다시 읽고 특별한 의미를 전달하지 않고 언급된 내용의 본질을 바꾸지 않는 문구를 모두 제거하는 것이 유용합니다. 그러한 단어와 문구가 모두 제거되었다고 확신할 때만 비즈니스 서신 작성 규칙을 준수했다고 말할 수 있습니다.

읽고 쓰는 능력. 메시지를 정확하고 오류 없이 쓰는 것이 중요하다는 말은 “눈사람은 눈으로 만들어야 한다”는 말과 같다. 그러나 이 규칙은 무시할 수 없습니다. 읽고 쓰는 능력은 모든 서신의 기초입니다. 철자 오류가 있는 비즈니스 서신을 작성하는 사람은 누구에게도 심각하게 받아들여지지 않을 것입니다.

편지의 제목. 꼭 작성해 주셔야 합니다. 짧지만 간결하게 작성하여 수신자가 편지의 내용을 한 눈에 즉시 이해할 수 있도록 하십시오. 주제는 한 단어로 구성되어서는 안 됩니다. '정보', '질문' 등 – 잘못된 비즈니스 서신 주제. “X회사의 제안”이 올바른 주제입니다. 편지에 있는 정보가 특히 중요하다면 거의 모든 이메일 서비스에서 사용할 수 있는 특별한 "중요성" 플래그로 해당 정보를 표시할 수 있습니다.

세례반. 메시지의 텍스트는 무엇보다도 읽을 수 있어야 합니다. 따라서 Arial 또는 Times New Roman 글꼴을 사용하고 중간 크기를 선택하십시오(예: mail.ru에서 최적의 글꼴 크기는 3입니다). 글꼴이나 색상을 실험하지 마세요. 이는 비즈니스 서신에 부적절합니다. Caps Lock을 사용하지 마세요 느낌표그리고 다른 특수 문자(이모티콘 포함). 허용되는 유일한 것은 일부 문구를 이탤릭체나 굵게 강조하는 것입니다. 하지만 꼭 필요한 경우에만 이 방법을 사용하도록 하세요.

읽기 쉽게 하고 아이디어를 더 잘 전달하기 위해 편지 본문 전체에 부제목을 사용할 수 있습니다. 그러나 너무 많아서는 안되며 3-4 개를 넘지 않아야합니다.

한 문단은 4줄을 넘지 않아야 합니다. 매우 긴 단락을 읽으면 텍스트가 함께 흐려지고 주요 아이디어가 손실될 수 있습니다.

모든 열거형과 목록은 특수 마커를 사용하여 작성해야 합니다.

기업 템플릿. 회사 스타일에 맞게 브랜드 이메일 템플릿을 개발하면 좋을 것 같습니다. 그리고 이 템플릿만으로 모든 비즈니스 메시지를 보내게 됩니다. 이를 통해 다른 사람들보다 눈에 띄고 비즈니스 메시지에 필요한 형식을 유지할 수 있습니다. 그러나 "브랜딩"을 과도하게 사용해서는 안됩니다. 과도한 창의성은 해를 끼칠뿐입니다. 그래도 우리는 엔터테인먼트가 아닌 비즈니스 커뮤니케이션에 대해 이야기하고 있습니다. 수신자는 자신의 컴퓨터뿐만 아니라 다른 컴퓨터에서도 메시지를 읽을 수 있다는 점을 잊지 마십시오. 모바일 장치. 따라서 템플릿은 다양한 화면 해상도에 맞게 최적화되어야 합니다.

한 편지에는 하나의 뉴스 항목만 포함되어야 합니다. 따라서 수신자로부터 하나의 목표 작업만 기대해야 합니다. 한 메시지에 여러 가지 질문, 제안 또는 요청을 수신자에게 동시에 넣는 것은 잘못된 것으로 간주됩니다.

이는 다음과 같은 부분으로 나누어져야 합니다:
- 소개;
- 주요 부분;
- 결론.

서론에는 메시지의 목적과 작성 이유를 간략하게 설명합니다. 주요 부분은 편지의 본질입니다. 결론적으로 위의 내용을 요약해야 합니다. 이는 결론, 요청, 지침, 제안 등이 될 수 있습니다. 비즈니스 서신에서 "포스트스크립트"를 사용하는 것은 매우 바람직하지 않습니다. 또한 격언, 은유, 속담 등도 피하십시오.

편지로 제출해야 하는 경우 그래픽 이미지, 메시지 자체의 텍스트에 삽입하지 말고 첨부하십시오. 별도의 파일. 이미지가 제대로 표시되지 않을 수 있습니다. 다른 장치또는 인터페이스에서 완전히 비활성화됩니다. 메일 프로그램받는 사람. 필요한 경우 본문에서 "정보는 첨부 파일에 있습니다."라고 간단히 표시하십시오. 그러한 파일이 여러 개인 경우 해당 이름을 적어주십시오.

약어와 단어의 약어를 사용하는 경우 수신자가 그 의미를 이해할 것이라고 100% 확신해야 합니다. 일반적으로 안전하게 플레이하고 그러한 것을 사용하지 않는 것이 좋습니다.

감정이 부족합니다. 비즈니스 서신에는 감정적인 함축적인 내용이 포함되어서는 안 됩니다. 조금도. 불만 사항을 작성하고 분노의 충만 함을 보여주고 싶거나 반대로 성공적인 거래에 대해 파트너에게 진심으로 감사드립니다. 메시지는 절제되어야 하며 다소 냉담해야 합니다. 각 사람은 자신의 개성을 중요하게 생각하지만 비즈니스 서신은 그렇지 않습니다. 최선의 방법그것을 나타내십시오. 쾌활한 사람이나 슬픈 사람, 관리인, CEO의 공식 편지는 동일해야합니다.

어휘의 사용. 비즈니스 서신에서 문장을 연결하려면 다음과 같은 안정적인 표현이 사용됩니다.

1. 그런 이유로;
3. 무엇을 기준으로;
4. (무엇) 덕분에;
5. 에 따라;
6. 기반으로;
7. 고려;
8. 치고는;
9. 무엇을 제공했는지.

등. 또한 비즈니스 서신에서는 메시지가 작성되는 업계에서 일반적으로 허용되는 약어 및 약어를 사용할 수 있습니다. 수취인이 특정 약어를 이해할지 의심스러우면 문구 전체를 작성하는 것이 좋습니다.

인사말. "좋은 하루"라는 진부한 표현을 사용하지 마십시오. 이는 비즈니스 서신뿐만 아니라 일반적인 이메일에도 좋지 않은 형식이라고 말할 수 있습니다. 최적의 인사말은 "Hello, First Name/Middle Name"입니다. 그건 그렇고, 인사말뿐만 아니라 텍스트를 따라 메시지 수신자의 이름을 언급하는 것이 좋습니다. 개인적으로 모르는 사람에게 편지를 쓰는 경우에는 받는 사람의 주소를 맨 처음에 표시해야 합니다.

글자 크기. 이것은 아니다 예술 작품"주제에 대한" 개인적인 생각이 아닙니다. 메시지는 모든 정보를 전달할 수 있도록 최대한 짧아야 합니다. 편지의 텍스트가 하나의 "화면"에 맞는 것이 가장 좋습니다. 긴 글자를 읽는 것은 피곤하고, 많은 사람들이 그것을 짜증스럽게 생각합니다.

편지에 답장합니다. 받은 메시지에 답장을 보낼 때는 항상 '쓰기' 버튼이 아닌 '답장' 버튼을 클릭하세요. 첫 번째 옵션을 사용하면 전체 서신 기록이 자동으로 응답에 포함됩니다. 사람이 배경을 보지 않으면 당신이 누구인지, 당신이 그에게 원하는 것이 무엇인지 즉시 기억하지 못할 수 있기 때문에 이것은 정확합니다. 특히 마지막 서신 이후 5일 이상 경과한 경우에는 더욱 그렇습니다. 그의 메시지에 응답하는 동안 대담자의 말을 자유롭게 인용하십시오. 그러면 그 사람은 당신이 전에 말했던 것을 기억할 기회를 갖게 될 것입니다.

적절한 경우 항상 상대방에게 감사하십시오. 예를 들어, "Vladimir, 편지 주셔서 감사합니다." 또는 "Irina Alekseevna, 빠른 응답에 감사드립니다."라고 쓸 수 있습니다. 이러한 뉘앙스는 대담자에 대한 존경심을 보여주고 전자 커뮤니케이션의 분위기를 부드럽게 해줍니다.

대담자가 자신의 불만을 표현하거나 공개적으로 무례한 메시지를 보냈다면 아무리 원하더라도 같은 방식으로 대답하지 마십시오. 상황은 다양하지만 항상 정중하고 절제된 자세로 대응하십시오.

물론, 응답은 빠를수록 좋습니다. 몇 시간 내에 응답할 수 있으면 좋습니다. 이 기간이 최적입니다. 하지만 며칠 내에 응답을 받았다고 가정해 보겠습니다. 심리학자들은 사람이 이메일에 대한 응답을 기다리는 편안한 시간은 48시간, 즉 이틀이라고 말합니다. 더 오래 기다려야 한다면 이는 이미 무례함이나 무지로 인식될 수 있습니다. 메시지에 제기된 질문에 응답하는 데 더 많은 시간이 필요한 경우 편지를 받았고 고려를 위해 수락했으며 가능한 한 빨리 응답할 것이라는 점을 적어 주십시오. 이렇게 하면 적어도 보낸 사람이 무시당한다는 느낌을 받지는 않을 것입니다.

편지의 결론. 조작 시도로 인식될 수 있는 문구(예: "수익성 있는 협력을 진심으로 바랍니다", "미리 답변해 주셔서 감사합니다" 등)를 작성해서는 안 됩니다. "존중합니다", "진심으로 기원합니다"등의 문구를 사용하여 이메일 서신에서 작별 인사를하는 것이 좋습니다. 예, 이러한 문구는 진부하지만 비즈니스 커뮤니케이션에 완벽하게 적합합니다. 서명에는 이름, 성, 직위, 회사명을 기재합니다. 이메일 외에 연락 가능한 연락처도 남겨주세요.

파견 시간. 물론, 이메일을 받았다고 해서 즉시 읽어야 한다는 의미는 아닙니다. 그러나 이메일 비즈니스 윤리에 따라 주말, 공휴일, 심야 또는 밤에 이메일 메시지를 보내는 것은 부적절하다고 간주됩니다. 표준 근무 시간을 지키도록 노력하세요.

물론, "보내기" 버튼을 클릭하기 전에 수신자의 이름과 이메일 주소의 철자를 주의 깊게 확인하세요. 메시지의 전체 내용을 다시 읽고 오타나 잘못된 문구가 있는지 확인하세요.

지난 수십 년 동안 이메일을 통한 비즈니스 서신은 엄청난 인기를 얻었으며 비즈니스 커뮤니케이션의 주요 방법 중 하나가 되었습니다. 오늘날 대인 커뮤니케이션에서 이메일을 사용하지 않는 사람을 찾는 것은 어렵습니다. 그럼에도 불구하고 오늘날 많은 사람들은 다음과 같은 질문을 하고 있습니다. 모든 규칙을 준수하려면? 수신자에게 보낸 사람에 대한 좋은 인상을 주기 위해 유능한 편지를 어떻게 사용할 수 있습니까?

이 문서에서는 이메일을 통한 비즈니스 서신에 대한 규정을 설명합니다. 실용적인 조언기사에 제시된 정보는 이메일을 작성할 때 적절한 비즈니스 커뮤니케이션을 배우는 데 도움이 될 것입니다.

많은 사람들이 메일함에서 새 메시지를 확인하는 것으로 하루를 시작합니다. 그러나 불행히도 이러한 정보 교환 방법의 보급에도 불구하고 많은 사람들은 비즈니스 서신 언어를 올바르게 사용하는 방법을 모르고 이메일을 비공식적 의사 소통 방식으로 착각합니다.

배송 속도 덕분에 중요한 공식 문서, 양식, 신청서 교환이 단순화되지만 여기에서도 사람들은 편지를 보낼 때 실수를 저지릅니다. 파일을 교환할 때 이메일을 작성할 때 수신자가 어떤 이유로 첨부된 에세이를 쓰지 않고 주제를 입력하지 않아 수신자의 작업이 복잡해지는 경우가 매우 자주 발생합니다. 이 기사의 목적은 이메일로 편지를 보내는 방법과 이메일을 통한 비즈니스 서면 커뮤니케이션의 모든 규칙을 준수하는 방법에 대한 질문에 답하는 것입니다.

이메일을 작성할 때 제공된 모든 필드를 채워야 합니다.

이메일을 통한 비즈니스 서신 규칙에 따르면 편지를 보내는 사람은 편지를 받는 사람과 보내는 사람의 주소, 이름 등 이메일에 제공된 모든 필드를 작성해야 합니다. 보내는 편지의 본질을 간략하게 설명하는 제목을 기술해야 합니다. 보낸 편지의 운명과 편지에 명시된 문제의 해결 속도는 올바르게 설명된 주제에 따라 달라지는 경우가 많습니다. 비즈니스 이메일은 인사말로 시작해야 합니다. 수신자에 대한 간단한 존경심을 표현하는 것은 서신을 보낼 때 매우 중요합니다. 인사말 뒤에는 "편지 본문"이라는 텍스트가 있어야 하며 마지막에는 "감사합니다, Petr Ivanovich Brisov"와 같은 서명을 남겨야 합니다.

비즈니스 서신에서 인사

존중의 몸짓은 비즈니스 커뮤니케이션의 모든 측면에서 매우 중요하기 때문에 이 점에 더 집중할 가치가 있습니다. 최적의 인사말 문구는 "안녕하세요" 또는 "안녕하세요"입니다. 이메일로 비즈니스 서신을 보내면 받는 사람이 편지를 받는 것보다 훨씬 늦게 읽을 수 있으므로 보낸 사람이 "안녕하세요" 또는 "좋은 아침"이라는 문구를 사용하는 것이 제한됩니다. 인사말에 사용되는 구어체 표현을 사용하는 것도 옳지 않습니다.

인사말이나 문구 뒤에는 받는 사람의 이름과 부칭을 붙여야 하며, 보내는 사람이 이름을 모르는 경우 이 순간은 건너뛸 수 있습니다. 그런 다음 편지의 목적을 설명하는 단계로 넘어갈 수 있습니다.

비즈니스 이메일의 첨부 파일

편지의 주요 목적이 문제의 본질에 대한 서면 서술 및 제시뿐만 아니라 파일 전송인 경우에는 보낸 개체를 먼저 첨부하는 것이 좋습니다. 부주의로 인해 많은 발신자가 편지 본문에 문제의 본질을 명시한 후 필요한 첨부 파일을 첨부하는 것을 잊어 버리는 경우가 종종 있습니다. 이러한 과실은 비즈니스 서한을 보낸 사람의 비즈니스 평판에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

이메일 주소는 알아볼 수 있고 간결해야 합니다.

이메일을 통한 비즈니스 서신 규칙에 따르면 발신자는 식별 가능한 전자 이름을 가지고 있어야 하며, 여기에는 발신자의 이름에 대한 진실된 정보가 포함되어야 합니다. 이메일 주소에 비공식적인 표현이나 단어가 포함되어 있으면 공식 편지와 항소가 매우 간결하고 어리석게 보입니다(예: 이메일 주소 "limon_petya"). 어른이 보기에는 매우 무례해 보입니다. 비즈니스 서신을 진행하려면 별도의 이메일을 작성하고 비즈니스 이메일 에티켓을 준수하는 것이 좋습니다.

빠른 답장(응답) 기능을 사용하여 이전에 받은 이메일에 응답하기

응답 또는 응답 기능(약어로 Re:처럼 보임)은 사용자에게 도움이 됩니다. 빠른 방법으로보낸 사람이 이전에 보낸 메시지에 답장합니다. 이 기능은 또한 특정 주제에 대해 대담자와의 이전 서신을 읽을 수 있는 보편적인 기능을 가지고 있습니다. 그러나 이메일을 통한 비즈니스 서신 규칙에 따르면 서신 중에 토론의 본질이 변경된 경우 보낸 사람은 비즈니스 서신의 제목을 변경해야 합니다.

비즈니스 서신을 보내기 전에 철자 오류와 구두점을 교정해야 합니다.

이메일은 정보 교환을 단순화하지만 비즈니스 서신 중에 부주의하게 실수를 하면 보낸 사람의 권한에 영향을 미칠 수 있으므로 러시아어 규칙을 무시해서는 안됩니다. 편지를 보내기 전에 텍스트를 여러 번 검토하고 철자 및 구두점 오류가 있는지 주의 깊게 확인해야 합니다. 많은 이메일 클라이언트에는 맞춤법 검사 기능이 있으므로 빨간색 밑줄이 그어진 단어에 주의를 기울여야 합니다. 철자가 올바른지 의심스러우면 인터넷에서 도움을 구하거나 철자 사전을 사용하여 철자를 확인해야 합니다.

수신인 필드는 마지막에 입력해야 합니다.

미완성 또는 편집되지 않은 편지를 보내는 것을 방지하려면 보내기 전 마지막 순간에 비즈니스 편지 수신자의 주소를 입력해야 합니다. 이 규칙은 비즈니스 이메일 서신의 기본에도 포함됩니다. 수취인 필드를 작성할 때 이메일이 이전에 사용된 수신자 목록을 제공할 수 있습니다. 또한 실수로 작성된 비즈니스 서신을 제3자 수취인에게 보내지 않도록 주의를 기울여야 합니다.

비즈니스 서신의 구조화

텍스트 구성 규칙은 종이 매체뿐만 아니라 이메일을 통한 비즈니스 서신 규칙에도 적용됩니다. 수신자가 모니터 화면에서 많은 양의 문자 텍스트를 읽는 것이 항상 편리한 것은 아닙니다. 이 점을 단순화하려면 비즈니스 서신의 텍스트를 작성할 때 텍스트를 논리적으로 구성된 작은 단락으로 나누고 복잡한 문장을 피해야 합니다. 비즈니스 서신에서 한 문장의 최적 길이는 15단어를 넘지 않아야 합니다.

비즈니스 서한의 본질은 본질적으로 명시되어야합니다

비즈니스 서신의 특정 주제 외에도 수신자는 명확하게 구성된 본문의 첫 번째 및 두 번째 문장에도 관심을 가져야 합니다. 발신자의 임무는 편지 시작 부분에 수신자에게 전달하려는 문제의 본질을 명시하는 것입니다. 첫 번째 문장은 비즈니스 서신을 보내는 목적을 나타내야 합니다. 샘플: "2017년 1월 2일자 계약 번호 45의 "대량 자재 공급에 관한" 의무 조건이 곧 종료됨을 알려드립니다. 계약을 갱신하려면 두 번째 서류 패키지를 제출해야 합니다.” 지정된 목적 덕분에 수신자는 비즈니스 서신의 주요 아이디어를 이해할 수 있는 기회를 갖게 됩니다. 편지의 내용이 너무 큰 경우에는 양식에 개체를 첨부 파일로 첨부하는 기능을 사용하는 것이 좋습니다. 텍스트 문서, 그러나 동시에 비즈니스 서신을 강조하는 첨부 에세이는 텍스트 상자와 함께 남겨두어야 합니다. 샘플: "귀하의 검토를 위해 Mak-Stroy LLC 회사에서 보낸 편지의 전자 사본을 보내드립니다." 2017년 1월 2일자 "대량 자재 공급에 관한" 계약 45번 연장 문제에 대한 귀하의 결정을 서한에 명시된 마감일까지 알려 주시기 바랍니다.

모든 비즈니스 이메일에는 응답이 있어야 합니다.

수신자가 어떤 이유로 비즈니스 서신을 무시하는 경우 비즈니스 서신의 부정적인 예가 있습니다. 때로는 특정 상황으로 인해 답변을 제공할 수 없는 경우가 있을 수 있습니다. 예를 들어 문제 해결에 며칠이 걸리거나 수신자가 생각 중이어서 제기된 질문에 즉시 답변할 수 없는 경우가 있습니다. 이 경우에는 이 문제에 대해 간략한 설명을 제공해야 합니다. 예를 들어 "안녕하세요, 표트르 이바노비치. 귀하의 편지를 받았지만, 오늘은 고위 경영진과 상의해야 하기 때문에 답변을 드리기가 어렵습니다. 당신의 문제를 보고하겠습니다 총감독저희 회사에서는 이번 주말까지 공식적인 답변을 드릴 예정입니다. 감사합니다. 영업부 관리자 Belov Ivan Gennadievich.”

영업일 기준 3일 이내에 답변이 제공되지 않으면 비즈니스 서신의 수신자가 침묵을 유지한다는 사실은 보낸 사람과의 의사소통을 무시하고 거부하는 것으로 평가될 수 있다는 점을 기억할 가치가 있습니다.

응답 편지를 작성할 때, 질문된 모든 질문에 답해야 합니다.

수신자에게 보낸 편지가 의문문인 경우 편지를 작성할 때 받은 비즈니스 서신 텍스트에 있는 순서대로 질문에 대한 답변을 제공해야 합니다. 질문이 있는 경우 보낸 사람은 이에 대한 구체적인 답변을 받기를 원합니다. 편지를 작성할 때 답변에 번호를 매기지 말고 자신의 생각을 순서대로 기술하면 됩니다. 제시된 모든 질문에 답하기 위해서는 먼저 받은 비즈니스 레터를 여러 번 다시 읽어야 하며, 질문이 너무 많으면 따로 작성하여 놓치지 않도록 하는 것이 좋습니다. 제기된 질문 중 일부에 대답하는 것이 불가능하다면 다음 사항을 지적할 가치가 있습니다. 지금은어떤 이유에서인지 답변을 드릴 수 없습니다.

약어, 감성적 디자인, 대문자를 남용하지 마세요.

발신자가 이모티콘 형태의 비공식 기호를 사용하여 비즈니스 서신을 희석하는 경우 비즈니스 서신의 부정적인 예가 있습니다. 의사소통을 할 때 널리 사용됩니다. 소셜 네트워크그러나 비즈니스 서신의 규칙은 수신자가 감정의 진정한 의미를 알지 못하고 이해할 수 없는 구두점 오류로 간주할 수 있기 때문에 그러한 감정 표현을 환영하지 않습니다.

또한 대문자로 텍스트를 작성하는 것을 피해야 합니다. 인터넷에서는 대문자로 쓰여진 일련의 단어를 "화려한 문구"라고 부르며, 이러한 문구는 대개 부정적인 의미를 담고 있습니다. 수신자는 전자 비즈니스 서신을 읽을 때 이러한 글꼴을 부정적으로 평가할 수 있으며 이는 의미 인식에 해로운 영향을 미칠 수 있습니다. 비즈니스 서신에서 특정 사항의 중요성을 강조해야 하는 경우 "2017년 2월 10일까지 계약을 갱신하려면 문서 패키지를 제공해야 합니다."와 같은 소개 문구를 사용하는 것이 좋습니다. ” 또는 “계약 연장 서류를 2017년 2월 10일까지 제출해야 하므로 유의하시기 바랍니다.”

이메일을 통해 민감한 정보를 전송하지 마십시오

개인 이체를 하거나 기밀 정보전자를 포기하는 것이 좋습니다 사서함, 공격자가 자신의 이기적인 목적으로 사용하기 위해 정보를 가로챌 위험이 있기 때문입니다. 이러한 정보에는 전화번호, 비밀번호 등이 포함될 수 있습니다. 은행 카드, 개인 은행계좌 등 메일 에이전트 서버에 정보가 저장되어 있으며, 해킹을 당할 경우 도난당할 수 있다는 점을 기억해두는 것이 중요합니다.

보낸 사람의 서명이 편지 끝에 있어야 합니다.

앞서 언급했듯이, 보내는 모든 편지에는 특정 서명이 포함되어 있어야 합니다. 사서함 개발자는 직위, 이름, 연락처 전화번호를 입력할 수 있는 서명 차단 기능을 도입하는 경우가 많습니다. 그러면 이 블록이 각 문자 끝에 자동으로 나타나므로 입력이 더 쉬워집니다. 수신자가 편지에 답장할 때 발신인에게 올바르게 주소를 지정할 수 있도록 서명을 올바르게 작성하는 것이 중요합니다. 서명의 예는 다음과 같습니다. "감사합니다, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."

결론을 내리면 이메일로 비즈니스 서신을 수행하는 방법을 이해하기 위해 추가적이고 복잡한 기본 사항을 익힐 필요가 없다는 점을 알 수 있습니다. 당신은 그것을 고수해야합니다 기본 규칙에티켓을 지키고 러시아어 규범을 준수하십시오.

조건에서 현대 세계비즈니스 접촉은 종종 비즈니스 서신으로 시작됩니다. 모든 유형의 서신(편지, 메시지 등)을 포함하는 비즈니스 상호작용의 서면 형태. 공무원이 자신을 대신하여 자신의 직위에 따라 보내는 모든 유형의 서신.

중요한 측면은 특정 에티켓 표준을 준수하는 것입니다. 그렇지 않으면 설정된 연결이 끊어지고 고객이나 비즈니스 파트너가 손실될 수 있습니다. 잘 설계된 비즈니스 서신은 귀하나 회사에 대한 가장 호의적인 인상에 기여합니다.

글자의 마법을 익히는 것은 모든 사람에게 중요합니다. 예를 들어, 새 직업을 찾을 때: 이력서 작성 및 보내기, 작업 테스트, 소개서, 자신에 대한 추가 정보, 회의 시간 동의.

흥미롭게도 오늘날 존재하는 비즈니스 서신 규칙은 약 150년 전에 영국에서 개발되었습니다.

비즈니스 서신의 종류

편지 작성 방법을 결정하려면 편지 유형 간의 차이점을 알아야 합니다. 이는 메시지 주제와 올바른 디자인을 결정하는 데 도움이 됩니다. 이것은 중요한 상대의 눈에 어리석게 보이는 것을 피하는 데 도움이 될 것입니다.

디자인 구조에 따르면 다음이 있습니다.

• 의사소통 편지

여기에는 거절서, 청구서, 변명서, 자백서 등이 포함됩니다. 직원이 전문 활동 과정에서 사용하는 모든 것.

• 동의서

중요한 글쓰기 유형입니다. 그녀 덕분에 회의 결과가 요약되고 합의가 이루어지며 작업 완료 시간이 결정되고 양 당사자가 계약에 대한 올바른 이해를 확신하게 됩니다.

비즈니스 서신 규칙

블로거가 자신을 표현하는 방식은 귀하의 선택이 아닙니다. 실수와 오타에 대해서는 변명의 여지가 없습니다. 어릴 때부터 언어를 배우는 어려움을 스스로 위로할 수는 없습니다. 당신은 가능한 한 자신을 요구해야합니다. 그렇지 않으면, 그것은 당신의 성격과 교육에 대해 불리한 그림을 그립니다.

비즈니스 서신의 특징은 전문 단어 철자 오류가 선택한 분야에서 사람의 무능력을 나타내는 지표로 간주된다는 것입니다.

기본 규칙:

1. 정확한 정의를 모르는 단어는 사용하지 마세요. 최후의 수단으로 사전에서 그 의미를 확인하십시오.
2. 특정 용어를 사용하지 마세요. 일부 단어는 대담자에게 생소할 수 있으며 그에 의해 잘못 해석될 수 있습니다. 비즈니스 서신 에티켓에는 이러한 경우 용어 및 약어에 대한 설명을 제공하는 것이 포함됩니다.
3. 짧은 문장으로 작성하세요. 구성의 길이와 화려 함은 비즈니스 협상이 아닌 소설을 쓸 때 적합합니다.
4. 먼저 편지 본문이 아닌 컴퓨터나 온라인 편집기에 있는 문서에 메시지를 입력하세요. 긍정적인 측면은 텍스트의 자동 맞춤법 ​​및 구두점 검사입니다. 이는 또한 브라우저가 닫히거나 인터넷이 끊겨서 편지가 실수로 수신자에게 조기에 전송되거나 분실되는 것을 방지합니다. 근무 중 마이크로소프트 워드, 특정 간격으로 자료 자동 저장을 사용하십시오.
5. 휴대폰이나 태블릿에 메시지를 입력하지 마세요. 부적절한 자동 수정이 발생할 위험이 있습니다.
6. 보내기 전에 오류가 없는지, 텍스트의 일관성을 확인하세요. 한 시간 후에 입력한 텍스트를 다시 확인하고 일시적으로 다른 항목으로 전환하고 작성하는 것을 잊어버리는 것이 좋습니다. 이는 모든 부정확성을 확인하면서 다른 관점에서 텍스트를 보는 데 도움이 될 것입니다.

비즈니스 서신 서식 지정

서신을 준비하고 수행할 때는 세부 사항에 특별한 주의가 필요합니다. 또한 상대방에 대한 존경심을 보여주고 자료를 다시 작성하는 데 소요될 수 있는 시간을 절약할 수 있습니다.

다음 측면을 무시해서는 안됩니다.

• 편지 제목을 올바르게 작성하십시오.

첫 번째 메시지라면 제목이 밝을 수도 있습니다. 다만, 상대방과 이미 의사소통이 이루어진 경우에는 서신의 주제를 간략하고 간결하게 기재하여야 한다. 이것이 의사소통의 기본이다. 보낸 사람과 받는 사람 모두 쉽게 다시 읽을 수 있도록 잠시 후에 메시지를 찾는 데 도움이 됩니다.

• 소환

귀하가 보내는 메시지에는 귀하가 답변해야 하는 질문이 포함될 수 있습니다. 각 항목을 별도로 인용하여 답변하는 것이 합리적입니다. 여러 전달 사항이 포함된 편지를 보낼 때는 번호 매기기를 사용하고 텍스트를 단락으로 나누는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 귀하가 어떤 질문에 대답하고 있는지 대담자가 분명하게 알 수 있습니다.

과도한 인용문은 의사소통에 혼란을 야기합니다. 그러나 이전에 보낸 메시지로 돌아가거나 대화 상대에게 무언가를 상기시켜야 하는 경우에는 수행할 가치가 있습니다. 특히 예산, 서비스 패키지 및 시간과 관련하여.

• 받은 모든 정보를 고려하십시오

편지를 작성할 때 귀하 또는 대화 상대가 첨부한 모든 문서에 대해 간략하게 설명해야 합니다. 이렇게 하면 수신자에게 파일의 어떤 내용이 기다리고 있는지 즉시 알 수 있습니다.

• 자신의 서명은 명함에 비유됩니다.

비즈니스 서신에는 서명이 필요합니다. 자동으로 만들 수 있으며 보낸 모든 편지에 표시됩니다. 유익한 서명을 만드는 방법은 무엇입니까? 성과 이름, 현재 직위, 직장 연락처 및 회사 로고를 사용하세요.

예: "이반 이바노프(Ivan Ivanov), 프로젝트 관리자, 전화번호 또는 기타 메신저를 존경합니다." 또는 "안녕하세요, 이반 이바노프님...".

서명은 회사나 대의명분과의 특별한 관계를 나타내는 눈에 띄고 창의적일 수도 있습니다. 예를 들어, 서적 산업 네트워크의 직원은 현재 신제품 이름을 삽입할 때 "현재 읽고 있습니다..."라는 문구를 사용할 수 있습니다. 하지만 그런 일은 상사와 조율하는 것이 좋습니다.

• 우편 주소

비즈니스 서신 규칙에 따라 우편 주소 표시가 필요합니다. 순전히 노동자였으면 더 좋았을 텐데. 회사 이름, 직위, 이름이나 성은 표시될 수 있지만 출생 연도나 장난스러운 별명/단어는 표시되지 않습니다. 다시 생각해보세요 정확한 이름활동이나 직위가 바뀌더라도 떠날 계획이라면 수년간 주소를 보관하십시오.

• 글꼴 및 간격

문서에서 가장 자주 사용되는 글꼴은 Times New Roman이며 크기는 표의 경우 12, 텍스트의 경우 14입니다. 1.5-2 간격. 이것은 암묵적인 기본 사항입니다.

비즈니스 커뮤니케이션 스타일

비즈니스 서신에는 섬세한 균형 조정 작업이 포함됩니다. 여기서는 친근한 의사소통이 부적절하지만 단호하게 거친 의사소통도 적절하지 않습니다.

의사소통의 특징:

• 디자인의 심각성

작은 단어와 속어 표현은 부적절합니다.

• 이모티콘 사용

이모티콘은 신중하게 사용하거나 사용하지 마세요. 첫 번째 접촉은 원칙적으로 그들의 존재를 허용하지 않습니다. 앞으로는 괄호가 존재할 수 있지만 적당한 양의 긍정적인 괄호만 있을 수 있습니다. 친절함과 유머는 용납될 수 없습니다. 이 스타일의사소통. 귀하가 대담자에게 종속된 경우 이 양식은 허용되지 않습니다.

• 이름과 후원으로 인사말

비즈니스 서신 수행 규칙은 대담 자에 대한 존중, 그의 사람에 대한 관심 및 관심을 의미합니다. 이것은 당신에 대한 상대방의 관심을 증가시키고 그가 관대해질 가능성을 높입니다. 주소를 지정하는 사람의 이름과 주소에 대한 선호도를 미리 아는 것이 좋습니다.

• 이틀 안에 답장해

영업일 기준으로 며칠 이내에 메시지에 대한 답변을 보내는 것이 맞습니다. 그렇지 않으면 무례한 것으로 간주됩니다. 주말이나 휴가 전에 보낸 편지라면 긴급한 내용이 아니라면 답장을 하지 않으셔도 됩니다. 그렇지 않으면 대화 상대에게 일시적인 응답 부재에 대해 경고하거나 편지 내용에 대해 잠시 구독을 취소해야 합니다.

• 침입성 부족

끊임없이 무언가에 대해 물어보고 확인을 요청하는 것은 당신에게 가장 좋은 빛을 보여주지 않습니다. 대담자의 확인이 필요한 경우 3일 이내에 응답해야 함을 그에게 상기시킬 수 있습니다. 문제가 긴급한 경우 첫 번째 메시지에서 먼저 언급하는 것이 좋습니다.

• 거울 법칙

비즈니스 서신 에티켓을 사용하면 상대방이 하는 방식대로 대화할 수 있는 경우가 많습니다. 이를 통해 같은 차원에서 상호 이해와 소통의 가능성이 높아진다. 대화 상대가 사용하는 용어, 의사 소통 스타일 및 주소를 추적하십시오.

• 즐거운 휴일 보내세요

공휴일이나 그 기간 동안 의사 소통이 이루어지면 대담자를 축하하는 것이 좋습니다. 이것이 비즈니스 서신의 규칙입니다. 상대방의 생일이 언제인지 아는 것도 유용합니다.

• 고마움

초등 공손은 축하, 초대 또는 설명에 대한 응답으로 감사의 말을 하는 것입니다.

위의 모든 기능을 고려하면 대담자와 연락을 취하고 자신에 대해 호의적 인 의견을 형성하는 것이 어렵지 않습니다.

비즈니스 작문 규칙의 중요성

사실, 보낸 모든 편지는 우리가 선택한 비즈니스 위치를 반영하는 명함입니다. 그녀가 괜찮아 보이고 존경과 신뢰를 불러 일으키고 협상에 문제 해결에 대한 편안함과 효율성이 수반되도록 예의 규칙에 대한 지식과 지속적인 준수는 흔들리지 않는 성공을 보장합니다.

인터넷이나 서신을 통한 모든 서신에 대해서는 전화나 개인 협상을 통한 의사소통과 동일한 엄격한 기준이 적용됩니다. 상호 작용이 구축되는 원칙은 다음과 같습니다.

• 상대방의 인격과 사업적 지위에 대한 상대방 간의 상호 존중;
• 상대방의 사업적 이익에 대한 관심;
• 기밀 유지;
• 중요한 작업을 해결하는 데 시간 엄수.

다음과 같은 이유로 비즈니스 서신이 필요합니다.

• 편지를 보낼 때 묵시적이라 할지라도 대답이 없습니다.
• 불필요한 정보의 흐름 속에서 편지가 사라지고 직원들은 끊임없이 서로에게 전화를 걸어 메일을 확인해달라고 요청합니다.
• 이메일을 읽은 후에 귀하에게 필요한 것이 무엇인지 완전히 불분명합니다.
• 메시지에 담긴 내용의 풍부함과 정보의 혼란으로 인해 생각이 혼란스럽고 복잡한 문제가 결코 해결되지 않습니다.

구현하면 많은 여유 시간을 절약할 수 있습니다. 일반 규칙비즈니스 서신을 수행합니다. 이렇게 하면 위의 문제를 피하는 데 도움이 됩니다.