Verslo el. laiško rašymo taisyklės. Verslo susirašinėjimo etika

Verslo laiškas – tai savotiškas psichologinis siuntėjo portretas, jo vizitinė kortelė, taip pat įmonės įvaizdžio ir reputacijos dalis. Kaip apsisaugoti nuo perspektyvos viso to atsisakyti – mūsų straipsnyje.

Tatjana Nikolajeva,

vadovaujanti verslo etiketo ekspertė Derybų mokymo centre Maskvoje

Taisyklės pašto korespondencija Už verslo žmonės– tai savotiškas įrankis, leidžiantis „išlaikyti“ įmonės veidą ir atspindėti jos įvaizdį bendraujant su partneriais. Kokios yra pagrindinės verslo el. pašto korespondencijos taisyklės, į kurias turi atsižvelgti prekybininkai? Pažvelkime atidžiau, nes tai tikrai vaidina didžiulį vaidmenį.

1 taisyklė: nurodykite el. laiško temą

Būtent pagal šį kriterijų užimtas žmogus nusprendžia, kurį laišką atversti pirmiausia. Be to, ši elektroninio susirašinėjimo taisyklė leidžia pašnekovui rasti norimą laišką tarp susirašinėjimo srauto. Pavyzdžiui, patogu gauti el. laiškus, kurių temos eilutės atspindi skirtingus to paties proceso organizacinius aspektus.

Pvz.: „Dalyvio dokumentų paketas“, „Sąskaita apmokėjimui už dalyvavimą parodoje“, „Atmintinė parodos dalyviui“, „Parodos paviljonų išdėstymo schema“ ir tt Jei visa korespondencija vyko tema „Dalyvavimas parodoje“. parodą“, gausiame susirašinėjime rasti reikiamą laišką būtų daug sunkiau.

2 taisyklė. Nepamirškite adreso ir pasisveikinimo

Čia turėtų prasidėti laiškas. Tai geriau padaryti tokia forma: „Laba diena, adresato vardas (patronimas). Didelis dizainas „Laba diena! Geriau jo nenaudoti. Taip pat neteisinga nurodyti tokią formuluotę: „Sveiki, pone Ivanova“. Verslo aplinkoje apie sveikatą nekalbama. Jei laiškas skirtas grupei žmonių, galite naudoti bendrinį žodį: „Gerbiami ponai! arba „Kolegos! Be susisiekimo galite apsieiti tik esant intensyviam susirašinėjimui klausimų-atsakymų režimu, kaip bendraujant Skype.

Frazės, kurių nereikėtų vartoti susirašinėjant

Jei el. paštas yra svarbus jūsų organizacijos potencialių klientų generavimo kanalas, štai 11 frazių, kurio žurnalo „Komercijos direktorius“ redaktoriai rekomenduoja skubiai atsikratyti.

3 taisyklė. Atminkite, kad trumpumas yra talento sesuo

Jei laiško temą reikia paaiškinti ir detalizuoti, nurodykite reikiamus parametrus. Tačiau nepilkite ant to per daug vandens; Idealus variantas būtų mažas laiškas, kuriame sutinkate su adresatu pokalbis telefonu arba susitikimas, kuriame galėsite aptarti visas smulkmenas.

Taisyklė 4. Rašymo stilius – dalykiškas, tonas – neutralus

Skirtingai nuo bendravimo akis į akį ir pokalbių telefonu, kai turite scenarijų, jūsų gavėjas jūsų ne tik nemato, bet ir negirdi. Negalite savo žodžių papildyti veido išraiškomis, intonacija ar kitais neverbaliniais signalais. Todėl griežtai laikykitės šios verslo el. pašto korespondencijos taisyklės. Pavyzdžiui, pokalbyje tam tikra intonacija tariama frazė „ko tau dar reikia iš manęs?“ išreikš norą sužinoti visą pareigų ar veiksmų sąrašą. O rašytine forma galima perskaityti taip: „Kiek tu gali man prikrauti? Turėkite sąžinės!"

Todėl, jei esate pasiruošę tolesniems veiksmams, geriau visada naudoti šią taisyklę susirašinėjimui iki paštu. Parašykite taip: "kaip dar galiu būti naudingas/naudingas?" Jei nenorite dalyvauti tolimesniame procese, turite tai pasakyti teisingai. Pavyzdžiui: „Kolegos, atsižvelgdami į mano didelį darbo krūvį kitam projektui, būčiau dėkingas, jei jūs...“ ir apibūdinkite savo norus: „išlaisvinkite mane nuo tolesnio darbo su šiuo projektu“, „apibūdinkite man visas pareigas, kad galėčiau planuoti savo darbą“. Kartu svarbu atsižvelgti ir į pavaldumą: jei susirašinėjate su savo vadovu, pasitikrinkite su juo šio darbo prioritetą.

5 taisyklė. Dozuokite jaustukų skaičių tekste

Tai pagrindinė verslo žmonių elektroninio susirašinėjimo taisyklė. Kai kurios įmonės griežtai draudžia naudoti jaustukus. Jei jūsų organizacija nėra viena iš jų, naudokite šias piktogramas, tačiau labai atsargiai. Juk „jaustukai“ yra emocijų simboliai, kuriuos reikia dozuoti verslo aplinkoje. Pakanka vienos piktogramos laiške, kad pašnekovas suprastų jūsų emocijas. Ši el. pašto korespondencijos taisyklė taip pat taikoma verslo komunikacijai Skype ir ICQ.

6 taisyklė. Nepamirškite apie elektroninį parašą

Bet kurio (ne tik pirmojo) laiško pabaigoje turi būti parašas su siuntėjo pavarde ir pareigomis, jo darbo kontaktais ir įmonės logotipu. Tai gera forma ir įmonės kultūros buvimo rodiklis.

7 taisyklė. Prieš siųsdami laišką dar kartą perskaitykite. Ištaisykite klaidas ir rašybos klaidas

Aplaidumas nėra geriausia kokybė verslo žmogui.

8 taisyklė. Atsakykite į korespondenciją per 24 valandas

Jei jums reikia daugiau laiko, turėtumėte apie tai parašyti per 24 valandas. Išsiuntus būtų naudinga susisiekti su laiško gavėju ir įsitikinti, ar jis jį gavo ir kada iš jo tikėtis atsakymo.

9 taisyklė. Patvirtinkite el. laiškų su priedais gavimą

Patikrinkite, ar jie tinkamai atsidaro. Atkreipkite dėmesį, kad įmonių vadovai neturėtų siųsti jiems jokių reklaminių pasiūlymų ar nuorodų (nebent jie yra diskusijos objektas).

Geriau tokius laiškus siųsti pardavimų vadybininko vardu su atitinkamu pranešimu laiško tekste.

10 taisyklė. Susirašinėjimas baigiamas tuo, kuris jį pradėjo

Paskutinį laišką siunčia susirašinėjimo iniciatorius. Net jei visi klausimai jau buvo aptarti, parašykite savo partneriui padėkos žodžius už efektyvų bendradarbiavimą ir greitus atsakymus. Pabaigoje galbūt norėsite gera nuotaika ir produktyvią savaitę. Tačiau tik tuo atveju, jei su gavėju palaikote artimus ir ilgalaikius santykius. Visais kitais atvejais geriau nurodyti: „Su geriausiais linkėjimais“.

Kiekvienas, kuris stengiasi atrodyti padoriai verslo sluoksniuose, visada naudojasi. Ir jis visada atsimena pagrindinį dalyką – laiškas neturi suteršti nei adresato, nei įmonės, kurios atstovas yra, reputacijos ar verslo įvaizdžio.

Gebėjimas teisingai ir kompetentingai vesti verslo elektroninį susirašinėjimą yra pagrindinis šiuolaikinio vadovo įvaizdžio komponentas. Tai ir bendro kultūrinio lygio požymis, ir asmeninio profesionalumo rodiklis. Pagal tai, kaip žmogus sugeba suformuluoti ir formalizuoti savo mintis, galima drąsiai spręsti apie jo požiūrį į kitus ir į save patį. Neatsargiai parašytas elektroninis laiškas gali lengvai sugadinti autoriaus dalykinę reputaciją partnerių ir kolegų akyse.

Verslo susirašinėjimo el. paštu taisyklės

2. Aiškiai supraskite, kam skirtas jūsų pranešimas ir kam jame esanti informacija gali būti naudinga. Kam skirtas tavo laiškas? Klientui? Į partnerį? Kolegos? Pavaldiniui? Prie boso? Adresatas nurodomas skiltyje „kam“, suinteresuotieji – „kopijoje“. Niekada nesiųskite papildomų kopijų, ypač savo viršininkui. Jei el. laiške minimos trečiosios šalys, jos taip pat paprastai įtraukiamos į stulpelį „kopija“.

3. Suformuluokite sau pranešimo tikslą. Kokį tikslą keliate sau: ko siekiate iš savo laiško skaitytojo? Kokios reakcijos tikitės? Gavėjas, perskaitęs jūsų pranešimą, turėtų iš karto suprasti, ko jums iš jo reikia. Elektroninės korespondencijos vedimo taisyklės:

Jei norite į įvykius įnešti individualios perspektyvos – nuo ​​pirmojo asmens (mes, aš)
Jei jūsų žinutė yra užklausos ar mokomojo pobūdžio – nuo ​​2-ojo asmens (jūs, jūs)
Jei rašote laišką kaip pašalinis stebėtojas ir norite informuoti adresatą apie įvykdytus faktus ar įvykius – 3 asmeniu (jie, ji, jis).

4. Nepalikite „temos“ lauko tuščio. Dauguma žmonių, gavę el. laišką, pradeda nagrinėti susirašinėjimą žiūrėdami į temos lauką. Sprendimą perskaityti laišką žmogus priima per kelias sekundes, todėl laiško turinys turėtų atsispindėti temos eilutėje. Tema turi būti trumpa, konkreti ir informatyvi.

5. Turinys turi būti aiškus: adresas ir pasisveikinimas, pagrindinė dalis, santrauka, parašas, kontaktai. Bet kuriame laiške turi būti pašto etiketas. Nebūkite tingūs ir nepraleiskite jokios priimto turinio dalies, teisingai suformatuotas laiškas yra jūsų profesionalumo rodiklis.

6. Kreipimasis į adresatą ir jo pasisveikinimas yra jūsų pagarbos jam rodiklis. Jei įmanoma, kiekvieną laišką pradėkite asmenine žinute ir sveikinimu. Mandagumo ženklas – kreiptis į pašnekovą vardu. Po adreso dėkite kablelį, jei norite žinutei suteikti kasdienybės. O jei norite pabrėžti formalumą ir reikšmingumą, naudokite šauktuką, net jei šis laiškas skirtas kolegai, su kuriuo dažnai bendraujate.

7. Laikykitės principo: trumpai ir aiškiai (KY). Viena iš pagrindinių verslo el. pašto korespondencijos taisyklių yra „minimalus žodžių kiekis – maksimali informacija“. Pateikite savo mintis konkrečiai (aiškiai), nuosekliai, glaustai ir lengvai suprantamai. Sakiniai turi būti trumpi, todėl adresatui lengviau perteikti reikiamą informaciją. Yra vienas Auksinė el. laiškų taisyklė– porcijomis, viena tema – viena raidė. Geriau siųsti kelis laiškus (kiekvieną su viena tema), nei vieną didelę žinutę su keliomis nesusijusiomis idėjomis.

8. Neformalaus bendravimo nepaverskite dalykiniu susirašinėjimu. El. laiške nėra emocijų! Jei norite emociškai pabrėžti el. laiške išdėstytus dalykus, emocinė potekstė turi būti paslėpta už neutralaus, išoriškai ramaus ir teisingo pateikimo tono. Tai pasiekiama turiniu, o ne kalba.

9. Laikykitės aiškios pagrindinio laiško teksto struktūros. Dažniausiai laiškas susideda iš trijų dalių:

Laiško parašymo priežastis (priežastis, pagrindas). Ši dalis paprastai yra kuo trumpesnė
Nuoseklus klausimo esmės pristatymas
Sprendimai, prašymai, pasiūlymai, išvados

10. Išvaizda Pranešimas turi būti labai lengvai suprantamas. Padalinkite tekstą į pastraipas, kuriose turėtų būti ne daugiau kaip nuo penkių iki šešių eilučių. Geriau atskirkite pastraipas vieną nuo kitos tuščia eilute. Pasirinkite vieną spalvą ir vieną šriftą, kad tekstas būtų geriau suvokiamas. Geriau nenaudoti šauktukų, jaustukų, santrumpų ar kursyvų elementų, nebent tai absoliučiai būtina.

11. Rašykite taisyklingai. Neraštingas rašymas rodo, kad autorius nėra pakankamai išsilavinęs. Jūsų verslo reputaciją diskredituoja rašybos klaidos ir klaidos tekste. Prieš išsiųsdamas laišką, pašto etiketas rekomenduoja dar kartą atidžiai perskaityti laišką. Daugelis laiškus Ir teksto redaktoriai Jie moka tikrinti skyrybos ženklus ir rašybą, o jei randa klaidų, siūlo taisyti. Ši paslauga reikalinga norint rašyti el.

12. Apsvarstykite, kokius dokumentus reikia įtraukti į priedus. Neturėtumėte įtraukti į laiško turinį išsamią informaciją, geriau atsiųsk atskiras failas. Laiško temos eilutėje būtinai nurodykite, kurį failą įdedate. kitaip recipientas gali jį suvokti kaip virusą. Prieš siunčiant visus failus reikia nuskaityti antivirusine programine įranga.

14. Postscript itin retai naudojamas verslo susirašinėjime. Jei savo žinutėje naudojate postscript, tai rodo, kad nepakankamai galvojote apie laiško turinį.

15. Tik ypatingais atvejais išduodamas skaitymo kvitas. Paprastai skaitymo kvitas turėtų būti nustatytas tik išoriniams gavėjams ir tik tada, kai tikimasi atsakymo iš gavėjo.

16. Pažymėkite „didelės svarbos“ langelį tik tada, kai tai tikrai būtina. Jei el. laiške yra svarbios informacijos, kuriai reikia skubiai atkreipti dėmesį, nustatykite svarbą į „didelė“. Tai paryškins jūsų el. laišką gautuosiuose. Tačiau nerekomenduojama be reikalo piktnaudžiauti šia funkcija.

17. Prieš išsiųsdami laišką dar kartą perskaitykite. Ar viskas glausta, konkretu, suprantama, ar nėra netinkamos informacijos ar gramatinių klaidų? Ar teisingi gavėjo duomenys? Patikrinkite pateikimo seką ir logiką.

19. Elektroninį dialogą užbaigia tas, kuris inicijavo susirašinėjimą.

20. Prisiminkite tai Susirašinėjimo elektroniniu paštu taisyklės, o tiksliau jų atitikimas yra šiuolaikinio profesionalaus vadovo rodiklis.

Taisyklės verslo korespondencija o kelis keblius manevrus, kaip užmegzti gerus santykius naudojant laišką, turi žinoti ne tik tie, kurių elektroninis paštas kiekvieną darbo dieną perpildytas gaunamos korespondencijos, o planuose – keletas susirašinėjimų ir žinučių, kurių iniciatorius turėtum būti tu. Įvaldyti bukų magiją naudinga kiekvienai šiuolaikinei moteriai. Tai pravers bent jau ieškant darbo – CV, motyvacinius laiškus, papildomos informacijos apie save siuntimas pagal pageidavimą ir testines užduotis, taip pat žinučių siuntimas pokalbio laikui derinti.

Raštingumas yra verslo korespondencijos ir jūsų veido pagrindas

Tai, kad disleksija sergantys tinklaraštininkai gali būti populiarūs internete, neturėtų būti jūsų klaidų ir paslydimų pasiteisinimas. Neguodė savęs tuo, kad dar mokykloje ne viskas susiklostė su rusų kalba (jau pats laikas patobulinti „ne“ rašymo skirtingomis kalbos dalimis taisykles). Būkite kiek įmanoma reiklesnis sau. Ypatingai įžeidžiama vedant dalykinę korespondenciją neteisingai parašyti žodžius iš savo profesinės srities. Pašnekovas gali suabejoti jūsų kompetencija.

1. Išsaugokite svetainę gramota.ru savo interneto naršyklės žymėse.

2. Nevartokite žodžių, kurių negalite tiksliai apibrėžti (bent jau patikrinkite Vikipediją).

3. Nepamirškite, kad reti ir konkretūs žodžiai, kurie pašnekovui gali būti nepažįstami, jį suklaidins arba gali būti neteisingai interpretuojami. Jei pašnekovą reikia supažindinti su jūsų terminologija, tuomet pagal etiketo taisykles paaiškinkite vartojamus terminus ir santrumpas.

4. Stenkitės nedaryti per ilgų sakinių. Sudėtingus ir puošnius dizainus palikite romanui rašyti, o ne verslo korespondencijai vesti.

5. Primygtinai rekomenduojame rašyti pranešimą ne iš karto į laiško turinį, o pirmiausia į failą kompiuteryje. Pirma, jums padės įtaisyta žodžio rašyba ir skyrybos ženklai. Antra, pašalinsite nemalonią situaciją, kai netyčia per anksti išsiųsite verslo laišką arba pametate jį dėl naršyklės uždarymo ir pan. (rašydami tekstą Word programoje, įpraskite dažniau spustelėti „išsaugoti“ piktogramą ir nustatyti automatinį režimą). -išsaugokite trumpais intervalais nustatymuose). Prisiminkite, kad nuspėjamasis rašymas planšetiniame kompiuteryje ir mobiliuosius įrenginius galintis labai netikėtai pataisyti jūsų žodžius.

6. Prieš siųsdami laišką, perskaitykite jį kelis kartus. Jei laikas bėga (beje, viena iš svarbių pagrindinių dalykinio susirašinėjimo taisyklių – neatidėlioti terminų, todėl geriau nepradėkite rašyti paskutinę akimirką), tuomet po kurio laiko perskaitykite įvestą tekstą iš naujo. spausdinimas - po pusvalandžio ar valandos, pereinant prie kito reikalo.

Kompetentinga dalykinė korespondencija. Svarbi informacija

Dėmesys detalėms vedant ir vykdant verslo korespondenciją rodo pagarbą ir taupo laiką

7. Nepamirškite užpildyti laiško „temos“ lauko . Jei siunčiate pirmąjį šaltą el. laišką, temos eilutė gali būti akį traukianti, unikali ir intriguojanti. Bet jei jūsų laiško jau laukiama arba jau kurį laiką susirašinėjote su gavėju, temą reikėtų išdėstyti trumpai, aiškiai ir glaustai. Tai leis jums greitai rasti savo laišką (tiek jums, tiek gavėjui), jei reikia.

8. Ilgos „Re: Re: Re:“ grandinėlės sukuria šiukšlių įspūdį. Nebijokite užmegzti naujos grandinės su pašnekovu, cituokite tik ankstesnes žinutes, kurios yra aktualios šiai problemai (ir taip, jas reikia „traukti kartu“, jei, pavyzdžiui, diskutuojate apie konkretaus projekto detales , susitarus dėl biudžeto/kainų/paslaugų paketų ir pan. – tokiu atveju cituoti patogu ir to reikalauja verslo etiketas).

9. Jei į gaunamas pranešimas yra keli klausimai jums, tada atsakykite į juos, cituodami kiekvieną atskirai. Jei siunčiate laišką su keliais klausimais, naudokite numeraciją ir suskaidykite tekstą į pastraipas. Laikykitės aiškios struktūros.

10. Laiško tekste pakomentuokite visus laiško priedus. Pasirašykite visus pridėtus failus, kad gavėjas galėtų iš karto gauti informaciją apie jų turinį .

11. Parašas yra labai svarbi detalė verslo laiškas. Pašto paslaugų nustatymuose dažniausiai galite nustatyti automatinį visų savo laiškų parašą. Gerai parašytas parašas prilygsta vizitinių kortelių, gerų vizitinių kortelių spausdinimui. Be savo vardo ir pavardės, savo paraše naudokite savo pareigų pavadinimą, kontaktinę informaciją (telefonas, skype) ir įmonės logotipą. Kaip geriausiomis laikomos kūrybiškai svarbios vizitinės kortelės (įsimintinos ir susijusios su asmeniu ar įmone, kurioje jie dirba), parašas gali būti „su posūkiu“, nurodantis jūsų ryšį su įmone arba apie jūsų meilę verslui. tu darai. Pavyzdžiui, kai kurie leidyklos „Mann, Ivanov and Ferber“ darbuotojai savo paraše naudoja papildomą sakinį „Dabar aš skaitau...“ (ir įterpia leidyklos naujo produkto pavadinimą). Maisto pramonės įmonių atstovai savo laiškus gali baigti palinkėjimais „skanios dienos“ ir pan. Kartais dėl tokio dalykinio susirašinėjimo formatavimo reikėtų susitarti su vadovybe.

12. Verslo korespondencijai NameWoman primygtinai rekomenduoja sukurti atskirą pašto adresą. Patartina, kad jame būtų nurodytas įmonės pavadinimas arba įmonės interneto svetainės domenas, Jūsų vardas (pilnas, be mažybinių formų) ir Jūsų pavardė. El. pašto pavadinime nenaudokite skaičių, nurodančių jūsų amžių ar gimimo metus. El. laiško pavadinime rodyti savo poziciją yra gana priimtina, tačiau kai kurie žmonės to vengia, nes planuoja nesikeisti pašto dėžutę, kildamas karjeros laiptais aukščiau.

Taip pat turėtumėte vengti naudoti žaismingus ar pernelyg kūrybiškus el. pašto adresus, kai siunčiate gyvenimo aprašymus ir panašius verslo laiškus. Ypač jei kandidatuojate į rimtas pareigas didelėje įmonėje.

Verslo susirašinėjimo etiketas

13. Verslo susirašinėjimo stilius neturi būti sausas. Tačiau rimtumas ir tam tikras dizaino griežtumas yra privaloma taisyklė. Venkite mažybinių priesagų, slengo ir šnekamosios kalbos posakių.

14. Jaustukai gali tapti spąstais. Iš principo jie neturėtų būti verslo pažinties pirmose raidėse. Esant užsimezgusiam kontaktui, besišypsantys skliaustai vis dar priimtini, tačiau nepersistenkite ir netapkite tokių „mielų laiško puošmenų“ iniciatorėmis. Liūdnos ir bet kokios kūrybingos animuotos šypsenėlės vedant verslo korespondenciją (ypač tais atvejais, kai esate „iš apačios“) yra griežtai draudžiami.

15. Laiško pradžioje ir, jei reikia, toliau visame tekste būtinai naudokite pagarbų pasisveikinimą ir kreipimąsi į vardą, vardą ir patronimą. To reikalauja ne tik dalykinio susirašinėjimo etika, tai leidžia padidinti pašnekovo susidomėjimą Jūsų žinute ir lojalumą jai. Gavėjai visada atidesni adresuojamiems laiškams, todėl pasistenkite iš anksto išsiaiškinti asmens, kuriam turėtumėte rašyti, vardą ir pavardę bei kokį adresą jis pageidauja (pagal vardą ar vardą ir patronimą).

Pagal dalykinio susirašinėjimo taisykles įprastais atvejais atsakymas turi būti išsiųstas per darbo dienas, daugiausiai per dvi dienas. Jeigu laišką gaunate paskutinėmis darbo dienos valandomis prieš ilgąjį savaitgalį ar atostogas, tuomet į neskubų laišką detalaus atsakymo pateikti neprivalote. Tačiau pagal dalykinio susirašinėjimo etiketą būtų tikslinga atsiųsti trumpą atsakymą, kuriame būtų nurodyta, kad laišką gavote ir komentarą, kad šiuo metu esate išvykęs ir detaliai atsakysite po tokios ir tokios datos arba ne vėliau kaip per tokį laikotarpį. . Tą patį turėtumėte padaryti, jei, norėdami atsakyti, jums reikia paaiškinti bet kokią informaciją, kurią turite gauti iš trečiosios šalies, arba atlikę išsamų duomenų rinkimo ir medžiagos ruošimo darbą.

Savo ruožtu, jei jums reikia pašnekovo atsakymo laiško, per 3 darbo dienas galite pakartoti savo prašymą. Jei jums reikia skubaus atsakymo, teisingai parašykite apie tai pirmame laiške (jei įmanoma, paaiškinkite priežastis), taip pat prašydami patvirtinti jo gavimą. Beje: reguliariai (kas tris dienas) tikrinkite savo šlamšto aplanką.

Ir šiek tiek daugiau apie tai, kaip atrodo gražus verslo laiškas. Verslo korespondencijos formatavimas

Laiškas turi būti lengvai skaitomas ir suprantamas. Trumpi sakiniai, minimalus dalyvio ir prieveiksmio posakis – paprastos konstrukcijos – yra dalykinės korespondencijos pagrindas. Kas dar padės pateikti tobulą laiško pavyzdį pagal visas taisykles?

16. Jūsų korespondencijos pastraipos neturėtų būti ilgesnės nei 7–10 eilučių.

17. Verslo laiško tekstas bus suvokiamas geriau ir atrodys tvarkingiau, jei tarpai tarp pastraipų yra didesni nei tarpai tarp eilučių vienoje pastraipoje.

19. Žodžiai, o juo labiau frazės ir ištisi sakiniai, parašyti didžiosiomis raidėmis, suvokiami kaip šaukimas, spaudimas ir nepagarba. Šis stilius netinkamas verslo korespondencijai. Neleiskite sau to daryti, net jei esate viršininkas, nepatenkintas savo pavaldiniu.

Verslo mandagumo ir tinklų kūrimo būdai

20. Leiskite pašnekovui pritarti jūsų pasiūlymui, išreikšti jo nuomonę, patarti, palikti komentarą ar užduoti klausimą. Lengviausias būdas tai padaryti – laiške naudoti frazes „ką apie tai manote?“, „jei kils klausimų, pasistengsiu į juos atsakyti“, „parašyk man apie savo sprendimą“.

21. Būkite dėmesingi iš gavėjo gaunamiems signalams. Atkreipkite dėmesį į pašnekovo rašymo stilių ir tai, kaip jis į jus kreipiasi. Prisiminkite psichologinę veidrodžio taisyklę. Puiku, jei jūsų laiškas atspindi jo stilių (bet, žinoma, neparašytas). Jei jis pamini kokią nors asmeninę informaciją, atkreipkite dėmesį į tai. Būkite mandagūs ir korektiški, atspindėdami džiaugsmą, užuojautą, dalyvavimą ir sveikinimus švenčių proga.

22. Kalbant apie šventes. Jei jūsų verslo susirašinėjimas vyksta oficialių švenčių dienomis, pasveikinkite savo pašnekovą su praėjusiomis / artėjančiomis šventėmis. Svarbius klientus ir tuos, su kuriais palaikote ilgalaikį dalykinį susirašinėjimą, pagal etiketo taisykles reikia pasveikinti atskiru laišku. Pravers pasidomėti, kada tavo pašnekovo gimtadienis – šią informaciją dažniausiai nesunku gauti iš socialinių tinklų.

Tvarkykite savo individualią klientų bazę ir profesionalių kontaktų duomenų bazę. Be pavardžių ir vardų, pareigų ir telefono numerių, nuorodų į paskyras socialiniuose tinkluose ir el. paštu, užsirašykite asmeninius duomenis, pažymėkite projektus ir problemas, dėl kurių jau susikirto verslo susirašinėjimo keliai.

23. Verslo susirašinėjimo etika ir elementarus mandagumas sako: nepamirškite padėkos žodžių. Už sveikinimus, patarimus, paaiškinimus, kvietimus, informacinius sertifikatus, greitą verslo korespondento atsakymą.

Milena Just

Laiškų rašymas šeimai ir draugams labai skiriasi nuo laiškų verslo pasaulyje. Gerai suplanuotas laiškas leidžia pašnekovui susidaryti teisingą idėją apie jį siunčiančios įmonės reputaciją ir įvaizdį, taip pat labai paveikia norą toliau bendradarbiauti.

Naudojant el

Interneto technologijų plėtra labai supaprastino darbą su klientais ir įmonių sandorio šalimis – verslo partneriais, tiekėjais, didmeniniais klientais.

Dabar kiekviena įmonė turi elektroninę pašto dėžutę ir leidžia beveik akimirksniu išsiųsti komercinius pasiūlymus, ataskaitas partneriams ir aukštesnėms institucijoms, prašymus ir sutartis.

El. pašto pranašumai yra šie:

• greitas pranešimų pristatymas, o tai labai pagreitina operacijų ir operacijų procesą;
• maža kaina. Palyginti su įprastu paštu ar pristatymu per kurjerį, el. paštas kainuoja daug pigiau. Siunčiant galite naudotis paslaugomis, kurios gali būti visiškai nemokamos ir leis kasdien išsiųsti tūkstančius laiškų;
• valdymo lygių mažinimas įmonėje – bet kuris įmonės darbuotojas gali tiesiogiai susisiekti su vadovu su pasiūlymu dėl bet kokių idėjų. Taigi el. paštas skatina naujoves ir leidžia organizacijoms sparčiau augti. Bet į šiuo atveju būtina užtikrinti, kad elektroninis paštas netaptų savotiška „skundų knyga“, kai darbuotojai dėl bet kokių priežasčių rašys laiškus įmonės vadovui, atitraukdami jo dėmesį tikrai svarbiais klausimais;
• galimybė perkelti didelius duomenų kiekius. Visos el. pašto paslaugos turi debesies paslaugas, kurios palaiko didelių duomenų kiekių saugojimą ir naudojimą, kurie lengvai ir sklandžiai perkeliami iš vieno įrenginio. pašto adresą kitam;
• saugus duomenų perdavimas ir galimybė atsarginė kopija informacija. Faksogramos ar įprastas paštas yra labiau pažeidžiami;
• galimybė greičiau reaguoti į klientų poreikius – el. paštas leidžia greitai reaguoti į vartotojų skundus ar pasiūlymus.

Tačiau toks bendravimo būdas turi ir trūkumų. Pirmiausia tai gali būti dėl laiškus siunčiančių specialistų nekompetencijos ir dėl to įmonės bei jos klientų veiklos koordinavimo pažeidimo. Verslo komunikacijos etikos pagrindų išmanymas yra pagrindinis reikalavimas tiems asmenims, kurie organizacijoje yra atsakingi už pašto siuntas.

Oficialaus susirašinėjimo el. paštu taisyklės ir etiketas

Bendravimas su draugais ir pažįstamais elektroniniu paštu labai skiriasi nuo dalykinių laiškų, kur slengas, kreipimasis į „tu“ ir santrumpos yra nepriimtinos (tik jei tai nėra visuotinai priimtos ir plačiai naudojamos santrumpos). Nuo to, kaip kompetentingai ir profesionaliai parašytas laiškas, priklauso įmonės reputacija, klientų lojalumas jai ir bendras įvaizdis rinkoje, kurioje ji veikia.

Apsvarstykite pagrindines taisykles, kurios leis jums sukurti aukštos kokybės laiškus, atitinkančius verslo etiką:

• Visada turėtumėte nurodyti laiško temą, kuri atitiktų pagrindinį jo turinį. Pavyzdžiui, jei tai yra kvietimas į partnerių banketą, laiško temos eilutėje turėtų būti nurodyta „Kvietimas vadovui“ (arba nurodyti jo vardą ir pavardę). Svarbu suprasti, ką gauna organizacijos didelis skaičius laiškus, o laiško temos eilutėje nurodžius, kam jis skirtas, organizacijos sekretoriui bus lengviau jį perduoti;
• Atsakant į laišką, būtina išsaugoti ankstesnio susirašinėjimo istoriją – taip gavėjas prireikus galės iš naujo perskaityti tas žinutes, kurios buvo išsiųstos anksčiau. Kadangi verslo aplinkoje laiškų ateina ir išeina gana daug, sunku turėti omenyje visą informaciją iš partnerių, todėl toks atsakymas į laišką leis atgaivinti atmintį apie tai, kas buvo aptarta;
• Kreipimasis į „Tu“ yra pagrindinė dalykinio susirašinėjimo taisyklė, kaip ir tai, kad bet koks laiškas turi prasidėti sveikinimu ir baigtis fraze „Su pagarba, vardas, pavardė, pareigos“;
• atsakymas turi būti kuo greitesnis, nes tai tiesiogiai veikia įmonės reputaciją. Verslo pasaulyje įprasta į laiškus atsakyti per kelias valandas ir neatidėlioti atsakymo ilgiau nei vieną dieną.

Kaip susirašinėti verslo el. paštu su klientais

Verslo korespondencija – ištisas menas, kurio išmokstama bėgant metams, ir tik turint bendravimo su partneriais patirties susiformuoja tam tikras žinučių rašymo stilius.

Atskirai reikėtų atkreipti dėmesį į laiškų turinį: jis neturėtų peržengti pranešimo ribų ir turi būti glaustas. Nereikia ilgai vesti prie pagrindinio klausimo, geriau nedelsiant nustatyti problemą, dėl kurios reikia parašyti laišką.

Klientai turi žinoti, kas vyksta įmonėje, tačiau nereikėtų piktnaudžiauti savo laiku ir dažnai siųsti laiškus – tai gali lengvai patekti į šiukšlių kategoriją ir sukelti klientų nepasitikėjimą. Reguliarus pašto siuntimas gali būti vykdomas tokiomis progomis kaip: priminimai apie įmonę, jos akcijas ir specialius pasiūlymus, naujų produktų pristatymas, organizacijos koordinačių pasikeitimas (vieta, telefonas, paštas).

El. pašto partnerių etika

• per daug naudoti šauktukus ar klaustukus;
• per didelis įvairių spalvų ir šriftų, taip pat didžiųjų raidžių naudojimas;
• į raides įterpkite jaustukų ar kitų juokingų paveikslėlių.

Raidė turi būti raštinga tiek rašybos, tiek skyrybos požiūriu.

Verslo susirašinėjimo el. paštu pavyzdžiai

Žemiau pateikiami gerai parašytų laiškų, išsiųstų el. paštu, pavyzdžiai:

• Sveiki, Ivanas Ivanovičius. Atsakydami į jūsų užklausą, kaip priedą atsiųsime savo komercinį pasiūlymą. Kilus klausimams, galite kreiptis į produkto vadybininką: 500-50-50 (Petras);
• Laba diena, Piotrai Petrovičiau. Bendrovė „Ivanovas ir partneriai“ su malonumu praneša, kad dabar esame įsikūrę pačiame miesto centre – naujame moderniame biure, esančiame Sidorova gatvėje, 5 pastate, 100 biure. Pagarbiai įmonės vadovas Ivanovas I.I.

Rinkti verslo žmonių kontaktus ir adresus Expocentre parodose

Vienas iš veiksmingų būdų surinkti būsimų verslo partnerių kontaktus ir adresus – parodų lankymas Expocentre mugės teritorijoje. Prieš atlikdami šį darbą, turite sukaupti daug savo vizitinių kortelių, kad galėtumėte jas pasikeisti susitikdami su verslininkais. Svarbu ne tik išdalinti ir gauti mainais vizitines korteles, bet ir susikurti savo anketą, kuri leis geriau susidaryti bendrą vaizdą apie įmonę ar įmonę, kuriai parodos dalyvis atstovauja. Anketoje turėtų būti nurodyta kontaktinė informacija, informacija apie įmonės profilį, pagrindiniai klausimai apie prekes ir pirkimus ir atspindimas įmonės atstovo vaidmuo organizacijoje.

Dalyvių sąrašą ir ekspozicijos maketą galima peržiūrėti parodos svetainėje. Geriau rinkti kontaktus ne tik iš dalyvių, bet ir iš parodos lankytojų, nes Beveik visi lankytojai vienaip ar kitaip susiję su renginio tema.

Kam: pardavimų vadybininkai; pardavimų skyriaus vadovai; darbuotojai, kurie susirašinėja su klientais.

Santrauka: Verslo susirašinėjimo taisyklės. Laiško klientui struktūra. Laiško formatavimas.

Verslo susirašinėjimo taisyklės

1. Gera laišką pradėti dėkingumu ar komplimentu: „Olga, ačiū už atsakymą!
2. Jei klientui rašote pirmą kartą, pasakykite jam, kur gavote jo el. laišką, arba priminkite apie ankstesnį bendravimą.
3. Rašykite paprastai, aiškia kalba. Venkite naudoti klerikalizmo ir kalbos klišių: „šiuo metu“, „atkreipiu jūsų dėmesį“, „bendradarbiavimas abipusiai naudingomis sąlygomis“, „labai profesionalus“, „vengti“, „dėl priežasčių“ ir kt.
4. Taip pat turėtumėte vengti sudėtingų terminų, labai specializuotų ir svetimžodžių bei nesuprantamų santrumpų.
5. Norėdami sutelkti dėmesį į svarbius punktus raides, sakinį pradėkite pavadinimu: „Aleksandri, prašau atsiųsk susitaikymo ataskaitą...“.
6. Jei atsakote į kelis klausimus, cituokite juos arba trumpai paminėkite klausimo turinį, kad būtų aišku, apie ką kalbama.
7. Ramiai reaguokite į kliento nepasitenkinimą ar agresiją, parodykite savo ketinimą padėti jam išspręsti situaciją.
8. Venkite jautrių ar konfidencialių temų. Laiškas netyčia gali atsidurti kito darbuotojo rankose, todėl klientas gali atsidurti nepatogioje padėtyje.
9. Praneškite klientui, kad gavote jo laišką.
10. Verslo korespondencijoje įprasta į laiškus atsakyti ne vėliau kaip po 3 valandų. Jei negalite iš karto išspręsti problemos, praneškite klientui, kada galėsite tai padaryti.
11. Venkite rašyti klientams savaitgaliais ir švenčių dienomis, taip pat pirmadienio rytais ar penktadienio vakarais. Išimtis: jei anksčiau dėl to susitarėte su klientu; jei turite skubių reikalų, kurių negalima atidėti.
12. Manoma, kad nemandagu siųsti daug laiškų iš eilės. Išimtis: jei išsiuntėte laišką ir pamatėte, kad jame pateikta informacija yra neišsami arba nesvarbi, galite rašyti kitą laišką su papildymais ir atsiprašymais.
13. Automatinis atsakymas apie laiškų gavimą šiuolaikinėje dalykinėje korespondencijoje nenaudojamas.
14. Prieš siųsdami būtinai patikrinkite, ar teisingas gavėjo vardas ir įmonės pavadinimas.
15. Verslo korespondencijoje nėra įprasta naudoti postscript.

Laiško struktūra

1. El. paštas
   Pašto adresas turi būti kuo trumpesnis ir įsimenamas. Geriau naudoti asmeninį el. paštą (pvz. [apsaugotas el. paštas]).
2. Laiško tema
   Būtinai nurodykite laiško temą. Tema turi atitikti turinį. Jei žinote asmens, kuriam rašote, pavardę ar pareigas, nurodykite juos temos eilutėje.
3. Pastabos
   Specialiems el. laiškams galite naudoti ženklą „Svarbu“. Geriau prašyti skaitymo patvirtinimo tik išskirtiniais atvejais.
4. Laiško struktūra
   • sveikinimai;
   • trumpas laiško temos aprašymas;
   • klausimo iššifravimas;
   • užbaigimas (raginimas veikti).
   Auksinė taisyklė: viena raidė – viena tema – vienas kreipimasis.
5. Priedai
   Jei prie laiško pridedate failus, informuokite apie tai gavėją laiško temos eilutėje. Patogiau perkelti sunkius failus per debesies paslauga(pavyzdžiui, „Yandex.Disk“).
6. Parašas
   Į savo parašą įtraukite tik pagrindinius ir susijusius kontaktus. Stenkitės išlaikyti 3–5 eilutes.

Laiško formatavimas

1. El. pašte naudokite lengvai skaitomus šriftus be serifo. Optimalus šrifto dydis yra 12-14 taškų.
2. Optimalus pastraipos ilgis yra 3-4 eilutės. Sakinio ilgis – 12-18 žodžių. Geriau ilgesnį sakinį padalinti į dvi dalis.
3. Pageidautina, kad visa raidė tilptų ekrane.
4. Norėdami paryškinti svarbius žodžius ir posakius, naudokite paryškintą šriftą (ne daugiau kaip 4–5 žodžiai iš eilės). Neišryškinkite ištisų sakinių (ypač jei jie ilgi), o ypač ištisų pastraipų.
5. Nenaudokite per daug paryškindami tekstą ryškiomis spalvomis, didžiosiomis raidėmis ar kursyvu. Jei abejojate, rinkitės santūrumą.
6. Geriau vengti teksto su pabraukimu – jį galima supainioti su nuorodomis.
7. Šauktukas turėtų būti naudojamas atsargiai, tik ten, kur to tikrai reikia. Nereikėtų naudoti trijų ar daugiau šauktukų / klaustukų.
8. Sunumeruoti ir suženklinti sąrašai pagerinti informacijos suvokimą.
9. Paveikslėliai turi papildyti laiško turinį, bet jokiu būdu jo nepakeisti (daugelis gavėjų išjungė paveikslėlių rodymą; laiškai, kuriuose tekstas pakeistas paveikslėliu, gali būti laikomos SPAM).

Sukurti verslo korespondencijos standartus. Tai padės reguliuoti darbuotojų ir klientų susirašinėjimo procesą bei išvengti klaidų, galinčių turėti įtakos pardavimams ir Jūsų įmonės įvaizdžiui.