Имэйлээр бизнесийн захидал харилцааны соёл. Имэйлээр захидал харилцааны дүрэм

Зарчмын хувьд, яаж, ямар аргаар үүсгэж, илгээх вэ гэсэн асуулт гарч ирэх ёсгүй. Гэсэн хэдий ч хүн бүр албан бичгийн тухайд, ялангуяа захидлын эзэн хариу ирэхийг хүлээж байгаа үед энэ ажлыг шууд эхлүүлэхэд бэлэн байдаггүй. Би танд бизнесийн захидлын бяцхан нууцыг хэлье: захидлын шинж чанар, хэв маяг нь хатуу байх тусам хүлээн авагчаас хариу өгөх магадлал өндөр болно. Энэ хичээл дээр би хэрэглэгчдэд өөрсдийн хэв маягийг сонгож, дараа нь хамгийн чадварлаг байдлаар мессеж бичихэд туслах хэд хэдэн жишээ имэйлийг өгөх болно.

Эхлээд бидний үүсгэж буй үсэг ямар шинж чанартай болохыг шийдэх хэрэгтэй. Би бүх илгээсэн имэйлийг гурван үндсэн төрөлд хуваадаг:

• Бизнесийн санал
• Бизнесийн лавлагаа
• Найрсаг хаяг

Үүний дагуу, бүх гурван төрлийн хувьд би энгийн хэлбэрээр хоёулангийнх нь загвар хоосон зай байна текст файлууд, мөн тодорхой цахим шуудангийн программд тохирсон загвар хэлбэрээр. Тэд тус бүрийг дарааллаар нь авч үзье.

Бизнесийн санал

Сайн байна уу (Өдрийн мэнд), [ярилцаж буй хүний ​​нэр]!

Хувийн хаяг нь хүнийг найрсаг байдалд оруулдаг тул харилцахдаа ямар ч үсгээр нэрийг нь зааж өгөхийг зөвлөж байна. Гэсэн хэдий ч, хэрэв та нэрийг нь олж чадаагүй хэвээр байвал мэндчилгээний загвар бичихэд хангалттай.

Та бүхэнд манай компанийн [компанийн нэр] шинэ үйлчилгээг (шинэ бүтээгдэхүүн) танилцуулъя.

[үйл ажиллагааны чиглэлийн нэр] чиглэлээр хамтран ажиллах санал болгоё.

Дараа нь таны саналын давуу талыг үнийн хувьд эсвэл зарим талаар товч тайлбарлана уу чанарын шинж чанар. Хамгийн гол нь үүнийг хэтрүүлж болохгүй. Мегабайт текст, тэр ч байтугай тод, утгагүй зургуудаар дүүргэсэн нь зөвхөн хүмүүсийг айлгадаг. Хэрэв захидал хүлээн авагч таны саналыг эхний мөрүүдээс сонирхож байвал тэр тантай холбогдож нэмэлт мэдээлэл авах болно.

Хэрэв та анх холбоо барихдаа зөв хүмүүс тантай холбогдохыг нухацтай сонирхож байгаа бол хүртээмжтэй байдлын талаар зөвхөн дараах байдлаар бодох нь зүйтэй болов уу. имэйл. зэрэг үйлчилгээнүүдэд данс үүсгэх нь зүйтэй болов уу ICQ баSkype. Заримдаа хүн тантай холбоо барихад илүү хялбар байдаг энгийн утас, хэрэв байгаа бол мэдээж та болгоомжтойгоор гарын үсэг дээрээ үлдээх болно.

Та яагаад өөрийн цахим шуудангийн хаягийг гарын үсэг зурахдаа хуулбарлах хэрэгтэй байна вэ, энэ нь шуудангийн серверээр автоматаар дамжуулагдсан эсэхийг асууна. Энд байгаа дүрэм бол бизнесийн захидал харилцааны хэт их мэдээлэл хэзээ ч шаардлагагүй юм. Таны захидлыг саналыг сонирхдоггүй эсвэл түүнд зөв хариу өгөх чадваргүй хүн хүлээж авсан нөхцөл байдлыг төсөөлөөд үз дээ. Энэ нь хүлээн авсан мессежийг өөр хэрэглэгч рүү дамжуулдаг боловч зарим шалтгааны улмаас автоматаар нэмсэн өгөгдлөөс жинхэнэ илгээгчийн талаарх мэдээлэл алдагдаж, тантай холбоо барихад хэцүү болгодог. Гэсэн хэдий ч захидлын зохиогч болон түүний шаардлагатай холбоо барих хүмүүсийг тодорхойлохын тулд гарын үсгийг харах нь үргэлж хангалттай байх болно.

Бизнесийн лавлагаа

Сайн байна уу (Өдрийн мэнд)!

Эсвэл хаяг хүлээн авагчийн нэр мэдэгдэж байгаа бол (Эрхэм хүндэт, [Нэр, овог нэр])!

Бүтээгдэхүүний (үйлчилгээний) талаарх мэдээллийг [бүтээгдэхүүн/үйлчилгээний нэр] тайлбарын хамт оруулна уу бүрэн техникийн үзүүлэлтүүдболон өрсөлдөх чадвар.

ОХУ-ын Холбооны хуульд [баримт бичгийн дугаар, огноо] үндэслэн би танаас мэдээлэл өгөхийг хүсч байна [авахад шаардлагатай өгөгдлийг тайлбарлах].

Мөн таны эрх зөрчигдсөн тохиолдолд интернет дэх тодорхой үйлчилгээний удирдлагатай холбоо барьж болно.

[Хэрэглэгчийн гэрээний заалтын дугаар] заалтыг зөрчсөний улмаас хэрэглэгчийн гэрээ, тухайлбал: "[нэрлэсэн догол мөрийг бүрэн эхээр нь иш татна]", би та бүхнээс мөрдөн байцаалт явуулж, буруутай этгээдийн эсрэг зохих шийтгэлийг авахыг хүсч байна [хариуцлагатай (хэрэв бид үйлчилгээний ажилтнуудын тухай ярьж байгаа бол)] хүн [сайт (сайтын нэр)] . Хяналт шалгалтын үр дүн болон оногдуулсан шийтгэлийн талаар [өөрийн цахим хаяг] мэдэгдэнэ үү.

Найрсаг хаяг

Сайн байна уу (Өдрийн мэнд) (Сайн уу), [хүний ​​нэр]!

Та эхлээд бидэнтэй найрсаг байдлаар холбоо барихад таны мессеж бүрэн дүүрэн байх нь сайн үзүүлэлт байх болно. Зөв бичигдсэн, их хэмжээний текст нь зөв хүнтэй холбоо тогтоохыг хүсч байгаагаа илэрхийлж, хариу өгөх хүслийг төрүүлнэ. Эхний хэдэн асуултаар яриагаа нээхээ бүү мартаарай.

Жишээ имэйл

Ухаантай хүний ​​захидалд хандсан хүмүүсийн зан чанарыг илэрхийлдэг.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

Хүлээн авахыг хүсч буй захидлуудаа бичээрэй.

[Эртний афоризм]

Захидал бол бизнесийн ертөнцөд хүчтэй аргумент юм.

[Бэхтерева Виктория]

1. Яагаад бизнесийн захидал харилцаанд корпорацийн нэгдсэн стандарт байдаг вэ?

Цахим захидал харилцаа нь аливаа компанийн бизнесийн харилцааны зайлшгүй шинж чанар юм. Имэйл ашигладаггүй компани бараг байдаггүй. Гэхдээ өөрөөсөө дараах асуултуудыг асуугаарай.

• Хамтран ажиллагсад руугаа и-мэйл илгээхдээ хар нүх рүү захидал илгээж байгаа юм шиг мэдрэмж төрж, тэд танд хариу өгөхгүй байх тохиолдол бий юу?
• Ажилчид бие биен рүүгээ утасдаж, имэйлийг яаралтай уншихыг хүсэх үед энэ нь өдөржингөө тохиолддог
• Тэд чамаас яг юу хүсч байгааг та шууд ойлгохгүй байх үед
• Хэзээ нарийн төвөгтэй ба хэцүү асуултуудИмэйлээр ярилцахдаа тэд мэдээлэл, нарийн ширийн зүйлийн далайд живж, асуудал хэзээ ч шийдэгдээгүй.

Хэрэв эдгээр асуудлууд танд хамаатай бол цахим захидал харилцааны нэгдсэн дүрмийг хэрэгжүүлснээр та өдөр бүр маш их цаг авах боломжтой. Энэ нийтлэлд бид бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйн талаар ярих болно.

2. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйн долоон үндсэн дүрэм

Бизнесийн захидал харилцааны дүрмийг нөхцөлт байдлаар хуваацгаая ёс зүйн дүрмийн талаарТэгээд харилцаа холбоо, мэдээлэл солилцох дүрэм.

Харилцаа холбооны дүрэм нь бизнесийн үйл явц, төслийн хүрээнд мэдээлэл солилцох дүрмээр зохицуулагддаг. Бид тэдэнд тусдаа өгүүллийг зориулах болно. Ёс зүйн дүрмүүд нь компанийн ажилчдын дотоод харилцааны хэв маягийг бүрдүүлж, түншүүдийн дунд танай компанийн дүр төрхийг бүрдүүлэхэд зайлшгүй нөлөөлдөг. Жишээлбэл, би саяхан манай хамтрагчаас "Өдрийн мэнд, Бэхтерев" гэсэн үгээр эхэлсэн захидал хүлээн авлаа. Бидний хамтын ажиллагаа үр дүнд хүрсэн гэж та бодож байна уу?

Бизнесийн захидал харилцааг явуулахдаа компанийн нэр хүндийг алдахгүйн тулд бизнесийн захидал харилцааны ёс зүйн "алтан дүрмийг" дагаж мөрдөх шаардлагатай.

1. Бид үргэлж давж заалдах хүсэлтээр захидал эхэлдэг
2. Захидлын сэдэв нь байх ёстой
3. Илгээхээсээ өмнө зөв бичгийн дүрэм, цэг таслал, ярианы алдааг шалгах ёстой.
4. Захидал нь бүтэцтэй байх ёстой (ус ҮГҮЙ!)
5. Захидал нь зөв үг агуулсан байх ёстой
6. Хэрэв бид захидалд хавсралт илгээсэн бол хавсаргасан файл байгаа гэдгийг заавал бичээрэй (энэ нь захидал илгээж, файл хавсаргаагүй байх нөхцөл байдлаас зайлсхийхэд тусална; хүлээн авагч захидлыг уншиж, хавсаргасан баримт бичгийг олоогүй болно. , танд хурдан хариу өгч, захидалд заасан хавсаргасан баримт бичиг дутуу байгааг бичиж болно).
7. Бид захидал харилцааг хэзээ ч устгадаггүй. Хамгийн чухал цэгүүдийн нэг. Захидал нь баримт бичиг тул мессежийн түүхийг хэзээ ч устгаж болохгүй. Шаардлагатай бол та захидал харилцааныхаа түүхийг үргэлж өсгөх боломжтой байх ёстой. Жишээлбэл, Радислав Гандапас захидал харилцааны түүхийг устгахгүй байх хүсэлтийг гарын үсгээ зурсан байна.

3. Үсгийн төрлүүд

Бид үсгүүдийг дизайны бүтцээр нь ялгахыг санал болгож байна:

1. Харилцааны захидал (татгалзсан захидал, нэхэмжлэлийн захидал, хүлээн зөвшөөрсөн захидал, үндэслэлийн захидал гэх мэт)
2. Гэрээний бичиг

Захидал харилцаа

Энэ төрлийн захидалд бид ажилтны мэргэжлийн үйл ажиллагааны явцад ашигладаг бүх төрлийн захидлыг багтаасан болно.

Үсгийн бүтэц

Захидал нь нэг текстээр форматлагдах ёсгүй. Энэ нь тодорхой бүтэцтэй, сайн зохион бүтээгдсэн байх ёстой бөгөөд ингэснээр хүлээн авагчийн анхаарлыг алдахгүй байх ёстой чухал мэдээлэл. Захидлын бүтэц нь тодорхой бүрэлдэхүүн хэсгүүдээс бүрдэнэ.

Захидлын сэдэв

Захидлын сэдэв нь хариуцагчаас хүлээж буй тодорхой үйлдлүүдийг агуулсан байх ёстой: "гэрээ тохиролцох", "харгалзах асуудлыг санал болгох", "мэдээлэл илгээх" гэх мэт.

Хэрэв та баримт бичгийг илгээж байгаа бол сэдвийн мөрөнд захидлын хавсралтад байгаа баримт бичгийн тодорхой тайлбарыг агуулсан байх ёстой.

Имэйлийн сэдвээ зөв форматлах нь яагаад чухал вэ?

Захидлын сэдэв дээр тулгуурлан өдөр тутмын мэдээллийн урсгалаас шаардлагатай захидлыг олох нь маш хялбар байдаг. Нэг ч үсэг алга болохгүй.

Анхаарна уу: Хэрэв та компани дотор захидал илгээсэн бол захидлын сэдвийг тухайн компаниас гадуур илгээсэн бол тухайн загварын дагуу форматлахыг зөвлөж байна: Компанийн нэр: захидлын зорилго.

Захидлын үндсэн хэсэгт илүү бүтээлч байх тусмаа сайн! Ажилчдадаа хөгжүүлэх ёстой бизнесийн гол ур чадваруудын нэг бол бодлоо тодорхой бөгөөд товчоор илэрхийлэх чадвар юм.

P.S. Хэрэв захидал бичихдээ бид ярилцагчийн захидлаас ямар нэг баримт дурдвал түүнийг өнгө, үсгээр тусгаарлаж иш татах ёстой.

Байгууллагын гарын үсэг

Байгууллагын гарын үсгийн загвар нь компанийн бүх ажилчдад ижил байх ёстой.

Гарын үсэг нь хүлээн авагчийн бүх гол мэдээллийг агуулсан байх ёстой бөгөөд шаардлагатай бол захидал хүлээн авагч тантай хялбархан холбоо барьж болно.

Хүндэтгэсэн,

Бүтэн нэр, албан тушаал.

P.S. Хэрэв бид түнш/үйлчлүүлэгчтэйгээ халуун дотно харилцаатай байхыг хүсч байвал үүнийг албан ёсны болгох нь зүйтэй хувийн гарын үсэг. Албан захидал харилцаанд ч гэсэн хувийн хандлагатай захидал хүлээн авахад ямар ч хүн таатай байдаг.

Хувийн гарын үсэг нь захидлын үндсэн хэсгийг үргэлж илэрхийлдэг. Жишээ нь: Өдрийг сайхан өнгөрүүлээрэй / Баярлалаа / Өнөөдөр тантай ярилцсандаа таатай байлаа / Ийм чухал асуудалд цаг зав гаргасанд баярлалаа / Сайн уу гэр бүл, үр хүүхдүүд гэх мэт.

Хэнд/хуулах

Захиа хараахан бэлэн болоогүй байхад санамсаргүйгээр илгээхгүйн тулд бид "To" болон "Cc" талбаруудыг хамгийн сүүлд бөглөнө.

To болон Cc талбаруудын хооронд ямар ялгаа байдаг вэ?

"Хэнд" талбарт бид ямар нэгэн үйлдэл хийх шаардлагатай хүний ​​хаягийг оруулна.

"Хуулбарлах" талбарт бид захидлын агуулгыг уншихад ашиг тустай хүний ​​хаягийг оруулна.

P.S. Cc талбар нь маш ашигтай гэдгийг бидний туршлага нотолсон. Жирийн ажилтантай хэлэлцээр хийж байгаа бол хэлэлцдэг чухал асуудлууд, гэхдээ бид тогтоосон хугацаанд бодитой хариулт аваагүй бол захирал эсвэл ахлах менежерийн захидлын хуулбарыг оруулах нь зүйтэй бөгөөд захидал харилцааг нэн даруй бүтээлч байдлаар эхлүүлэх болно.

Харамсалтай нь олон компаниудад компанийн соёлын түвшин зохих түвшинд байдаггүй бөгөөд үүний үр дүнд ажилтан ажлаа сайн гүйцэтгэхийн тулд удирдлагын багийн хатуу хяналт шаардлагатай нөхцөл байдал үүсдэг.

Мөн Outlook нь " Bcc"Энэ бол захидлын талаар сонирхогчдод мэдээлэх боломжийг олгодог чухал хэрэгсэл юм, гэхдээ тэр үед захидал зөвхөн түүнд хаяглаагүй гэж хүлээн авагчийг төөрөгдүүлэхгүй байх!

Гэрээний бичиг

Хурлыг нэгтгэн дүгнэх, гэрээг бичгээр боловсруулах, дуусах хугацааг зааж, тодруулах боломжийг олгодог чухал төрлийн захидал: хоёр тал юу хийх ёстойгоо зөв ойлгосон уу?

Бичгээр гэрээ хэлцэл, түүнийг хэрэгжүүлэх талаар нэгдсэн төсөөлөлтэй байхын тулд уулзалт, хэлэлцээр, хурлын дараа ийм захидал гаргах нь ашигтай.

Үсгийн бүтэц:

1. Хэлэлцүүлэгт оролцогчдод мэндчилж, үг хэлж, баярлалаа.
2. Хэлэлцээрийг байгуулсан уулзалтын зорилгыг дахин санууллаа.
3. Тэдэнтэй холбогдуулан гаргасан шийдвэр, гүйцэтгэх үүрэг бүхий этгээдийг томилохтой холбогдуулан хэлэлцсэн бүх асуудлын жагсаалт.
4. Түүхэнд яаралтай хэрэгжүүлэх шаардлагагүй санаануудыг бүртгэх.
5. Хүлээн авагчдад зориулсан асуулт: Бүх зүйлийг анхаарч үзсэн үү? Сэтгэгдэл эсвэл нэмэлт зүйл байна уу?

Жишээ нь:

Захидал форматлах

Фонт

Захидлын фонт нь нэг төрлийн байх ёстой бөгөөд текстийн гарчигуудыг налуу үсгээр тодруулж болно, гэхдээ та үүнийг дагаж мөрдөх ёстой жигд хэв маягбүртгэл

P.S. Том үсгээр бичсэн үгс нь өнгө аясыг дээшлүүлдэг гэдгийг та үргэлж санаж байх хэрэгтэй. Тэднээс зайлсхийх хэрэгтэй.

Догол мөр

Текстийг ойлгоход хялбар болгохын тулд тус бүрийг тусад нь догол мөрөнд оруулахыг зөвлөж байна.

Догол

Догол мөрүүд хоорондоо нэгдэж болохгүй. Захидлыг уншихад хялбар болгохын тулд мэндчилгээний дараа, догол мөр бүрийн өмнө болон гарын үсгийн өмнө догол мөр байх ёстой.

Үсгийг илүү үзэмжтэй болгохын тулд захидлын үндсэн хэсэгт холбоосыг гипер холбоос хэлбэрээр форматлах нь дээр.

Бичгийн хэв маяг

Бид таныг Сергей Бехтеревийн мастер ангид урьж байна.

Энэхүү сургалтаар өдөрт дор хаяж 1 цаг чөлөөт цагаа аваарай!

Мастер ангид та дараахь зүйлийг сурах болно.
✓ Бүх ажлыг 100%, хугацаанд нь гүйцэтгэхийн тулд даалгавруудыг хэрхэн удирдах вэ
✓ Уулзалтыг хэрхэн үр дүнтэй бэлтгэх, явуулах
✓ Нэг оффист ажиллагсдын үр бүтээлтэй ажлыг хэрхэн зохион байгуулах вэ

Та компаний нэрийн өмнөөс эсвэл хувийн бизнес эрхлэгчийн нэрийн өмнөөс бичдэг эсэхээс үл хамааран бизнесийн захидал харилцаагүй бизнест хаана ч байхгүй. Өөрөөр хэлбэл, та түүний дүрмийг хэрхэн дагаж мөрддөг. Таны боломжит бизнесийн түншүүд эсвэл үйлчлүүлэгчид таныг тэдэнтэй хэрхэн харилцаж байгаагаар нь дүгнэх болно. Бизнесийн захидал бол бизнесмэний "нүүр царай" гэж хэлж болно. Үүнийг алдахгүйн тулд энэ форматын харилцааны алтан дүрмийн талаар мэдэх нь чухал юм.

Имэйлээр бизнесийн захидал харилцааны дүрэм

Цахим шуудан нь ердийн шуудангаас хамаагүй их ашиглагддаг тул бид бизнесийн захидал харилцааг онлайнаар хэрхэн зөв явуулах талаар анхаарлаа хандуулахаар шийдсэн. Хэд хэдэн зөвлөмжийг дагаж мөрдвөл ярилцагчийнхаа өмнө нүүр царайгаа алдахаас сэргийлэх болно.

Шуудангийн хайрцгийн нэр

Шинэ мессеж нээхэд хамгийн түрүүнд бидний анхаарлыг татдаг зүйл бол илгээсэн хаяг юм. Олон хүмүүс энэ зүйлийн ач холбогдлыг дутуу үнэлж, хувийн цахим шуудангаар бизнесийн захидал илгээдэг. Имэйл хаяг нь зөвхөн таны нэрийг хүний ​​унших боломжтой форматаар агуулж байвал буруу зүйл байхгүй. Гэхдээ "kissa1988" эсвэл "pupsik-26" гэх мэт янз бүрийн хоч байгаа бол ийм шуудангийн хайрцгаас мессеж илгээх нь зүгээр л хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. "Хөөрхөн" эсвэл "хөөрхөн"-ээс бизнесийн санал хүлээж авах үед хүн ямар сэтгэл хөдлөлтэй болохыг төсөөлөөд үз дээ.

Түүнчлэн, info@, inbox@ гэх мэтээр эхэлсэн шуудангийн хаягийг бизнесийн захидал харилцаанд хүлээн зөвшөөрөхгүй. Тэднийг зүгээр л нухацтай авч үздэггүй, бас байдаг өндөр магадлалтайтэр захиаг нээх ч үгүй. Хамгийн сайн сонголт бол бизнесийн захидал харилцааг явуулах явдал юм шуудангийн хайрцаг [имэйлээр хамгаалагдсан], нэр нь таны овог нэр бол компани нь компанийн нэр юм.

Хүлээн авагчид

Имэйл захидал харилцааны хувьд шууд хүлээн авагч руу захидал илгээж, бусад хүлээн авагчид хуулбарлах боломжтой. Мессежийн хуулбарыг хүлээн авагчид түүнд хариу өгөхгүй. Тэд уригдсан ажиглагчид шиг байдаг. Тиймээс илгээхээсээ өмнө яг хэнээс хариулт авахыг хүсч байгаагаа урьдчилан тодорхойлж, хүлээн авагчдыг зөв байрлуул. Гэсэн хэдий ч хэрэв боломжтой бол олон хүнийг имэйлээ шууд хүлээн авагч гэж бүү жагсаа. Хэрэв хүн бүр энэ хариуцлагыг өөр хаяг хүлээн авагчид "шилжүүлэх" шийдвэр гаргавал тэдний хэн нь ч танд хариу өгөхгүй нөхцөл байдал үүсч магадгүй юм.

Хэрэв та өөрийгөө хуулбараас олж авбал бизнесийн захидал, тэгвэл таны ойлгосноор илгээгч таны хариуг хүлээхгүй байна. Гэхдээ хэрэв танд тусгайлан хариу өгөх шаардлагатай бол та үүнийг хийж болно, гэхдээ мессежийн эхэнд "саадалсан" төлөө уучлалт гуйх нь эелдэг хэрэг болно.

Захидал форматлах

Албан ёсны бизнесийн хэв маяг. Бизнесийн захидал харилцааны хувьд мэдээжийн хэрэг албан ёсны хэв маягийг ашигладаг. Үүнд нэр үг, шаардлагагүй мэргэшил, нарийн ширийн зүйлс дутагдаж байна. Зөвхөн тодорхой, тодорхой, логик. Бизнес мессеж бичсэний дараа түүнийг дахин уншиж, ямар нэгэн онцгой утга агуулаагүй, хэлж буй зүйлийн мөн чанарыг өөрчлөхгүй бүх хэллэгийг арилгах нь ашигтай байдаг. Ийм бүх үг, хэллэгийг устгасан гэдэгт итгэлтэй байх үед л ажил хэргийн захидал бичих энэ дүрмийг баримталсан гэж хэлж болно.

Бичиг үсэг. Мессежийг алдаагүй, зөв ​​бичих нь чухал гэж хэлэх нь “Цасан хүнийг цаснаас хийх ёстой” гэдэгтэй адил юм. Гэсэн хэдий ч энэ дүрмийг үл тоомсорлож болохгүй. Бичиг үсэг бол аливаа захидал харилцааны үндэс юм. Үг үсгийн алдаатай ажил хэргийн захидал бичдэг хүнийг хэн ч нухацтай хүлээж авах нь юу л бол.

Захидлын сэдэв. Үүнийг бичих нь зайлшгүй юм. Хүлээн авагч нь захидал юуны тухай болохыг шууд ойлгохын тулд богино боловч товч бичихийг хичээ. Сэдэв нь нэг үгээс бүрдэх ёсгүй. "Мэдээлэл", "Асуулт" гэх мэт. – бизнесийн захидлын сэдвүүд буруу. “Х компанийн санал” бол зөв сэдэв. Хэрэв таны захидал дахь мэдээлэл онцгой чухал бол та үүнийг бараг бүх цахим шуудангийн үйлчилгээнд байдаг тусгай "чухал" тугаар тэмдэглэж болно.

Фонт. Мессежийн текст нь юуны түрүүнд унших боломжтой байх ёстой. Тиймээс Arial эсвэл Times New Roman фонтыг ашиглан дунд зэргийн хэмжээтэй (жишээлбэл, mail.ru дээр хамгийн оновчтой үсгийн хэмжээ 3 байна). Фонт, өнгөөр ​​туршилт хийж болохгүй. Энэ нь бизнесийн захидал харилцаанд тохиромжгүй юм. Caps Lock бүү ашигла анхаарлын тэмдэгмөн өөр тусгай дүрүүд(эмотиконыг оруулаад). Зөвшөөрөгдсөн цорын ганц зүйл бол зарим хэллэгийг налуу эсвэл тодоор тодруулах явдал юм. Гэхдээ үүнийг зайлшгүй шаардлагатай үед л ашиглахыг хичээ.

Уншихад хялбар, санаагаа илүү сайн дамжуулахын тулд та захидлын текстийн бүх хэсэгт дэд гарчгийг ашиглаж болно. Гэхдээ тэдгээр нь хэтэрхий олон байх ёсгүй - 3-4-ээс ихгүй байна.

Нэг догол мөр 4 мөрөөс хэтрэхгүй байх ёстой. Бид маш урт догол мөрүүдийг уншихад текст нь бүдгэрч, гол санаа нь алдагдах болно.

Аливаа тооллого, жагсаалтыг тусгай тэмдэглэгээ ашиглан зурах ёстой.

Корпорацийн загвар. Хэрэв та өөрийн байгууллагын хэв маягаар брендийн цахим шуудангийн загвар боловсруулсан бол маш сайн байх болно. Мөн та бүх бизнесийн мессежийг зөвхөн энэ загвараар илгээх болно. Энэ нь таныг бусдаас ялгарах боломжийг олгож, бизнесийн мессежэнд шаардлагатай албан ёсны байдлыг хадгалах болно. Гэсэн хэдий ч та үүнийг "брендинг" -ээр хэтрүүлж болохгүй - хэт их бүтээлч байдал нь зөвхөн хор хөнөөл учруулах болно. Гэсэн хэдий ч бид зугаа цэнгэл биш бизнесийн харилцааны тухай ярьж байна. Хүлээн авагчид таны мессежийг зөвхөн компьютер дээрээ төдийгүй компьютер дээрээс унших боломжтой гэдгийг бүү мартаарай хөдөлгөөнт төхөөрөмжүүд. Тиймээс загварыг өөр өөр дэлгэцийн нягтралд тохируулсан байх ёстой.

Нэг захидалд зөвхөн нэг мэдээ байх ёстой. Үүний дагуу хүлээн авагчаас зөвхөн нэг зорилтот үйлдэл хүлээх ёстой. Хүлээн авагчид хандсан хэд хэдэн асуулт, санал, хүсэлтийг нэг зурваст нэг дор байрлуулах нь буруу гэж үзэж байна.

Үүнийг дараах хэсгүүдэд хуваах ёстой.
- танилцуулга;
- үндсэн хэсэг;
- дүгнэлт.

Оршил хэсэгт мессежийн зорилго, түүнийг бичих болсон шалтгааныг товч дурд. Гол хэсэг нь захидлын мөн чанар юм. Эцэст нь хэлэхэд, та дээр дурдсан зүйлийг нэгтгэн дүгнэх хэрэгтэй - эдгээр нь дүгнэлт, хүсэлт, заавар, зөвлөмж гэх мэт байж болно. Бизнесийн захидал харилцаанд ямар нэгэн "шуудангийн бичиг" ашиглах нь туйлын зохисгүй юм. Мөн афоризм, зүйр үг, зүйр үг гэх мэтээс зайлсхий.

Хэрэв та захидал илгээх шаардлагатай бол график дүрс, дараа нь мессежийн текст рүү бүү оруулаарай, харин хавсаргана уу тусдаа файл. Зураг дээр зөв харагдахгүй байж магадгүй янз бүрийн төхөөрөмжүүдэсвэл интерфейсийг бүрэн идэвхгүй болгох шуудангийн програмхүлээн авагч. Текстэнд шаардлагатай бол "мэдээлэл хавсаргасан файлд байна" гэж бичнэ үү. Хэрэв ийм хэд хэдэн файл байгаа бол нэрийг нь бичихээ мартуузай.

Хэрэв та үгийн товчлол, товчлолыг ашигладаг бол хүлээн авагч нь юу гэсэн үг болохыг ойлгох болно гэдэгт 100% итгэлтэй байх ёстой. Ер нь ийм зүйл хэрэглэхгүй, аюулгүй тоглосон нь дээр.

Сэтгэл хөдлөлийн дутагдал. Бизнесийн захидалд ямар нэгэн сэтгэл хөдлөлийн өнгө агуулагдах ёсгүй. Ер нь. Хэдийгээр та гомдол бичиж байгаа ч гэсэн та өөрийн уур хилэнгээ бүрэн дүүрэн харуулахыг үнэхээр хүсч байгаа ч, эсвэл эсрэгээрээ амжилттай гүйлгээ хийсэн түншдээ чин сэтгэлээсээ талархаж байна. Мэдээлэл нь хязгаарлагдмал, бүр хүйтэн цустай байх ёстой. Хүн бүр өөрийн хувийн шинж чанарыг үнэлдэг боловч бизнесийн захидал харилцаа нь тийм биш юм хамгийн сайн аргаүүнийг илчил. Хөгжилтэй эсвэл гунигтай хүн, цэвэрлэгч эсвэл албан ёсны захидал ерөнхий захираладилхан байх ёстой.

Тайлбар толь ашиглах. Бизнесийн захидал харилцаанд өгүүлбэрүүдийг холбохын тулд дараах тогтвортой илэрхийлэлүүдийг ашигладаг.

1. энэ шалтгааны улмаас;
3. юунд үндэслэсэн;
4. (ямар нэгэн зүйлийн) ачаар;
5. дагуу;
6. үндэслэн;
7. харгалзан үзэх;
8. харгалзан үзэх;
9. юу үйлчилсэн.

гэх мэт. Мөн бизнесийн захидалд мессеж бичсэн салбарт нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн товчлол, товчлолыг ашиглахыг зөвшөөрнө. Хэрэв хүлээн авагч тодорхой товчлолыг ойлгох эсэхэд эргэлзэж байвал хэллэгийг бүрэн эхээр нь бичих нь дээр.

Сайн байцгаана уу. "Өдрийн мэнд" гэсэн үг хэллэгийг хэзээ ч бүү ашигла. Энэ нь зөвхөн бизнесийн захидал харилцаанд төдийгүй ерөнхийдөө цахим шуудангийн хувьд муу хэлбэр гэж хэлж болно. Хамгийн оновчтой мэндчилгээ бол "Сайн уу, овог нэр". Дашрамд хэлэхэд, мессеж хүлээн авагчид зөвхөн мэндчилгээнд төдийгүй текстийн дагуу нэрээр нь ярих нь сайн хэрэг. Хэрэв та танихгүй хүнд захидал бичиж байгаа бол хүлээн авагчийн хаягийг хаанаас авснаа хамгийн эхэнд зааж өгөх ёстой.

Үсгийн хэмжээ. Энэ биш урлагийн бүтээлмөн "сэдвийн талаархи" таны хувийн бодол биш. Зурвас нь доторх бүх мэдээллийг дамжуулахын тулд аль болох богино байх ёстой. Захидлын текст нь нэг "дэлгэц" -д багтах нь оновчтой юм. Урт захидал унших нь ядаргаатай бөгөөд олон хүнд залхмаар санагддаг.

Захидлын хариу. Та хүлээн авсан мессеждээ хариу бичихдээ "Бичих" товчийг биш харин "Хариу бичих" товчийг дарна уу. Эхний сонголтоор таны захидал харилцааны түүхийг бүхэлд нь таны хариултанд автоматаар оруулах болно. Энэ нь зөв, учир нь тухайн хүн арын дэвсгэрийг олж харахгүй бол таныг хэн бэ, түүнээс юу хүсч байгаагаа шууд санахгүй байж магадгүй юм. Ялангуяа сүүлийн захидал харилцаанаас хойш таваас дээш хоног өнгөрсөн бол. Ярилцагчынхаа мессежэнд хариулахдаа түүний ярианаас эш татаарай. Энэ нь түүнд өмнө нь юу ярьж байсныг санах боломжийг олгоно.

Шаардлагатай бол нөгөө хүндээ үргэлж талархаж бай. Жишээлбэл, та "Владимир, захидалдаа баярлалаа" эсвэл "Ирина Алексеевна, ийм хурдан хариу өгсөнд баярлалаа" гэж бичиж болно. Ийм нюансууд нь ярилцагчдаа хүндэтгэлтэй хандаж, цахим харилцааны уур амьсгалыг зөөлрүүлэх болно.

Хэрэв ярилцагч танд сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлсэн мессеж илгээсэн, тэр ч байтугай тантай илт бүдүүлэг байсан бол та хичнээн их хүсч байгаагаас үл хамааран түүнд ижил байдлаар хариулахгүй байхыг хичээгээрэй. Нөхцөл байдал өөр өөр байдаг ч үргэлж эелдэг, тайван байдлаар хариулдаг.

Мэдээжийн хэрэг, та хэдий чинээ хурдан хариулна, төдий чинээ сайн. Хэрэв та хэдхэн цагийн дотор хариу өгөх боломжтой бол үнэхээр сайхан байна. Энэ хугацаа нь хамгийн тохиромжтой. Гэхдээ бид хэдхэн хоногийн дотор хариу авлаа гэж бодъё. Сэтгэл судлаачид хүний ​​имэйлд хариу хүлээхэд таатай хугацаа нь 48 цаг, өөрөөр хэлбэл хоёр өдөр гэж хэлдэг. Хэрэв та удаан хүлээх хэрэгтэй бол энэ нь үл хүндэтгэсэн эсвэл үл тоомсорлож буй хэрэг гэж аль хэдийн ойлгож магадгүй юм. Хэрэв зурваст тавьсан асуултад хариулахад тань илүү хугацаа шаардлагатай бол та захидлыг хүлээн авсан, авч үзэхээр хүлээж авсан, аль болох хурдан хариулах болно гэдгээ бичээрэй. Ингэснээр илгээгч ядаж үл тоомсорлохгүй байх болно.

Захидлын дүгнэлт. "Би ашигтай хамтран ажиллана гэж найдаж байна", "Хариулт өгсөнд тань баярлалаа" гэх мэтийг хууран мэхлэх оролдлого гэж үзэж болох хэллэгүүдийг бичиж болохгүй. "Хүндэтгэсэн", "Миний чин сэтгэлийн хүсэл" гэх мэт хэллэг бүхий цахим шуудангаар баяртай гэж хэлэх нь дээр. Тиймээ, ийм хэллэгүүд нь хуучирсан боловч бизнесийн харилцаанд төгс тохирно. Гарын үсэг дээр өөрийн нэр, овог, албан тушаал, компанийн нэрийг бичнэ. Мөн имэйлээс бусад холбоо барих хаягаа үлдээнэ үү.

Хүргэлтийн хугацаа. Мэдээжийн хэрэг, имэйлүүд нь тэдгээрийг хүлээн авмагц шууд унших ёстой гэсэн үг биш юм. Гэхдээ цахим шуудангийн бизнесийн ёс зүйд амралтын өдрүүд, баяр ёслол, орой эсвэл шөнийн цагаар имэйл илгээх нь зохисгүй гэж үздэг. Стандарт ажлын цагийг баримтлахыг хичээ.

Мэдээжийн хэрэг, "илгээх" товчийг дарахаас өмнө хүлээн авагчийн нэр, имэйл хаягийн зөв бичгийн дүрмийг сайтар шалгана уу. Мессежийн текстийг бүхэлд нь дахин уншиж, үсгийн алдаа эсвэл буруу хэллэг байгаа эсэхийг шалгана уу.

Хамтын ажиллагааны асуудлыг шийдвэрлэх хувийн уулзалт үргэлж боломжгүй байдаг тул бизнесийн харилцаа холбоог захидал харилцаагүйгээр төсөөлөхийн аргагүй юм. Бизнесийн захидал харилцааны хамгийн тулгамдсан асуудал

Хамтын ажиллагааны асуудлыг шийдвэрлэх хувийн уулзалт үргэлж боломжгүй байдаг тул бизнесийн харилцаа холбоог захидал харилцаагүйгээр төсөөлөхийн аргагүй юм. Бизнесийн захидал харилцаа нь ихэнх тулгамдсан асуудлуудыг богино хугацаанд шийдвэрлэхэд тусалдаг боловч ёс зүйн дүрмийг дагаж мөрдөхгүй байх эсвэл захидал бичих логикгүй байх нь түншлэлд хор хөнөөл учруулж, боломжит үйлчлүүлэгчийг холдуулж болзошгүй юм. Албан ёсны хэлэлцээрийн нэгэн адил тодорхой дүрмүүд байдаг: захидлын хэлбэр, харилцааны хэв маяг.

Бизнесийн захидал харилцааны ерөнхий дүрэм

Аливаа байгууллага, арилжааны пүүс, аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны амжилт нь зан үйлийн соёл, ёс зүйтэй салшгүй холбоотой байдаг. Менежер, ажилчдын бүх үйлдэл нь ёс суртахууны дүрмийг харгалзан үзэх ёстой бөгөөд нөхцөл байдалд тохирсон байх ёстой.

Ёс суртахууны хамгийн чухал хэсгүүдийн нэг бол бизнесийн захидал харилцаа юм.

Ажлын цагийн бараг 50% нь цаас, шуудантай харьцахад зарцуулагддаг гэсэн тооцоо бий. Гэхдээ энэ нь зайлшгүй шаардлагатай, учир нь чадварлаг бизнесийн захидал харилцаа нь компанийн эргэлтийг эрс нэмэгдүүлж, янз бүрийн үйлчилгээ, хэлтсийн харилцан үйлчлэлийг хурдасгаж чаддаг.

Мэдээжийн хэрэг, энд тодорхой хэв маяг байдаг бөгөөд бид энэ нийтлэлд тэдгээрийн талаар ярих болно. Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм журам эрт дээр үеэс стандартчилагдсан. Одоо байгаа GOST R.6.30-2003 нь текстийг хуудсан дээр зөв байрлуулах, ямар догол мөр, захын зай, фонт хийхийг танд хэлэх болно. Бизнесийн захидал харилцаа нь ярианы хэв маягийн нэгдмэл байдал, давтагдах байдлаар тодорхойлогддог.

Гэсэн хэдий ч аливаа захидал хувь хүн юм. Илгээгчийн хэн бэ, түүний байр суурь, нөхцөл байдал, хүлээн авагч нь үүн дээр том ул мөр үлдээдэг. Зарим талаараа бизнесийн захидал харилцаа нь бүтээлч байдал, шаргуу хөдөлмөрийг хослуулсан байдаг.

Бизнесийн захидал харилцааны төрлүүд

Баримт бичгийн эргэлтийг цаасан дээр болон цахим шуудангаар явуулдаг.

Байгууллага дахь бүх захидал харилцааг дараахь бүлгүүдэд хувааж болно.

Албан/албан бус захидал харилцаа;

Дотоод болон гадаад.

Албан захидалд арилжааны санал, талархлын захидал, баталгаа, худалдааны гэрээ, аж ахуйн нэгжийн захиалга, ажлын хариуцлага, хүсэлт, шаардлага, нэхэмжлэл.

Албан бус захидал харилцаанд бизнесийн түншүүд, үйлчлүүлэгчид, ажилчдын янз бүрийн баяр хүргэе; эмгэнэл, уучлалт, урилга, талархал.

Дотоод баримт бичиг нь зөвхөн нэг аж ахуйн нэгжийн хэлтэс хооронд эргэлддэг бол гадаад баримт бичиг нь түүний хил хязгаараас давж гардаг.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм: дотоод агуулга

Гол шаардлага бол үсгийн товч бөгөөд ойлгомжтой байх явдал юм. Текстийг хэд хэдэн хуудас дээр сунгаж болохгүй. Хамгийн сайн сонголт бол нэгд багтах явдал юм.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь текстээс нарийн төвөгтэй, ойлгомжгүй, гадаад, өндөр мэргэшсэн үг, хэллэгийг оруулахгүй байхыг хэлнэ. Бүх өгүүлбэр богино, зохиогчийн гол санааг агуулсан, "ус" -гүй байх ёстой.

Захидалдаа давхар тайлбар хийхээс зайлсхий, эс тэгвээс хэрвээ маргаан гарвал өөрийн үзэл бодлыг хамгаалах, тодорхой хэллэгээр юу хэлэх гэж байгаагаа нотлоход илүү хэцүү байх болно.

Бизнесийн захидал бичих дүрмүүд нь зохиолчийг хүлээн авагчийг нэр, овог нэрээр нь дуудаж, өмнө нь "Эрхэм..." гэсэн гарчигтай байхыг шаарддаг. Захидал хүлээн авагчтай найрсаг харилцаатай байсан ч гэсэн "та" гэсэн үгийг ашиглахаа мартуузай.

Оршил хэсэгт овог, овог нэрийг зааж өгөхөөс гадна мессежийн гол зорилгыг тусгасан болно. Бизнесийн захидлын жишээнүүд нь "Өмнөх захидалтай холбогдуулан ...", "Бид танд сануулж байна ...", "Бидэнд мэдэгдье ..." гэх мэт ийм тохиолдлуудад хангалттай загвар, товшилтыг мэддэг.

Хүлээн авагчийн хувьд таагүй хариултыг (саналаас татгалзах, хамтран ажиллахаас татгалзах) "Харамсалтай нь бид санал болгож буй нөхцлийн давуу талыг ашиглах боломжгүй ..." эсвэл үүнтэй төстэй хэллэгээр зөөлрүүлнэ.

Гадаад цаасан баримт бичиг

Аливаа бизнесийн захидал нь компанийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, холбоо барих бүх мэдээллийг агуулсан компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн байх ёстой.

Баримт бичгийн тодорхой огноог оруулахаа мартуузай.

Хуудасны баруун дээд буланд хаяг хүлээн авагчийн нэрийн эхний үсэг, хүлээн авагч компанийн хаяг байна.

Уншигчдад ойлгох, ойлгоход хялбар болгохын тулд текстийг утга учиртай догол мөр болгон хуваа. 4-5 мөрөөс илүүгүй.

Бүх үгийг том үсгээр бичих нь буруу хэлбэр юм.

Баримт бичгийг захидалд хавсаргаж болно. Энэ тохиолдолд тэдгээрийг хуудасны зүүн доод хэсэгт тусдаа мөрөнд жагсаав. Бизнесийн ёс зүйн дагуу захидлын хариуг 10 хоногийн дотор хүлээн авах ёстой. Асуудлыг шийдвэрлэхэд илүү хугацаа шаардлагатай бол хүлээн авагч энэ тухай мэдэгдэх ёстой.

Бичиж дууссаны дараа текстийг зөв бичгийн болон дүрмийн алдааг сайтар шалгаж үзээрэй. Хэрэв та завтай бол захидлыг хойш нь тавиад дараа нь дахин бичих хэрэгтэй. Дүрмээр бол эхлээд анзаараагүй алдаанууд илрэх болно. Энэ зөвлөгөө нь хэрэглэгчийн гомдолд хариу өгөхөд хамгийн чухал юм. Бичиг үсэггүй бичсэн захидлаар хүнийг улам бухимдуулж болохгүй.

Баримт бичгийг хэд хэдэн удаа бичиж, шалгасны дараа А4 цаасан дээр хэвлээрэй. Энэ хэмжээ нь текст өөрөө зөвхөн хагас хуудас эзэлдэг байсан ч аливаа захидал харилцааны стандарт хэмжээ юм.

Хэвлэхийн өмнө хэвлэгч доторх бэхийг шалгана уу, бүдэг бадаг гаралтаас зайлсхийх хэрэгтэй.

Зарим тохиолдолд та нэрийн хуудсаа баримт бичигт хавсаргаж, хэвлэсэн хуудсыг өөрөө ил тод файлд хавсаргаж болно.

Компанийн лого бүхий брэндийн дугтуйг бас сайн хэлбэр гэж үздэг.

Албан бус бизнесийн захидал харилцааг явуулах дүрэм нь бизнесийн баримт бичгүүдээс илүү сэтгэл хөдлөлтэй, бага хуучирсан байдаг. Энд товчилсон үг, өнгөлөг нэр үгсийг ашиглах нь тохиромжтой, жишээлбэл, баяр хүргэхэд: гайхалтай, мэдрэмжтэй, эелдэг.

Бизнесийн имэйлүүд

Шуудангийн сүлжээгээр дугтуйнд захидал илгээхгүй байгаа нь сэтгэлийг тайвшруулах ёсгүй. Эдгээр тохиолдолд бизнесийн захидал харилцааны дүрэм мөн хамаарна.

Чадварлаг, зөв ​​цахим бизнесийн мессеж нь тухайн аж ахуйн нэгж болон тодорхой хүний ​​эерэг дүр төрхийг бий болгодог. Бизнесийн нэр хүнд маш их үнэ цэнэтэй юм!

Цахим шуудангаар захидал харилцааны үндсэн дүрмүүд

Ажлын имэйл хаягаа зөвхөн зориулалтын дагуу ашиглаарай.

Шуудангийн хайрцгийн нэрэнд анхаарлаа хандуулаарай. Ажиллаж байхдаа "хүүхэд", "супермэн" гэх мэт буруу нэрийг англи хэл дээр бичсэн байсан ч бүү ашигла.

Үргэлж "гарчиг" гэсэн баганыг бөглөнө үү, эс тэгвээс таны захидал спам болж магадгүй. "Төлөвлөгөө", "жагсаалт", "арилжааны санал", "тайлан" гэх мэт тайлбарууд тохиромжгүй. Таны хүлээн авагчийн ирсэн имэйл хайрцагт ижил төстэй захидал нэлээд олон байж болно. Таны мессежийн талаар аль болох тодорхой хэлээрэй. Таваас илүү үг бүү ашигла. Сэдвээ томоор бичнэ үү. Төгсгөлд нь цэг тавих шаардлагагүй.

Хэрэв та өмнө нь хүлээн авсан имэйлд хариу бичиж байгаа бол гарчиг дахь "Re" гэсэн бичээсийг арилгахаа мартуузай.

Харилцааны хэв маяг

Захидлыг ажил хэрэгч хэлбэрээр хадгал. Сүрдүүлэг, гуйх, тушаах аяыг арилга.

Цахим бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь эмотикон ашиглахыг зөвшөөрдөггүй. их хэмжээнийтекст дэх асуулт эсвэл анхаарлын тэмдэг.

Эелдэг бай. Эхэндээ заавал мэндчилж, төгсгөлд нь ярилцагчтайгаа салах ёс гүйцэтгэх нь сайн хэлбэр юм. Жишээлбэл, "Хүндэтгэсэн ..." эсвэл үүнтэй төстэй: "Хүндэтгэсэн ...".

Бизнесийн цахим шуудангийн захидал харилцаа ба түүний "алтан дүрэм": нэг зурваст хэд хэдэн сэдвийг хольж болохгүй. Цуврал захидал илгээсэн нь дээр.

Имэйл нь цаасан захидлын хоёр дахин урт байх ёстой.

Хавсралтуудтай ажиллах

Хэрэв дамжуулахад хэтэрхий их мэдээлэл байгаа бол бүгдийг нь захидлын үндсэн хэсэгт бүү оруулаарай, харин хавсралт болгон тусдаа баримт бичиг болгон хавсаргана уу.

Хүлээн авагчийн тав тухыг хангах үүднээс бэлтгэсэн баримт бичгийнхээ нэрийг түүний ойлгосон нэрээр өөрчлөөрэй. Энэ нь таны сонирхлыг харуулж, таныг ялах болно. Хүлээн авагчийн компьютер дээр хэдэн ажлын хавтас байгаа, тэр дундаас таны захидлыг хэрхэн хайх талаар бодоорой.

Хүлээн авагчид илгээж буй файлуудаа санамсаргүй вирус гэж үзэхгүйн тулд мэдэгдэхээ мартуузай. Том хэмжээний баримт бичгийг архивлах.

Мөн хамгийн шилдэг нь том хөрөнгө оруулалт(200 кбайтаас) бусад аргаар, жишээлбэл, ftp серверээр дамжуулан илгээх.

COM, EXE, CMD, PIF болон бусад хэд хэдэн форматууд, зарим нь шуудангийн серверүүдТэд чамайг нэвтрүүлэхгүй, хаадаг.

Хэрэв таны захиаг хэд хэдэн хүлээн авагч байсан бол бөөнөөр нь илгээсэн бүх нотлох баримтыг устгах цаг гарга. Хүлээн авагчид ийм нэмэлт мэдээлэл огт хэрэггүй. "bcc" команд танд туслах болно.

Цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааг явуулах журам нь нөгөө талдаа захидал хүлээн авсан тухай мэдэгдэхийг шаарддаг. Хэрэв асаалттай бол одоогоорхариулах боломж байхгүй, энэ талаар ярилцагчдаа мэдэгдээрэй. Цаашид асуулт асуухаас зайлсхийхийн тулд захидал харилцааныхаа түүхийг хадгалаарай.

Хэрэв хариулт нь чухал бөгөөд яаралтай байвал хаяг хүлээн авагчид утсаар, Skype эсвэл ICQ-ээр нэмэлт мэдэгдэхийг зөвшөөрнө. Хэрэв үүний дараа эерэг үр дүнхүрч чадаагүй, өөртөө дахин сануул.

Баримт бичиг хүсэхэд хариуд нь хавсаргасан файлтай хоосон захидал ирэх нь цөөнгүй. Үүнийг хүлээн зөвшөөрөх боломжгүй. Бизнесийн захидал харилцааны жишээ нь баримт бичгийн үндсэн хэсэгт холбогдох мэдээллийг оруулахыг шаарддаг. Жишээлбэл, "Би таны хүсэлтэд шаардлагатай өгөгдлийг илгээж байна."

Захидлын төгсгөлд координатыг зааж өгөхөө бүү мартаарай: бүгд боломжтой аргуудхолболт, албан тушаал, компанийн вэбсайт, нийгмийн сүлжээн дэх холбоосууд.

Байгууллагын холбоо барих хаягийг бичихдээ аль болох их мэдээлэл өгнө үү - бүсийн код бүхий утасны дугаар, зип кодтой хаяг. Эцсийн эцэст, таны харилцаа холбоо зөвхөн танай бүс нутгийн оршин суугчидтай биш юм. Хэрэв танд бүх мэдээлэл байгаа бол тантай холбоо барихад илүү хялбар байх болно.

Мөн сүүлчийн дүрэм: захидал харилцааг эхлүүлсэн хүн цахим яриа хэлэлцээг дуусгах ёстой.

Дүгнэлт

Бизнесийн захидал харилцаа бол нарийн асуудал юм. Заримдаа хүн болон түүний төлөөлж буй байгууллагын талаар тодорхой үзэл бодлыг бий болгоход ганцхан харц хангалттай байдаг. Бизнес бичих дүрмийг мэдэх нь таны карьерт ихээхэн тус болно.