Цахим захидал харилцааны онцлог. Бизнесийн мэргэжлийн захидал харилцаа: үндэс ба дүрэм

Имэйлээр захидал харилцааг явуулах нь орчин үеийн нарийн бичгийн даргын өдөр тутмын бизнесийн практикийн салшгүй хэсэг юм. Эелдэг, зөв ​​хэвээр үлдэхийн зэрэгцээ ятгах чадвар нь хөгжүүлж, сайжруулах шаардлагатай чадвар юм. Муу бичигдсэн, бичиг үсэг тайлагдаагүй захидал таны карьерыг зогсоож, бизнесийн нэр хүндэд эргэлт буцалтгүй хохирол учруулна. Энэ нийтлэлд та мэргэжлийн ур чадвараа нотлох, зорилгодоо амжилттай хүрэхэд туслах имэйлээр бизнесийн захидал харилцааг явуулах энгийн бөгөөд үр дүнтэй дүрмийг олох болно.

Нийтлэлээс та дараахь зүйлийг сурах болно.

Имэйлээр бизнесийн захидал харилцаа: дүрэм, жишээ

Дүрэм 1:

ажлын имэйлийг зөвхөн албан ёсны захидал харилцаанд ашигладаг

Энэ тайлбар нь тийм ч их хамаарахгүй бизнесийн захидлын ёс зүй, хэр их бизнесийн ёс зүймөн нэр хүндээ хадгалах. Таны ажлын компьютерээс илгээсэн бүх захидал серверт хадгалагддаг бөгөөд таны менежер хүсвэл тэдгээрийг хянаж болно гэдгийг үргэлж санаарай.

Дүрэм 2:

Дүрэм бол таны мессежийг хүлээн авагчдын тойргийг тодорхойлох явдал юм

Хэрэв та менежерт захидал бичиж байгаа бол нэг хүлээн авагч байх ёстой - менежер, хэрэв та хамт ажиллагсад эсвэл харьяа албан тушаалтнуудад хандаж байгаа бол хэд хэдэн хаяг хүлээн авагч байж болно. Тэдгээрийг "Хэнд" талбарт таслалаар тусгаарлаж, бүх сонирхогч талууд - "Хуулбарлах" талбарт оруулна. Эдгээр нь мессежийн текстэд дурдсан гуравдагч этгээд байж болно. Шаардлагагүй хуулбар, ялангуяа удирдлага руу илгээхгүй байхыг хичээ. Хүчирхэг байдал, таалагдах хүсэл таныг чимэхгүй. Захидлын "далд хуулбар"-тай байх нь таныг бүр ч дордуулах болно. Та интриган гэдгээрээ алдартай болно.

Дүрэм 3:

захидлын зорилго нь танд болон хүлээн авагчийн хувьд ил тод байх ёстой

Зурвасынхаа зорилгыг тодорхой томъёол: мессежийг уншигч та ямар арга хэмжээ авахыг хүлээж байна вэ? Ямар хариу үйлдэл үзүүлэх ёстой вэ? Энэ зорилго нь зөвхөн танд төдийгүй хүлээн авагчийн хувьд ил тод байх ёстой.

Мессежийн зорилго нь өгүүллийн хэлбэр, дүрмийг тодорхойлно.

• өөрийн санал бодлоо илэрхийлэх, нөхцөл байдлын талаархи үнэлгээ нь 1 хүнийг ("би" ба "бид") ашиглахыг хэлнэ;
• хүсэлт, заавар, уриалга нь 2 хүнийг ("та" ба "та") ашигладаг;
• Гадны ажиглагчийн байр сууринаас үйл явдлыг мэдээлэх нь гуравдагч этгээдийг ("тэр" эсвэл "тэд") ашиглах явдал юм.

Дүрэм 4:

"сэдв" талбарыг хоосон орхиж болохгүй

Ихэнх хэрэглэгчид танилцаж эхэлдэг имэйлээр"сэдэв" талбарыг судлахаас. Заримдаа энд л дуусдаг. Таны мессежийг уншихаас өмнө устгахаас урьдчилан сэргийлэхийн тулд сэдвийг аль болох тодорхой, мэдээлэлтэй, товч байлгахыг хичээ. "Мэдээлэл авах хүсэлт", "Москвагаас", "шинэчилсэн хувилбар" гэх мэт тодорхой бус сэдвүүдийг хүлээн авах боломжгүй. Амжилттай сэдвүүдийн жишээ:

"Москвад болох математикийн олимпиадад оролцох багийн гишүүдийн жагсаалт"

“06.01.17-ны өдрийн наймдугаар цехийн гэмтэлтэй тоног төхөөрөмжийн жагсаалт”

"Төслийн тоног төхөөрөмжийн зах зээлийн судалгаа 2017"

Хэрэв та мессежэнд хариу бичиж байгаа бол "сэдв" талбарт "Дахин" тэмдэг гарч ирэх бөгөөд үүнийг устгахыг зөвлөж байна.

Дүрэм 5:

уламжлалт мессежийн бүтцийг баримтлах

Захидлын бүтэц нь энгийн бөгөөд ойлгомжтой боловч доторх элемент бүр шаардлагатай:

1. Мэндчилгээ, хаяг;
2. Үндсэн нэгж;
3. хураангуй блок;
4. Гарын үсэг
5. Холбоо барих мэдээлэл.

Дүрэм 6:

мэндчилгээ, хаяг нь харилцан ойлголцлын түлхүүр юм

Мэндчилгээ болгон "Өдрийн мэнд" гэсэн хэллэгийг хэзээ ч бүү ашигла. Энэ бол муу хэлбэр. Бүх нийтийн "Сайн уу!" эсвэл "Өдрийн мэнд!" Албан захидал "Эрхэм хүндэт (овог нэр)" эсвэл "Эрхэм ноён (овог нэр)" гэсэн хаягаар шууд эхэлж болно. Аль сонголт нь илүү дээр вэ - овог нэр, овог нэр? Энд байгаа дүрэм бол: хэрэв та зүгээр л холбоо барьж, хаяг хүлээн авагчтай анх удаа мессеж бичиж байгаа бол холбоо тогтоож, хоёр дахь удаагаа мессеж бичиж байх үед түүний овог нэрээр хандах нь зүйтэй цаг хугацааны хувьд түүнд нэр, овог нэрээр нь хандаарай.

Хэрэв мессеж нь хэд хэдэн хаягтай бол "Эрхэм ноёд" эсвэл "Эрхэм хүндэт хамт олон" гэсэн сонголт байх болно, хэрэв та өөрт ойр байгаа мэргэжлийн хүмүүст хандаж байгаа бол. Хаягийн төгсгөлд анхаарлын тэмдэг эсвэл таслал тавьж, текстийг өөрөө шинэ догол мөрөөс жижиг үсгээр эхлүүлж болно. Би аль сонголтыг сонгох ёстой вэ? Таны маш их ач холбогдол өгдөг албан бичиг, зурваст анхаарлын тэмдэг, энгийн ажлын зурваст таслал тавь.

Дүрэм 7:

лаконикизм нь гол давуу тал юм имэйл захидал

"Хамгийн их утга - хамгийн бага үг" нь бизнесийн захидал харилцааны алтан уриа юм.

Бодлын мэдэгдэл нь дараахь байх ёстой.

• тодорхой;
• тууштай;
• товч;
• ойлгомжтой.

Богино өгүүлбэрээр бичээрэй - энэ нь танд илүү хялбар бөгөөд хүлээн авагчид ойлгоход хялбар болно. Текстээ догол мөр болгон хувааснаар хэрэгтэй мэдээллээ хайж олоход хялбар болно.

Өөр нэг зөвлөгөө: нэг сэдэв - нэг мессеж. Хэрэв та хэд хэдэн хамааралгүй асуудлыг авч үзэхийг хүсвэл хэд хэдэн өөр санааг багтааж, дараа нь сэдэв тус бүрт тусдаа текст зориул. Мэдээжийн хэрэг, "Сэдэв" талбарт энэ санаа эсвэл асуултыг богино хэлбэрээр оруулах ёстой.

Урт хугацааны захидал харилцааны хувьд та "Хүндэтгэсэн" гэсэн үг, овог нэрээр өөрийгөө хязгаарлаж болно.

Дүрэм 14:

postscript ашиглахгүй байхыг хичээгээрэй

Нэг тохиолдолд шуудангийн бичгийг ашиглахыг зөвшөөрнө - хэрэв захидал бичих үед хүлээн авагчтай шууд холбоотой ямар нэгэн чухал үйл явдал тохиолдсон бол.

Жишээ: P.S. Онгоцны тасалбарыг нэг цагийн өмнө хүргэсэн.

Дүрэм 15:

уншсан баримтыг зориулалтын дагуу ашиглах

Энэхүү мэдэгдлийн зорилго нь хүлээн авагч ямар нэгэн үйлдэл хийх төлөвтэй байна. Энэ нь зөвхөн гадны хүлээн авагчдад ашиглагддаг.

Дүрэм 16:

"Өндөр чухал" гэсэн тугийг бүү хэтрүүл

Лев Толстойн "Чононууд" гэж хашгирах дуртай хүүгийн үлгэрийг санаж байна уу? Бүгд түүний онигоонд маш их дассан тул чоно түүн рүү үнэхээр дайрахад хэн ч түүний хашгиралд хариу үйлдэл үзүүлсэнгүй.
Хэрэв та захидлын ач холбогдлыг үнэхээр зааж өгөх шаардлагатай бол шаардлагатай бүх тугуудыг аль хэдийн ашиглах болно.

Дүрэм 17:

бүх өгөгдөл, тоо, нэрийг давхар шалгана уу

Үүнийг дүрэм болгох - илгээхээсээ өмнө дахин уншихаа мартуузай. захидал, бүх тоог шалгаж, овог нэр, эхний үсгийг тодруулна уу. Нэг жижиг алдаа нь таны байр сууриа алдах болно.

Дүрэм 18:

захидалд нэн даруй хариу өгнө үү

Хэрэв та ямар нэг шалтгааны улмаас тэр даруй хариулж чадахгүй бол - жишээлбэл, танд бүх мэдээлэл байхгүй эсвэл зүгээр л бэлэн биш байгаа бол захидал хүлээн авсан гэж бичээд дараа нь хариу өгөх болно. IN өөрөөр, хүлээн авагч захидал хүлээн авсан эсвэл алдаагаар устгаагүй гэдэгт итгэлтэй байх болно.

Имэйл гэж юу вэ? Орчин үеийн бизнесийн ертөнцөд энэ нь:

• Таны царай. Имэйлийн тусламжтайгаар та эсрэг талын хүмүүсийн нүдэнд эерэг дүр төрхийг бий болгож, анхны сэтгэгдлийг эвдэж чадна.
• Таны ажлын хэрэгсэл. Гадаад ертөнцтэй харилцах харилцаа нь цахим шуудангаар явагддаг. Тиймээс, хэрэв та энэ хэрэгслийг эзэмшсэн бол амьдралаа ихээхэн хөнгөвчлөх боломжтой.
• Хүчтэй анхаарал сарниулах. Гадаад ертөнцчамайг авахыг хичээж, анхаарлыг чинь сарниулж, хаяхыг хичээж байна зөв замимэйлээр.

Энэ үүднээс цахим шуудангаар хэрхэн ажиллахыг харцгаая. Энгийн зүйлээс эхэлцгээе.

Захидал форматлах

Би имэйл клиент ашигладаг Mozilla Thunderbird, тиймээс би түүний жишээг ашиглан танд хэлэх болно. Шинэ үсэг үүсгээд талбаруудын жагсаалтаар дээрээс доошоо явцгаая.

хэнд. Хуулбарлах. Bcc

Зарим нь мэдэхгүй байж болох ч Mozilla дээрх "To"-г "Cc" эсвэл "Bcc" болгон өөрчилж болно.

• хэнд: бид үндсэн хүлээн авагч эсвэл хэд хэдэн хүлээн авагчийг цэг таслалаар тусгаарлан бичнэ.
• Хуулбарлах: бид захидлыг унших ёстой, гэхдээ хариу үйлдэл үзүүлэхийг хүлээдэггүй хүнд бичдэг.
• Bcc: бид захидлыг унших ёстой хэн нэгэнд бичиж байна, гэхдээ захидал хүлээн авагчид үл мэдэгдэх болно. Мэдэгдэл гэх мэт бизнесийн захидлыг бөөнөөр нь илгээхэд ашиглах нь ялангуяа тохиромжтой.

Буруу бөөнөөр илгээхдээ "Хуулбарлах" эсвэл "Хэнд" талбарыг ашиглан хүлээн авагчийг заана уу. Жилд хэд хэдэн удаа би "Cc" талбарт 50-90 хүлээн авагчийг жагсаасан захидал хүлээн авдаг. Хувийн нууцыг зөрчиж байна. Таны хүлээн авагчид бүгд ижил төстэй сэдвээр өөр хэнтэй ажиллаж байгааг мэдэх шаардлагагүй. Эдгээр нь бие биенээ мэддэг хүмүүс байвал сайн. Жагсаалтад бие биенийхээ талаар мэдэхгүй өрсөлдөгч компаниуд байвал яах вэ? Наад зах нь та шаардлагагүй тайлбар өгөхөд бэлэн байх ёстой бөгөөд дээд тал нь тэдгээрийн аль нэгтэй нь хамтын ажиллагаагаа зогсоох хэрэгтэй. Ингэж болохгүй.

Захидлын сэдэв

Мэргэжлийн захидлын үйлчилгээнүүд өөрсдийн байгууллагын блог дээр имэйлийн сэдвийн ач холбогдлын талаар ихэвчлэн (заримдаа ухаалаг) бичдэг. Гэхдээ ихэнхдээ бид захидлын гарчиг нь "имэйлийг нээх ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг борлуулалтын захидлын тухай ярьж байна.

Бид өдөр тутмын бизнесийн захидал харилцааны талаар ярилцаж байна. Энд сэдэв нь "захидал болон түүний зохиогчийг хялбархан тодорхойлж, дараа нь олох ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг. Түүгээр ч барахгүй таны хичээл зүтгэл зөвхөн угтвартай олон тооны хариу захидал үйлийн үр хэлбэрээр танд эргэж ирнэ. Re:эсвэл Урд, тэдгээрийн дотроос та тухайн сэдвээр хүссэн захидлыг хайх хэрэгтэй болно.

Хорин үсэг бол дунд шатны менежерийн нэг өдрийн захидал харилцааны хэмжээ юм. Би бизнес эрхлэгчид болон бизнес эрхлэгчдийн тухай огт ярихгүй байна, тэдний захидлын тоо заримдаа өдөрт 200 ба түүнээс дээш байдаг. Тиймээс дахин нэг удаа: хоосон сэдэвтэй имэйл бүү илгээ.

Тэгэхээр, имэйлийн гарчгийг хэрхэн зөв бичих вэ?

Алдаа №1 : Тухайн сэдвээр зөвхөн компанийн нэр. Жишээлбэл, "Тэнгэр" тэгээд л болоо. Нэгдүгээрт, танай компаниас энэ эсрэг талтай харилцаж байгаа цорын ганц хүн та биш байх. Хоёрдугаарт, ийм сэдэв нь ямар ч утга авчрахгүй, учир нь танай компанийн нэр хаягаас аль хэдийн харагдаж байна. Гуравдугаарт, захидал харилцааны ийм хандлагаар таны шуудангийн хайрцаг ямар харагдахыг тааварлаарай? Иймэрхүү зүйл.

Ийм сэдвээр хайлт хийхэд тохиромжтой юу?

Алдаа №2 : гялалзсан, зарагдаж буй гарчиг. Ийм гарчиг бичихийг мэддэг бол сайхан байна. Гэхдээ эдгээр ур чадварыг бизнесийн захидал харилцаанд ашиглах нь тохиромжтой юу? Бизнесийн имэйлийн сэдвийн зорилгыг санаарай: зарах биш, харин таних, хайх.

Захидлын текст

Янз бүрийн тохиолдлуудад зориулсан олон бичих гарын авлага байдаг. Жишээлбэл, Максим Ильяхов, Александр Амзин болон бусад үгийн мастерууд маш их хэрэгтэй мэдээлэлтэй байдаг. Ядаж ерөнхий бичиг үсгийн мэдлэгийг дээшлүүлэх, бичгийн ярианы ерөнхий хэв маягийг сайжруулахын тулд тэдний нийтлэлийг уншихыг би танд зөвлөж байна.

Захидал бичих явцад бид хэд хэдэн шийдвэрийг дараалан гаргах ёстой.

Эелдэг байдлын асуудал . Захидлын эхэнд та "Хонгор Родя минь, би чамтай бичгээр ярьснаас хойш хоёр сар гаруй хугацаа өнгөрч, үүнээс болж зовж шаналж, бүр унтаагүй. шөнө, бодож байна." Ийм оршил бичих цаг, ярилцагчийн унших цаг гээд аль аль нь маш эелдэг бөгөөд маш өндөр өртөгтэй. Захидал бол бизнес гэдгийг санаж байна уу? Тэмцээний эпистоляр жанрын эссэ эсвэл Раскольниковын ээжид бичсэн захидал биш, харин бизнесийн захидал.

Бид өөрсдийн болон хүлээн авагчийн цагийг хүндэтгэдэг!

Үзэсгэлэнгийн үеэр түр зуурын уулзалтын дараа илгээсэн анхны захидалдаа өөрийгөө танилцуулж, танилынхаа нөхцөл байдлыг эргэн санах нь утга учиртай юм. Хэрэв энэ нь хамтын ажиллагааны үргэлжлэл эсвэл үргэлжилсэн захидал харилцаа юм бол бид өдрийн эхний захидалд: "Сайн уу, Иван", хоёр дахь болон дараагийнх нь: "Иван, ..." гэж бичнэ.

Давж заалдах . Хэд хэдэн хүлээн авагч байгаа бол хэнд хандах вэ гэсэн асуулт миний санааг зовоож ирсэн. Саяхан би Анна хэмээх гурван охинд хаягласан захидал бичсэн. Ямар ч эргэлзээгүйгээр би "Сайн уу, Анна" гэж бичсэн бөгөөд санаа зовсонгүй. Гэхдээ ийм аз нь үргэлж тохиолддоггүй.

Гурав байтугай долоон хүлээн авагч байгаа ч ижил нэртэй бол яах вэ? Та тэднийг нэрээр нь жагсааж болно: "Өдрийн мэнд, Родион, Пулчерия, Авдотя, Петр Петрович." Гэхдээ энэ нь урт бөгөөд цаг хугацаа шаарддаг. Та бичиж болно: "Сайн уу, хамт олон!"

Би өөрийнхөө хувьд "To" талбарт байгаа хүний ​​нэрээр хаяглах дүрмийг ашигладаг. Мөн хуулбар дээрх хүмүүстэй огт холбоо бариагүй. Энэ дүрэм нь танд захидал хүлээн авагч болон энэ захидлын зорилгыг илүү нарийвчлалтай (нэг!) тодорхойлох боломжийг олгодог.

Ишлэл . Ихэнхдээ захидал харилцаа нь асуулт, хариулт бүхий захидлын хэлхээ юм - нэг үгээр хэлбэл харилцан яриа. Захидлын түүхийг устгаж, иш татсан текстийн дээд талд хариултаа бичихгүй байх нь сайн туршлага гэж тооцогддог бөгөөд ингэснээр долоо хоногийн дараа энэ захидал руу буцаж ирэхэд та харилцан яриаг огноогоор нь доошлуулан дээрээс доош унших боломжтой болно.

Зарим шалтгааны улмаас Mozilla-ийн анхдагч тохиргоо нь "Заагчийг иш татсан текстийн ард байрлуулах" юм. Би үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Сонголтууд" цэсэнд өөрчлөхийг зөвлөж байна данс» → "Ноорог боловсруулах, хаяглах". Тийм байх ёстой.

Захидлын зорилго . Хоёр төрлийн бизнесийн захидал байдаг:

• бид зүгээр л ярилцагчдаа мэдэгдэх үед (жишээлбэл, сард хийсэн ажлын тайлан);
• мөн бид ярилцагчаас ямар нэг зүйл хүсэх үед. Жишээлбэл, тэр хавсаргасан төлбөрийн нэхэмжлэхийг батлахын тулд.

Дүрмээр бол тайлангийн захидлуудаас хэд дахин илүү урам зориг өгөх захидал байдаг. Хэрэв бид ярилцагчаас ямар нэгэн зүйлд хүрэхийг хүсч байвал үүнийг энгийн текстээр захидалдаа хэлэх нь маш чухал юм. Үйлдэлд уриалах нь нэрийн хамт байх ёстой бөгөөд захидлын сүүлчийн өгүүлбэр байх ёстой.

Буруу : "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хэн хакердсаныг мэднэ."

Зөв : "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хакердсан, намайг баривчлах арга хэмжээ аваач, би зовж шаналахаас залхаж байна!"

Энэ захидлыг юу хийх талаар сурвалжлагч яагаад таны өмнөөс бодох ёстой гэж? Эцсийн эцэст тэр буруу шийдвэр гаргаж магадгүй юм.

Текст дэх гарын үсэг . Тэр байх ёстой. Дээрээс нь бүх зүйл имэйл үйлчлүүлэгчидЭнэ нь гарын үсгийг автоматаар орлуулах, жишээлбэл "Хүндэтгэсэн, ..." гэх мэтийг тохируулах боломжийг танд олгоно. Mozilla дээр үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Бүртгэлийн сонголтууд" цэсээр хийдэг.

Гарын үсэг дээр харилцагчдыг бичих эсэх нь хүн бүрийн хувийн асуудал юм. Гэхдээ хэрэв та борлуулалттай ямар нэгэн байдлаар холбоотой бол заавал бичээрэй. Харилцааны үр дүнд хэлцэл хийгдээгүй байсан ч ирээдүйд гарын үсэг зурсан харилцагчдыг ашиглан таныг хялбархан олох болно.

Эцэст нь, таны захидалд хариулах дургүй (чадахгүй, хүсэхгүй, цаг байхгүй) ярилцагчдад зориулсан захидлын үндсэн бас нэг онцлог юм. Захидлын үндсэн хэсэгт өгөгдмөлийг заана уу. Жишээлбэл, "Порфирий Петрович, хэрэв та баасан гарагийн 12:00 цагаас өмнө намайг баривчлахаар ирэхгүй бол би өөрийгөө өршөөлд хамрагдсан гэж үзэж байна." Мэдээжийн хэрэг, эцсийн хугацаа нь бодитой байх ёстой (баасан гаригийн 11:50 цагт жишээнээс текстийг илгээх ёсгүй). Хүлээн авагч таны захидлыг уншиж, үйлдэх чадвартай байх ёстой. Ийм "чимээгүй" нь ярилцагчийн хариу үйлдэл үзүүлэхгүй байх хариуцлагаас таныг чөлөөлдөг. Та үргэлж энэ функцийг ашиглахдаа ухаалгаар хандах хэрэгтэй. Хэрэв хүн таны захидалд цаг тухайд нь, тогтмол хариулдаг бол ийм ультиматум нь түүнийг гомдоохгүй бол түүнийг бага зэрэг стресст оруулах эсвэл яг одоо захидалд хариу өгөхгүй байх шийдвэр гаргахад хүргэж, харин таныг Баасан гараг хүртэл хүлээхэд хүргэж болзошгүй юм.

Хавсралтууд

Захидал нь ихэвчлэн хавсралттай ирдэг: анкет, арилжааны санал, тооцоолол, хуваарь, баримт бичгийн сканнер - маш тохиромжтой хэрэгсэл, нэгэн зэрэг түгээмэл алдааны эх сурвалж.

Алдаа : асар их хөрөнгө оруулалтын хэмжээ. Би ихэвчлэн 20 МБ хүртэлх хэмжээтэй хавсралт бүхий имэйл хүлээн авдаг. Дүрмээр бол эдгээр нь 600 dpi нарийвчлалтай TIFF форматтай зарим баримт бичгийн сканнер юм. Корреспондентийн и-мэйл програм хавсралтыг урьдчилж ачаалах гэж дэмий оролдлого хийснээр хэдэн минут зогсох нь гарцаагүй. Мөн хүлээн авагч нь энэ захидлыг ухаалаг гар утсаараа уншихыг оролдохыг бурхан хориглоно ...

Би хувьдаа ийм захидлуудыг шууд устгадаг. Таны имэйлийг уншихаас өмнө хогийн саванд хийхийг хүсэхгүй байна уу? Хөрөнгө оруулалтын хэмжээг шалгана уу. Энэ нь 3 МБ-аас ихгүй байхыг зөвлөж байна.

Хэт их бол яах вэ?

• Сканнераа өөр формат, нягтаршилтай болгож дахин тохируулж үзнэ үү. Жишээлбэл, PDF болон 300dpi нь уншихад хялбар сканнер үүсгэдэг.
• WinRar эсвэл 7zip архивлагч гэх мэт програмуудын талаар бодоорой. Зарим файлууд төгс шахагддаг.
• Хэрэв хавсралт асар том бөгөөд та үүнийг шахаж чадахгүй бол яах вэ? Жишээлбэл, нягтлан бодох бүртгэлийн бараг хоосон мэдээллийн сан 900 МБ жинтэй. Dropbox, Google Drive гэх мэт үүлэн мэдээллийн сан нь аврах ажилд ирнэ. Mail.ru зэрэг зарим үйлчилгээ нь асар том хавсралтыг автоматаар холбоос болгон хувиргадаг үүл хадгалах. Гэхдээ би үүлэнд хадгалагдсан мэдээллээ өөрөө удирдахыг илүүд үздэг тул Mail.ru-ийн автоматжуулалтыг би хүлээн зөвшөөрөхгүй байна.

Хөрөнгө оруулалтын талаархи өөр нэг тийм ч тодорхой бус зөвлөмж бол тэдний Нэр . Энэ нь хүлээн авагчдад ойлгомжтой, хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц байх ёстой. Нэгэн удаа бид компанийн хамт олон ... Федор Михайлович Достоевскийн нэрээр арилжааны санал бэлтгэж байсан. Би менежерээс CP-ийн төслийг батлах захидал хүлээн авсан бөгөөд хавсралтад “ForFedi.docx” нэртэй файл орсон. Үүнийг над руу илгээсэн менежер ийм яриа өрнүүлсэн:

Эрхэм менежер ээ, та энэ хүндтэй хүнтэй ойртож, түүнийг Федя гэж дуудахад бэлэн үү?

Ямар нэгэн байдлаар, үгүй, тэр хүндтэй хүн, бүгд түүнийг нэр, овог нэрээр нь дууддаг.

Та яагаад хавсралтыг "Федигийн төлөө" гэж нэрлэсэн бэ? Би яг одоо түүн рүү явуулчихвал энэ CP-ээр биднээс сүх худалдаж авна гэж бодож байна уу?

Би дараа нь нэрийг нь өөрчлөх гэж байсан ...

Яагаад цагийн бөмбөг бэлтгэх - боломжит үйлчлүүлэгчийн татгалзал - эсвэл файлын нэрийг өөрчлөх замаар өөртөө нэмэлт ажил хийх хэрэгтэй вэ? Яагаад хавсралтыг нэн даруй зөв нэрлэж болохгүй гэж: "Фёдор Михайловичийн хувьд.docx" эсвэл бүр илүү сайн - "KP_Sky_Axes.docx".

Тиймээс бид имэйлийг "нүүр царай" гэж их бага хэмжээгээр ангилсан. Шүүмж рүү шилжье имэйлхэрэгсэл болгон үр дүнтэй ажилмөн түүний анхаарал сарниулах бүрэлдэхүүн хэсгийн талаар ярилцъя.

Үсэгтэй ажиллах

Имэйл бол анхаарал сарниулах хүчтэй зүйл юм. Аливаа анхаарал сарниулах зүйлсийн нэгэн адил и-мэйл нь дүрэм журмыг чангатгаж, ажлын хуваарийг нэвтрүүлэх замаар шийдвэрлэх шаардлагатай.

Хамгийн багадаа та шуудан ирсэн тухай БҮХ мэдэгдлийг унтраах хэрэгтэй. Хэрэв имэйл клиент нь анхдагчаар тохируулагдсан бол танд мэдэгдэх болно дуут дохио, мөн тэд цагийн хажууд байгаа дүрсийг анивчиж, захидлыг урьдчилан харах болно. Нэг үгээр хэлбэл, тэд эхлээд чамайг шаргуу хөдөлмөрөөс салгаж, дараа нь уншаагүй захидал, хараагүй шуудангийн ангал руу оруулахын тулд бүх зүйлийг хийх болно - таны амьдралаас нэг эсвэл хоёр цаг хасна.

Зарим хүмүүс мэдэгдэлд анхаарлаа сарниулахгүй байх хүчтэй хүсэл зоригтой байдаг ч жирийн хүмүүс хувь тавиланг уруу татаж, тэднийг унтраахгүй байх нь дээр. Mozilla Thunderbird дээр үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Тохиргоо" → "Ерөнхий" → "Шинэ мессеж гарч ирэх үед" цэсээр дамжуулан хийдэг.

Хэрэв мэдэгдэл байхгүй бол захидал ирсэн гэдгийг яаж ойлгох вэ?

Маш энгийн. Та өөрөө ухамсартайгаар шуудангаа цэгцлэх, имэйл клиентээ нээж, уншаагүй бүх мессежийг үзэх цаг гарга. Үүнийг өдөрт хоёр удаа, жишээлбэл, үдийн хоол, оройн цагаар, эсвэл албадан зогсох үед, жишээлбэл, замын түгжрэлд хийж болно.

Хүмүүс ихэвчлэн асуудаг, хариу өгөх хугацаа, яаралтай захидал юу вэ? Би хариулдаг: таны шууданд яаралтай захидал байхгүй байна. Хэрэв та хэрэглэгчийн дэмжлэгийн хэлтэст ажиллахгүй бол (энэ хэлтэс нь шуудантай ажиллах өөрийн дүрэмтэй).

Хэрэв яаралтай захидал байгаа бол илгээгч нь бусад сувгууд - утас, SMS, Skype-ээр дамжуулан танд мэдэгдэх болно. Дараа нь та өөрийн имэйл клиент рүү ухамсартайгаар нэвтэрч, яаралтай захидал боловсруулах болно. Бүх цагийн менежментийн багш нар (жишээлбэл, Глеб Архангельский "Цагийн жолоодлого"-той) 24 цагийн дотор имэйлд стандарт хариу өгөхийг мэдэгддэг. Энэ бол ёс суртахууны ердийн дүрэм бөгөөд ярилцагчаасаа имэйлээр шууд хариу хүлээж болохгүй. Хэрэв яаралтай захидал байгаа бол энэ талаар илүү хурдан холбооны сувгаар мэдэгдээрэй.

Тиймээс бид мэдэгдлүүдийг идэвхгүй болгосон бөгөөд одоо хуваарийн дагуу имэйл клиентийг асаалаа.

Бид шуудан руу орж, "и-мэйл ангилах" гэж нэрлэгддэг үйл ажиллагаанд оролцох үед юу хийх вэ? Энэ ажлын эхлэл төгсгөл хаана байна?

0 inbox системийн талаар би зөндөө сонссон ч харамсалтай нь нэг ч хүн хэрэглэж байгаагүй. Би дугуйгаа дахин зохион бүтээх хэрэгтэй болсон. Lifehacker дээр энэ сэдвээр нийтлэлүүд байдаг. Жишээлбэл, "". Доор би тайлбартаа тэг ирсэн имэйлийн системийн талаар ярих болно. Хэрэв GTD багш нар тайлбарлаж, тайлбарласан системийг нэмж, сайжруулбал би талархах болно.

Имэйл нь даалгавар төлөвлөгч эсвэл таны үйл ажиллагааны архив биш гэдгийг ойлгож, хүлээн зөвшөөрөх нь чухал юм. Тиймээс Ирсэн имэйл хавтас үргэлж хоосон байх ёстой. Ирсэн имэйлээ ангилж эхэлмэгц энэ фолдерыг хоослох хүртлээ юу ч бүү зогсоо, бүү сатаараарай.

Ирсэн имэйл хайрцагт байгаа имэйлийг яах вэ? Та үсэг бүрийг дараалан уншиж, устгах хэрэгтэй. Тийм ээ, зүгээр л тэмдэглээд гар дээрээ Устгах товчийг дарна уу. Хэрэв та захиаг устгаж чадахгүй бол үүнтэй юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй.

1. Та гурван минутын дотор хариулж чадах уу? Би үүнд хариулах шаардлагатай юу? Тийм ээ, энэ нь зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд хариулт нь гурван минутаас илүүгүй хугацаа шаардагдах бөгөөд дараа нь шууд хариулах болно.
2. Та хариулах ёстой, гэхдээ хариулт бэлтгэхэд гурван минутаас илүү хугацаа шаардагдана. Хэрэв та имэйлийг даалгавар болгон хувиргах боломжийг олгодог даалгавар төлөвлөгч ашигладаг бол имэйлийг даалгавар болгон хувиргаж, хэсэг хугацаанд мартаарай. Жишээлбэл, би Doit.im үнэхээр гайхалтай үйлчилгээг ашигладаг. Энэ нь танд хувийн и-мэйл хаяг үүсгэх боломжийг олгодог: та захидал илгээж, энэ нь даалгавар болж хувирдаг. Гэхдээ хэрэв танд даалгавар төлөвлөгч байхгүй бол үсгийг "0_Run" дэд хавтас руу шилжүүлээрэй.
3. Захидал руу хурдан хариу илгээж, үүнийг даалгавар болгон хувиргасны дараа эсвэл зүгээр л уншсаны дараа та энэ мессежийг юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй: устгах эсвэл урт хугацааны хадгалалтанд зориулж хавтаснуудын аль нэг рүү илгээнэ үү.

Энд надад байгаа урт хугацааны хадгалах хавтаснууд байна.

• 0_Гүйцэтгэх.Надад ийм хавтас байхгүй, гэхдээ хэрэв танд төлөвлөгч байхгүй бол би давтан хэлье, та нарийвчилсан ажил шаарддаг захидлыг энд байрлуулж болно. Энэ хавтсыг мөн тогтмол цэвэрлэж байх шаардлагатай, гэхдээ үүнд зориулж тусгайлан хуваарилсан цаг хугацаанд нь анхааралтай хандах хэрэгтэй.
• 1_Ref.Энд би үндсэн мэдээлэл бүхий захидлуудыг оруулав: янз бүрийн вэб үйлчилгээнүүдийн нэвтрэлт бүхий мэндчилгээний захидал, удахгүй болох нислэгийн тийз гэх мэт.
• 2_Төслүүд.Одоогийн харилцаатай байгаа түншүүд болон төслүүдийн захидал харилцааны архивыг энд хадгалдаг. Мэдээжийн хэрэг, төсөл эсвэл түнш тус бүрт тусдаа хавтас үүсгэсэн. Түншийн хавтсанд би зөвхөн түүний ажилчдын захидал төдийгүй Небагийн ажилчдын энэ түнштэй холбоотой захидлуудыг байрлуулсан. Маш тохиромжтой: шаардлагатай бол төслийн бүх захидал харилцааг хэдхэн товшилтоор авах боломжтой.
• 3_Музей.Устгавал өрөвдмөөр байна гэсэн үсгүүдийг би энд тавьсан бөгөөд ашиг тус нь тодорхойгүй байна. Мөн "2_Projects"-ийн хаалттай төслүүдтэй хавтаснууд энд шилжинэ. Товчхондоо, "Музейд" хасагдах эхний нэр дэвшигчдийг хадгалдаг.
• 4_Баримт бичиг.Ирээдүйд нягтлан бодох бүртгэлд хэрэг болох баримт бичгийн цахим дээж бүхий захидлууд, жишээлбэл, үйлчлүүлэгчдээс ирүүлсэн тайлан тооцоо, аяллын тасалбар зэрэг болно. Уг хавтас нь “2_Төсөл”, “1_Лавлагаа” хавтастай ижил төстэй олон талтай бөгөөд зөвхөн нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээлэл, удирдлагын мэдээлэл “2_Төсөл” хавтсанд хадгалагдана. “4_Баримт бичиг”-т үхсэн мэдээлэл, “2_Төсөл”-д шууд мэдээлэл байна.
• 5_Мэдлэг.Энд би хэсэг хугацааны дараа урам зориг авах эсвэл шийдлийг олохын тулд буцаж очихыг хүсч буй үнэхээр хэрэгтэй мэдээллийн товхимолуудыг тавьдаг.

Энэ системийн үйл ажиллагаанд чухал ач холбогдолтой бусад имэйл клиентийн тохиргоонууд байдаг. Нэгдүгээрт, Thunderbird-д анхдагч байдлаар "Мессежийг уншсан гэж тэмдэглэх" гэсэн хайрцаг байдаг. Би үүнийг ухамсартайгаар хийхийг илүүд үздэг тул туг далбаатай! Үүнийг хийхийн тулд "Хэрэгслүүд" → "Тохиргоо" → "Нарийвчилсан" → "Унших ба харуулах" цэс рүү очно уу.

Хоёрдугаарт, бид ашигладаг шүүлтүүрүүд . Өмнө нь би илгээгчийн хаягаар захидал автоматаар тохирох хавтас руу дамжуулдаг шүүлтүүрүүдийг идэвхтэй ашигладаг байсан. Тухайлбал, өмгөөлөгчийн захидлыг “Өмгөөлөгч” хавтас руу шилжүүлсэн. Би хэд хэдэн шалтгааны улмаас энэ аргыг орхисон. Нэгдүгээрт: 99% тохиолдолд өмгөөлөгчийн захидал нь ямар нэгэн төсөл эсвэл түнштэй холбоотой байдаг тул тэдгээрийг энэ түнш эсвэл төслийн хавтас руу шилжүүлэх ёстой гэсэн үг юм. Хоёрдугаарт: Би мэдлэг нэмэхээр шийдсэн. Тодорхой захидлыг хаана хадгалахаа өөрөө шийдэх ёстой бөгөөд боловсруулаагүй мессежийг зөвхөн нэг газраас - ирсэн имэйл хайрцагнаас хайх нь илүү тохиромжтой. Одоо би шүүлтүүрийг зөвхөн автомат үсэг тараахад ашигладаг янз бүрийн системүүд, өөрөөр хэлбэл, намайг шийдвэр гаргахыг шаарддаггүй захидал. Mozilla Thunderbird-ийн шүүлтүүрийг "Хэрэгслүүд" → "Мессежийн шүүлтүүрүүд" цэсэнд тохируулсан.

Тэгэхээр, хэзээ зөв хандлагаЗахидлын хэмжээнээс хамааран имэйл нь өдөрт 10-аас 60 минутын хооронд байх ёстой.

Тийм ээ, бас нэг зүйл. Та шинэ захидал ирэх тухай мэдэгдлийг аль хэдийн унтраасан уу? ;)

Та компаний нэрийн өмнөөс эсвэл хувийн бизнес эрхлэгчийн нэрийн өмнөөс бичдэг эсэхээс үл хамааран бизнесийн захидал харилцаагүй бизнест хаана ч байхгүй. Өөрөөр хэлбэл, та түүний дүрмийг хэрхэн дагаж мөрддөг. Таны боломжит бизнесийн түншүүд эсвэл үйлчлүүлэгчид таныг тэдэнтэй хэрхэн харилцаж байгаагаар нь дүгнэх болно. Бизнесийн захидал бол бизнесмэний "нүүр царай" гэж хэлж болно. Үүнийг алдахгүйн тулд энэ форматын харилцааны алтан дүрмийн талаар мэдэх нь чухал юм.

Имэйлээр бизнесийн захидал харилцааны дүрэм

Цахим шуудан нь ердийн шуудангаас хамаагүй их ашиглагддаг тул бид бизнесийн захидал харилцааг онлайнаар хэрхэн зөв явуулах талаар анхаарлаа хандуулахаар шийдсэн. Хэд хэдэн зөвлөмжийг дагаж мөрдвөл ярилцагчийнхаа өмнө нүүр царайгаа алдахаас сэргийлэх болно.

Шуудангийн хайрцгийн нэр

Шинэ мессеж нээхэд хамгийн түрүүнд бидний анхаарлыг татдаг зүйл бол илгээсэн хаяг юм. Олон хүмүүс энэ зүйлийн ач холбогдлыг дутуу үнэлж, хувийн цахим шуудангаар бизнесийн захидал илгээдэг. Үүнд буруудах зүйл байхгүй имэйл хаягхүний ​​унших боломжтой форматаар зөвхөн таны нэрийг агуулна. Гэхдээ "kissa1988" эсвэл "pupsik-26" гэх мэт янз бүрийн хоч байгаа бол ийм шуудангийн хайрцгаас мессеж илгээх нь зүгээр л хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. "Хөөрхөн" эсвэл "хөөрхөн"-ээс бизнесийн санал хүлээж авах үед хүн ямар сэтгэл хөдлөлтэй болохыг төсөөлөөд үз дээ.

Түүнчлэн, info@, inbox@ гэх мэтээр эхэлсэн шуудангийн хаягийг бизнесийн захидал харилцаанд хүлээн зөвшөөрөхгүй. Тэднийг зүгээр л нухацтай авч үздэггүй, бас байдаг өндөр магадлалтайтэр захиаг нээх ч үгүй. Хамгийн сайн сонголт бол шуудангийн хайрцгаас бизнесийн захидал харилцааг явуулах явдал юм [имэйлээр хамгаалагдсан], нэр нь таны овог нэр бол компани нь компанийн нэр юм.

Хүлээн авагчид

Имэйл захидал харилцааны хувьд шууд хүлээн авагч руу захидал илгээж, бусад хүлээн авагчид хуулбарлах боломжтой. Мессежийн хуулбарыг хүлээн авагчид түүнд хариу өгөхгүй. Тэд уригдсан ажиглагчид шиг байдаг. Тиймээс илгээхээсээ өмнө яг хэнээс хариулт авахыг хүсч байгаагаа урьдчилан тодорхойлж, хүлээн авагчдыг зөв байрлуул. Гэсэн хэдий ч хэрэв боломжтой бол олон хүнийг имэйлээ шууд хүлээн авагч гэж бүү жагсаа. Хэрэв хүн бүр энэ хариуцлагыг өөр хаяг хүлээн авагчид "шилжүүлэх" шийдвэр гаргавал тэдний хэн нь ч танд хариу өгөхгүй нөхцөл байдал үүсч магадгүй юм.

Хэрэв та өөрөө бизнесийн захидлын хуулбарыг олж мэдсэн бол илгээгч таны хариуг хүлээхгүй байна гэж та аль хэдийн ойлгосон болно. Гэхдээ хэрэв танд тусгайлан хариу өгөх шаардлагатай бол та үүнийг хийж болно, гэхдээ мессежийн эхэнд "саадалсан" төлөө уучлалт гуйх нь эелдэг хэрэг болно.

Захидал форматлах

Албан ёсны бизнесийн хэв маяг. Бизнесийн захидал харилцааны хувьд мэдээжийн хэрэг албан ёсны хэв маягийг ашигладаг. Үүнд нэр үг, шаардлагагүй мэргэшил, нарийн ширийн зүйлс дутагдаж байна. Зөвхөн тодорхой, тодорхой, логик. Бизнес мессеж бичсэний дараа түүнийг дахин уншиж, ямар нэгэн онцгой утга агуулаагүй, хэлж буй зүйлийн мөн чанарыг өөрчлөхгүй бүх хэллэгийг арилгах нь ашигтай байдаг. Ийм бүх үг, хэллэгийг устгасан гэдэгт итгэлтэй байх үед л ажил хэргийн захидал бичих энэ дүрмийг баримталсан гэж хэлж болно.

Бичиг үсэг. Мессежийг алдаагүй, зөв ​​бичих нь чухал гэж хэлэх нь “Цасан хүнийг цаснаас хийх ёстой” гэдэгтэй адил юм. Гэсэн хэдий ч энэ дүрмийг үл тоомсорлож болохгүй. Бичиг үсэг бол аливаа захидал харилцааны үндэс юм. Үг үсгийн алдаатай ажил хэргийн захидал бичдэг хүнийг хэн ч нухацтай хүлээж авах нь юу л бол.

Захидлын сэдэв. Үүнийг бичих нь зайлшгүй юм. Хүлээн авагч нь захидал юуны тухай болохыг шууд ойлгохын тулд богино боловч товч бичихийг хичээ. Сэдэв нь нэг үгээс бүрдэх ёсгүй. "Мэдээлэл", "Асуулт" гэх мэт. – бизнесийн захидлын сэдвүүд буруу. “Х компанийн санал” бол зөв сэдэв. Хэрэв таны захидал дахь мэдээлэл онцгой чухал бол та үүнийг бараг бүх цахим шуудангийн үйлчилгээнд байдаг тусгай "чухал" тугаар тэмдэглэж болно.

Фонт. Мессежийн текст нь юуны түрүүнд унших боломжтой байх ёстой. Тиймээс Arial эсвэл Times New Roman фонтыг ашиглан дунд зэргийн хэмжээтэй (жишээлбэл, mail.ru дээр хамгийн оновчтой үсгийн хэмжээ 3 байна). Фонт, өнгөөр ​​туршилт хийж болохгүй. Энэ нь бизнесийн захидал харилцаанд тохиромжгүй юм. Caps Lock бүү ашигла анхаарлын тэмдэгмөн өөр тусгай дүрүүд(эмотиконыг оруулаад). Зөвшөөрөгдсөн цорын ганц зүйл бол зарим хэллэгийг налуу эсвэл тодоор тодруулах явдал юм. Гэхдээ үүнийг зайлшгүй шаардлагатай үед л ашиглахыг хичээ.

Уншихад хялбар, санаагаа илүү сайн дамжуулахын тулд та захидлын текстийн бүх хэсэгт дэд гарчгийг ашиглаж болно. Гэхдээ тэдгээр нь хэтэрхий олон байх ёсгүй - 3-4-ээс ихгүй байна.

Нэг догол мөр 4 мөрөөс хэтрэхгүй байх ёстой. Бид маш урт догол мөрүүдийг уншихад текст нь бүдгэрч, гол санаа нь алдагдах болно.

Аливаа тооллого, жагсаалтыг тусгай тэмдэглэгээ ашиглан зурах ёстой.

Корпорацийн загвар. Хэрэв та өөрийн байгууллагын хэв маягаар брендийн цахим шуудангийн загвар боловсруулсан бол маш сайн байх болно. Мөн та бүх бизнесийн мессежийг зөвхөн энэ загвараар илгээх болно. Энэ нь таныг бусдаас ялгарах боломжийг олгож, бизнесийн мессежэнд шаардлагатай албан ёсны байдлыг хадгалах болно. Гэсэн хэдий ч та үүнийг "брендинг" -ээр хэтрүүлж болохгүй - хэт их бүтээлч байдал нь зөвхөн хор хөнөөл учруулах болно. Гэсэн хэдий ч бид зугаа цэнгэл биш бизнесийн харилцааны тухай ярьж байна. Хүлээн авагчид таны мессежийг зөвхөн компьютер дээрээ төдийгүй компьютер дээрээс унших боломжтой гэдгийг бүү мартаарай хөдөлгөөнт төхөөрөмжүүд. Тиймээс загварыг өөр өөр дэлгэцийн нягтралд тохируулсан байх ёстой.

Нэг захидалд зөвхөн нэг мэдээ байх ёстой. Үүний дагуу хүлээн авагчаас зөвхөн нэг зорилтот үйлдэл хүлээх ёстой. Хүлээн авагчид хандсан хэд хэдэн асуулт, санал, хүсэлтийг нэг зурваст нэг дор байрлуулах нь буруу гэж үзэж байна.

Үүнийг дараах хэсгүүдэд хуваах ёстой.
- танилцуулга;
- үндсэн хэсэг;
- дүгнэлт.

Оршил хэсэгт мессежийн зорилго, түүнийг бичих болсон шалтгааныг товч дурд. Гол хэсэг нь захидлын мөн чанар юм. Эцэст нь хэлэхэд, та дээр дурдсан зүйлийг нэгтгэн дүгнэх хэрэгтэй - эдгээр нь дүгнэлт, хүсэлт, заавар, зөвлөмж гэх мэт байж болно. Бизнесийн захидал харилцаанд ямар нэгэн "шуудангийн бичиг" ашиглах нь туйлын зохисгүй юм. Мөн афоризм, зүйр үг, зүйр үг гэх мэтээс зайлсхий.

Хэрэв та захидал илгээх шаардлагатай бол график дүрс, дараа нь мессежийн текст рүү бүү оруулаарай, харин хавсаргана уу тусдаа файл. Зураг дээр зөв харагдахгүй байж магадгүй янз бүрийн төхөөрөмжүүдэсвэл интерфейсийг бүрэн идэвхгүй болгох шуудангийн програмхүлээн авагч. Текстэнд шаардлагатай бол "мэдээлэл хавсаргасан файлд байна" гэж бичнэ үү. Хэрэв ийм хэд хэдэн файл байгаа бол нэрийг нь бичихээ мартуузай.

Хэрэв та үгийн товчлол, товчлолыг ашигладаг бол хүлээн авагч нь юу гэсэн үг болохыг ойлгох болно гэдэгт 100% итгэлтэй байх ёстой. Ер нь ийм зүйл хэрэглэхгүй, аюулгүй тоглосон нь дээр.

Сэтгэл хөдлөлийн дутагдал. Бизнесийн захидалд ямар нэгэн сэтгэл хөдлөлийн өнгө агуулагдах ёсгүй. Ер нь. Хэдийгээр та гомдол бичиж байгаа ч гэсэн та өөрийн уур хилэнгээ бүрэн дүүрэн харуулахыг үнэхээр хүсч байгаа ч, эсвэл эсрэгээрээ амжилттай гүйлгээ хийсэн түншдээ чин сэтгэлээсээ талархаж байна. Мэдээлэл нь хязгаарлагдмал, бүр хүйтэн цустай байх ёстой. Хүн бүр өөрийн хувийн шинж чанарыг үнэлдэг боловч бизнесийн захидал харилцаа нь тийм биш юм хамгийн сайн аргаүүнийг илчил. Хөгжилтэй, гунигтай хүн, жижүүр, гүйцэтгэх захирлын албан бичиг адилхан байх ёстой.

Тайлбар толь ашиглах. Бизнесийн захидал харилцаанд өгүүлбэрүүдийг холбохын тулд дараах тогтвортой илэрхийлэлүүдийг ашигладаг.

1. энэ шалтгааны улмаас;
3. юунд үндэслэсэн;
4. (ямар нэгэн зүйлийн) ачаар;
5. дагуу;
6. үндэслэн;
7. харгалзан үзэх;
8. харгалзан үзэх;
9. юу үйлчилсэн.

гэх мэт. Мөн бизнесийн захидалд мессеж бичсэн салбарт нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн товчлол, товчлолыг ашиглахыг зөвшөөрнө. Хэрэв хүлээн авагч тодорхой товчлолыг ойлгох эсэхэд эргэлзэж байвал хэллэгийг бүрэн эхээр нь бичих нь дээр.

Сайн байцгаана уу. "Өдрийн мэнд" гэсэн үг хэллэгийг хэзээ ч бүү ашигла. Энэ нь зөвхөн бизнесийн захидал харилцаанд төдийгүй ерөнхийдөө цахим шуудангийн хувьд муу хэлбэр гэж хэлж болно. Хамгийн оновчтой мэндчилгээ бол "Сайн уу, овог нэр". Дашрамд хэлэхэд, мессеж хүлээн авагчид зөвхөн мэндчилгээнд төдийгүй текстийн дагуу нэрээр нь ярих нь сайн хэрэг. Хэрэв та танихгүй хүнд захидал бичиж байгаа бол хүлээн авагчийн хаягийг хаанаас авснаа хамгийн эхэнд зааж өгөх ёстой.

Үсгийн хэмжээ. Энэ биш урлагийн бүтээлмөн "сэдвийн талаархи" таны хувийн бодол биш. Зурвас нь доторх бүх мэдээллийг дамжуулахын тулд аль болох богино байх ёстой. Захидлын текст нь нэг "дэлгэц" -д багтах нь оновчтой юм. Урт захидал унших нь ядаргаатай бөгөөд олон хүнд залхмаар санагддаг.

Захидлын хариу. Та хүлээн авсан мессеждээ хариу бичихдээ "Бичих" товчийг биш харин "Хариу бичих" товчийг дарна уу. Эхний сонголтоор таны захидал харилцааны түүхийг бүхэлд нь таны хариултанд автоматаар оруулах болно. Энэ нь зөв, учир нь тухайн хүн арын дэвсгэрийг олж харахгүй бол таныг хэн бэ, түүнээс юу хүсч байгаагаа шууд санахгүй байж магадгүй юм. Ялангуяа сүүлийн захидал харилцаанаас хойш таваас дээш хоног өнгөрсөн бол. Ярилцагчынхаа мессежэнд хариулахдаа түүний ярианаас эш татаарай. Энэ нь түүнд өмнө нь юу ярьж байсныг санах боломжийг олгоно.

Шаардлагатай бол нөгөө хүндээ үргэлж талархаж бай. Жишээлбэл, та "Владимир, захидалдаа баярлалаа" эсвэл "Ирина Алексеевна, ийм хурдан хариу өгсөнд баярлалаа" гэж бичиж болно. Ийм нюансууд нь ярилцагчдаа хүндэтгэлтэй хандаж, цахим харилцааны уур амьсгалыг зөөлрүүлэх болно.

Хэрэв ярилцагч танд сэтгэл дундуур байгаагаа илэрхийлсэн мессеж илгээсэн, тэр ч байтугай тантай илт бүдүүлэг байсан бол та хичнээн их хүсч байгаагаас үл хамааран түүнд ижил байдлаар хариулахгүй байхыг хичээгээрэй. Нөхцөл байдал өөр өөр байдаг ч үргэлж эелдэг, тайван байдлаар хариулдаг.

Мэдээжийн хэрэг, та хэдий чинээ хурдан хариулна, төдий чинээ сайн. Хэрэв та хэдхэн цагийн дотор хариу өгөх боломжтой бол үнэхээр сайхан байна. Энэ хугацаа нь хамгийн тохиромжтой. Гэхдээ бид хэдхэн хоногийн дотор хариу авлаа гэж бодъё. Сэтгэл судлаачид хүний ​​имэйлд хариу хүлээхэд таатай хугацаа нь 48 цаг, өөрөөр хэлбэл хоёр өдөр гэж хэлдэг. Хэрэв та удаан хүлээх хэрэгтэй бол энэ нь үл хүндэтгэсэн эсвэл үл тоомсорлож буй хэрэг гэж аль хэдийн ойлгож магадгүй юм. Хэрэв зурваст тавьсан асуултад хариулахад тань илүү хугацаа шаардлагатай бол та захидлыг хүлээн авсан, авч үзэхээр хүлээж авсан, аль болох хурдан хариулах болно гэдгээ бичээрэй. Ингэснээр илгээгч ядаж үл тоомсорлохгүй байх болно.

Захидлын дүгнэлт. "Би ашигтай хамтран ажиллана гэж найдаж байна", "Хариулт өгсөнд тань баярлалаа" гэх мэтийг хууран мэхлэх оролдлого гэж үзэж болох хэллэгүүдийг бичиж болохгүй. "Хүндэтгэсэн", "Миний чин сэтгэлийн хүсэл" гэх мэт хэллэг бүхий цахим шуудангаар баяртай гэж хэлэх нь дээр. Тиймээ, ийм хэллэгүүд нь хуучирсан боловч бизнесийн харилцаанд төгс тохирно. Гарын үсэг дээр өөрийн нэр, овог, албан тушаал, компанийн нэрийг бичнэ. Мөн имэйлээс бусад холбоо барих хаягаа үлдээнэ үү.

Хүргэлтийн хугацаа. Мэдээжийн хэрэг, имэйлүүд нь тэдгээрийг хүлээн авмагц шууд унших ёстой гэсэн үг биш юм. Гэхдээ цахим шуудангийн бизнесийн ёс зүйд амралтын өдрүүд, баяр ёслол, орой эсвэл шөнийн цагаар имэйл илгээх нь зохисгүй гэж үздэг. Стандарт ажлын цагийг баримтлахыг хичээ.

Мэдээжийн хэрэг, "илгээх" товчийг дарахаас өмнө хүлээн авагчийн нэр, имэйл хаягийн зөв бичгийн дүрмийг сайтар шалгана уу. Мессежийн текстийг бүхэлд нь дахин уншиж, үсгийн алдаа эсвэл буруу хэллэг байгаа эсэхийг шалгана уу.

Сүүлийн хэдэн арван жилийн хугацаанд цахим шуудангаар дамжуулан бизнесийн захидал харилцаа асар их алдартай болж, бизнесийн харилцааны гол аргуудын нэг болжээ. Өнөөдөр хүмүүс хоорондын харилцааны практикт цахим шуудан ашиглахгүй хүнийг олоход хэцүү байдаг. Гэсэн хэдий ч өнөөдөр олон хүн асуулт асууж байна: ингэснээр бүх дүрмийг дагаж мөрддөг үү? Хүлээн авагчийн дунд илгээгчийн талаар сайн сэтгэгдэл төрүүлэхийн тулд чадварлаг захидлыг хэрхэн ашиглах вэ?

Энэ нийтлэлд цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны зохицуулалтыг тайлбарласан болно практик зөвлөгөөНийтлэлд үзүүлсэн мэдээлэл нь имэйл бичихдээ бизнесийн зөв харилцааг сурахад тусална.

Олон хүмүүс ажлын өдрөө шуудангийн хайрцгандаа шинэ мессеж байгаа эсэхийг шалгаснаар эхэлдэг. Гэвч харамсалтай нь мэдээлэл солилцох энэ арга өргөн тархсан хэдий ч олон хүн бизнесийн захидал харилцааны хэлийг хэрхэн зөв ашиглахаа мэддэггүй, имэйлийг албан бус харилцааны арга гэж андуурдаг.

Хүргэлтийн хурдны ачаар энэ нь чухал албан ёсны баримт бичиг, маягт, өргөдлийн солилцоог хялбаршуулдаг боловч энд ч хүмүүс захидал илгээхдээ алдаа гаргадаг. Аливаа файл солилцохдоо имэйл бичихдээ хүлээн авагчид ямар нэг шалтгаанаар дагалдах эссэ бичдэггүй, сэдвүүдийг оруулдаггүй нь хүлээн авагчийн ажлыг хүндрүүлдэг. Энэ нийтлэлийн зорилго нь асуултанд хариулах явдал юм: цахим шуудангаар захидал илгээж, цахим шуудангаар бизнесийн бичгээр харилцах бүх дүрмийг дагаж мөрдөх вэ?

Имэйл бичихдээ оруулсан бүх талбарыг бөглөх ёстой

Имэйлээр бизнесийн захидал харилцааны дүрмүүд нь захидал илгээгчээс захидал хүлээн авагч, илгээгчийн хаяг, нэр гэх мэт имэйлд заасан бүх талбарыг бөглөх үүрэгтэй. Илгээж буй захидлын мөн чанарыг товч тайлбарласан сэдвийг дүрсэлсэн байх ёстой. Ихэнх тохиолдолд илгээсэн захидлын хувь заяа, түүнд дурдсан асуудлыг шийдвэрлэх хурд нь зөв тодорхойлсон сэдвээс хамаардаг. Бизнесийн имэйл нь мэндчилгээгээр эхлэх ёстой - хүлээн авагчийг хүндэтгэх энэхүү энгийн илрэл нь харилцаж байх үед маш чухал юм. Мэндчилгээний дараа "захидлын хэсэг" гэсэн бичвэр байх ёстой бөгөөд төгсгөлд нь "Хүндэтгэсэн, Петр Иванович Брисов" гэсэн гарын үсэг үлдээх ёстой.

Ажил хэргийн захидал харилцааны мэндчилгээ

Бизнесийн харилцааны аль ч тал дээр хүндэтгэлтэй хандах нь маш чухал байдаг тул энэ зүйлд анхаарлаа хандуулах нь зүйтэй. Мэндчилгээний оновчтой хэллэг бол "Өдрийн мэнд" эсвэл "Сайн уу". Цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааг явуулах нь илгээгчийг "Оройн мэнд" эсвэл "Өглөөний мэнд" гэсэн хэллэгийг ашиглахыг хязгаарладаг, учир нь хүлээн авагч захидлыг хүлээн авахаас хамаагүй хожуу уншиж болно. Мэндчилгээнд хэрэглэдэг ярианы хэллэгийг ашиглах нь бас буруу юм.

Мэндчилгээний үг эсвэл хэллэгийн дараа та хүлээн авагчид нэр, овог нэрээр нь хандах ёстой бөгөөд хэрэв нэр нь илгээгчийн хувьд үл мэдэгдэх бол энэ мөчийг алгасаж болно. Дараа нь та захидлын зорилгыг хэлэх рүү шилжиж болно.

Бизнесийн имэйлд хавсаргасан файлууд

Хэрэв захидлын гол зорилго нь зөвхөн бичгийн өгүүлэмж, асуудлын мөн чанарыг танилцуулахаас гадна файл илгээх явдал юм бол эхлээд илгээсэн объектыг хавсаргасан нь дээр. Олон илгээгчид захидлын үндсэн хэсэгт асуудлын мөн чанарыг тайлбарласны улмаас анхаарал хандуулаагүйн улмаас шаардлагатай хавсралтыг хавсаргахаа мартдаг. Ийм хайхрамжгүй байдал нь бизнесийн захидал илгээгчийн бизнесийн нэр хүндэд сөргөөр нөлөөлдөг.

Имэйл хаяг нь танигдахуйц, товч байх ёстой

Цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны дүрэмд илгээгч нь танигдахуйц цахим нэртэй байх ёстой бөгөөд энэ нь илгээгчийн нэрийн талаархи үнэн зөв мэдээллийг агуулсан байх ёстой. Имэйл хаяг нь албан бус илэрхийлэл эсвэл үг, жишээлбэл "limon_petya" цахим шуудангийн хаяг агуулсан бол албан бичиг, давж заалдах өргөдөл нь маш товч бөгөөд тэнэг харагддаг. Насанд хүрсэн хүний ​​хувьд энэ нь үнэхээр зохисгүй юм шиг санагддаг. Бизнесийн захидал харилцааг явуулахын тулд тусдаа имэйл үүсгэж, бизнесийн имэйлийн ёс зүйг дагаж мөрдөх нь дээр.

Өмнө нь хүлээн авсан имэйлд хариу өгөхийн тулд хурдан хариулах (хариулах) функцийг ашиглах

Хариулах эсвэл хариулах функц (товчилсон хувилбараараа Re :) нь хэрэглэгчдэд тусалдаг хурдан аргаарИлгээгчийн өмнө илгээсэн мессежүүдэд хариу бичих. Энэ функц нь тухайн сэдвээр ярилцагчтай өмнөх захидал харилцааг унших бүх нийтийн чадвартай байдаг. Гэхдээ цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь захидал харилцааны явцад хэлэлцүүлгийн мөн чанар өөрчлөгдсөн тохиолдолд илгээгчийг бизнесийн захидлын сэдвийг өөрчлөхийг үүрэг болгодог.

Бизнес захидал илгээхээсээ өмнө зөв бичгийн дүрмийн алдаа, цэг таслалыг шалгах хэрэгтэй.

Цахим шуудан нь мэдээлэл солилцох ажлыг хялбаршуулдаг боловч ажил хэргийн захидал харилцааны явцад орос хэлний дүрмийг үл тоомсорлож болохгүй, учир нь болгоомжгүй алдаа нь илгээгчийн эрх мэдэлд нөлөөлж болзошгүй юм. Захиа илгээхээсээ өмнө текстийг хэд хэдэн удаа хянаж, зөв ​​бичгийн болон цэг таслалын алдаа байгаа эсэхийг сайтар шалгах хэрэгтэй. Олон имэйл үйлчлүүлэгчид алдаа шалгах функцтэй тул улаанаар доогуур зурсан үгсэд анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй. Хэрэв та зөв бичгийн талаар эргэлзэж байвал интернетээс тусламж хүсэх эсвэл зөв бичгийн дүрмийн толь бичиг ашиглан зөв бичгийн дүрмийг шалгах хэрэгтэй.

Хүлээн авагч талбарыг хамгийн сүүлд бөглөх ёстой.

Дуусаагүй эсвэл засварлаагүй захидал илгээхгүйн тулд ажил хэргийн захидал хүлээн авагчийн хаягийг илгээхээсээ өмнө хамгийн сүүлчийн мөчид оруулах ёстой. Энэ дүрэм нь бизнесийн цахим шуудангийн харилцааны үндэст мөн багтсан болно. Хаяг хүлээн авагч талбарыг бөглөхдөө имэйл нь өмнө нь ашигласан хүлээн авагчдын жагсаалтыг санал болгож магадгүй бөгөөд энд та гуравдагч этгээдийн хаяг хүлээн авагч руу зохиосон бизнесийн захидал илгээхгүйн тулд анхаарлаа төвлөрүүлэх хэрэгтэй.

Бизнесийн захидлын бүтэц

Текстийг зохион байгуулах дүрэм нь зөвхөн цаасан хэвлэл мэдээллийн хэрэгсэлд төдийгүй цахим шуудангаар бизнесийн захидал харилцааны дүрэмд хамаарна. Хүлээн авагчийн хувьд дэлгэцийн дэлгэц дээр их хэмжээний үсэг унших нь тийм ч тохиромжтой байдаггүй. Энэ цэгийг хялбарчлахын тулд та текстийг логик хэлбэрээр жижиг догол мөр болгон хувааж, бизнесийн захидлын текстийг бичихдээ төвөгтэй өгүүлбэрээс зайлсхийх хэрэгтэй. Бизнесийн захидал дахь нэг өгүүлбэрийн оновчтой урт нь арван таван үгээс хэтрэхгүй байх ёстой.

Бизнесийн захидлын мөн чанарыг мөн чанарт нь тусгасан байх ёстой

Хүлээн авагч нь бизнесийн захидлын тодорхой сэдвээс гадна үндсэн текстийн эхний болон хоёр дахь өгүүлбэрийг тодорхой бичсэн байх ёстой. Илгээгчийн даалгавар бол захидлын эхэнд хүлээн авагчид хандаж байгаа асуудал, асуудлын мөн чанарыг хэлэх явдал юм. Эхний өгүүлбэрт бизнесийн захидлыг ямар зорилгоор илгээж байгааг зааж өгөх ёстой. Жишээ: 2017.01.02-ны өдрийн 45 тоот “Бөөний материал нийлүүлэх тухай” гэрээний үүргийн хугацаа дуусч байгааг мэдэгдэж байна. Гэрээг шинэчлэхийн тулд та хоёр дахь багц баримт бичгийг бүрдүүлэх ёстой." Зориулалтын ачаар хүлээн авагч нь бизнесийн захидлын гол санааг ойлгох боломжтой болсон. Хэрэв захидлын текст хэтэрхий том байвал объектыг хавсралт хэлбэрээр хавсаргах функцийг ашиглах нь дээр. текст баримт бичиг, гэхдээ үүнтэй зэрэгцэн бизнесийн захидлыг тодотгосон дагалдах эссэ нь текстийн хайрцагтай байх ёстой. Жишээ: "Бид танд Мак-Строй ХХК-ийн захидлын цахим хуулбарыг танд илгээж байна." 2017.01.02-ны өдрийн 45 тоот “Бөөний материал нийлүүлэх тухай” гэрээг сунгах тухай шийдвэрээ албан бичигт заасан хугацаа хүртэл сунгаж шийдвэрлэж өгнө үү” гэв.

Бизнесийн имэйл бүр хариутай байх ёстой.

Хүлээн авагч нь ямар нэг шалтгаанаар бизнесийн захидлыг үл тоомсорлодог бизнесийн захидлын сөрөг жишээ байдаг. Заримдаа тодорхой нөхцөл байдлын улмаас хариулт өгөх боломжгүй тохиолдол байдаг, жишээлбэл, асуудлыг шийдвэрлэхэд хэдэн өдөр шаардагдах эсвэл хүлээн авагч нь бодож байгаа бөгөөд тавьсан асуултад шууд хариулж чадахгүй. Энэ тохиолдолд энэ талаар товч тайлбар өгөх хэрэгтэй, жишээлбэл: "Сайн уу, Петр Иванович. Би таны захидлыг хүлээн авсан боловч өнөөдөр би ахлах удирдлагатай зөвлөлдөх ёстой тул хариулахад хэцүү байна. Би таны асуудлыг мэдээлэх болно ерөнхий захиралМанай компаниас 7 хоногийн сүүлээр албан ёсоор хариу өгөх болно. Хүндэтгэсэн: Борлуулалтын албаны менежер Белов Иван Геннадьевич.”

Хэрэв ажлын гурван өдрийн дотор хариу өгөөгүй бол бизнесийн захидал хүлээн авагч чимээгүй байгаа нь илгээгчтэй харилцахаас татгалзаж, үл тоомсорлосон гэж үзэж болно гэдгийг санах нь зүйтэй.

Хариу захидал бичихдээ асуусан бүх асуултанд хариулах ёстой.

Хэрэв хүлээн авагчид илгээсэн захидал нь байцаан шийтгэх шинж чанартай бол захидал бичихдээ бизнесийн захидлын текстэнд байгаа дарааллаар асуултуудад хариулт өгөх ёстой. Хэрэв асуулт асуусан бол илгээгч тэдэнд тодорхой хариулт авна гэж найдаж байна. Захидал бичихдээ хариултаа дугаарлаж болохгүй; Бүх асуултанд хариулахын тулд эхлээд хүлээн авсан бизнесийн захидлыг хэд хэдэн удаа унших хэрэгтэй бөгөөд хэрэв хэтэрхий олон асуулт байвал тэдгээрийг орхигдуулахгүйн тулд тусад нь бичих нь дээр. Хэрэв тавьсан зарим асуултад хариулах боломжгүй бол үүнийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй одоогоорзарим шалтгааны улмаас хариулт өгөх боломжгүй байна.

Товчлол, сэтгэл хөдлөлийн загвар, том үсгийг хэтрүүлэн бүү ашигла

Илгээгчид албан бус тэмдгүүдийг эмотикон хэлбэрээр ашиглан шингэлдэг бизнесийн захидал харилцааны сөрөг жишээ байдаг. Тэдний хэрэглээ нь харилцах үед түгээмэл байдаг нийгмийн сүлжээнүүдГэсэн хэдий ч, бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь сэтгэл хөдлөлийн ийм илрэлийг хүлээн зөвшөөрдөггүй, учир нь хүлээн авагч нь тэдний жинхэнэ утгыг мэдэхгүй бөгөөд цэг таслалыг ойлгомжгүй алдаа гэж үздэг.

Та мөн текстийг том үсгээр бичихээс зайлсхийх хэрэгтэй. Интернет дээр том үсгээр бичсэн үгсийн багцыг "гялалзсан хэллэг" гэж нэрлэдэг бөгөөд ихэнхдээ ийм хэллэгүүд нь сөрөг утгатай байдаг. Хүлээн авагч нь цахим бизнесийн захидлыг уншихдаа ийм фонтыг сөрөг байдлаар үнэлж магадгүй бөгөөд энэ нь утгыг ойлгоход сөргөөр нөлөөлнө. Хэрэв та бизнесийн захидалдаа аливаа зүйлийн ач холбогдлыг онцлон тэмдэглэх шаардлагатай бол танилцуулах хэллэгийг ашиглах нь дээр, жишээлбэл, "Та гэрээг шинэчлэхийн тулд 2017 оны 02-р сарын 10-ны өдрөөс өмнө баримт бичгийн багц бүрдүүлэх шаардлагатайг анхаарна уу. ” эсвэл “Гэрээ сунгах бичиг баримтыг 2017.02.10-ны дотор ирүүлэх ёстойг анхаарна уу.”

Имэйлээр нууц мэдээллийг бүү дамжуул

Хувийн эсвэл шилжүүлэх нууц мэдээлэлЦахимаас татгалзсан нь дээр шуудангийн хайрцагнууд, учир нь мэдээллийг халдагчид өөрсдийн хувиа хичээсэн зорилгоор ашиглах аюул заналхийлж байна. Ийм мэдээлэл байж болно: утасны дугаар, нууц үг банкны картууд, хувийн банкны данс гэх мэт. Мэдээлэл нь шуудангийн агент сервер дээр хадгалагддаг бөгөөд хакердвал хулгайлагдах боломжтой гэдгийг санах нь чухал.

Илгээгчийн гарын үсэг захидлын төгсгөлд байх ёстой.

Өмнө дурьдсанчлан илгээсэн захидал бүр тодорхой гарын үсэг агуулсан байх ёстой. Ихэнхдээ шуудангийн хайрцгийг хөгжүүлэгчид гарын үсгийн блок функцийг нэвтрүүлдэг бөгөөд үүнд та ажлын байр, нэр, холбоо барих утасны дугаараа оруулах боломжтой. Дараа нь энэ блок нь үсэг бүрийн төгсгөлд автоматаар гарч ирэх бөгөөд энэ нь бичихэд хялбар болгоно. Хүлээн авагч нь захидалд хариу бичихдээ илгээгч рүү зөв хандах боломжтой байхын тулд гарын үсгийг зөв бичих нь чухал юм. Гарын үсгийн жишээ нь иймэрхүү харагдаж болно: "Хүндэтгэсэн, Николай Александрович Петров, +79810000000."

Дүгнэлт хийхдээ бизнесийн захидал харилцааг цахим шуудангаар хэрхэн явуулахыг ойлгохын тулд нэмэлт, нарийн төвөгтэй үндсийг эзэмших шаардлагагүй гэдгийг тэмдэглэж болно. Та зүгээр л үүнтэй хамт байх хэрэгтэй энгийн дүрэмёс зүй, орос хэлний хэм хэмжээг дагаж мөрдөх.

Нөхцөл байдалд орчин үеийн ертөнцбизнесийн харилцаа холбоо нь ихэвчлэн бизнесийн захидал харилцаанаас эхэлдэг - аливаа албан тушаалтны нэрийн өмнөөс болон албан тушаалын дагуу илгээсэн аливаа төрлийн захидал (захидал, мессеж гэх мэт) -ийг багтаасан бизнесийн харилцааны бичгийн хэлбэр.

Нэг чухал зүйл бол ёс зүйн тодорхой стандартыг дагаж мөрдөх явдал юм. Үгүй бол тогтоосон холболтууд тасарч, үйлчлүүлэгч эсвэл бизнесийн түншээ алдаж болзошгүй. Сайн зохион бүтээсэн бизнесийн захидал харилцаа нь танд эсвэл компанид хамгийн таатай сэтгэгдэл төрүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг.

Үсгийн ид шидийг эзэмших нь хүн бүрийн хувьд чухал юм. Жишээлбэл, шинэ ажил хайж байхдаа: анкет, тестийн даалгавар, хамгаалах захидал, өөрийнхөө тухай нэмэлт мэдээлэл, уулзалтын цагийг тохиролцох, илгээх.

Сонирхолтой нь, одоо байгаа бизнесийн захидлын дүрмийг 150 орчим жилийн өмнө Англид боловсруулжээ.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Захидал хэрхэн бичихээ шийдэхийн тулд түүний төрлүүдийн ялгааг мэдэх хэрэгтэй. Энэ нь мессежийн сэдэв, түүний зөв дизайныг шийдэхэд тусална. Энэ нь чухал өрсөлдөгчийнхөө нүдэнд тэнэг харагдахаас зайлсхийхэд тусална.

Дизайн бүтцийн дагуу:

• Харилцааны захидал

Үүнд татгалзсан тухай захидал, нэхэмжлэл, шалтаг, гэм буруугаа хүлээх зэрэг орно. Ажилтан мэргэжлийн үйл ажиллагааныхаа явцад ашигладаг бүх зүйл.

• Гэрээний захидал

Бичлэгийн чухал төрөл. Түүний ачаар хурлын үр дүнг нэгтгэн дүгнэж, гэрээ хэлэлцээр байгуулж, даалгавраа биелүүлэх цагийг тодорхойлж, хоёр тал гэрээний талаар зөв ойлголттой болсон гэдэгт итгэлтэй байна.

Бизнес захидлын дүрэм

Блогчид өөрсдийгөө илэрхийлэх арга зам нь таны сонголт биш юм. Алдаа, үсгийн алдааг зөвтгөх аргагүй. Та бага наснаасаа хэл сурахад бэрхшээлтэй тул өөрийгөө тайвшруулж чадахгүй. Та өөртөө аль болох өндөр шаардлага тавих хэрэгтэй. Үгүй бол таны зан чанар, боловсролын талаар таагүй дүр зургийг зурдаг.

Бизнесийн захидлын онцлог нь мэргэжлийн үгсийн зөв бичгийн алдаа нь тухайн хүний ​​сонгосон салбарт чадваргүй байдлын үзүүлэлт гэж тооцогддог.

Үндсэн дүрмүүд:

1. Тодорхойлолтыг нь мэдэхгүй үгсийг ашиглахаас зайлсхий. Хамгийн сүүлчийн арга бол толь бичгүүдээс тэдгээрийн утгыг шалгана уу.
2. Тодорхой нэр томъёо хэрэглэхээс зайлсхий. Зарим үгс нь ярилцагчийн хувьд танил бус байж магадгүй бөгөөд түүнийг буруугаар тайлбарлаж болно. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь ийм тохиолдолд нэр томъёо, товчлолын тайлбарыг агуулдаг.
3. Богино өгүүлбэрээр бичнэ үү. Барилга байгууламжийн урт, уян хатан байдал нь роман бичихэд тохиромжтой, бизнесийн хэлэлцээр хийх үед биш юм.
4. Эхлээд мессежийг захидлын үндсэн хэсэгт биш, харин компьютер эсвэл онлайн засварлагч дээрх баримт бичигт бичнэ үү. Эерэг тал нь текстийн зөв бичгийн дүрэм, цэг таслалыг автоматаар шалгах явдал юм. Энэ нь мөн захидал хүлээн авагч руу санамсаргүйгээр хугацаанаас нь өмнө илгээгдэх, хөтөч хаагдсан эсвэл интернет алдагдсанаас болж алга болохоос сэргийлдэг. Ажиллаж байна Microsoft word, тодорхой интервалаар материалыг автоматаар хадгалах аргыг ашиглах.
5. Та утас, таблет дээрээ мессеж бичихээс зайлсхийх хэрэгтэй. Зохисгүй автомат залруулга хийх эрсдэлтэй.
6. Илгээхийн өмнө алдаа болон текстийн нийцтэй байдлыг шалгана уу. Бичсэн текстээ нэг цагийн дараа дахин шалгаж, өөр зүйл рүү түр шилжиж, бичихээ мартахыг зөвлөж байна. Энэ нь текстийг өөр өнцгөөс харж, бүх алдааг олж харахад тусална.

Бизнес захидал форматлах

Захидал бэлтгэх, явуулахдаа нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзэх шаардлагатай. Энэ нь мөн өрсөлдөгчөө хүндэтгэж, материалыг дахин хийхэд зарцуулж болох цагийг хэмнэх боломжийг олгодог.

Дараахь талуудыг үл тоомсорлож болохгүй.

• Захидлын сэдвийг зөв бөглөх

Хэрэв энэ нь анхны мессеж бол гарчиг нь тод байж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч, хэрэв өрсөлдөгчтэй харилцах харилцаа аль хэдийн байгаа бол захидлын сэдвийг товч бөгөөд товч дурдах хэрэгтэй. Эдгээр нь харилцааны үндэс суурь юм. Тэд хэсэг хугацааны дараа мессежийг олоход тусалдаг бөгөөд ингэснээр дахин унших нь илгээгч болон хүлээн авагчийн аль алинд нь хялбар байх болно.

• Ишлэл

Таны илгээсэн мессеж таны хариулах ёстой асуултуудыг агуулж болно. Тэд тус бүрийг тусад нь иш татсанаар хариулах нь утга учиртай юм. Хэд хэдэн дамжуулалт бүхий захидал илгээхдээ дугаарлаж, текстийг догол мөр болгон хуваах нь зүйтэй. Ингэснээр та ямар асуултанд хариулж байгаа нь ярилцагчдаа тодорхой болно.

Хэт их ишлэлийн сүлжээ нь харилцаа холбоонд эмх замбараагүй байдлын мэдрэмжийг бий болгодог. Гэсэн хэдий ч, хэрэв өмнө нь илгээсэн мессежүүд рүү буцаж очих эсвэл ярилцагчдаа ямар нэг зүйлийг сануулах шаардлагатай бол үүнийг хийх нь зүйтэй. Ялангуяа төсөв, үйлчилгээний багц, цаг хугацааны хувьд.

• Хүлээн авсан бүх мэдээллийг анхаарч үзээрэй

Захидал бичихдээ та өөрийн болон ярилцагчийн хавсаргасан бүх баримт бичигт товч тайлбар өгөх ёстой. Ингэснээр хүлээн авагчид ямар файлууд түүнийг хүлээж байгаа нь шууд тодорхой болно.

• Таны өөрийн гарын үсэг бол нэрийн хуудасны зүйрлэл юм

Бизнесийн захидал харилцаанд гарын үсэг шаардлагатай. Үүнийг автоматаар хийх боломжтой, дараа нь энэ нь илгээсэн захидал бүрт байх болно. Мэдээллийн гарын үсгийг хэрхэн бий болгох вэ? Өөрийн овог нэр, одоогийн албан тушаал, ажлын холбоо барих хаяг, компанийн логог ашиглана уу.

Жишээ нь: "Хүндэтгэсэн, Иван Иванов, таны төслийн менежер, утасны дугаар эсвэл бусад элч." Эсвэл "Хүндэтгэсэн, Иван Иванов ...".

Гарын үсэг нь анхаарал татахуйц, бүтээлч байж болох бөгөөд энэ нь компани эсвэл шалтгаантай онцгой холболтыг илтгэнэ. Жишээлбэл, номын үйлдвэрлэлийн сүлжээний ажилтнууд одоогийн шинэ бүтээгдэхүүний нэрийг оруулахдаа "Би одоо уншиж байна ..." гэсэн хэллэгийг ашиглаж болно. Гэхдээ ийм зүйлийг дарга нартайгаа зохицуулсан нь дээр.

• Шуудангийн хаяг

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь шуудангийн хаягийг харуулахыг шаарддаг. Тэр цэвэр ажилчин байсан нь дээр байх. Тэнд компанийн нэр, албан тушаал, нэр эсвэл овог харагдах боловч төрсөн он, хоч / үгсийг харуулахгүй. Үүнийг сайтар бодож үзсэн нь дээр зөв нэрХэрэв та үйл ажиллагаа, албан тушаалаа өөрчилсөн ч орхихоор төлөвлөж байгаа бол олон жилийн турш хаяг.

• Фонт ба зай

Баримт бичигт хамгийн их хэрэглэгддэг үсгийн фонт нь Times New Roman, хүснэгтэд 12, текстийн хувьд 14 хэмжээтэй байна. 1.5-2 интервал. Эдгээр нь яриагүй үндэслэлүүд юм.

Бизнесийн харилцааны хэв маяг

Бизнесийн захидал харилцаа нь тэнцвэржүүлэх нарийн үйлдлийг агуулдаг. Энд найрсаг харилцаа холбоо тохиромжгүй, гэхдээ хатуу ширүүн харилцаа холбоо нь тохиромжгүй.

Харилцааны онцлог:

• Загварын ноцтой байдал

Багасгасан үг, хэллэг нь тохиромжгүй болно.

• Эмотикон ашиглах

Эмотиконыг болгоомжтой ашиглах эсвэл түүнээс зайлсхий. Эхний холбоо нь зарчмын хувьд тэдний оршихуйг зөвшөөрдөггүй. Ирээдүйд хаалтууд байж болох ч зөвхөн эерэг, дунд зэргийн хэмжээтэй байна. Сайхан сэтгэл, хошигнол нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй энэ хэв маягхарилцаа холбоо. Хэрэв та ярилцагчдаа захирагддаг бол энэ маягтыг хүлээн зөвшөөрөхгүй.

• Нэр, овог нэрээр нь мэндчилье

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь ярилцагчийг хүндэтгэх, түүний хувийн анхаарал, сонирхлыг илэрхийлдэг. Энэ нь таны өрсөлдөгчийн сонирхлыг нэмэгдүүлж, түүний өршөөл үзүүлэх боломжийг нэмэгдүүлнэ. Таны хандаж буй хүний ​​нэр, түүнчлэн түүний хаягийг сонгохыг урьдчилан мэдэхийг зөвлөж байна.

• Хоёр хоногийн дотор хариу өгнө үү

Ажлын хэдхэн өдрийн дотор мессежийн хариуг илгээх нь зөв. Тэгэхгүй бол үл хүндэтгэсэн гэж үзнэ. Хэрэв захидал амралтын өдрүүд эсвэл амралтаас өмнө илгээсэн бол яаралтай биш бол хариу өгөх шаардлагагүй. Үгүй бол та ярилцлага авагчдаа түр зуур хариу ирээгүй талаар анхааруулах эсвэл захидлын агуулгын талаар богино хугацаанд бүртгэлээ цуцлах хэрэгтэй.

• Интрузив байдлын дутагдал

Ямар нэг зүйлийн талаар байнга асууж, баталгаажуулахыг хүсэх нь танд хамгийн сайн талаас нь харуулахгүй. Хэрэв ярилцагчаас баталгаажуулах шаардлагатай бол түүнд гурван өдрийн дотор хариу өгөх шаардлагатайг сануулж болно. Хэрэв асуудал яаралтай байгаа бол эхний зурвастаа энэ тухай дурдсан нь дээр.

• Толин тусгалын дүрэм

Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь ихэвчлэн өрсөлдөгчдөө түүний хийдэг байдлаар хандах боломжийг олгодог. Энэ нь нэг түвшинд харилцан ойлголцох, харилцах боломжийг нэмэгдүүлдэг. Ярилцагчдаа ямар нэр томьёо, харилцааны хэв маяг, хаягийг ашиглаж байгааг ажиглаарай.

• Амралтын өдрийн мэнд хүргэе

Хэрэв харилцаа холбоо албан ёсны амралтын үеэр эсвэл эргэн тойронд явагддаг бол ярилцагчдаа баяр хүргэх нь зүйтэй. Эдгээр нь бизнесийн захидал харилцааны дүрэм юм. Өрсөлдөгчийнхөө төрсөн өдөр хэзээ болохыг мэдэх нь бас ашигтай.

• Талархал

Анхан шатны эелдэг байдал нь баяр хүргэх, урилга эсвэл тайлбар өгөхөд талархлын үгс байх болно.

Дээр дурдсан бүх шинж чанаруудыг харгалзан ярилцагчтайгаа холбоо тогтоож, өөрийнхөө тухай эерэг санаа бодлыг бий болгоход хэцүү биш байх болно.

Бизнес бичих дүрмийн ач холбогдол

Ер нь аливаа илгээсэн захидал нэрийн хуудас, бидний сонгосон бизнесийн байр суурийг илэрхийлдэг. Ингэснээр тэр сайхан харагдаж, хүндэтгэл, итгэлийг төрүүлж, хэлэлцээр нь асуудлыг шийдвэрлэхэд тайтгарал, үр дүнтэй байх, сайн зан үйлийн дүрмийн мэдлэг, тэдгээрийг байнга дагаж мөрдөх нь амжилтанд хүрэх бат бөх баталгаа юм.

Интернет эсвэл захидал харилцааны хувьд утсаар харилцах эсвэл хувийн хэлэлцээр хийхтэй адил хатуу стандартыг мөрддөг. Харилцааны үндсэн зарчмууд:

• нөгөө хүний ​​зан чанар, бизнесийн байр суурийг эсэргүүцэгчдийн харилцан хүндэтгэл;
• өрсөлдөгчийн бизнесийн ашиг сонирхолд анхаарал хандуулах;
• нууцлалыг хадгалах;
• чухал ажлыг цаг тухайд нь шийдвэрлэх.

Бизнесийн захидал харилцаа нь дараахь шалтгааны улмаас зайлшгүй шаардлагатай.

• захидал илгээхдээ далд байсан ч хариу байхгүй;
• шаардлагагүй мэдээллийн урсгалд захидал төөрч, ажилчид хоорондоо байнга утасдаж, шуудангаа шалгахыг хүсдэг;
• имэйлийг уншсаны дараа танаас юу шаардагдах нь тодорхойгүй байна;
• Мессеж дэх дэлгэрэнгүй мэдээлэл, эмх замбараагүй байдлын улмаас бодол санаа эргэлзэж, төвөгтэй асуудал хэзээ ч шийдэгддэггүй.

Хэрэв та хэрэгжүүлбэл чөлөөт цагаа хэмнэж чадна ерөнхий дүрэмбизнесийн захидал харилцааг явуулах. Энэ нь дээр дурдсан асуудлуудаас зайлсхийхэд тусална.