Cechy korespondencji elektronicznej. Profesjonalna korespondencja biznesowa: podstawy i zasady

Prowadzenie korespondencji drogą elektroniczną jest integralną częścią codziennej praktyki biznesowej współczesnej sekretarki. Umiejętność przekonywania, zachowując jednocześnie uprzejmość i poprawność, to umiejętności, które należy rozwijać i doskonalić. Źle napisany i niepiśmienny list może położyć kres Twojej karierze i nieodwracalnie zaszkodzić reputacji Twojej firmy. W tym artykule znajdziesz zestaw prostych i skutecznych zasad prowadzenia korespondencji biznesowej drogą mailową, które pomogą Ci wykazać się profesjonalizmem i skutecznie osiągnąć zamierzone cele.

Z artykułu dowiesz się:

Korespondencja biznesowa drogą e-mailową: zasady i przykłady

Zasada 1:

służbowy adres e-mail służy wyłącznie do korespondencji urzędowej

Ta uwaga nie dotyczy tak bardzo Etykieta listu biznesowego, jak bardzo etyka biznesu i utrzymanie swojej reputacji. Zawsze pamiętaj, że wszystkie listy wysyłane z komputera w pracy są zapisywane na serwerze, a Twój menedżer może je przeglądać, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Zasada 2:

Zasadą jest określenie kręgu odbiorców Twojego przekazu

Jeśli piszesz list do menedżera, adresat powinien być jeden - menedżer; jeśli piszesz do współpracowników lub podwładnych, adresatów może być kilku. Wpisuje się je oddzielając przecinkami w polu „Do”, wszystkich zainteresowanych - w polu „Kopiuj”. Mogą to być osoby trzecie wymienione w treści wiadomości. Staraj się nie wysyłać niepotrzebnych kopii, zwłaszcza do kierownictwa. Podległość i chęć sprawiania przyjemności nie ozdobią cię. Posiadanie „ukrytych kopii” listu zaszkodzi ci jeszcze bardziej. Będziesz znany jako intrygant.

Zasada 3:

cel listu powinien być jasny zarówno dla Ciebie, jak i adresata

Jasno sformułuj cel swojej wiadomości: jakich działań oczekujesz od czytelnika wiadomości? Jaka reakcja powinna nastąpić? Cel ten powinien być przejrzysty nie tylko dla Ciebie, ale także dla odbiorcy.

Cel przekazu będzie determinował formę i gramatykę narracji:

• wyrażenie swojej opinii i ocena sytuacji wiąże się z wykorzystaniem 1 osoby („ja” i „my”);
• prośba, instrukcja, wezwanie do działania wymaga użycia 2 osób („ty” i „ty”);
• relacjonowanie zdarzeń z punktu widzenia zewnętrznego obserwatora wiąże się z wykorzystaniem osoby trzeciej („on” lub „oni”).

Zasada 4:

nie zostawiaj pola „temat” pustego

Większość użytkowników rozpoczyna swoją znajomość e-mailem z studiowania pola „temat”. Czasami na tym się to kończy. Aby zapobiec usunięciu wiadomości przed przeczytaniem, staraj się, aby temat był jak najbardziej szczegółowy, informacyjny i krótki. Tematy niejasne typu „Prośba o informacje”, „z Moskwy”, „wersja poprawiona” są niedopuszczalne. Przykłady udanych tematów:

„Lista członków zespołu na Olimpiadę Matematyczną w Moskwie”

„Wykaz wadliwego sprzętu warsztatu ósmego z dnia 01.06.17”

„Badania rynku sprzętu projekcyjnego 2017”

Jeżeli odpowiadasz na wiadomość, w polu „temat” pojawi się symbol „Re”; zaleca się jej usunięcie.

Zasada 5:

trzymaj się tradycyjnej struktury przekazu

Struktura listu jest prosta i przejrzysta, ale każdy jego element jest wymagany:

1. Pozdrowienia i adres;
2. Jednostka główna;
3. Blok podsumowujący;
4. Podpis
5. Informacje kontaktowe.

Zasada 6:

Powitanie i adres są kluczem do wzajemnego zrozumienia

Nigdy nie używaj wyrażenia „dzień dobry” jako powitania. To jest zła forma. Używaj uniwersalnego „Hello!” lub „Dzień dobry!” List oficjalny może zaczynać się od adresu „Szanowny (imię i nazwisko)” lub „Szanowny Panie (nazwisko)”. Która opcja jest lepsza - imię, nazwisko patronimiczne czy nazwisko? Zasada jest taka: jeśli dopiero nawiązujesz kontakt i piszesz wiadomość do adresata po raz pierwszy, to warto zwrócić się do niego po nazwisku, gdy kontakt został już nawiązany i piszesz wiadomość po raz drugi czasie, zwracaj się do niego po imieniu i patronimice.

Jeśli wiadomość ma kilku adresatów, odpowiednią opcją będzie „Szanowni Państwo” lub „Szanowni Koledzy”, jeśli zwracacie się do przedstawicieli bliskiej Wam profesji. Na końcu adresu możesz wstawić wykrzyknik lub przecinek, a sam tekst zacząć od nowego akapitu małą literą. Którą opcję mam wybrać? W oficjalnym liście lub wiadomości, do której przywiązujesz dużą wagę, postaw wykrzyknik, a w prostej wiadomości służbowej postaw przecinek.

Zasada 7:

Główną zaletą jest lakonizm korespondencja e-mailowa

„Maksimum znaczenia – minimum słów” to złote motto korespondencji biznesowej.

Zestawienie myśli powinno brzmieć:

• specyficzny;
• spójny;
• zwięzły;
• zrozumiały.

Pisz krótkimi zdaniami – tak będzie łatwiej Tobie i odbiorcy. Podziel tekst na akapity, aby ułatwić przeglądanie i znajdowanie potrzebnych informacji.

Kolejna wskazówka: jeden temat - jedna wiadomość. Jeśli chcesz rozważyć kilka niepowiązanych ze sobą kwestii, omów kilka różnych pomysłów, a następnie poświęć każdemu tematowi osobny tekst. Oczywiście pole „Temat” powinno zawierać ten pomysł lub pytanie w krótkiej formie.

W przypadku korespondencji długoterminowej możesz ograniczyć się do słów „Z wyrazami szacunku” oraz swojego imienia i nazwiska.

Zasada 14:

staraj się nie używać postscriptu

Użycie postscriptu jest dopuszczalne w jednym przypadku – jeżeli w chwili pisania listu nastąpiło jakieś ważne wydarzenie bezpośrednio związane z adresatem.

Przykład: P.S. Bilety lotnicze dostarczono godzinę temu.

Zasada 15:

używaj potwierdzeń odczytu zgodnie z przeznaczeniem

Celem tego powiadomienia jest oczekiwanie od odbiorcy wykonania określonego działania. Używany jest wyłącznie dla odbiorców zewnętrznych.

Zasada 16:

Nie nadużywaj flagi „wysokiego znaczenia”.

Pamiętacie przypowieść Lwa Tołstoja o chłopcu, który w ramach żartu uwielbiał krzyczeć „Wilki!”? Wszyscy byli tak przyzwyczajeni do jego żartów, że kiedy wilki go zaatakowały, nikt nie zareagował na jego krzyki.
Kiedy naprawdę chcesz wskazać znaczenie litery, wszystkie niezbędne flagi zostaną już użyte.

Zasada 17:

dokładnie sprawdź wszystkie dane, liczby i nazwiska

Niech będzie to regułą – pamiętaj, aby przeczytać wiadomość jeszcze raz przed wysłaniem. list, sprawdź wszystkie numery, wyjaśnij nazwiska i inicjały. Jeden mały błąd może kosztować Cię utratę miejsca.

Zasada 18:

natychmiast odpowiedzieć na list

Jeśli z jakiegoś powodu nie możesz odpowiedzieć od razu – np. nie masz wszystkich informacji lub po prostu nie jesteś gotowy, po prostu napisz, że list dotarł, a odpowiesz później. W W przeciwnym razie, odbiorca nie będzie miał pewności, czy list dotarł i czy nie został przez pomyłkę usunięty.

Co to jest e-mail? We współczesnym świecie biznesu jest to:

• Twoja twarz. To właśnie za pomocą maila możesz stworzyć pozytywny wizerunek w oczach kontrahenta lub zepsuć pierwsze wrażenie.
• Twoje narzędzie pracy. Duża część komunikacji ze światem zewnętrznym odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dlatego jeśli jesteś biegły w tym instrumencie, możesz znacznie ułatwić sobie życie.
• Potężne odwrócenie uwagi. Świat zewnętrzny próbując cię dopaść, odwrócić twoją uwagę i zrzucić właściwą ścieżkę za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Z tej perspektywy spójrzmy na pracę z pocztą elektroniczną. Zacznijmy od czegoś prostego.

Formatowanie listu

Korzystam z klienta poczty e-mail Thunderbirda Mozilli, więc opowiem Ci na jego przykładzie. Stwórzmy nową literę i przejdźmy od góry do dołu po liście pól.

Do kogo. Kopia. UDW

Niektórzy mogą nie wiedzieć, ale „Do” w Mozilli można zmienić na „DW” lub „UDW”.

• Do kogo: wpisujemy głównego odbiorcę lub kilku odbiorców oddzielonych średnikiem.
• Kopia: piszemy do kogoś, kto powinien przeczytać list, ale od którego nie spodziewamy się reakcji.
• UDW: piszemy do osoby, która powinna przeczytać list, ale powinna pozostać nieznana innym odbiorcom listu. Szczególnie nadaje się do masowego wysyłania listów biznesowych, takich jak powiadomienia.

Zło w wysyłkach masowych wskaż odbiorców za pomocą pól „Kopiuj” lub „Do”. Kilka razy w roku otrzymuję listy, w których w polu „DW” widnieje 50–90 odbiorców. Następuje naruszenie prywatności. Nie wszyscy odbiorcy muszą wiedzieć, z kim jeszcze współpracujesz nad podobnym tematem. Dobrze, jeśli są to ludzie, którzy się znają. A co jeśli na liście znajdują się konkurencyjne firmy, które nic o sobie nie wiedzą? Przynajmniej trzeba być przygotowanym na niepotrzebne wyjaśnienia, a maksymalnie zakończyć współpracę z jednym z nich. Nie rób tego.

Temat listu

Profesjonalne firmy zajmujące się wysyłką często piszą (czasami rozsądnie) o znaczeniu tematu wiadomości e-mail na swoich korporacyjnych blogach. Jednak najczęściej mówimy o listach sprzedażowych, gdzie temat listu rozwiązuje problem „e-mail powinien zostać otwarty”.

Rozmawiamy o codziennej korespondencji służbowej. Tutaj temat rozwiązuje problem „list i jego autor powinni być łatwo zidentyfikowani, a następnie odnalezieni”. Co więcej, twoja pracowitość powróci do ciebie w postaci karmy licznych listów z odpowiedziami, tylko z przedrostkami Odnośnie: Lub Dalej, wśród których będziesz musiał poszukać żądanej litery na ten temat.

Dwadzieścia listów to objętość jednodniowej korespondencji menedżera średniego szczebla. W ogóle nie mówię o przedsiębiorcach i właścicielach firm; liczba ich listów czasami przekracza skalę i wynosi 200 lub więcej dziennie. Dlatego jeszcze raz: nie wysyłaj e-maili z pustym tematem.

Jak zatem poprawnie sformułować temat wiadomości e-mail?

Błąd nr 1 : W temacie tylko nazwa firmy. Na przykład „Niebo” i to wszystko. Po pierwsze, prawdopodobnie nie jesteś jedyną osobą ze swojej firmy komunikującą się z tym kontrahentem. Po drugie, taki temat nie wnosi żadnego znaczenia, ponieważ nazwa Twojej firmy jest już widoczna z adresu. Po trzecie, zgadnij jak będzie wyglądać Twoja własna skrzynka pocztowa przy takim podejściu do korespondencji? Coś takiego.

Czy wygodnie jest szukać takich tematów?

Błąd nr 2 : krzykliwy, sprzedający się nagłówek. Świetnie, jeśli wiesz, jak pisać takie nagłówki. Czy jednak wypada wykorzystywać te umiejętności w korespondencji biznesowej? Pamiętaj o celu tematu e-maila biznesowego: nie sprzedawać, ale zapewnić identyfikację i wyszukiwanie.

Tekst listu

Istnieje wiele poradników pisania na różne okazje. Na przykład Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i inni mistrzowie słów mają wiele przydatnych informacji. Radzę przeczytać ich artykuły, przynajmniej w celu poprawy ogólnej umiejętności czytania i pisania oraz poprawy ogólnego stylu wypowiedzi pisanej.

Pisząc list, musimy po kolei podjąć kilka decyzji.

Kwestia grzeczności . Na początku listu można wpaść w uprzejmości, a nawet czułość w duchu: „Kochana Rodyo, minęły już ponad dwa miesiące, odkąd rozmawiałam z Tobą pisemnie, przez co sama cierpiałam, a nawet trochę nie spałam”. noce i rozmyślanie. Bardzo grzecznie i bardzo kosztownie, zarówno jeśli chodzi o czas napisania takiego wstępu, jak i czas rozmówcy na jego przeczytanie. Korespondencja to biznes, pamiętasz? Nie esej z gatunku epistolarnego na konkurs czy list do matki Raskolnikowa, ale korespondencja biznesowa.

Szanujemy czas swój i obdarowanego!

Sensowne jest jedynie przedstawienie się i przypomnienie okoliczności znajomości w pierwszym liście wysłanym po przelotnym spotkaniu na wystawie. Jeżeli jest to kontynuacja współpracy lub bieżąca korespondencja, w pierwszym liście danego dnia piszemy: „Witam, Iwan”, w drugim i kolejnych: „Iwan,…”.

Odwołanie . Zawsze zastanawiało mnie, do kogo należy skierować list, jeśli jest kilku odbiorców. Niedawno napisałem list zaadresowany do trzech dziewcząt o imieniu Anna. Bez wątpienia napisałam „Witam, Aniu” i nie martwiłam się. Ale takie szczęście nie zawsze się zdarza.

A co jeśli odbiorców jest trzech, a nawet siedmiu i nie mają oni tego samego nazwiska? Można ich wymienić po imieniu: „Dzień dobry, Rodionie, Pulcherii, Avdotyi i Piotrze Pietrowiczu”. Ale to jest długie i wymaga czasu. Możesz napisać: „Witajcie koledzy!”

Ja osobiście stosuję zasadę zwracania się po imieniu do osoby w polu „Do”. I w ogóle nie kontaktuj się z osobami z kopii. Zasada ta pozwala także na dokładniejsze określenie (jednego!) adresata pisma i celu tego pisma.

Cytat . Często korespondencja to łańcuszek listów z pytaniami i odpowiedziami – jednym słowem dialog. Za dobrą praktykę uważa się nieusuwanie historii korespondencji i zapisywanie odpowiedzi na górze cytowanego tekstu, tak aby wracając do tej korespondencji tydzień później, można było łatwo przeczytać dialog od góry do dołu, malejąc według daty.

Z jakiegoś powodu domyślnym ustawieniem w Mozilli jest „Umieść kursor po cytowanym tekście”. Polecam zmienić to w menu „Narzędzia” → „Opcje”. konto» → „Pisanie i adresowanie”. Tak musi być.

Cel listu . Istnieją dwa rodzaje listów biznesowych:

• kiedy po prostu informujemy rozmówcę (na przykład raport z wykonanej pracy za miesiąc);
• i kiedy chcemy czegoś od rozmówcy. Przykładowo, aby zatwierdził załączoną fakturę do zapłaty.

Z reguły listów zachęcających jest wielokrotnie więcej niż listów sprawozdawczych. Jeśli chcemy coś osiągnąć od rozmówcy, bardzo ważne jest, aby powiedzieć to w liście zwykłym tekstem. Wezwanie do działania powinno być opatrzone nazwą i stanowić ostatnie zdanie w piśmie.

Zło : „Porfir Pietrowicz, wiem, kto zamordował staruszkę”.

Prawidłowy : „Porfir Pietrowicz, to ja zarąbałem staruszkę na śmierć, proszę o podjęcie kroków w celu aresztowania mnie, mam dość cierpienia!”

Dlaczego korespondent miałby za Ciebie pomyśleć, co zrobić z tym listem? W końcu może podjąć złą decyzję.

Podpis w tekście . Musi być. Co więcej, wszystko klienci poczty e-mail pozwalają na skonfigurowanie automatycznego podstawiania podpisów, na przykład klasycznego „Z poważaniem…”. W Mozilli robi się to w menu „Narzędzia” → „Opcje konta”.

To, czy wpisać kontakty w podpisie, jest sprawą osobistą każdego. Jeśli jednak jesteś w jakikolwiek sposób związany ze sprzedażą, koniecznie napisz. Nawet jeśli do transakcji nie dojdzie w wyniku komunikacji, w przyszłości będzie można Cię łatwo znaleźć, korzystając z kontaktów z podpisu.

Na koniec jeszcze jedna cecha treści listu dla tych rozmówców, którzy nie lubią (nie mogą, nie chcą, nie mają czasu) odpowiadać na Twoje listy. W treści listu proszę wskazać wartość domyślną. Na przykład: „Porfirij Pietrowicz, jeśli nie przyjdziesz mnie aresztować przed godziną 12:00 w piątek, uznaję się za amnestię”. Oczywiście termin musi być realny (nie należy wysyłać tekstu z przykładu w piątek o 11:50). Odbiorca musi być w stanie fizycznie przeczytać Twój list i podjąć odpowiednie działania. Takie „milczenie” zwalnia Cię z odpowiedzialności za brak reakcji rozmówcy. Jak zawsze, należy mądrze podejść do korzystania z tej funkcji. Jeżeli dana osoba będzie odpowiadać na Twoje listy terminowo i regularnie, to takie ultimatum może, jeśli nie urazić, to trochę ją zestresować lub spowodować, że nie odpowiesz na list w tej chwili, lecz skłonisz do zaczekania do piątku.

Załączniki

Do listów często dołączone są załączniki: życiorysy, oferty handlowe, kosztorysy, harmonogramy, skany dokumentów – bardzo wygodne narzędzie, a jednocześnie źródło popularnych błędów.

Błąd : ogromny rozmiar inwestycji. Często otrzymuję e-maile z załącznikami o rozmiarze do 20 MB. Z reguły są to skany niektórych dokumentów w formacie TIFF, o rozdzielczości 600dpi. Program pocztowy korespondenta prawie na pewno zawiesi się na kilka minut podczas daremnej próby załadowania podglądu załącznika. I nie daj Boże odbiorca spróbuje przeczytać ten list na smartfonie...

Osobiście natychmiast usuwam takie listy. Nie chcesz, aby Twój e-mail wylądował w koszu, zanim zostanie przeczytany? Sprawdź wielkość inwestycji. Zaleca się, aby nie był on większy niż 3 MB.

Co zrobić, jeśli przekroczy?

• Spróbuj ponownie skonfigurować skaner, ustawiając inny format i rozdzielczość. Na przykład pliki PDF i rozdzielczość 300 dpi pozwalają uzyskać całkiem czytelne skany.
• Pomyśl o programach takich jak WinRar lub archiwizator 7zip. Niektóre pliki kompresują się doskonale.
• Co zrobić, jeśli załącznik jest duży i nie da się go skompresować? Na przykład prawie pusta baza danych księgowych waży 900 MB. Na ratunek przyjdzie przechowywanie informacji w chmurze: Dropbox, Dysk Google i tym podobne. Niektóre usługi, takie jak Mail.ru, automatycznie konwertują ogromne załączniki na linki przechowywanie w chmurze. Wolę jednak samodzielnie zarządzać informacjami przechowywanymi w chmurze, więc nie popieram automatyzacji ze strony Mail.ru.

I jeszcze jedno nie do końca oczywiste zalecenie dotyczące inwestycji - ich Nazwa . Musi być zrozumiały i akceptowalny dla odbiorcy. Kiedyś przygotowywaliśmy w firmie propozycję handlową w imieniu... niech to będzie Fiodor Michajłowicz Dostojewski. Otrzymałem list od menadżera z projektem CP do zatwierdzenia, a w załączniku znajdował się plik o nazwie „ForFedi.docx”. Menedżer, który mi to przysłał, przeprowadził dialog mniej więcej taki:

Drogi menadżerze, czy jesteś osobiście gotowy podejść do tego szanowanego człowieka i nazwać go Fedyą prosto w twarz?

Jakoś nie, to szanowany człowiek, wszyscy mówią do niego po imieniu i patronimii.

Dlaczego nazwałeś załącznik „Dla Fedi”? Jeśli mu to teraz wyślę, czy myślisz, że kupi od nas siekiery za pomocą tego CP?

Chciałem później zmienić nazwę...

Po co przygotowywać bombę zegarową – odmowę potencjalnego klienta – lub tworzyć sobie dodatkową pracę zmieniając nazwę pliku? Dlaczego nie od razu poprawnie nazwać załącznik: „Dla Fiodora Michajłowicza.docx” lub jeszcze lepiej - „KP_Sky_Axes.docx”.

Mamy więc mniej więcej uporządkowany e-mail jako „twarz”. Przejdźmy do recenzji e-mail jako instrument wydajna praca i porozmawiajmy o jego rozpraszającym elemencie.

Praca z literami

E-mail to potężna metoda odwracania uwagi. Jak z każdą rozrywką, z pocztą elektroniczną należy sobie poradzić, zaostrzając zasady i wprowadzając harmonogramy pracy.

Jako minimum musisz wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia o nadejściu poczty. Jeśli klient poczty e-mail jest skonfigurowany domyślnie, zostaniesz o tym powiadomiony i sygnał dźwiękowy, a ikona obok zegara będzie migać i wyświetli podgląd litery. Jednym słowem zrobią wszystko, aby najpierw oderwać Cię od żmudnej pracy, a potem wrzucić w otchłań nieprzeczytanych listów i nieodczytanych mailingów - minus godzina lub dwie z Twojego życia.

Niektórzy ludzie mają silną siłę woli, która pozwala im nie rozpraszać się powiadomieniami, ale zwykłym ludziom lepiej nie kusić losu i ich nie wyłączać. W Mozilla Thunderbird odbywa się to poprzez menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Ogólne” → „Kiedy pojawiają się nowe wiadomości”.

Jeśli nie ma powiadomień, jak możesz zrozumieć, że przyszedł list?

Bardzo proste. Ty sam, świadomie, poświęcasz czas na sortowanie poczty, otwierasz klienta poczty i przeglądasz wszystkie nieprzeczytane wiadomości. Można to robić dwa razy dziennie, na przykład podczas lunchu i wieczorem, lub podczas przymusowych przestojów, na przykład w korkach.

Ludzie często pytają, co z czasem odpowiedzi i pilnymi pismami? Odpowiadam: nie masz pilnych listów w swojej poczcie. Chyba, że ​​pracujesz w dziale obsługi klienta (ten dział ma swoje własne zasady pracy z pocztą).

Jeśli będą pilne listy, nadawca powiadomi Cię o tym innymi kanałami - telefonem, SMS-em, Skype. Wtedy świadomie wejdziesz do swojego klienta pocztowego i obsłużysz pilną pocztę. Guru zarządzania czasem (na przykład Gleb Archangielski ze swoim „Napędem czasu”) deklarują standardową odpowiedź na e-mail w ciągu 24 godzin. To normalna zasada dobrych manier – nie należy oczekiwać od rozmówcy natychmiastowych odpowiedzi drogą e-mailową. Jeśli nadejdzie pilne pismo, powiadom o tym szybszymi kanałami komunikacji.

Dlatego wyłączyliśmy powiadomienia i teraz włączamy klienta poczty e-mail zgodnie z naszym harmonogramem.

Co zrobić, gdy idziemy do poczty i angażujemy się w czynność zwaną „uporządkowaniem poczty”? Gdzie jest początek i koniec tej pracy?

Wiele słyszałem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej, ale niestety nie spotkałem ani jednej osoby, która by z niego korzystała. Musiałem wynaleźć koło na nowo. Na Lifehackerze znajdują się artykuły na ten temat. Na przykład, " ". Poniżej opowiem o systemie zerowej skrzynki odbiorczej w mojej interpretacji. Byłbym wdzięczny, gdyby guru GTD zechcieli skomentować i dodać lub ulepszyć opisywany system.

Ważne jest, aby zrozumieć i zaakceptować fakt, że poczta e-mail nie jest narzędziem do planowania zadań ani archiwum Twoich działań. Dlatego folder Skrzynka odbiorcza powinien być zawsze pusty. Gdy zaczniesz sortować swoją skrzynkę odbiorczą, nie przestawaj ani nie rozpraszaj się niczym, dopóki nie opróżnisz tego folderu.

Co zrobić z e-mailami w skrzynce odbiorczej? Musisz kolejno przejrzeć każdą literę i usunąć ją. Tak, po prostu zaznacz i naciśnij klawisz Delete na klawiaturze. Jeśli nie możesz się zmusić do usunięcia listu, musisz zdecydować, co z nim zrobić.

1. Czy możesz odpowiedzieć w trzy minuty? Czy muszę na to odpowiadać? Tak, jest to konieczne, a odpowiedź zajmie nie więcej niż trzy minuty, a następnie odpowiedz natychmiast.
2. Musisz odpowiedzieć, ale przygotowanie odpowiedzi zajmie więcej niż trzy minuty. Jeśli korzystasz z harmonogramu zadań, który umożliwia konwersję wiadomości e-mail w zadanie, zamień wiadomość e-mail w zadanie i na chwilę o niej zapomnij. Na przykład korzystam z absolutnie wspaniałej usługi Doit.im. Umożliwia wygenerowanie osobistego adresu e-mail: przekazujesz na niego list, a on staje się zadaniem. Jeśli jednak nie masz harmonogramu zadań, przenieś literę do podfolderu „0_Run”.
3. Po szybkiej odpowiedzi na list, zamienieniu go w zadanie lub po prostu przeczytaniu, musisz zdecydować, co dalej zrobić z tą wiadomością: usunąć ją lub wysłać do jednego z folderów w celu długoterminowego przechowywania.

Oto foldery do przechowywania długoterminowego, które posiadam.

• 0_Wykonaj. Ja nie mam takiej teczki, ale jeśli nie macie planera, powtarzam, możecie w tym miejscu umieścić listy wymagające szczegółowej pracy. Tę teczkę również należy regularnie czyścić, ale z przemyślanym podejściem i w specjalnie do tego przeznaczonym czasie.
• 1_Odn. Tutaj umieszczam listy z dodatkowymi informacjami: listy powitalne z loginami do różnych serwisów internetowych, bilety na nadchodzące loty i tak dalej.
• 2_Projekty. Tutaj przechowywane jest archiwum korespondencji dotyczącej partnerów i projektów, z którymi istnieją aktualne relacje. Naturalnie dla każdego projektu lub partnera utworzono oddzielny folder. W teczce partnera umieszczam nie tylko pisma od jego pracowników, ale także pisma od pracowników Neby związane z tym partnerem. Bardzo wygodne: w razie potrzeby cała korespondencja dotycząca projektu jest pod ręką za pomocą kilku kliknięć.
• 3_Muzeum. Tutaj umieściłem te litery, które szkoda byłoby usunąć, a korzyść z nich nie jest oczywista. Tutaj migrują także foldery z zamkniętymi projektami z „2_Projects”. Krótko mówiąc, „Muzeum” przechowuje pierwszych kandydatów do usunięcia.
• 4_Dokumenty. Oto pisma z elektronicznymi wzorami dokumentów, które mogą przydać się w przyszłości do rozliczeń, np. protokoły rozliczeń od klientów, bilety na odbyte przejazdy. Folder ma wiele podobieństw do folderów „2_Projects” i „1_Reference”, przechowywane są w nim tylko informacje księgowe, a informacje zarządcze są przechowywane w folderze „2_Projects”. W „4_Documents” znajdują się informacje martwe, a w „2_Projects” informacje aktualne.
• 5_Wiedza. Tutaj umieszczam tylko naprawdę przydatne newslettery, do których chcę wrócić po pewnym czasie w poszukiwaniu inspiracji lub znalezienia rozwiązań.

Istnieją inne ustawienia klienta poczty e-mail, które są ważne dla działania tego systemu. Po pierwsze, domyślnie w Thunderbirdzie znajduje się pole wyboru „Oznacz wiadomości jako przeczytane”. Wolę to robić świadomie, więc precz z flagą! Aby to zrobić, przejdź do menu „Narzędzia” → „Ustawienia” → „Zaawansowane” → „Odczyt i wyświetlanie”.

Po drugie, używamy filtry . Wcześniej aktywnie korzystałem z filtrów, które automatycznie przekazywały listy do odpowiednich folderów na podstawie adresu nadawcy. Przykładowo listy od prawnika zostały przeniesione do folderu „Prawnik”. Porzuciłem to podejście z kilku powodów. Po pierwsze: pisma od prawnika w 99% przypadków dotyczą jakiegoś projektu lub partnera, co oznacza, że ​​należy je przenieść do teczki tego partnera lub projektu. Po drugie: zdecydowałem się dodać świadomość. Sam musisz zdecydować, gdzie ma być przechowywany konkretny list, a nieprzetworzone wiadomości wygodniej jest szukać tylko w jednym miejscu – w skrzynce odbiorczej. Teraz używam filtrów tylko do dystrybucji automatycznych regularnych listów różne systemy, czyli pisma, które nie wymagają ode mnie podejmowania decyzji. Filtry w Mozilla Thunderbird konfiguruje się w menu „Narzędzia” → „Filtry wiadomości”.

Więc kiedy właściwe podejście E-mail powinien trwać od 10 do 60 minut dziennie, w zależności od ilości korespondencji.

Tak i jeszcze jedno. Czy wyłączyłeś już powiadomienia o nadejściu nowych listów? ;)

W biznesie nie ma miejsca bez korespondencji biznesowej, niezależnie od tego, czy piszesz w imieniu firmy, czy w imieniu własnym jako prywatnego przedsiębiorcy. A raczej, jak przestrzegasz jego zasad. Twoi potencjalni partnerzy biznesowi lub klienci będą w dużej mierze oceniać Cię na podstawie sposobu, w jaki się z nimi komunikujesz. List biznesowy to, można powiedzieć, „twarz” biznesmena. A żeby tego nie stracić, warto poznać złote zasady komunikacji w tym formacie.

Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną

Ponieważ poczta elektroniczna jest obecnie używana znacznie częściej niż zwykła poczta, postanowiliśmy zwrócić uwagę na to, jak prawidłowo prowadzić korespondencję biznesową w Internecie. Oto kilka zaleceń, których przestrzeganie sprawi, że nie stracisz twarzy przed rozmówcą.

Nazwa skrzynki pocztowej

Pierwszą rzeczą, która rzuca się nam w oczy, gdy otwieramy nową wiadomość, jest adres, z którego została wysłana. Wiele osób nie docenia wagi tego punktu i wysyła listy biznesowe z osobistych kont e-mail. Nie ma w tym nic złego, jeśli adres e-mail zawiera wyłącznie Twoje imię i nazwisko w formacie czytelnym dla człowieka. Ale jeśli istnieją różne pseudonimy, takie jak „kissa1988” lub „pupsik-26”, wówczas wysyłanie wiadomości z takiej skrzynki pocztowej jest po prostu niedopuszczalne. Wyobraź sobie, jakie emocje będzie miał człowiek, gdy otrzyma propozycję biznesową od „dzieci” lub „kochanie”.

Również adresy pocztowe rozpoczynające się od info@, inbox@ i tym podobne nie są mile widziane w korespondencji biznesowej. Po prostu nie są traktowane poważnie i rzeczywiście tak jest duże prawdopodobieństwoże list nawet nie zostanie otwarty. Najlepszą opcją jest prowadzenie korespondencji biznesowej ze skrzynki pocztowej [e-mail chroniony], gdzie imię to Twoje imię i nazwisko, firma to nazwa firmy.

Odbiorcy

W korespondencji e-mailowej możliwe jest wysłanie pisma do bezpośredniego adresata i skopiowanie go do innych odbiorców. Nie oczekuje się, że odbiorcy znajdujący się w kopii wiadomości odpowiedzą na nią. Są niczym zaproszeni obserwatorzy. Dlatego przed wysłaniem ustal z góry, od kogo dokładnie chcesz otrzymać odpowiedź i odpowiednio ustal odbiorców. Jeśli jednak to możliwe, nie wymieniaj wielu osób jako bezpośrednich odbiorców Twojego e-maila. Może się zdarzyć sytuacja, że ​​nikt z nich Ci nie odpowie, jeśli wszyscy w myślach postanowią „przerzucić” tę odpowiedzialność na innego adresata.

Jeśli sam znajdziesz się w kopii listu biznesowego, to, jak już rozumiesz, nadawca nie czeka na Twoją odpowiedź. Jeśli jednak zachodzi potrzeba udzielenia odpowiedzi konkretnie Tobie, możesz to zrobić, ale grzecznie byłoby przeprosić na początku wiadomości za „przeszkadzanie”.

Formatowanie listu

Oficjalny styl biznesowy. W korespondencji biznesowej stosuje się oczywiście styl formalny. Brakuje w nim przymiotników, zbędnych określeń i szczegółów. Tylko konkrety, jasność i logika. Po napisaniu wiadomości biznesowej warto przeczytać ją ponownie i usunąć wszystkie wyrażenia, które nie niosą ze sobą żadnego specjalnego znaczenia i nie zmieniają istoty przekazywanych treści. Dopiero gdy masz pewność, że wszystkie tego typu słowa i wyrażenia zostały usunięte, możesz powiedzieć, że zasada pisania listu biznesowego została zachowana.

Umiejętność czytania i pisania. Twierdzenie, że ważne jest, aby napisać wiadomość poprawnie i bez błędów, jest równoznaczne ze stwierdzeniem, że „bałwan musi być ze śniegu”. Nie można jednak ignorować tej zasady. Podstawą wszelkiej korespondencji jest umiejętność czytania i pisania. Jest mało prawdopodobne, aby osoba pisząca list biznesowy zawierająca błędy ortograficzne była przez nikogo traktowana poważnie.

Temat listu. Napisanie tego jest koniecznością. Postaraj się, aby był krótki, ale zwięzły, tak aby odbiorca od razu na pierwszy rzut oka zrozumiał, czego będzie dotyczył list. Temat nie powinien składać się z jednego słowa. „Informacja”, „Pytanie” itp. – nieprawidłowe tematy listów biznesowych. „Propozycja firmy X” to właściwy temat. Jeśli informacje zawarte w Twoim liście są szczególnie ważne, możesz oznaczyć je specjalną flagą „ważne”, która jest dostępna w prawie wszystkich serwisach pocztowych.

Chrzcielnica. Tekst wiadomości musi być przede wszystkim czytelny. Dlatego użyj czcionki Arial lub Times New Roman, wybierz średni rozmiar (na przykład w mail.ru optymalny rozmiar czcionki to 3). Nie eksperymentuj z czcionkami i kolorami. Jest to niestosowne w korespondencji biznesowej. Nie używaj Caps Locka wykrzykniki i różne znaki specjalne(w tym emotikony). Dozwolone jest jedynie wyróżnianie niektórych wyrażeń kursywą lub pogrubieniem. Ale staraj się używać tego tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Aby ułatwić czytanie i lepsze przekazywanie pomysłów, możesz zastosować podtytuły w całym tekście listu. Ale nie powinno być ich zbyt wiele - nie więcej niż 3-4.

Jeden akapit nie powinien być dłuższy niż 4 linie. Kiedy czytamy bardzo długie akapity, tekst zaciera się i główna myśl może zostać utracona.

Wszelkie wyliczenia i zestawienia należy sporządzać przy użyciu specjalnych markerów.

Szablon korporacyjny. Byłoby wspaniale, gdybyś opracował szablon e-maila z marką w swoim korporacyjnym stylu. I będziesz wysyłać wszystkie wiadomości biznesowe tylko za pomocą tego szablonu. Dzięki temu wyróżnisz się na tle innych i zachowasz formalność wymaganą przez przekaz biznesowy. Nie należy jednak przesadzać z „brandingiem” – nadmierna kreatywność tylko zaszkodzi. Wciąż mówimy o komunikacji biznesowej, a nie o rozrywce. Nie zapominaj również, że odbiorcy mogą czytać Twoje wiadomości nie tylko na swoim komputerze, ale także na nim urządzenia mobilne. Dlatego szablon musi być zoptymalizowany pod kątem różnych rozdzielczości ekranu.

Jeden list powinien zawierać tylko jedną wiadomość. W związku z tym od odbiorcy należy oczekiwać tylko jednego docelowego działania. Za niewłaściwe uważa się umieszczanie kilku pytań, sugestii lub próśb wobec odbiorcy w jednej wiadomości na raz.

Należy go podzielić na następujące części:
- wstęp;
- część główna;
- wniosek.

We wstępie krótko określ cel przekazu i powód jego napisania. Główna część stanowi samą istotę listu. Podsumowując, musisz podsumować powyższe - mogą to być wnioski, prośby, instrukcje, sugestie i tak dalej. Wysoce niepożądane jest używanie w korespondencji biznesowej jakichkolwiek „dopisków”. Unikaj także aforyzmów, metafor, przysłów itp.

Jeśli chcesz przesłać listem obraz graficzny, to nie wstawiaj go do treści samej wiadomości, ale załącz osobny plik. Obrazy mogą nie być wyświetlane prawidłowo różne urządzenia lub całkowicie wyłączyć w interfejsie program pocztowy odbiorca. W razie potrzeby w tekście wystarczy wskazać „informacje znajdują się w załączonym pliku”. Jeśli takich plików jest kilka, pamiętaj o wpisaniu ich nazw.

Jeśli używasz skrótów i skrótów słów, musisz mieć 100% pewności, że odbiorca zrozumie, co mają na myśli. Ogólnie rzecz biorąc, lepiej zachować ostrożność i nie używać takich rzeczy.

Brak emocji. Listy biznesowe nie powinny zawierać podtekstu emocjonalnego. W ogóle. Nawet jeśli piszesz skargę i naprawdę chcesz pokazać całą pełnię swojego oburzenia, lub wręcz przeciwnie, szczerze dziękujesz swojemu partnerowi za udaną transakcję. Przesłanie powinno być powściągliwe, a nawet nieco zimne. Każdy człowiek ceni swoją indywidualność, ale korespondencja biznesowa nie najlepszy sposób manifestować to. Oficjalny list od wesołej lub smutnej osoby, woźnego lub dyrektora generalnego powinien wyglądać tak samo.

Używanie słownictwa. Aby połączyć zdania w korespondencji biznesowej, stosuje się następujące stabilne wyrażenia:

1. z tego powodu;
3. na podstawie czego;
4. na mocy (czegoś);
5. zgodnie z;
6. na podstawie;
7. biorąc pod uwagę;
8. rozważając;
9. co podano.

I tak dalej. Również w korespondencji biznesowej dopuszczalne jest stosowanie skrótów i skrótów ogólnie przyjętych w branży, w ramach której pisana jest wiadomość. Jeśli masz wątpliwości, czy adresat zrozumie konkretny skrót, lepiej napisać całe zdanie.

Pozdrowienia. Proszę, nigdy nie używaj frazesu „Dzień dobry”. Można powiedzieć, że jest to zła forma nie tylko w przypadku korespondencji biznesowej, ale w ogóle e-maili. Optymalne powitanie to „Witam, imię/drugie imię”. Swoją drogą dobrze jest zwracać się do odbiorcy wiadomości po imieniu nie tylko w powitaniu, ale także w dalszej części tekstu. Jeżeli piszesz do osoby, której nie znasz osobiście, już na samym początku musisz wskazać, skąd wziąłeś adres odbiorcy.

Rozmiar litery. To nie jest dzieło sztuki a nie Twoje osobiste przemyślenia „na ten temat”. Wiadomość powinna być jak najkrótsza, aby przekazać wszystkie zawarte w niej informacje. Optymalnie jest, jeśli tekst listu mieści się w jednym „ekranku”. Czytanie długich listów jest męczące i wiele osób uważa je za denerwujące.

Odpowiedzi na listy. Kiedy odpowiadasz na otrzymaną wiadomość, zawsze kliknij przycisk „Odpowiedz”, a nie przycisk „Napisz”. W przypadku pierwszej opcji cała historia Twojej korespondencji zostanie automatycznie uwzględniona w Twojej odpowiedzi. Jest to poprawne, ponieważ dana osoba może nie od razu pamiętać, kim jesteś i czego od niego chcesz, jeśli nie zobaczy tła. Zwłaszcza jeśli od ostatniej korespondencji minęło więcej niż pięć dni. Odpowiadając na jego wiadomość, możesz śmiało cytować swojego rozmówcę. Dzięki temu będzie miał szansę przypomnieć sobie, o czym rozmawiałeś wcześniej.

Zawsze, jeśli to konieczne, dziękuj drugiej osobie. Możesz na przykład napisać „Władimir, dziękuję za list” lub „Irina Aleksiejewna, dziękuję za tak szybką odpowiedź”. Takie niuanse pokażą Twój szacunek dla rozmówcy i złagodzą nastrój komunikacji elektronicznej.

Jeśli rozmówca wysłał Ci wiadomość, w której wyraził swoje niezadowolenie lub wręcz był wobec Ciebie otwarcie niegrzeczny, staraj się nie odpowiadać mu w ten sam sposób, niezależnie od tego, jak bardzo byś tego chciał. Sytuacje są różne, ale zawsze reaguj grzecznie i powściągliwie.

Oczywiście im szybciej zareagujesz, tym lepiej. To wspaniale, jeśli możesz odpowiedzieć w ciągu kilku godzin. Ten okres jest optymalny. Załóżmy jednak, że otrzymamy odpowiedź w ciągu kilku dni. Psychologowie twierdzą, że komfortowy czas oczekiwania na odpowiedź na e-mail to 48 godzin, czyli dwa dni. Jeśli będziesz musiał czekać dłużej, może to już zostać odebrane jako brak szacunku lub ignorancja. Jeżeli pytanie zadane w wiadomości wymaga od Ciebie więcej czasu na udzielenie odpowiedzi, koniecznie napisz, że otrzymałeś pismo, przyjąłeś je do rozpatrzenia i odpowiesz najszybciej, jak to możliwe. W ten sposób przynajmniej nadawca nie poczuje się ignorowany.

Zakończenie listu. Nie należy pisać sformułowań, które mogłyby zostać odebrane jako próba manipulacji: „Mam nadzieję na owocną współpracę”, „Z góry dziękuję za odpowiedź” i tak dalej. Lepiej pożegnać się w korespondencji e-mailowej, używając zwrotów „Z szacunkiem”, „Szczere życzenia” i tym podobnych. Tak, takie zwroty są banalne, ale doskonale nadają się do komunikacji biznesowej. W podpisie wpisz swoje imię, nazwisko, stanowisko oraz nazwę firmy. Zostaw także dane kontaktowe, pod którymi można się z Tobą skontaktować, inne niż e-mail.

Czas wysyłki. Wiadomość e-mail nie oznacza oczywiście, że należy ją przeczytać od razu po otrzymaniu. Jednak zgodnie z etyką e-mailową w biznesie za niewłaściwe uważa się wysyłanie wiadomości e-mail w weekendy, święta, późnym wieczorem lub w nocy. Staraj się trzymać standardowych godzin pracy.

I oczywiście przed kliknięciem przycisku „wyślij” dokładnie sprawdź pisownię imienia i adresu e-mail odbiorcy. Przeczytaj ponownie cały tekst wiadomości i sprawdź, czy nie zawiera literówek lub błędnych wyrażeń.

W ciągu ostatnich dziesięcioleci korespondencja biznesowa za pośrednictwem poczty elektronicznej zyskała ogromną popularność i stała się jedną z głównych metod komunikacji biznesowej. Trudno dziś znaleźć osobę, która nie wykorzystywałaby poczty elektronicznej w praktyce komunikacji międzyludzkiej. Mimo to wielu dzisiaj zadaje sobie pytanie: aby wszystkie zasady były przestrzegane? Jak za pomocą kompetentnego listu zrobić dobre wrażenie nadawcy wśród odbiorcy?

W artykule opisano zasady prowadzenia korespondencji biznesowej drogą elektroniczną oraz praktyczne rady Informacje zawarte w artykule pomogą Ci nauczyć się prawidłowej komunikacji biznesowej podczas tworzenia maili.

Wiele osób rozpoczyna dzień pracy od sprawdzenia skrzynki pocztowej pod kątem nowych wiadomości. Ale niestety, pomimo powszechności tej metody wymiany informacji, wielu nie wie, jak poprawnie posługiwać się językiem korespondencji biznesowej, myląc e-maile z nieformalnym sposobem komunikacji.

Dzięki szybkości dostarczenia upraszcza wymianę ważnych dokumentów urzędowych, formularzy, wniosków, ale i tutaj ludzie popełniają błędy przy wysyłaniu listów. Bardzo często zdarza się, że pisząc maila podczas wymiany jakichkolwiek plików, odbiorcy z jakiegoś powodu nie piszą towarzyszących mu esejów i nie wprowadzają tematów, co może skomplikować pracę odbiorców. Celem artykułu jest odpowiedź na pytanie: jak wysłać pismo pocztą elektroniczną i zachować wszystkie zasady biznesowej komunikacji pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej?

Podczas tworzenia wiadomości e-mail należy wypełnić wszystkie dostępne pola

Regulamin korespondencji biznesowej drogą elektroniczną zobowiązuje nadawcę pisma do wypełnienia wszystkich pól podanych w wiadomości e-mail, takich jak adres oraz nazwa odbiorcy i nadawcy pisma. Należy opisać temat, który w skrócie opisuje istotę wysyłanego listu. Bardzo często los wysłanego listu i szybkość rozwiązania zawartego w nim problemu zależą od poprawnie opisanego tematu. Biznesowy e-mail powinien zaczynać się od pozdrowienia – ten prosty wyraz szacunku dla odbiorcy jest bardzo ważny podczas korespondencji. Po powitaniu powinien znajdować się tekst zwany „treścią listu”, a na końcu należy pozostawić podpis, np. „Z wyrazami szacunku Petr Iwanowicz Brisow”.

Pozdrawiam w korespondencji biznesowej

Warto skupić się na tym punkcie, ponieważ gest szacunku jest bardzo ważny w każdym aspekcie komunikacji biznesowej. Optymalną frazą powitalną jest „Dzień dobry” lub „Witam”. Prowadzenie korespondencji biznesowej drogą e-mailową ogranicza nadawcę stosowania zwrotów „Dobry wieczór” lub „Dzień dobry”, gdyż odbiorca może przeczytać list znacznie później niż go otrzymać. Niewłaściwe jest także używanie w powitaniach wyrażeń potocznych.

Po słowie lub wyrażeniu powitalnym należy zwrócić się do odbiorcy po imieniu i nazwisku, a jeśli nadawca nie zna imienia, można ten moment pominąć. Następnie możesz przejść do określenia celu listu.

Załączone pliki w firmowych wiadomościach e-mail

Jeśli głównym celem listu jest nie tylko pisemne przedstawienie i przedstawienie istoty sprawy, ale także przesłanie pliku, wówczas lepiej najpierw załączyć wysyłany przedmiot. Często zdarza się, że wielu nadawców przez nieuwagę, po określeniu istoty sprawy w treści pisma, zapomina o dołączeniu niezbędnego załącznika. Takie zaniedbanie może negatywnie wpłynąć na reputację biznesową nadawcy listu biznesowego.

Adres e-mail powinien być rozpoznawalny i zwięzły

Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną wymagają, aby nadawca posiadał rozpoznawalną nazwę elektroniczną, która musi zawierać zgodne z prawdą informacje o nazwie nadawcy. Oficjalne pisma i apele wyglądają bardzo nieprecyzyjnie i głupio, gdy adres e-mail zawiera nieformalne wyrażenia lub słowa, na przykład adres e-mail „limon_petya”. Dla osoby dorosłej wygląda to bardzo niegodnie. Do prowadzenia korespondencji biznesowej lepiej jest założyć oddzielny e-mail i przestrzegać etykiety biznesowej.

Korzystanie z funkcji szybkiej odpowiedzi (odpowiedzi) w celu odpowiadania na wcześniej otrzymane wiadomości e-mail

Funkcja Odpowiedz lub Odpowiedź (w wersji skróconej wygląda jak Re:) pomaga użytkownikowi w szybki sposób Odpowiadaj na wcześniej wysłane wiadomości od nadawcy. Funkcja ta posiada także uniwersalną możliwość odczytania wcześniejszej korespondencji z rozmówcą na zadany temat. Natomiast zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną nakładają na nadawcę obowiązek zmiany nazwy tematu pisma biznesowego, jeżeli w trakcie korespondencji zmieni się istota dyskusji.

Przed wysłaniem listu biznesowego należy sprawdzić jego treść pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych.

Poczta elektroniczna ułatwia wymianę informacji, jednak w trakcie korespondencji biznesowej nie należy lekceważyć zasad języka rosyjskiego, gdyż nieumyślnie popełniony błąd może wpłynąć na autorytet nadawcy. Przed wysłaniem listu należy kilkukrotnie zapoznać się z tekstem i dokładnie sprawdzić go pod kątem błędów ortograficznych i interpunkcyjnych. Wiele klientów poczty e-mail ma funkcję sprawdzania pisowni, dlatego należy zwracać uwagę na słowa podkreślone na czerwono. Jeśli masz wątpliwości co do poprawnej pisowni, powinieneś poszukać pomocy w Internecie lub sprawdzić pisownię za pomocą słownika ortograficznego.

Pole adresata należy wypełnić jako ostatnie.

Aby uniknąć wysyłania niedokończonych i niezredagowanych listów, adres odbiorcy listu biznesowego należy wpisać na ostatnią chwilę przed wysłaniem. Zasada ta zawarta jest także w podstawach biznesowej korespondencji mailowej. Zdarza się, że wypełniając pole adresata, e-mail może oferować listę wcześniej używanych odbiorców; tutaj również należy zwrócić uwagę, aby nie omyłkowo wysłać skomponowanego listu biznesowego do zewnętrznego adresata.

Struktura listu biznesowego

Zasady strukturyzowania tekstu dotyczą nie tylko nośników papierowych, ale także zasad korespondencji biznesowej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Czytanie dużych ilości tekstu listowego na ekranie monitora nie zawsze jest wygodne dla odbiorcy. Aby uprościć tę kwestię, przy pisaniu listów biznesowych należy dzielić tekst na logicznie ułożone małe akapity i unikać skomplikowanych zdań. Optymalna długość jednego zdania w liście biznesowym nie powinna przekraczać piętnastu słów.

Należy merytorycznie określić istotę pisma biznesowego

Oprócz określonego tematu listu biznesowego, odbiorcę powinny zainteresować także jasno sformułowane pierwsze i drugie zdanie tekstu głównego. Zadaniem nadawcy jest podanie na początku listu istoty problemu lub kwestii, z którą zwraca się do adresata. W zdaniu pierwszym należy wskazać cel, w jakim pismo biznesowe jest wysyłane. Przykład: „Informujemy, że dobiegają końca warunki zobowiązania wynikającego z umowy nr 45 z dnia 01.02.2017 r. „O dostawie materiałów masowych”. Aby przedłużyć umowę należy złożyć drugi pakiet dokumentów.” Dzięki wyznaczonemu celowi odbiorca ma możliwość zrozumienia głównej idei listu biznesowego. Jeśli tekst listu jest zbyt duży, lepiej skorzystać z funkcji załączenia obiektu jako załącznika w formularzu dokument tekstowy, ale jednocześnie towarzyszący mu esej podkreślający list biznesowy powinien pozostać z polem tekstowym. Przykład: „Wysyłamy do wglądu elektroniczną kopię pisma od firmy Mak-Stroy LLC”. Prosimy o poinformowanie nas o podjętej decyzji w sprawie przedłużenia umowy nr 45 z dnia 01.02.2017 r. „O dostawie materiałów masowych” do terminu wskazanego w piśmie.”

Każdy e-mail biznesowy powinien zawierać odpowiedź.

Istnieją negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy odbiorca z jakiegoś powodu ignoruje list biznesowy. Czasami rzeczywiście mogą się zdarzyć przypadki, gdy z pewnych powodów nie będzie można udzielić odpowiedzi, np. rozwiązanie problemu może zająć kilka dni lub odbiorca jest zamyślony i nie może od razu odpowiedzieć na zadane pytanie. W takim przypadku należy podać krótki komentarz w tej sprawie, na przykład: „Witam, Piotrze Iwanowiczu. Otrzymałem Twój list, ale dzisiaj trudno mi odpowiedzieć, ponieważ muszę skonsultować się z wyższą kadrą kierowniczą. Zgłoszę Twój problem dyrektor generalny naszej firmy i do końca tygodnia udzielimy oficjalnej odpowiedzi. Z poważaniem, Kierownik Działu Sprzedaży Belov Ivan Gennadievich.”

Warto pamiętać, że brak odpowiedzi w ciągu trzech dni roboczych to milczenie odbiorcy pisma biznesowego można ocenić jako ignorowanie i odmowę komunikacji z nadawcą.

Pisząc listy z odpowiedziami, powinieneś odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania.

Jeżeli list wysłany do adresata ma charakter pytający, wówczas przy jego tworzeniu należy udzielić odpowiedzi na pytania w kolejności, jaka występuje w otrzymanym tekście pisma biznesowego. Jeżeli zadano pytania, nadawca ma nadzieję otrzymać na nie konkretną odpowiedź. Pisząc list, nie powinieneś numerować odpowiedzi; wystarczy, że przedstawisz swoje myśli w odpowiedniej kolejności. Aby odpowiedzieć na wszystkie zadane pytania, należy najpierw kilka razy przeczytać otrzymany list biznesowy, a jeśli pytań jest zbyt wiele, lepiej wypisać je osobno, aby ich nie przeoczyć. Jeżeli na część postawionych pytań nie da się odpowiedzieć, warto to zaznaczyć w tej chwili z jakiegoś powodu nie można udzielić odpowiedzi.

Nie nadużywaj skrótów, emocjonalnego projektowania i wielkich liter

Znane są negatywne przykłady korespondencji biznesowej, gdy nadawcy ją rozrzedzają, stosując nieformalne znaki w postaci emotikonów. Ich użycie jest popularne podczas komunikacji sieci społecznościowe jednak zasady korespondencji biznesowej nie dopuszczają takich przejawów emocji, gdyż odbiorca może nie poznać ich prawdziwego znaczenia i wziąć je za niezrozumiały zbiór błędów interpunkcyjnych.

Należy także unikać pisania tekstu wielkimi literami. W Internecie zbiór słów pisanych wielką literą nazywany jest „wyrazami krzykliwymi” i najczęściej takie sformułowania mają negatywną konotację. Odbiorca czytając elektroniczny list biznesowy, może negatywnie ocenić taką czcionkę, co będzie miało niekorzystny wpływ na postrzeganie znaczenia. Jeśli w liście biznesowym chcesz podkreślić znaczenie dowolnego punktu, lepiej użyć zwrotów wprowadzających, na przykład: „Pamiętaj, że musisz dostarczyć pakiet dokumentów, aby przedłużyć umowę nie później niż 02.10.2017 r. ” lub „Informujemy, że dokumenty dotyczące przedłużenia umowy należy złożyć do dnia 02.10.2017.”

Nie przesyłaj poufnych informacji e-mailem

Aby przenieść osobiste lub informacje poufne Lepiej zrezygnować z elektroniki skrzynki pocztowe, ponieważ istnieje ryzyko przechwycenia informacji przez osoby atakujące w celu wykorzystania ich do własnych, egoistycznych celów. Informacje takie mogą obejmować: numery telefonów, hasła do karty bankowe, osobiste konta bankowe itp. Należy pamiętać, że informacje są przechowywane na serwerze agenta pocztowego i mogą zostać skradzione w przypadku włamania.

Podpis nadawcy musi znajdować się na końcu listu.

Jak wspomniano wcześniej, każdy wysłany list musi być opatrzony konkretnym podpisem. Często twórcy skrzynek pocztowych wprowadzają funkcję blokowania podpisu, w której można wpisać stanowisko, imię i nazwisko oraz numer telefonu kontaktowego. Następnie blok ten będzie automatycznie pojawiał się na końcu każdej litery, co ułatwi pisanie. Ważne jest prawidłowe sformułowanie podpisu, aby odbiorca miał możliwość prawidłowego zwrócenia się do nadawcy w odpowiedzi na list. Przykładowy podpis może wyglądać następująco: „Z wyrazami szacunku Nikołaj Aleksandrowicz Pietrow, +79810000000”.

Wyciągając wnioski, można zauważyć, że aby zrozumieć, jak prowadzić korespondencję biznesową za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie trzeba opanowywać dodatkowych i skomplikowanych podstaw. Musisz się po prostu tego trzymać elementarne zasady etykiety i przestrzegać norm języka rosyjskiego.

W warunkach współczesny świat kontakt biznesowy często zaczyna się od korespondencji biznesowej - pisemna forma interakcji biznesowej, która obejmuje wszelkiego rodzaju korespondencję (list, wiadomość itp.) wysyłaną przez dowolnego urzędnika w jego imieniu i na mocy jego stanowiska.

Ważnym aspektem jest przestrzeganie określonych standardów etykiety. W przeciwnym razie nawiązane połączenia mogą zostać zerwane, a klient lub partner biznesowy może zostać utracony. Dobrze zaprojektowana korespondencja biznesowa przyczynia się do wywarcia jak najkorzystniejszego wrażenia na Tobie lub firmie.

Opanowanie magii liter jest ważne dla każdego człowieka. Np. podczas poszukiwania nowej pracy: skompletowanie i przesłanie CV, zadań testowych, listów motywacyjnych, dodatkowych informacji o sobie, ustalenia terminu spotkania.

Co ciekawe, istniejące dziś zasady korespondencji biznesowej zostały opracowane około 150 lat temu w Anglii.

Rodzaje listów biznesowych

Aby zdecydować, jak skomponować list, musisz znać różnice między jego typami. Pomoże Ci to w podjęciu decyzji o temacie wiadomości i jej właściwej konstrukcji. Dzięki temu nie będziesz wyglądać głupio w oczach ważnego przeciwnika.

Zgodnie ze strukturą projektu istnieją:

• Listy komunikacyjne

Dotyczy to listów z odmową, roszczeń, wymówek i zeznań. Wszystko, z czego pracownik korzysta w trakcie swojej działalności zawodowej.

• Listy uzgadniające

Ważny rodzaj pisma. Dzięki niej podsumowywane są wyniki spotkania, powstają porozumienia, ustalany jest czas realizacji zadań, a obie strony utwierdzają się w przekonaniu o prawidłowym zrozumieniu umowy.

Zasady dotyczące listów biznesowych

Sposób, w jaki blogerzy pozwalają sobie na wyrażanie siebie, nie jest twoim wyborem. Nie ma usprawiedliwienia dla błędów i literówek. Trudności w nauce języka od dzieciństwa nie mogą się pocieszyć. Musisz być wobec siebie tak wymagający, jak to tylko możliwe. W przeciwnym razie tworzy to niekorzystny obraz Twojej osobowości i wykształcenia.

Osobliwością korespondencji biznesowej jest to, że błędy w pisowni słów zawodowych są uważane za wskaźnik niekompetencji danej osoby w wybranej dziedzinie.

Podstawowe zasady:

1. Unikaj używania słów, których dokładnej definicji nie znasz. W ostateczności sprawdź ich znaczenie w słownikach.
2. Unikaj używania określonej terminologii. Niektóre słowa mogą być nieznane rozmówcy i mogą zostać przez niego błędnie zinterpretowane. Etykieta korespondencji biznesowej polega w takich przypadkach na objaśnieniu pojęć i skrótów.
3. Pisz krótkimi zdaniami. Długość i kwiecistość konstrukcji jest właściwa przy pisaniu powieści, a nie podczas negocjacji biznesowych.
4. Najpierw wpisz wiadomość nie w treści listu, ale w dokumencie na komputerze lub w edytorze internetowym. Pozytywnym aspektem jest automatyczne sprawdzanie pisowni i interpunkcji tekstu. Zapobiega to również przypadkowemu przedwczesnemu wysłaniu listu do adresata lub jego utracie na skutek zamknięcia przeglądarki lub utraty połączenia z Internetem. Praca w Słowo Microsoftu, używaj automatycznego zapisywania materiału w określonych odstępach czasu.
5. Należy unikać pisania wiadomości na telefonie lub tablecie. Istnieje ryzyko nieprawidłowej autokorekty.
6. Przed wysłaniem sprawdź pod kątem błędów i spójności tekstu. Zaleca się ponowne sprawdzenie wpisanego tekstu po godzinie, chwilowo przełączając się na inne rzeczy i zapominając o jego pisaniu. Dzięki temu spojrzysz na tekst z innej perspektywy, dostrzeżesz wszystkie nieścisłości.

Formatowanie listu biznesowego

Przygotowywanie i prowadzenie korespondencji wymaga szczególnej dbałości o szczegóły. Okazuje także szacunek do przeciwnika i pozwala zaoszczędzić czas, który można by przeznaczyć na powtarzanie materiału.

Nie należy zaniedbywać następujących aspektów:

• Prawidłowe wypełnienie tematu listu

Jeśli jest to pierwsza wiadomość, tytuł może być jasny. Jeżeli jednak komunikacja z przeciwnikiem już istnieje, temat pisma należy podać krótko i zwięźle. To są podstawy komunikacji. Pomagają one po chwili odnaleźć wiadomość, dzięki czemu ponowne jej odczytanie będzie łatwe zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.

• Cytat

Wysłana przez Ciebie wiadomość może zawierać pytania, na które musisz odpowiedzieć. Warto na nie odpowiedzieć, cytując każdy z osobna. Wysyłając list z kilkoma przekierowaniami, warto zastosować numerację i podzielić tekst na akapity. Dzięki temu rozmówca będzie wiedział, na jakie pytanie odpowiadasz.

Nadmierne łańcuchy cytatów powodują poczucie chaosu w komunikacji. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba powrotu do wcześniej wysłanych wiadomości lub o czymś przypomnieniu rozmówcy, warto to zrobić. W szczególności jeśli chodzi o budżet, pakiet usług i czas.

• Weź pod uwagę wszystkie otrzymane informacje

Pisząc list, musisz krótko skomentować wszystkie dokumenty załączone przez Ciebie lub Twojego rozmówcę. Dzięki temu odbiorca od razu będzie wiedział, jaka zawartość plików go czeka.

• Własny podpis jest analogią do wizytówki

Korespondencja biznesowa wymaga podpisu. Można to zrobić automatycznie, wtedy będzie obecne w każdym wysłanym liście. Jak stworzyć podpis informacyjny? Użyj swojego imienia i nazwiska, aktualnego stanowiska, kontaktów służbowych i logo firmy.

Na przykład: „Z wyrazami szacunku Iwan Iwanow, kierownik projektu, numer telefonu lub inni komunikatorzy”. Lub „Z poważaniem, Iwan Iwanow…”.

Podpis może być również chwytliwy i kreatywny, wskazując na szczególne powiązanie z firmą lub sprawą. Na przykład pracownicy sieci branży wydawniczej mogą użyć wyrażenia „obecnie czytam…” podczas wpisywania nazwy aktualnych nowości. Ale lepiej takie rzeczy skoordynować z przełożonymi.

• Adres pocztowy

Regulamin korespondencji handlowej wymaga podawania adresu pocztowego. Byłoby lepiej, gdyby był wyłącznie pracownikiem. Może być tam wyświetlana nazwa firmy, stanowisko, imię lub nazwisko, ale nie rok urodzenia ani zabawne pseudonimy/słowa. Lepiej to przemyśl poprawna nazwa adres na wiele lat, jeśli planujesz go opuścić, nawet jeśli zmienisz swoją działalność lub stanowisko.

• Czcionka i odstępy

W dokumentacji najczęściej używaną czcionką jest Times New Roman o rozmiarze 12 w przypadku tabel lub 14 w przypadku tekstu. 1,5-2 przerwy. To są niewypowiedziane podstawy.

Styl komunikacji biznesowej

Korespondencja biznesowa wymaga delikatnej równowagi. Przyjazna komunikacja jest tu niewłaściwa, ale zdecydowanie ostra komunikacja też nie jest właściwa.

Cechy komunikacji:

• Surowość projektów

Drobne słowa i wyrażenia slangowe będą nieodpowiednie.

• Używanie emotikonów

Używaj emotikonów ostrożnie lub unikaj ich. Pierwszy kontakt w zasadzie nie pozwala na ich obecność. W przyszłości mogą być obecne nawiasy, ale tylko pozytywne, w umiarkowanych ilościach. Uprzejmość i humor są niedopuszczalne w ten styl komunikacja. Ta forma jest niedopuszczalna, jeśli jesteś podporządkowany swojemu rozmówcy.

• Pozdrowienia imienne i patronimiczne

Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej zakładają szacunek dla rozmówcy, uwagę i zainteresowanie jego osobą. Zwiększa to zainteresowanie przeciwnika Twoją osobą i zwiększa szansę na jego złagodzenie kary. Wskazane jest, aby znać wcześniej imię i nazwisko osoby, do której się zwracasz, a także jej preferencje dotyczące adresu.

• Odpowiedź w ciągu dwóch dni

Prawidłowe jest przesłanie odpowiedzi na wiadomość w ciągu kilku dni roboczych. W przeciwnym razie zostanie to uznane za brak szacunku. Jeśli list został wysłany przed weekendem lub wakacjami, nie musisz na niego odpowiadać, jeśli nie jest pilny. W przeciwnym razie musisz uprzedzić rozmówcę o chwilowym braku Twojej odpowiedzi lub na krótko zrezygnować z subskrypcji treści listu.

• Brak ingerencji

Ciągłe pytanie o coś, proszenie o potwierdzenie nie pokaże Cię w najlepszym świetle. Jeśli wymagane jest potwierdzenie od rozmówcy, możesz przypomnieć mu o konieczności udzielenia odpowiedzi w ciągu trzech dni. Jeśli sprawa jest pilna, lepiej wspomnieć o tym już w pierwszej wiadomości.

• Zasada lustra

Etykieta korespondencji biznesowej często pozwala zwracać się do przeciwnika w taki sam sposób, w jaki on to robi. Zwiększa to możliwość wzajemnego zrozumienia i komunikacji na tym samym poziomie. Śledź, jakich terminów, stylu komunikacji i adresu używa Twój rozmówca.

• Wesołych świąt

Jeśli komunikacja odbywa się w okolicach świąt państwowych lub w ich trakcie, warto pogratulować rozmówcy. Takie są zasady korespondencji biznesowej. Przydatna jest także informacja, kiedy wypadają urodziny przeciwnika.

• Wdzięczność

Elementarną uprzejmością są słowa wdzięczności w odpowiedzi na gratulacje, zaproszenie lub wyjaśnienia.

Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe cechy, nawiązanie kontaktu z rozmówcą i wyrobienie sobie pozytywnej opinii o sobie nie będzie trudne.

Znaczenie zasad pisania biznesu

Tak naprawdę każdy wysłany list jest wizytówką, odzwierciedleniem obranego przez nas stanowiska biznesowego. Aby wyglądała przyzwoicie, budziła szacunek i zaufanie, a negocjacjom towarzyszył komfort i skuteczność w rozwiązywaniu problemów, a znajomość zasad dobrych manier i ich ciągłe przestrzeganie jest niewzruszoną gwarancją sukcesu.

W przypadku wszelkiej korespondencji, zarówno w Internecie, jak i listownie, obowiązują te same rygorystyczne standardy, co w przypadku komunikacji telefonicznej lub negocjacji osobistych. Zasady, na których budowana jest interakcja:

• wzajemny szacunek pomiędzy przeciwnikami dla osobowości i pozycji biznesowej drugiej osoby;
• dbałość o interesy biznesowe przeciwnika;
• zachowanie poufności;
• punktualność w rozwiązywaniu ważnych zadań.

Korespondencja biznesowa jest konieczna, ponieważ:

• wysyłając list, nie ma odpowiedzi, nawet jeśli była ona dorozumiana;
• listy gubią się w natłoku niepotrzebnych informacji, a pracownicy bez przerwy dzwonią do siebie i proszą o sprawdzenie poczty;
• po przeczytaniu e-maila nie jest już całkowicie jasne, czego od Ciebie oczekujemy;
• Ze względu na obfitość szczegółów i chaos informacji w przekazach myśli są pomieszane, a złożony problem nigdy nie jest rozwiązany.

Jeśli wdrożysz, możesz zaoszczędzić dużo wolnego czasu zasady ogólne prowadzenie korespondencji biznesowej. Pomoże to uniknąć powyższych problemów.