Altere o formato dos dados no Excel. Formatando células

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Ao copiar dados NUMÉRICOS para o EXCEL de outras aplicações, acontece que os Números são salvos no formato TEXTO. Se os valores numéricos forem armazenados como texto em uma planilha, isso pode levar a erros ao realizar cálculos.Em alguns casos, você pode alterar rapidamente formato de texto para numérico em várias células ao mesmo tempo.Vamos fazer essa transformação usando Inserção especial da área de transferência.

Se uma célula contiver um número, mas o número for salvo como texto, isso poderá causar um erro de cálculo. Por exemplo, a função SUM() ignora números armazenados como texto e pode retornar um valor diferente do esperado.

Via de regra, essas células têm formato de texto. Se você alterar o formato da célula para numérico (via Formato de célula ou Início/Número/Formato do número), então nenhuma alteração ocorrerá.

Agora vamos dar uma olhada mais de perto e ver um triângulo verde no canto superior esquerdo de cada célula. Ao selecionar uma célula, um ícone amarelo aparecerá ao lado dela; ao clicar nela, você poderá converter os valores em números;

Após a conversão, os números serão alinhados à borda direita da célula (se, é claro, o formato da célula estiver definido como Alinhamento horizontal - por valor).

Para converter vários valores de uma vez, selecione-os. Um ícone amarelo aparecerá na célula superior - use-o para converter todos os valores de uma vez.

Outra maneira de converter em lote números salvos como texto é usar a seguinte abordagem:

insira um número em qualquer célula vazia 1 ;
selecione esta célula e copie seu valor para Área de transferência(CTRL+C);
selecione células que contêm números salvos como texto;
selecione Tarifa especial(na aba Lar no grupo Área de transferência clique na seta ao lado do comando Inserir e selecione na lista Tarifa especial);
selecione Multiplicar;
clique OK.

Depois de multiplicar por 1 , os valores numéricos não serão alterados, mas serão convertidos em números (caso tenham sido destacados por engano valores de texto, a operação de multiplicação não os afetará de forma alguma).

Para EXCEL 2007: Se as células tivessem um formato de célula de texto antes da multiplicação, ele será preservado (os valores numéricos ainda serão convertidos, mas serão alinhados à esquerda como o texto). Você pode alterar o formato da célula para numérico da maneira padrão através do menu Formato de célula(clicando CTRL+1).

A mesma técnica ajudará a converter DATES salvas como texto para o formato DATE (

Precisa alterar o formato padrão para outro

Formato para apresentação de dados em células

Formato de célula padrão (Geral)

Por padrão, após a criação de um documento, todas as células ficam no formato "Geral". Este formato tem vários truques:

os números estão alinhados à direita e o texto está alinhado à esquerda;
Se, ao alterar a largura da coluna, você a tornar menor que um determinado valor, o número nas células será substituído pelos símbolos "#". Isto não é um erro. Isto significa tornar a coluna mais larga;
se o número for muito grande ("6000000000000") ou muito pequeno ("0,00000000000001"), ele será automaticamente convertido para o formato exponencial (científico) ("6E+12" e "1E-14" respectivamente);
Ao alterar a largura da coluna, os decimais são arredondados. Por exemplo, se você escrever “3,1415” e depois alterar a largura para que o “5” não caiba mais, a célula exibirá “3,142”.

Freqüentemente, você precisa adicionar um símbolo de moeda, um sinal de porcentagem ao número em uma célula, definir o número de casas decimais, apresentar a data em um determinado formato, etc.

Não adicione símbolos monetários manualmente! Depois disso, pode acontecer que ao tentar usar o valor desta célula em uma fórmula, o Excel gere um erro! Existe uma maneira de informar ao Excel que as células estão em um determinado formato e ele adicionará automaticamente símbolos de moeda (e mais) para nós.

Existem 3 maneiras de alterar o formato dos dados nas células:

automaticamente, após inserir determinados dados em uma célula, o próprio Excel alterará o formato da célula;
usando os botões da barra de ferramentas Formatação.
usando a janela "Formatar células";

Depois de inserir determinadas sequências de caracteres, o Excel altera automaticamente o formato da célula. Depois disso, o Excel tenta converter todos os números subsequentes inseridos nesta célula para este formato.

Data. Se você escrever "1.2.3" ou "1/2/3" em uma célula, o Excel irá substituí-lo por "01/02/2003" (o primeiro dia do segundo mês do terceiro ano). Se você escrever "1.2" ou "1/2", o Excel irá substituí-lo por "01.Feb". Neste caso, o formato da célula será automaticamente convertido para “Data”;
Percentagem. Se você escrever “1%” em uma célula, o formato da célula mudará automaticamente para “Porcentagem”;
Tempo. Se você escrever “13:46:44” ou “13:46” em uma célula, o formato da célula mudará automaticamente para “Hora”;

Atenção!!! Em computadores diferentes, os formatos padrão para representar números, unidades monetárias, datas e horas podem ser diferentes! Você pode configurá-los no caminho "Painel de Controle" -> "Idioma e Padrões Regionais" -> guia "Configurações Regionais".

Altere o formato da célula usando botões na barra de ferramentas Formatação

Existem 5 botões na barra de ferramentas Formatação que permitem alterar rapidamente o formato das células selecionadas.

Descrição dos botões (da esquerda para a direita):

Formato de moeda. A moeda padrão será usada (veja acima);
Formato percentual. Se já houver um número na célula, o Excel irá multiplicá-lo por 100 e adicionar o sinal “%”. Está tudo correto, porque 1 melancia é “100%” e “0,7” melancia é “70%”;
Formato delimitado (formato numérico). Neste formato, grupos de dígitos (centenas, centenas de milhares, etc.) serão separados por um espaço e serão acrescentadas 2 casas decimais;
Aumentar a profundidade de bits. Adiciona uma casa decimal;
Diminuir profundidade de bits. Remove uma casa decimal.

Alterando o formato usando a janela Formatar células

Planilhas não formatadas podem ser difíceis de ler. Rich text e células podem chamar a atenção para certas partes de uma planilha, tornando-as visualmente mais proeminentes e mais fáceis de entender.

O Excel possui muitas ferramentas para formatar texto e células. Neste tutorial, você aprenderá como alterar a cor e o estilo do texto e das células, alinhar o texto e definir um formato personalizado para números e datas.

Formatando texto

Muitos comandos para formatação de texto podem ser encontrados nos grupos Fonte, Alinhamento e Número encontrados na faixa de opções. Equipes de grupo Fonte permitem que você altere o estilo, tamanho e cor do texto. Você também pode usá-los para adicionar bordas e preencher células com cores. Equipes de grupo Alinhamento permitem que você defina a exibição do texto em uma célula tanto vertical quanto horizontalmente. Equipes de grupo Número Permite alterar a forma como os números e as datas são exibidos.

Para alterar a fonte:

Selecione as células necessárias.
Clique na seta suspensa do comando Fonte na guia Início. Um menu suspenso aparecerá.
Passe o mouse sobre diferentes fontes. A fonte do texto nas células selecionadas mudará interativamente.
Selecione a fonte desejada.

Para alterar o tamanho da fonte:

Selecione as células necessárias.
Clique na seta suspensa do comando Tamanho da fonte na guia Página inicial. Um menu suspenso aparecerá.
Passe o mouse sobre diferentes tamanhos de fonte. O tamanho da fonte nas células selecionadas será alterado interativamente.
Selecione tamanho certo fonte.

Você também pode usar os comandos Aumentar tamanho e Diminuir tamanho para alterar o tamanho da fonte.

Para usar os comandos negrito, itálico e sublinhado:

Selecione as células necessárias.
Clique no comando negrito (F), itálico (K) ou sublinhado (H) no grupo de fontes na guia Início.

Para adicionar bordas:

Selecione as células necessárias.
Clique na seta suspensa do comando fronteiras na guia inicial. Um menu suspenso aparecerá.
Selecione estilo desejado fronteiras.

Você pode desenhar bordas e alterar estilos e cores de linhas usando as ferramentas de desenho de bordas na parte inferior do menu suspenso.

Para alterar a cor da fonte:

Selecione as células necessárias.
Clique na seta suspensa ao lado do comando Cor do texto na guia Página inicial. O menu Cor do texto é exibido.
Passe o mouse sobre cores diferentes. A cor do texto das células selecionadas mudará interativamente na planilha.
Selecione a cor desejada.

A escolha das cores não se limita ao menu suspenso. Selecione Mais cores na parte inferior da lista para acessar uma seleção de cores expandida.

Para adicionar uma cor de preenchimento:

Selecione as células necessárias.
Clique na seta suspensa ao lado do comando Cor de preenchimento na guia Início. O menu Cor é exibido.
Passe o mouse sobre cores diferentes. A cor de preenchimento das células selecionadas mudará interativamente na planilha.
Selecione a cor desejada.

Para alterar o alinhamento horizontal do texto:

Selecione as células necessárias.
Selecione uma das opções de alinhamento horizontal na guia Início.

Alinhar o texto à esquerda: Alinha o texto à borda esquerda da célula.
Alinhar ao centro: Alinha o texto ao centro da célula.
Alinhe o texto à direita: Alinha o texto à borda direita da célula.

Para alterar o alinhamento vertical do texto:

Selecione as células necessárias.
Selecione uma das opções de alinhamento vertical na guia Início.

Ao longo da borda superior: Alinha o texto à borda superior da célula.
Alinhar ao meio: Alinha o texto ao centro da célula entre as bordas superior e inferior.
Ao longo da borda inferior: Alinha o texto à borda inferior da célula.

Por padrão, os números são alinhados à direita e à parte inferior da célula, e as palavras e letras são alinhadas à esquerda e à parte inferior.

Formatando números e datas

Um dos mais funções úteis Excel é a capacidade de formatar números e datas de maneiras diferentes. Por exemplo, pode ser necessário exibir números com um separador decimal, um símbolo de moeda ou porcentagem, etc.

Para definir o formato de números e datas:

Formatos numéricos

Em geral– Este é o formato padrão de qualquer célula. Quando você insere um número em uma célula, o Excel irá sugerir o formato numérico que considera mais apropriado. Por exemplo, se você inserir "1-5", a célula exibirá um número no formato de data abreviada, "1/5/2010".
Numérico formata números em casas decimais. Por exemplo, se você inserir “4” em uma célula, a célula exibirá o número “4,00”.
Monetário formata números em formato de exibição símbolo de moeda. Por exemplo, se você inserir “4” em uma célula, o número aparecerá como “”.
Financeiro formata números em um formato semelhante ao formato Moeda, mas alinha adicionalmente símbolos de moeda e casas decimais em colunas. Este formato facilitará a leitura de longas listas financeiras.
Formato de data abreviada formata números como M/D/AAAA. Por exemplo, a entrada 8 de agosto de 2010 seria representada como "8/8/2010".
Formato de data longa formata números como Dia da Semana, Mês DD, AAAA. Por exemplo, "segunda-feira, 1º de agosto de 2010".
Tempo formata números como HH/MM/SS e assinatura AM ou PM. Por exemplo, "10:25:00".
Percentagem formata números com casas decimais e sinais de porcentagem. Por exemplo, se você inserir “0,75” em uma célula, será exibido “75,00%”.
Fracionário formata números como frações com uma barra. Por exemplo, se você inserir “1/4” em uma célula, “1/4” será exibido na célula. Se você inserir "1/4" em uma célula com formato Geral, a célula exibirá "4 de janeiro."
Exponencial formata números em notação científica. Por exemplo, se você inserir “140000” em uma célula, a célula exibirá “1.40E+05”. Nota: Por padrão, o Excel usará o formato exponencial para uma célula se ela contiver um número inteiro muito grande. Se você não quiser esse formato, use o formato Número.
Texto formata os números como texto, ou seja, tudo na célula será exibido exatamente como você digitou. O Excel usa esse formato por padrão para células que contêm números e texto.
Você pode personalizar facilmente qualquer formato usando o item Outros formatos de número. Por exemplo, você pode alterar o cifrão americano para outro símbolo de moeda, especificar a exibição de vírgulas em números, alterar o número de casas decimais exibidas e assim por diante.

Alterar o formato da célula no Excel permite organizar os dados da sua planilha em uma cadeia lógica e sequencial para trabalho profissional. Por outro lado, a formatação incorreta pode levar a erros graves.

O conteúdo de uma célula é uma coisa, mas a forma como o conteúdo das células é exibido em um monitor ou impresso é outra. Antes de alterar o formato dos dados em uma célula do Excel, lembre-se de uma regra simples: “Tudo o que uma célula contém pode ser apresentado de diferentes maneiras, e a apresentação dos dados depende da formatação”. Isso é fácil de entender se mostrado com um exemplo. Veja como você pode usar a formatação para exibir o número 2 de 2 maneiras diferentes:

A maioria dos usuários do Excel usa apenas ferramentas de formatação padrão:

botões no painel “Home”;
modelos de formato de célula prontos disponíveis na caixa de diálogo são abertos usando a combinação de teclas de atalho CTRL+1.

Formatos de dados inseridos nas células da planilha

Preencha o intervalo de células A2:A7 com o número 2 e formate todas as células conforme mostrado na figura acima.

Solução para o problema:

Quais opções a caixa de diálogo Formatar células oferece? As funções de todas as ferramentas de formatação contidas na guia Home podem ser encontradas nesta caixa de diálogo (CTRL+1) e ainda mais.

Na célula A5 usamos o formato financeiro, mas também existe o formato monetário, muitas vezes são confundidos. Os dois formatos diferem na forma como são exibidos:

Ao exibir números menores que 0, o formato financeiro coloca um sinal de menos no lado esquerdo da célula e o formato monetário coloca um sinal de menos na frente do número;
o formato monetário padrão exibe valores negativos em fonte vermelha (por exemplo, insira o valor -2р. em uma célula e o formato monetário será atribuído automaticamente);
no formato financeiro, após abreviar as moedas, é adicionado 1 espaço na exibição dos valores.

Se você pressionar a combinação de teclas de atalho: CTRL+SHIFT+4, a célula receberá um formato de moeda.

Em relação à data na célula A6, vale citar aqui as regras do Excel. O formato da data é considerado uma sequência de dias a partir de 1º de janeiro de 1900. Ou seja, se uma célula contiver um valor - o número 2, então esse número no formato de data deverá ser exibido como 02/01/1900 e assim por diante.

O tempo para o Excel é o valor dos números após a vírgula decimal. Como temos um número inteiro na célula A7, a hora é exibida lá de acordo.

Formato de data com hora no Excel

Vamos formatar a tabela de dados para que os valores nas linhas sejam exibidos de acordo com os nomes das colunas:

Na primeira coluna os formatos já correspondem ao seu nome, então vá para a segunda e selecione o intervalo B3:B7. Em seguida, pressione CTRL+1 e na aba “Número” indique a hora, e na seção “Tipo:” selecione o método de exibição conforme mostrado na figura:

Fazemos o mesmo com as faixas C3:C7 e D3:D7, selecionando os formatos e tipos de exibição apropriados.

Se uma célula contiver um valor maior que 0, mas menor que 1, o formato da data na terceira coluna será exibido como: 0 de janeiro de 1900. Enquanto na quarta coluna a data já é exibida de forma diferente graças a um tipo diferente (sistema de data de 1904, veja abaixo para mais detalhes). E se o número

Observe como o tempo é exibido nas células que contêm números fracionários.

Como datas e horas no Excel são números, é fácil realizar operações matemáticas com eles, mas abordaremos isso nas lições a seguir.

Dois sistemas de exibição de data Excel

O Excel possui dois sistemas para exibir datas:

A data 1º de janeiro de 1900 corresponde ao número 1.
A data 1º de janeiro de 1904 corresponde ao número 0, e 1 já é 02/01/1904, respectivamente.

Observação. Para garantir que todas as datas sejam exibidas por padrão usando o sistema 1904, você pode fazer as configurações apropriadas nos parâmetros: “Arquivo” - “Opções” - “Avançado” - “Ao recalcular este livro:” - “Usar o sistema de data 1904 .”

Damos claramente um exemplo da diferença na exibição de datas nesses dois sistemas na figura:

A ajuda do Excel lista os números mínimo e máximo de datas em ambos os sistemas.

As configurações para alterar o sistema de datas se aplicam não apenas a uma planilha específica, mas a todo o programa. Portanto, se não houver necessidade urgente de alterá-los, é melhor usar o sistema padrão - 1900. Isto evitará erros graves ao realizar operações matemáticas com datas e horas.

Excel permite que você aplique muitos formatos numéricos diferentes aos números. Usando a formatação, você pode alterar aparência números sem alterar os próprios valores. Nesta lição, veremos os formatos numéricos básicos integrados no Excel, bem como várias opções úteis para trabalhar com números.

Um dos as ferramentas mais poderosas O Excel é capaz de aplicar formatação específica a texto e números. Para evitar a exibição do mesmo conteúdo em todas as células, você pode aplicar a formatação desejada a elas. Ao formatar números em Células do Excel Você pode personalizar a aparência de datas, horas, porcentagens, formatos de moeda e muito mais.

Como aplicar formatação de números no Excel

No exemplo a seguir, alteraremos a formatação dos números em várias células para alterar a forma como a data é exibida.

Opções de formato de número no Excel

A figura abaixo mostra as 11 opções de formatos numéricos que o Excel nos oferece.

Na verdade, existem muitos outros formatos de números predefinidos, mas você só pode acessá-los na guia Número caixa de diálogo Formato de célula.

1. Geral

O formato Geral é definido por padrão em todas as células. Quando você usa esse formato, o Excel determina automaticamente qual formatação de número é mais apropriada.

Por exemplo, se você inserir “1-5”, a célula exibirá o número no formato de data abreviada “1/5/2010”.

2. Numérico

Em formato Valores numéricos são exibidos com casas decimais. Por exemplo, se você inserir o número “4” em uma célula, será exibido “4,00”.

3. Dinheiro

O formato Moeda exibe o valor em uma célula com um símbolo de moeda. Por exemplo, se você inserir o número “4” em uma célula e aplicar o formato rublo, “4,00 rublos” será exibido nela. O formato Moeda permite aplicar formatação especial a números negativos, bem como definir o número de casas decimais.

4. Financeiro

O formato financeiro é muito semelhante ao monetário, mas existem várias diferenças significativas. Por exemplo, as células no formato financeiro não podem ser formatadas horizontalmente, os valores zero são exibidos como travessões e os sinais de moeda são alinhados verticalmente. Essa formatação facilita a compreensão de longas listas de dinheiro.

5. Formato de data abreviada

O formato de data abreviada exibe o conteúdo da célula como DD.MM.AAAA. Por exemplo, 8 de agosto de 2014 será semelhante a “08/08/2014”.

6. Formato de data longa

7. Tempo

O formato de hora permite exibir o conteúdo das células no formato H:MM:SS. Por exemplo: 8:40:25 ou 17:35:15.

8. Interesse

O formato percentual multiplica os valores das células por 100 e os exibe com um sinal de porcentagem. Por padrão, duas casas decimais são exibidas, mas você pode especificar qualquer outro número de casas decimais. Por exemplo, se você inserir o número “0,75” em uma célula, ele aparecerá como “75,00%”.

9. Fracionário

Este formato permite exibir o conteúdo de uma célula como uma fração. Por exemplo, se você inserir o valor “1/4” em uma célula que tenha o formato Em geral, então no final teremos a data “ 01.abril“. Se você inserir exatamente o mesmo valor em uma célula com o formato Fracionário, a fração “1/4” será exibida.

10. Exponencial

Este formato exibe os valores das células em forma exponencial. Por exemplo, se você inserir o número “140000” em uma célula, ele será exibido como “1.40E+05”.

Por padrão, o Excel atribui formato científico a uma célula quando o valor de entrada contém um número inteiro grande. Se você não deseja exibir números grandes na forma exponencial, use o formato Numérico.

11. Texto

O formato de texto pressupõe que todos os valores inseridos serão exibidos exatamente como você os inseriu. O Excel define automaticamente esse formato quando uma célula contém números e texto.