Schimbați formatul datelor în excel. Formatarea celulelor

Acasă / Laptop-uri

Când copiați date NUMERICE în EXCEL din alte aplicații, se întâmplă ca numerele să fie salvate în format TEXT. Dacă valorile numerice sunt stocate ca text într-o foaie de lucru, acest lucru poate duce la erori la efectuarea calculelor.În unele cazuri, puteți schimba rapid format text la numeric în mai multe celule deodată.Să facem această transformare folosind Inserție specială din Clipboard.

Dacă o celulă conține un număr, dar numărul este salvat ca text, aceasta poate cauza o eroare de calcul. De exemplu, funcția SUM() ignoră numerele stocate ca text și poate returna o valoare care nu este cea așteptată.

De regulă, astfel de celule au un format text. Dacă modificați formatul celulei la numeric (prin Format de celule sau Acasă/ Număr/ Format număr), atunci nu vor urma modificări.

Acum să aruncăm o privire mai atentă și să vedem un triunghi verde în colțul din stânga sus al fiecărei celule. Când selectați o celulă, pe partea laterală va apărea o pictogramă galbenă, făcând clic pe ea, puteți converti valorile în numere.

După conversie, numerele vor fi aliniate la marginea dreaptă a celulei (dacă, desigur, formatul celulei este setat la Aliniere orizontală - după valoare).

Pentru a converti mai multe valori simultan, selectați-le. O pictogramă galbenă va apărea în celula de sus - utilizați-o pentru a converti toate valorile simultan.

O altă modalitate de a converti numerele în lot salvate ca text este să utilizați următoarea abordare:

introduceți un număr în orice celulă goală 1 ;
selectați această celulă și copiați valoarea ei în Clipboard(CTRL+C);
selectați celulele care conțin numere salvate ca text;
selecta Tarif special(pe fila Acasăîn grup Clipboard faceți clic pe săgeata de lângă comandă Introduce, apoi selectați din listă Tarif special);
selecta Multiplica;
clic Bine.

După înmulțirea cu 1 , valorile numerice nu se vor modifica, dar vor fi convertite în numere (dacă au fost evidențiate din greșeală valorile textului, operația de înmulțire nu le va afecta în niciun fel).

Pentru EXCEL 2007: Dacă celulele aveau un format de celulă text înainte de înmulțire, acesta va fi păstrat (valorile numerice vor fi în continuare convertite, dar vor fi lăsate aliniate ca text). Puteți schimba formatul celulei la numeric în mod standard prin meniu Format de celule(făcând clic CTRL+1).

Aceeași tehnică va ajuta la convertirea DATES salvate ca text în format DATE (

Trebuie să schimbați formatul implicit cu altul

Format pentru prezentarea datelor în celule

Format de celulă implicit (general)

În mod implicit, după crearea unui document, toate celulele sunt în formatul „General”. Acest format are o serie de trucuri:

numerele sunt aliniate la dreapta, iar textul este aliniat la stânga;
Dacă, prin modificarea lățimii coloanei, o faceți mai mică decât una anume, atunci numărul din celule este înlocuit cu simbolurile „#”. Aceasta nu este o greșeală. Aceasta înseamnă a face coloana mai lată;
dacă numărul este foarte mare ("6000000000000") sau foarte mic ("0,00000000000001"), acesta este convertit automat în format exponențial (științific) ("6E+12" și respectiv "1E-14");
La modificarea lățimii coloanei, zecimale sunt rotunjite. De exemplu, dacă scrieți „3.1415” și apoi modificați lățimea astfel încât „5” să nu se mai potrivească, celula va afișa „3.142”.

Adesea trebuie să adăugați un simbol valutar, un semn procentual la numărul dintr-o celulă, să setați numărul de zecimale, să prezentați data într-un anumit format etc.

Nu adăugați manual simboluri valutare! După aceasta, se poate dovedi că atunci când încercați să utilizați valoarea din această celulă într-o formulă, Excel va arunca o eroare! Există o modalitate de a spune Excel că celulele sunt într-un anumit format și va adăuga automat simboluri valutare (și multe altele) pentru noi.

Există 3 moduri de a schimba formatul datelor din celule:

automat, după introducerea anumitor date într-o celulă, Excel însuși va schimba formatul celulei;
folosind butoanele din bara de instrumente Formatare.
folosind fereastra „Format Cells”;

După ce introduceți anumite secvențe de caractere, Excel modifică automat formatul celulei. După aceasta, Excel încearcă să convertească toate numerele ulterioare introduse în această celulă în acest format.

Data. Dacă scrieți „1.2.3” sau „1/2/3” într-o celulă, Excel îl va înlocui cu „02/01/2003” (prima zi a celei de-a doua luni a celui de-al treilea an). Dacă scrieți „1.2” sau „1/2”, Excel îl va înlocui cu „01.Feb”. În acest caz, formatul celulei va fi convertit automat în „Dată”;
Procent. Dacă scrieți „1%” într-o celulă, formatul celulei se va schimba automat în „Procent”;
Timp. Dacă scrieți „13:46:44” sau „13:46” într-o celulă, formatul celulei se va schimba automat în „Ora”;

Atenţie!!! Pe diferite computere, formatele implicite pentru reprezentarea numerelor, unităților monetare, date și ore pot diferi! Le puteți configura pe calea „Panou de control” -> „Limbă și standarde regionale” -> fila „Setări regionale”.

Schimbați formatul celulei folosind butoanele din bara de instrumente Formatare

Există 5 butoane pe bara de instrumente Formatare care vă permit să schimbați rapid formatul celulelor selectate.

Descrierea butoanelor (de la stânga la dreapta):

Format valutar. Se va folosi moneda implicită (vezi mai sus);
Format procentual. Dacă există deja un număr în celulă, Excel îl va înmulți cu 100 și va adăuga semnul „%”. Totul este corect, pentru că 1 pepene este „100%”, iar „0,7” pepene este „70%”;
Format delimitat (format număr). În acest format, grupurile de cifre (sute, sute de mii etc.) vor fi separate printr-un spațiu și se vor adăuga 2 zecimale;
Creșteți adâncimea de biți. Adaugă o zecimală;
Reduceți adâncimea de biți. Elimină o zecimală.

Schimbarea formatului utilizând fereastra Format Cells

Foile de calcul neformatate pot fi dificil de citit. Textul îmbogățit și celulele pot atrage atenția asupra anumitor părți ale unei foi de calcul, făcându-le vizual mai proeminente și mai ușor de înțeles.

Excel are multe instrumente pentru formatarea textului și a celulelor. În acest tutorial, veți învăța cum să schimbați culoarea și stilul textului și al celulelor, să aliniați textul și să setați un format personalizat pentru numere și date.

Formatarea textului

Multe comenzi pentru formatarea textului pot fi găsite în grupurile Font, Alignment și Number găsite pe panglică. Echipe de grup Font vă permit să schimbați stilul, dimensiunea și culoarea textului. De asemenea, le puteți folosi pentru a adăuga chenare și pentru a umple celulele cu culoare. Echipe de grup Aliniere vă permit să setați afișarea textului într-o celulă atât pe verticală, cât și pe orizontală. Echipe de grup Număr Vă permite să schimbați modul în care sunt afișate numerele și datele.

Pentru a schimba fontul:

Selectați celulele necesare.
Faceți clic pe săgeata derulantă pentru comanda Font din fila Acasă. Va apărea un meniu derulant.
Treceți mouse-ul peste diferite fonturi. Fontul textului din celulele selectate se va schimba interactiv.
Selectați fontul dorit.

Pentru a schimba dimensiunea fontului:

Selectați celulele necesare.
Faceți clic pe săgeata derulantă pentru comanda Dimensiune font din fila Acasă. Va apărea un meniu derulant.
Treceți mouse-ul peste diferite dimensiuni de font. Dimensiunea fontului din celulele selectate va fi schimbată interactiv.
Selecta mărimea potrivită font.

De asemenea, puteți utiliza comenzile Mărire dimensiune și Reducere dimensiune pentru a modifica dimensiunea fontului.

Pentru a utiliza comenzile aldine, cursive și subliniate:

Selectați celulele necesare.
Faceți clic pe comanda bold (F), cursiv (K) sau subliniat (H) în grupul de fonturi din fila Acasă.

Pentru a adăuga margini:

Selectați celulele necesare.
Faceți clic pe săgeata derulantă pentru comandă frontiere pe fila de pornire. Va apărea un meniu derulant.
Selecta stilul dorit frontiere.

Puteți desena margini și puteți modifica stilurile și culorile liniilor folosind instrumentele de desenare a chenarelor din partea de jos a meniului derulant.

Pentru a schimba culoarea fontului:

Selectați celulele necesare.
Faceți clic pe săgeata derulantă de lângă comanda Culoare text din fila Acasă. Apare meniul Culoare text.
Treceți mouse-ul peste diferite culori. Culoarea textului celulelor selectate se va schimba interactiv pe foaia de lucru.
Selectați culoarea dorită.

Alegerea culorilor nu se limitează la meniul derulant. Selectați Mai multe culori în partea de jos a listei pentru a accesa o selecție extinsă de culori.

Pentru a adăuga o culoare de umplere:

Selectați celulele necesare.
Faceți clic pe săgeata derulantă de lângă comanda Fill Color din fila Acasă. Apare meniul Culoare.
Treceți mouse-ul peste diferite culori. Culoarea de umplere a celulelor selectate se va schimba interactiv pe foaia de lucru.
Selectați culoarea dorită.

Pentru a modifica alinierea orizontală a textului:

Selectați celulele necesare.
Selectați una dintre opțiunile de aliniere orizontală din fila Acasă.

Aliniați textul la stânga: Aliniază textul la marginea stângă a celulei.
Aliniați la centru: Aliniază textul la centrul celulei.
Aliniați textul la dreapta: Aliniază textul la marginea dreaptă a celulei.

Pentru a modifica alinierea verticală a textului:

Selectați celulele necesare.
Selectați una dintre opțiunile de aliniere verticală din fila Acasă.

De-a lungul marginii superioare: Aliniază textul la marginea de sus a celulei.
Aliniați la mijloc: Aliniază textul la centrul celulei între marginile de sus și de jos.
De-a lungul marginii de jos: Aliniază textul la marginea de jos a celulei.

În mod implicit, numerele sunt aliniate la dreapta și la partea de jos a celulei, iar cuvintele și literele sunt aliniate la stânga și jos.

Formatarea numerelor și a datelor

Una dintre cele mai multe funcții utile Excel este capacitatea de a formata numere și date în moduri diferite. De exemplu, poate fi necesar să afișați numere cu un separator zecimal, o monedă sau un simbol procentual etc.

Pentru a seta formatul pentru numere și date:

Formate de numere

General– Acesta este formatul implicit al oricărei celule. Când introduceți un număr într-o celulă, Excel vă va sugera formatul de număr pe care îl consideră cel mai potrivit. De exemplu, dacă introduceți „1-5”, celula va afișa un număr în formatul de dată scurtă, „1/5/2010”.
Numeric formatează numerele cu zecimale. De exemplu, dacă introduceți „4” într-o celulă, celula va afișa numărul „4.00”.
Monetar formatează numerele în formă de afișare simbol valutar. De exemplu, dacă introduceți „4” într-o celulă, numărul va apărea ca „”.
Financiar formatează numerele într-un format similar cu formatul Monedă, dar în plus aliniază simbolurile valutare și zecimale în coloane. Acest format va face listele financiare lungi mai ușor de citit.
Format de dată scurtă formatează numerele ca M/D/AAAA. De exemplu, intrarea 8 august 2010 ar fi reprezentată ca „8/8/2010”.
Format de dată lungă formatează numerele ca Ziua săptămânii, Luna ZZ, AAAA. De exemplu, „Luni, 01 august 2010”.
Timp formatează numere ca HH/MM/SS și semnătura AM sau PM. De exemplu, „10:25:00 AM”.
Procent formatează numerele cu zecimale și semne de procente. De exemplu, dacă introduceți „0,75” într-o celulă, aceasta va afișa „75,00%”.
Fracționat formatează numerele ca fracții cu o bară oblică. De exemplu, dacă introduceți „1/4” într-o celulă, „1/4” va fi afișat în celulă. Dacă introduceți „1/4” într-o celulă cu formatul General, celula va afișa „4-ian”.
Exponenţial formatează numerele în notație științifică. De exemplu, dacă introduceți „140000” într-o celulă, celula va afișa „1.40E+05”. Notă: În mod implicit, Excel va folosi formatul exponențial pentru o celulă dacă conține un număr întreg foarte mare. Dacă nu doriți acest format, atunci utilizați formatul Number.
Text formatează numerele ca text, adică totul din celulă va fi afișat exact așa cum ați introdus-o. Excel folosește acest format în mod implicit pentru celulele care conțin atât numere, cât și text.
Puteți personaliza cu ușurință orice format folosind elementul Alte formate de numere. De exemplu, puteți schimba semnul dolarului american cu un alt simbol valutar, puteți specifica afișarea virgulelor în numere, puteți modifica numărul de zecimale afișat și așa mai departe.

Schimbarea formatului celulei în Excel vă permite să organizați datele de pe foaia de lucru într-un lanț logic și secvenţial pentru munca profesională. Pe de altă parte, formatarea incorectă poate duce la erori grave.

Conținutul unei celule este una, dar modul în care conținutul celulelor este afișat pe un monitor sau tipărit este altul. Înainte de a schimba formatul datelor într-o celulă Excel, rețineți o regulă simplă: „Orice conține o celulă poate fi prezentat în moduri diferite, iar prezentarea afișajului datelor depinde de formatare.” Acest lucru este ușor de înțeles dacă este prezentat cu un exemplu. Vedeți cum puteți utiliza formatarea pentru a afișa numărul 2 în 2 moduri diferite:

Majoritatea utilizatorilor Excel folosesc doar instrumente standard de formatare:

butoanele de pe panoul „Acasă”;
Șabloanele de format de celule gata făcute disponibile în caseta de dialog sunt deschise utilizând combinația de taste rapide CTRL+1.

Formate de date introduse în celulele foii de calcul

Completați intervalul de celule A2:A7 cu numărul 2 și formatați toate celulele așa cum se arată în figura de mai sus.

Rezolvarea problemei:

Ce opțiuni oferă caseta de dialog Formatare celule? Funcțiile tuturor instrumentelor de formatare pe care le conține fila Acasă pot fi găsite în această casetă de dialog (CTRL+1) și chiar mai mult.

În celula A5 am folosit formatul financiar, dar există și un format monetar, sunt foarte des confundați. Cele două formate diferă prin modul în care sunt afișate:

Când se afișează numere mai mici de 0, formatul financiar pune un minus în partea stângă a celulei, iar formatul monetar pune un minus în fața numărului;
formatul monetar implicit afișează valori negative în culoarea fontului roșu (de exemplu, introduceți valoarea -2р. într-o celulă și formatul monetar va fi atribuit automat);
in format financiar, dupa abrevierea valutelor se adauga 1 spatiu la afisarea valorilor.

Dacă apăsați combinația de taste rapide: CTRL+SHIFT+4, celulei i se va atribui un format de monedă.

În ceea ce privește data din celula A6, merită menționat regulile Excel aici. Formatul datei este considerat ca o succesiune de zile de la 1 ianuarie 1900. Adică, dacă o celulă conține o valoare - numărul 2, atunci acest număr în format de dată ar trebui să fie afișat ca 01/02/1900 și așa mai departe.

Timpul pentru Excel este valoarea numerelor după virgulă zecimală. Deoarece avem un număr întreg în celula A7, ora este afișată acolo în mod corespunzător.

Format data cu ora in Excel

Să formatăm tabelul de date astfel încât valorile din rânduri să fie afișate în funcție de numele coloanelor:

În prima coloană, formatele corespund deja numelui său, așa că mergeți la a doua și selectați intervalul B3:B7. Apoi apăsați CTRL+1 și pe fila „Număr” indicați ora, iar în secțiunea „Tip:” selectați metoda de afișare așa cum se arată în figură:

Facem același lucru cu intervalele C3:C7 și D3:D7, selectând formatele și tipurile de afișare adecvate.

Dacă o celulă conține o valoare mai mare decât 0, dar mai mică de 1, atunci formatul de dată din a treia coloană va fi afișat ca: 0 ianuarie 1900. În timp ce în a patra coloană data este deja afișată diferit datorită unui alt tip (sistem de dată 1904, vezi mai jos pentru mai multe detalii). Și dacă numărul

Observați cum este afișat timpul în celulele care conțin numere fracționale.

Deoarece datele și orele în Excel sunt numere, este ușor să efectuați operații matematice cu ele, dar vom trata acest lucru în lecțiile următoare.

Două sisteme Excel de afișare a datei

Excel are două sisteme de afișare a datelor:

Data de 1 ianuarie 1900 corespunde cu numărul 1.
Data de 1 ianuarie 1904 corespunde cu numărul 0, iar 1 este deja 01/02/1904, respectiv.

Nota. Pentru a vă asigura că toate datele sunt afișate implicit utilizând sistemul 1904, puteți efectua setările corespunzătoare în parametrii: „Fișier” - „Opțiuni” - „Avansat” - „La recalcularea acestei cărți:” - „Utilizați sistemul de date 1904 .”

Dăm în mod clar un exemplu al diferenței de afișare a datelor în aceste două sisteme în figură:

Ajutorul Excel listează numerele minime și maxime pentru date în ambele sisteme.

Setările pentru schimbarea sistemului de date se aplică nu numai unei anumite foi, ci și întregului program. Prin urmare, dacă nu este nevoie urgentă de a le schimba, atunci este mai bine să utilizați sistemul implicit - 1900. Acest lucru va evita greseli grave la efectuarea operaţiilor matematice cu date şi ore.

Microsoft Excel vă permite să aplicați numerelor mai multe formate de numere diferite. Folosind formatarea, puteți modifica aspect numere fără a modifica valorile în sine. În această lecție, ne vom uita la formatele de numere de bază încorporate în Excel, precum și la câteva opțiuni utile pentru a lucra cu numere.

Unul dintre cele mai puternice instrumente Excel este capabil să aplice o formatare specifică textului și numerelor. Pentru a evita afișarea aceluiași conținut în toate celulele, le puteți aplica formatarea dorită. Prin formatarea numerelor în celule Excel Puteți personaliza aspectul datelor, orelor, procentelor, formatelor de monedă și multe altele.

Cum se aplică formatarea numerelor în Excel

În exemplul următor, vom modifica formatarea numărului în mai multe celule pentru a schimba modul în care este afișată data.

Opțiuni de format de numere în Excel

Figura de mai jos prezintă cele 11 opțiuni pentru formatele de numere pe care ni le oferă Excel.

De fapt, există mult mai multe formate de numere prestabilite, dar le puteți accesa doar din filă Număr caseta de dialog Format de celule.

1. General

Formatul General este setat implicit în toate celulele. Când utilizați acest format, Excel determină automat ce formatare a numărului este cea mai potrivită.

De exemplu, dacă introduceți „1-5”, celula va afișa numărul în format de dată scurtă „1/5/2010”.

2. Numeric

În format Valori numerice sunt afișate cu zecimale. De exemplu, dacă introduceți numărul „4” într-o celulă, va afișa „4.00”.

3. Bani

Formatul Monedă afișează valoarea într-o celulă cu semnul monedei. De exemplu, dacă introduceți numărul „4” într-o celulă și aplicați formatul rublei, atunci va fi afișat „4,00 ruble”. Formatul Monedă vă permite să aplicați formatare specială numerelor negative, precum și să setați numărul de zecimale.

4. Financiar

Formatul financiar este foarte asemănător cu cel monetar, dar există o serie de diferențe semnificative. De exemplu, celulele în format financiar nu pot fi formatate orizontal, valorile zero sunt afișate sub formă de liniuțe, iar semnele valutare sunt aliniate vertical. Această formatare face listele lungi de bani mai ușor de înțeles.

5. Format de dată scurtă

Formatul de dată scurtă afișează conținutul celulei ca ZZ.LL.AAAA. De exemplu, 8 august 2014 va arăta ca „08/08/2014”.

6. Format de dată lungă

7. Timpul

Formatul de timp vă permite să afișați conținutul celulelor în forma H:MM:SS. De exemplu: 8:40:25 sau 17:35:15.

8. Interes

Formatul procentual înmulțește valorile celulelor cu 100 și le afișează cu un semn de procente. În mod implicit, sunt afișate două zecimale, dar puteți specifica orice alt număr de zecimale. De exemplu, dacă introduceți numărul „0,75” într-o celulă, acesta va apărea ca „75,00%”.

9. Fracționat

Acest format vă permite să afișați conținutul unei celule ca o fracție. De exemplu, dacă introduceți valoarea „1/4” într-o celulă care are formatul General, apoi în final vom obține data „ 01.Apr„. Dacă introduceți exact aceeași valoare într-o celulă cu formatul Fracționat, va fi afișată fracția „1/4”.

10. Exponenţial

Acest format afișează valorile celulelor în formă exponențială. De exemplu, dacă introduceți numărul „140000” într-o celulă, acesta va fi afișat ca „1.40E+05”.

Excel atribuie implicit un format științific unei celule atunci când valoarea de intrare conține un întreg mare. Dacă nu doriți să afișați numere mari în formă exponențială, atunci utilizați formatul Numeric.

11. Text

Formatul text presupune că toate valorile pe care le introduceți vor fi afișate exact așa cum le-ați introdus. Excel setează automat acest format atunci când o celulă conține numere și text.