Caracteristicile corespondenței electronice. Corespondența profesională de afaceri: elemente de bază și reguli

Efectuarea corespondenței prin e-mail este o parte integrantă a practicii zilnice de afaceri a unui secretar modern. Abilitatea de a convinge, rămânând politicos și corect, sunt abilități care trebuie dezvoltate și perfecționate. O scrisoare prost scrisă și analfabetă vă poate pune capăt carierei și vă poate afecta irevocabil reputația afacerii. În acest articol veți găsi un set de reguli simple și eficiente pentru desfășurarea corespondenței de afaceri prin e-mail care vă vor ajuta să vă demonstrați profesionalismul și să vă atingeți cu succes obiectivele.

Din articol vei afla:

Corespondența de afaceri prin e-mail: reguli și exemple

Regula 1:

e-mailul de serviciu este folosit doar pentru corespondența oficială

Această remarcă nu se aplică atât de mult eticheta scrisorilor de afaceri, cât să etica afacerilorși menținerea reputației dvs. Amintiți-vă întotdeauna că toate scrisorile pe care le trimiteți de pe computerul dvs. de lucru sunt salvate pe server, iar managerul dvs. le poate revizui dacă doriți.

Regula 2:

Regula este să determinați cercul de destinatari ai mesajului dvs

Dacă scrieți o scrisoare unui manager, atunci ar trebui să existe un singur destinatar - managerul dacă scrieți colegilor sau subordonaților, atunci pot fi mai mulți destinatari; Acestea sunt introduse separate prin virgule în câmpul „Către”, toate părțile interesate - în câmpul „Copiere”. Acestea pot fi terțe părți menționate în textul mesajului. Încercați să nu trimiteți copii inutile, în special conducerii. Supunerea și dorința de a te mulțumi nu te vor decora. Dacă aveți „copii ascunse” ale scrisorii, vă va face și mai rău. Vei fi cunoscut ca un intrigant.

Regula 3:

scopul scrisorii ar trebui să fie transparent atât pentru dvs., cât și pentru destinatar

Formulați clar scopul mesajului dvs.: ce acțiuni vă așteptați să întreprindă cititorul mesajului? Ce reacție ar trebui să urmeze? Acest obiectiv ar trebui să fie transparent nu numai pentru tine, ci și pentru destinatar.

Scopul mesajului va determina forma și gramatica narațiunii:

• exprimarea părerii și evaluarea situației implică folosirea unei persoane („eu” și „noi”);
• o cerere, o instrucțiune, un apel la acțiune implică utilizarea a 2 persoane („tu” și „tu”);
• raportarea evenimentelor din punctul de vedere al unui observator extern implică utilizarea unei terțe persoane („el” sau „ei”).

Regula 4:

nu lăsa câmpul „subiect” gol

Majoritatea utilizatorilor încep să-și cunoască prin e-mail din studierea domeniului „tematic”. Uneori aici se termină. Pentru a preveni ștergerea mesajului înainte de a fi citit, străduiți-vă să păstrați subiectul cât mai specific, informativ și succint posibil. Subiecte vagi precum „Solicitare de informații”, „de la Moscova”, „versiunea revizuită” nu sunt acceptabile. Exemple de subiecte de succes:

„Lista membrilor echipei pentru Olimpiada de Matematică de la Moscova”

„Lista echipamentelor defecte ale celui de-al optulea atelier din data de 01.06.17”

„Cercetarea pieței echipamentelor de proiecție 2017”

Dacă răspundeți la un mesaj, simbolul „Re” va apărea în câmpul „subiect”; este recomandat să îl ștergeți.

Regula 5:

rămâneți la structura tradițională a mesajelor

Structura scrisorii este simplă și clară, dar fiecare element din ea este necesar:

1. Salutări și adresă;
2. Unitatea principală;
3. Bloc rezumat;
4. Semnătura
5. Informații de contact.

Regula 6:

salutul și adresa sunt cheia înțelegerii reciproce

Nu folosiți niciodată expresia „Bună ziua” ca salut. Aceasta este o formă proastă. Folosiți universal „Bună ziua!” sau „Bună ziua!” O scrisoare oficială poate începe imediat cu adresa „Stimate (nume și patronim)” sau „Stimate domnule (nume)”. Ce variantă este de preferat - prenume, patronim sau nume? Regula aici este aceasta: dacă doar stabiliți contactul și scrieți un mesaj destinatarului pentru prima dată, atunci este potrivit să vă adresați acestuia prin numele de familie atunci când contactul a fost stabilit și scrieți un mesaj pentru a doua timp, adresați-i lui prin prenume și patronim.

Dacă mesajul are mai mulți destinatari, atunci o opțiune potrivită ar fi „Stimați domni” sau „Stimați colegi” dacă vă adresați reprezentanților unei profesii apropiate dvs. La sfârșitul adresei, puteți pune un semn de exclamare sau o virgulă și puteți începe textul în sine dintr-un paragraf nou, cu o literă mică. Ce variantă ar trebui să aleg? Într-o scrisoare sau un mesaj oficial căruia îi acorzi o mare importanță, pune un semn de exclamare, iar într-un mesaj simplu de lucru, pune o virgulă.

Regula 7:

laconismul este principalul avantaj corespondență prin e-mail

„Semnificație maximă – cuvinte minime” este motto-ul de aur al corespondenței de afaceri.

Declarația de gânduri ar trebui să fie:

• specific;
• consistent;
• concis;
• de înțeles.

Scrieți în propoziții scurte - este mai ușor pentru dvs. și mai ușor de înțeles pentru destinatar. Împărțiți-vă textul în paragrafe, astfel încât să fie mai ușor să treceți și să găsiți informațiile de care aveți nevoie.

Un alt sfat: un subiect - un mesaj. Dacă doriți să luați în considerare mai multe probleme care nu au legătură, acoperiți mai multe idei diferite, apoi dedicați un text separat fiecărui subiect. Desigur, câmpul „Subiect” ar trebui să conțină această idee sau întrebare într-o formă scurtă.

În cazul unei corespondențe pe termen lung, vă puteți limita la cuvintele „Cu respect” și numele și prenumele.

Regula 14:

încercați să nu utilizați postscript

Utilizarea unui postscript este permisă într-un caz - dacă la momentul scrierii scrisorii a avut loc un eveniment important care are legătură directă cu destinatarul.

Exemplu: P.S. Biletele de avion au fost livrate acum o oră.

Regula 15:

utilizați confirmarea citită așa cum este prevăzut

Scopul acestei notificări este ca destinatarul să efectueze o anumită acțiune. Este folosit doar pentru destinatari externi.

Regula 16:

Nu folosiți în exces steagul „de mare importanță”.

Îți amintești parabola lui Lev Tolstoi despre un băiat căruia îi plăcea să strige „Lupii!” Toată lumea era atât de obișnuită cu glumele lui încât atunci când lupii l-au atacat efectiv, nimeni nu a reacționat la țipetele lui.
Când trebuie să indicați cu adevărat importanța literei, toate steagurile necesare vor fi deja folosite.

Regula 17:

verificați din nou toate datele, numerele și numele

Faceți din aceasta o regulă - asigurați-vă că o recitiți din nou înainte de a o trimite. scrisoare, verificați toate numerele, clarificați numele de familie și inițialele. O mică greșeală vă poate costa locul.

Regula 18:

răspunde imediat la scrisoare

Dacă dintr-un motiv oarecare nu puteți răspunde imediat - de exemplu, nu aveți toate informațiile sau pur și simplu nu sunteți pregătit, scrieți pur și simplu că scrisoarea a fost primită și veți răspunde mai târziu. ÎN altfel, destinatarul nu va fi sigur că scrisoarea a fost primită sau nu a fost ștearsă din greșeală.

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:

• Fața ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau stricați prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă ești expert în acest instrument, îți poți face viața mult mai ușoară.
• O distragere puternică. Lumea exterioarăîncercând să te prindă, să-ți distragă atenția și să te arunce calea cea dreaptă prin e-mail.

Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.

Formatarea unei scrisori

Folosesc un client de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că vă voi spune folosind exemplul lui. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Bcc

Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
• Bcc: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Greşit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face asta.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea (uneori în mod sensibil) despre importanța subiectului e-mailului pe blogurile lor corporative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau Fwd, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, uneori numărul lor de scrisori depășește 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?

Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul acesta.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.

O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”

Pentru mine, folosesc regula de a adresa după nume persoana din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră o bună practică să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni”. cont» → „Redacție și adresare”. Trebuie să fie așa.

Scopul scrisorii . Există două tipuri de scrisori de afaceri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, pentru ca acesta să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.

Greşit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”

Corect : „Porfiry Petrovici, eu am fost cel care a ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să facă cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. Mai mult, totul clienți de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturilor, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie realist (nu trebuie să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru eșecul interlocutorului de a răspunde. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, dar să te facă să aștepți până vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a atașamentului. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Ce să faci dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip archiver. Unele fișiere se comprimă perfect.
• Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea informațiilor în cloud va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocare în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregăteam o propunere comercială în numele lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?

Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?

Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuzul unui potențial client - sau să vă creați un plus de muncă prin redenumirea fișierului? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin sortat e-mailul ca o „față”. Să trecem la revizuire e-mail ca instrument munca eficientași să vorbim despre componenta sa care distrag atenția.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi notificat și semnal sonorși vor clipi pictograma de lângă ceas și vor afișa o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.

Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oamenii obișnuiți sunt mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă sorta corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (acest departament are propriile reguli pentru lucrul cu poșta).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți guru de management al timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - să nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați despre aceasta prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum pornim clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortarea e-mailurilor”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. Odată ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distrași de nimic până când nu goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspundeți imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
3. După ce răspundeți rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau o citiți pur și simplu, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre dosare pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.

• 0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
• 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații acestuia, ci și scrisori de la angajații Neba legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Aici am pus acele scrisori pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. De asemenea, folderele cu proiecte închise din „2_Projects” migrează aici. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
• 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
• 5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru distribuirea automată a literelor regulate de la diverse sisteme, adică scrisori care nu mă cer să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, când abordarea corectă E-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul corespondenței.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)

Nu există nicăieri în afaceri fără corespondență de afaceri, indiferent dacă scrii în numele unei companii sau în numele tău ca antreprenor privat. Sau, mai degrabă, cum îi urmezi regulile. Potențialii parteneri de afaceri sau clienții dvs. vă vor judeca în mare măsură după modul în care comunicați cu ei. O scrisoare de afaceri este, s-ar putea spune, „fața” unui om de afaceri. Și pentru a nu-l pierde, este important să știți despre regulile de aur ale comunicării în acest format.

Reguli pentru corespondența de afaceri prin e-mail

Deoarece e-mailul este acum folosit mult mai des decât poșta obișnuită, am decis să acordăm atenție modului în care să conducăm corect corespondența de afaceri online. Iată câteva recomandări care, dacă sunt urmate, te vor împiedica să pierzi fața în fața interlocutorului tău.

Nume cutie poștală

Primul lucru care ne atrage atenția atunci când deschidem un mesaj nou este adresa de la care a fost trimis. Mulți oameni subestimează importanța acestui punct și trimit scrisori de afaceri din conturile de e-mail personale. Nu e nimic în neregulă cu asta dacă Adresa de e-mail conține doar numele dvs. în format care poate fi citit de om. Dar dacă există diverse porecle precum „kissa1988” sau „pupsik-26”, atunci trimiterea unui mesaj dintr-o astfel de cutie poștală este pur și simplu inacceptabilă. Imaginați-vă ce emoții va avea o persoană atunci când primește o propunere de afaceri de la un „babe” sau „dulce”.

De asemenea, adresele poștale care încep cu info@, inbox@ și altele asemenea nu sunt binevenite în corespondența de afaceri. Pur și simplu nu sunt luați în serios și există probabilitate mare că scrisoarea nici măcar nu va fi deschisă. Cea mai bună opțiune este de a efectua corespondența de afaceri dintr-o cutie poștală [email protected], unde numele este numele și prenumele dvs., compania este numele companiei.

Destinatari

În corespondența prin e-mail, este posibil să trimiteți o scrisoare unui destinatar direct și să copiați alți destinatari. Destinatarii din copia mesajului nu trebuie să răspundă la acesta. Sunt ca niște observatori invitați. Prin urmare, înainte de a trimite, stabiliți în prealabil de la cine doriți să primiți un răspuns și aranjați corect destinatarii. Cu toate acestea, dacă este posibil, nu enumerați mai multe persoane ca destinatari direcți ai e-mailului dvs. Se poate întâmpla o situație în care niciunul dintre ei să nu-ți răspundă dacă toată lumea decide mental să „transfere” această responsabilitate către un alt destinatar.

Dacă te regăsești într-o copie a unei scrisori de afaceri, atunci, după cum ai înțeles deja, expeditorul nu așteaptă răspunsul tău. Dar dacă este nevoie să vă răspundeți în mod specific, atunci puteți face acest lucru, dar ar fi politicos să vă cereți scuze la începutul mesajului pentru „interferență”.

Formatarea unei scrisori

Stilul de afaceri oficial. În corespondența de afaceri, desigur, se folosește stilul formal. Îi lipsesc adjectivele, calificările inutile și detaliile. Doar specific, claritate și logică. După ce ați scris un mesaj de afaceri, este util să îl citiți din nou și să eliminați toate frazele care nu au nicio semnificație specială și nu schimbă esența a ceea ce se spune. Numai când ești sigur că toate astfel de cuvinte și expresii au fost eliminate, atunci poți spune că a fost respectată această regulă de scriere a unei scrisori de afaceri.

Alfabetizare. A spune că este important să scrii un mesaj corect și fără erori este același lucru cu a spune „un om de zăpadă trebuie să fie făcut din zăpadă”. Cu toate acestea, această regulă nu poate fi ignorată. Alfabetizarea este baza oricărei corespondențe. O persoană care scrie o scrisoare de afaceri cu greșeli de ortografie este puțin probabil să fie luată în serios de către cineva.

Subiectul scrisorii. Este obligatoriu să-l scrii. Încercați să o faceți scurt, dar succint, astfel încât destinatarul să poată înțelege imediat, dintr-o privire, despre ce va fi scrisoarea. Subiectul nu trebuie să fie format dintr-un cuvânt. „Informații”, „Întrebare”, etc. – subiecte incorecte ale scrisorilor de afaceri. „Propunerea companiei X” este subiectul potrivit. Dacă informațiile din scrisoarea dvs. sunt deosebit de importante, atunci le puteți marca cu un steag de „importanță” special, care este disponibil în aproape toate serviciile de e-mail.

Font. Textul mesajului trebuie, în primul rând, să fie lizibil. Prin urmare, utilizați fontul Arial sau Times New Roman, selectați o dimensiune medie (de exemplu, în mail.ru dimensiunea optimă a fontului este 3). Nu experimentați cu fonturi sau culori. Acest lucru este nepotrivit în corespondența de afaceri. Nu utilizați Caps Lock semne de exclamare si diferita caractere speciale(inclusiv emoticoane). Singurul lucru care este permis este evidențierea unor fraze cu caractere cursive sau aldine. Dar încercați să utilizați acest lucru numai atunci când este absolut necesar.

Pentru o citire ușoară și o mai bună comunicare a ideilor, puteți folosi subtitluri în tot textul scrisorii. Dar nu ar trebui să fie prea multe dintre ele - nu mai mult de 3-4.

Un paragraf nu trebuie să depășească 4 rânduri. Când citim paragrafe foarte lungi, textul se estompează și ideea principală se poate pierde.

Orice enumerare și liste ar trebui întocmite folosind markeri speciali.

Șablon corporativ. Ar fi grozav dacă ați dezvolta un șablon de e-mail de marcă în stilul dvs. corporativ. Și vei trimite toate mesajele de afaceri numai cu acest șablon. Acest lucru vă va permite să vă evidențiați față de restul și să mențineți formalitatea cerută de un mesaj de afaceri. Cu toate acestea, nu ar trebui să exagerați cu „branding” - creativitatea excesivă va face doar rău. Totuși, vorbim de comunicare în afaceri, nu de divertisment. De asemenea, nu uitați că destinatarii vă pot citi mesajele nu numai pe computerul lor, ci și pe dispozitive mobile. Prin urmare, șablonul trebuie optimizat pentru diferite rezoluții de ecran.

O scrisoare trebuie să conțină o singură știre. Și, în consecință, o singură acțiune țintă ar trebui să fie așteptată de la destinatar. Se consideră incorect să plasezi mai multe întrebări, sugestii sau solicitări destinatarului într-un singur mesaj deodată.

Ar trebui să fie împărțit în următoarele părți:
- introducere;
- partea principală;
- concluzie.

În introducere, precizați pe scurt scopul mesajului și motivele pentru care îl scrie. Partea principală este însăși esența scrisorii. În concluzie, trebuie să rezumați cele de mai sus - acestea pot fi concluzii, solicitări, instrucțiuni, sugestii și așa mai departe. Este extrem de nedorit să folosiți orice „postscript” în corespondența de afaceri. Evitați, de asemenea, aforismele, metaforele, proverbele și așa mai departe.

Dacă trebuie să trimiteți într-o scrisoare imagine grafică, apoi nu îl introduceți în textul mesajului în sine, ci atașați dosar separat. Este posibil ca imaginile să nu se afișeze corect diferite dispozitive sau să fie complet dezactivat în interfață program de mail destinatar. În text, dacă este necesar, indicați pur și simplu „informația se află în fișierul atașat”. Dacă există mai multe astfel de fișiere, asigurați-vă că le scrieți numele.

Dacă utilizați abrevieri și abrevieri de cuvinte, trebuie să fiți 100% sigur că destinatarul va înțelege ce se înțelege prin acestea. În general, este mai bine să joci în siguranță și să nu folosești astfel de lucruri.

Lipsa de emoții. Scrisorile de afaceri nu trebuie să conțină nuanțe emoționale. Deloc. Chiar dacă scrii o plângere și vrei cu adevărat să arăți deplinătatea indignării tale sau, dimpotrivă, îi mulțumești sincer partenerului tău pentru o tranzacție reușită. Mesajul ar trebui să fie reținut și chiar oarecum cu sânge rece. Fiecare persoană își prețuiește individualitatea, dar corespondența de afaceri nu cel mai bun mod manifestă-l. O scrisoare oficială de la o persoană veselă sau tristă, un îngrijitor sau un CEO ar trebui să fie aceeași.

Utilizarea vocabularului. Pentru a lega propoziții în corespondența de afaceri, sunt folosite următoarele expresii stabile:

1. din acest motiv;
3. bazat pe ce;
4. în virtutea (a ceva);
5. în conformitate cu;
6. bazat pe;
7. luând în considerare;
8. având în vedere;
9. ce a servit.

Și așa mai departe. De asemenea, în scrisorile de afaceri este permisă utilizarea abrevierilor și abrevierilor care sunt general acceptate în industria în care este scris mesajul. Dacă vă îndoiți că destinatarul va înțelege o anumită abreviere, este mai bine să scrieți fraza în întregime.

Salutări. Vă rugăm să nu folosiți niciodată clișeul „Bună ziua”. Aceasta, s-ar putea spune, este o formă proastă nu numai pentru corespondența de afaceri, ci și pentru e-mailuri în general. Salutul optim este „Bună ziua, prenume/nume de mijloc”. Apropo, este bine să vă adresați numelui destinatarului mesajului nu numai în salut, ci și mai departe de-a lungul textului. Dacă scrieți unei persoane pe care nu o cunoașteți personal, trebuie să indicați chiar de la început de unde ați primit adresa destinatarului.

Dimensiunea literei. Acest lucru nu este operă de artăși nu gândurile tale personale „pe subiect”. Mesajul trebuie să fie cât mai scurt posibil pentru a transmite toate informațiile din el. Este optim dacă textul scrisorii se încadrează într-un singur „ecran”. Citirea scrisorilor lungi este obositoare și mulți oameni consideră că este enervant.

Răspunsuri la scrisori. Când răspundeți la un mesaj primit, faceți întotdeauna clic pe butonul „Răspunde”, nu pe butonul „Scrie”. Cu prima opțiune, întregul istoric al corespondenței va fi inclus automat în răspunsul dvs. Acest lucru este corect, deoarece o persoană poate să nu-și amintească imediat cine ești și ce vrei de la el dacă nu vede fundalul. Mai ales dacă au trecut mai mult de cinci zile de la ultima corespondență. Simțiți-vă liber să vă citați interlocutorul în timp ce răspundeți la mesajul său. Acest lucru îi va oferi șansa de a-și aminti despre ce ai vorbit înainte.

Întotdeauna mulțumiți celeilalte persoane, acolo unde este cazul. De exemplu, puteți scrie „Vladimir, mulțumesc pentru scrisoarea ta” sau „Irina Alekseevna, mulțumesc pentru un răspuns atât de rapid”. Astfel de nuanțe vă vor arăta respectul față de interlocutor și vă vor înmuia starea de spirit a comunicării electronice.

Dacă interlocutorul ți-a trimis un mesaj în care și-a exprimat nemulțumirea sau chiar a fost deschis nepoliticos cu tine, încearcă să nu-i răspunzi la fel, oricât de mult ți-ar plăcea. Situațiile variază, dar răspundeți întotdeauna politicos și cu reținere.

Desigur, cu cât răspunzi mai repede, cu atât mai bine. Este grozav dacă poți răspunde în câteva ore. Această perioadă este optimă. Dar să presupunem că primim un răspuns în câteva zile. Psihologii spun că un timp confortabil pentru o persoană pentru a aștepta un răspuns la un e-mail este de 48 de ore, adică două zile. Dacă trebuie să așteptați mai mult, acest lucru poate fi deja perceput ca lipsă de respect sau ignoranță. Dacă întrebarea ridicată în mesaj necesită mai mult timp pentru a răspunde, atunci asigurați-vă că scrieți că ați primit scrisoarea, că ați acceptat-o ​​spre examinare și că veți răspunde cât mai curând posibil. În acest fel, cel puțin expeditorul nu se va simți ignorat.

Încheierea scrisorii. Nu ar trebui să scrieți fraze care ar putea fi percepute ca o încercare de manipulare: „Sper într-adevăr într-o cooperare profitabilă”, „Vă mulțumesc anticipat pentru răspuns” și așa mai departe. Este mai bine să vă luați la revedere în corespondența prin e-mail cu expresiile „Cu respect”, „Dorințele mele sincere” și altele asemenea. Da, astfel de fraze sunt clișee, dar sunt perfect potrivite pentru comunicarea de afaceri. În semnătură, scrieți numele, prenumele, funcția și numele companiei. De asemenea, lăsați detaliile de contact unde puteți fi contactat, altele decât e-mailul.

Timp de expediere. Desigur, e-mailurile nu înseamnă că ar trebui citite imediat după primire. Dar în etica afacerilor prin e-mail, este considerat nepotrivit să trimiți mesaje de e-mail în weekend, sărbători, seara târziu sau noaptea. Încercați să respectați programul de lucru standard.

Și, desigur, înainte de a face clic pe butonul „trimite”, verificați cu atenție ortografia numelui și adresei de e-mail a destinatarului. Recitiți întregul text al mesajului și verificați dacă există greșeli de scriere sau fraze incorecte.

În ultimele decenii, corespondența de afaceri prin e-mail a câștigat o popularitate imensă și a devenit una dintre principalele metode de comunicare în afaceri. Astăzi este dificil să găsești o persoană care să nu folosească e-mailul în practica comunicării interpersonale. În ciuda acestui fapt, mulți își pun astăzi întrebarea: ca să fie respectate toate regulile? Cum poți folosi o scrisoare competentă pentru a-ți forma o impresie bună despre expeditor în rândul destinatarului?

Acest articol descrie reglementările pentru corespondența de afaceri prin e-mail și sfaturi practice Informațiile prezentate în articol vă vor ajuta să învățați comunicarea corectă în afaceri atunci când compuneți e-mailuri.

Mulți oameni își încep ziua de lucru verificând căsuța poștală pentru mesaje noi. Dar, din păcate, în ciuda prevalenței acestei metode de schimb de informații, mulți nu știu să folosească corect limbajul corespondenței de afaceri, confundând e-mailurile cu un mod informal de comunicare.

Datorită vitezei de livrare, simplifică schimbul de documente oficiale importante, formulare, cereri, dar și aici oamenii greșesc atunci când trimit scrisori. Foarte des se întâmplă ca atunci când compun un e-mail atunci când fac schimb de fișiere, destinatarii din anumite motive să nu scrie eseuri însoțitoare și să nu introducă subiecte, ceea ce poate complica munca destinatarilor. Scopul acestui articol este de a răspunde la întrebarea: cum să trimiteți o scrisoare prin e-mail și să respectați toate regulile de comunicare scrisă de afaceri prin e-mail?

Când compuneți e-mailuri, toate câmpurile furnizate trebuie completate

Regulile de corespondență comercială prin e-mail obligă expeditorul scrisorii să completeze toate câmpurile prevăzute în e-mail, cum ar fi adresa și numele destinatarului și expeditorului scrisorii. Trebuie descris un subiect care descrie pe scurt esența scrisorii trimise. Foarte des, soarta scrisorii trimise și viteza de rezolvare a problemei enunțate în ea depind de subiectul descris corect. Un e-mail de afaceri ar trebui să înceapă cu un salut - această simplă demonstrație de respect față de destinatar este foarte importantă atunci când se corespondează. După salut, ar trebui să existe un text numit „corpul scrisorii”, iar la sfârșit ar trebui lăsată o semnătură, de exemplu, „Cu respect, Petr Ivanovich Brisov”.

Salutări în corespondența de afaceri

Acest punct merită să ne concentrăm în continuare, deoarece un gest de respect este foarte important în orice aspect al comunicării de afaceri. Fraza optimă de salut este „Bună ziua” sau „Bună ziua”. Efectuarea corespondenței de afaceri prin e-mail limitează expeditorul să folosească expresiile „Bună seara” sau „Bună dimineața”, deoarece destinatarul poate citi scrisoarea mult mai târziu decât a primit-o. De asemenea, nu este corect să folosiți expresii colocviale folosite în salutări.

După un cuvânt sau o expresie de salut, ar trebui să vă adresați destinatarului prin nume și patronimic, iar dacă numele este necunoscut de către expeditor, acest moment poate fi sărit. Apoi puteți trece la declararea scopului scrisorii.

Fișiere atașate în e-mailurile de afaceri

Dacă scopul principal al scrisorii nu este doar o narațiune scrisă și o prezentare a esenței problemei, ci și trimiterea unui fișier, atunci este mai bine să atașați mai întâi obiectul trimis. Se întâmplă adesea ca mulți expeditori, din cauza neatenției, după ce au declarat esența problemei în corpul scrisorii, să uite să atașeze atașamentul necesar. O astfel de neglijență poate afecta negativ reputația de afaceri a expeditorului unei scrisori de afaceri.

Adresa de e-mail trebuie să fie recunoscută și concisă

Regulile de corespondență comercială prin e-mail impun expeditorului să aibă un nume electronic recunoscut, care trebuie să conțină informații veridice despre numele expeditorului. Scrisorile și apelurile oficiale par foarte neconcise și stupide atunci când adresa de e-mail conține expresii sau cuvinte informale, de exemplu, adresa de e-mail „limon_petya”. Acest lucru pare foarte nedemn pentru un adult. Pentru a efectua corespondența de afaceri, este mai bine să creați un e-mail separat și să respectați eticheta de e-mail de afaceri.

Folosind funcția de răspuns rapid (Răspuns) pentru a răspunde la e-mailurile primite anterior

Funcția Răspuns sau Răspuns (în versiunea sa prescurtată arată ca Re:) ajută utilizatorul într-un mod rapid Răspundeți la mesajele trimise anterior de la expeditor. Această funcție are și capacitatea universală de a citi corespondența anterioară cu un interlocutor pe o anumită temă. Dar regulile corespondenței de afaceri prin e-mail obligă expeditorul să redenumească subiectul scrisorii de afaceri dacă esența discuției este schimbată în timpul corespondenței.

Înainte de a trimite o scrisoare de afaceri, ar trebui să verificați greșelile de ortografie și semnele de punctuație.

E-mailul simplifică schimbul de informații, dar în timpul corespondenței de afaceri nu trebuie să neglijați regulile limbii ruse, deoarece o greșeală făcută neglijent poate afecta autoritatea expeditorului. Înainte de a trimite o scrisoare, ar trebui să revizuiți textul de mai multe ori și să verificați cu atenție erorile de ortografie și de punctuație. Mulți clienți de e-mail au o funcție de verificare ortografică, așa că ar trebui să acordați atenție cuvintelor subliniate cu roșu. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografia corectă, ar trebui să căutați ajutor pe Internet sau să verificați ortografia folosind un dicționar de ortografie.

Câmpul destinatarului trebuie completat ultimul.

Pentru a evita trimiterea de scrisori neterminate sau needitate, adresa destinatarului unei scrisori de afaceri trebuie introdusă în ultimul moment înainte de trimitere. Această regulă este inclusă și în elementele de bază ale corespondenței prin e-mail de afaceri. Se întâmplă că atunci când completați câmpul destinatar, e-mailul poate oferi o listă de destinatari utilizați anterior și aici ar trebui să vă concentrați atenția pentru a nu trimite în mod greșit o scrisoare de afaceri scrisă unui terț destinatar;

Structurarea unei scrisori de afaceri

Regulile de structurare a textului se aplică nu numai suporturilor de hârtie, ci și regulilor de corespondență comercială prin e-mail. Nu este întotdeauna convenabil pentru destinatar să citească volume mari de text de litere pe ecranul monitorului. Pentru a simplifica acest punct, ar trebui să împărțiți textul în paragrafe mici formate logic și să evitați propozițiile complicate atunci când scrieți textul scrisorilor de afaceri. Lungimea optimă a unei propoziții dintr-o scrisoare de afaceri nu trebuie să depășească cincisprezece cuvinte.

Esența unei scrisori de afaceri ar trebui menționată în esență

Pe lângă subiectul specificat al scrisorii de afaceri, destinatarul ar trebui să fie interesat și de prima și a doua propoziție clar formulate din textul principal. Sarcina expeditorului este să precizeze la începutul scrisorii esența problemei sau a problemei pentru care se adresează destinatarului. Prima propoziție ar trebui să indice scopul pentru care este trimisă scrisoarea de afaceri. Exemplu: „Vă informăm că termenii obligației din contractul nr. 45 din 01.02.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” se apropie de sfârșit. Pentru a reînnoi contractul, trebuie să depuneți un al doilea pachet de documente.” Datorită scopului desemnat, destinatarul are posibilitatea de a înțelege ideea principală a scrisorii de afaceri. Dacă textul scrisorii este prea mare, atunci este mai bine să utilizați funcția de atașare a unui obiect ca atașament în forma document text, dar, în același timp, eseul însoțitor care evidențiază scrisoarea de afaceri ar trebui lăsat cu o casetă de text. Exemplu: „Vă trimitem o copie electronică a scrisorii de la compania Mak-Stroy LLC pentru examinare.” Vă rugăm să ne comunicați decizia dumneavoastră cu privire la problema prelungirii contractului nr. 45 din 01.02.2017 „Cu privire la furnizarea de materiale în vrac” până la termenul specificat în scrisoare.”

Fiecare e-mail de afaceri ar trebui să aibă un răspuns.

Există exemple negative de corespondență comercială când destinatarul ignoră scrisoarea de afaceri dintr-un motiv oarecare. Uneori pot exista într-adevăr cazuri când un răspuns nu poate fi dat din cauza anumitor situații, de exemplu, rezolvarea problemei poate dura câteva zile sau destinatarul este pe gânduri și nu poate răspunde imediat la întrebarea pusă. În acest caz, ar trebui făcut un scurt comentariu cu privire la această chestiune, de exemplu, „Bună ziua, Pyotr Ivanovich. Am primit scrisoarea dumneavoastră, dar astăzi îmi este greu să răspund, deoarece trebuie să mă consult cu conducerea superioară. Voi raporta problema ta director general compania noastră și va da un răspuns oficial până la sfârșitul săptămânii. Cu stimă, managerul departamentului de vânzări Belov Ivan Gennadievich.”

Merită să ne amintim că, dacă un răspuns nu a fost dat în termen de trei zile lucrătoare, atunci faptul că destinatarul unei scrisori de afaceri rămâne tăcut poate fi evaluat ca ignorând și refuzând să comunice cu expeditorul.

Când scrieți scrisori de răspuns, ar trebui să răspundeți la toate întrebările adresate.

Dacă scrisoarea trimisă destinatarului este de natură interogativă, atunci când compuneți scrisoarea ar trebui să răspundeți la întrebări în ordinea prezentă în textul primit al scrisorii de afaceri. Dacă au fost puse întrebări, expeditorul speră să primească răspunsuri specifice la acestea. Când compuneți o scrisoare, nu trebuie să numerotați răspunsurile, trebuie doar să vă exprimați gândurile în ordine. Pentru a răspunde la toate întrebările puse, mai întâi trebuie să recitiți scrisoarea de afaceri primită de mai multe ori, iar dacă există prea multe întrebări, este mai bine să le scrieți separat pentru a preveni ratarea lor. Dacă este imposibil să răspunzi la unele dintre întrebările puse, merită subliniat că în acest moment din anumite motive răspunsul nu poate fi dat.

Nu folosiți în exces abrevierile, designul emoțional și majusculele

Există exemple negative de corespondență de afaceri când expeditorii o diluează folosind semne informale sub formă de emoticoane. Utilizarea lor este populară atunci când comunică în rețelele sociale, cu toate acestea, regulile corespondenței de afaceri nu acceptă astfel de manifestări de emoții, deoarece destinatarul poate să nu le cunoască adevăratul sens și să le considere un set de neînțeles de erori de punctuație.

De asemenea, ar trebui să evitați să scrieți textul cu majuscule. Pe Internet, un set de cuvinte scrise cu majuscule se numește „fraze flashy” și, de cele mai multe ori, astfel de fraze au o conotație negativă. Destinatarul, atunci când citește o scrisoare de afaceri electronice, poate evalua negativ un astfel de font, ceea ce va avea un efect negativ asupra percepției semnificației. Dacă într-o scrisoare de afaceri trebuie să subliniați importanța oricărui punct, este mai bine să folosiți fraze introductive, de exemplu, „Vă rugăm să rețineți că trebuie să furnizați un pachet de documente pentru a reînnoi contractul cel târziu până la 02/10/2017. ” sau „Vă rugăm să rețineți că documentele de prelungire a contractului trebuie depuse până la 02.10.2017.”

Nu transmiteți informații sensibile prin e-mail

Pentru a transfera personal sau informații confidențiale E mai bine să renunți la electronică cutiile poştale, deoarece există o amenințare ca informațiile să fie interceptate de atacatori pentru a fi folosite în propriile lor scopuri egoiste. Astfel de informații pot include: numere de telefon, parole de la carduri bancare, conturi bancare personale etc. Este important să rețineți că informațiile sunt stocate pe serverul agentului de corespondență și pot fi furate dacă sunt piratate.

Semnătura expeditorului trebuie să fie la sfârșitul scrisorii.

După cum am menționat mai devreme, fiecare scrisoare trimisă trebuie să conțină o semnătură specifică. Adesea, dezvoltatorii de cutii poștale introduc o funcție de blocare a semnăturii în care puteți introduce titlul postului, numele și numărul de telefon de contact. Ulterior, acest bloc va apărea automat la sfârșitul fiecărei litere, ceea ce va ușura tastarea. Este important să se formuleze corect semnătura, astfel încât destinatarul să aibă posibilitatea de a se adresa corect expeditorului atunci când răspunde la scrisoare. Un exemplu de semnătură ar putea arăta astfel: „Cu respect, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000.”

Tragând concluzii, se poate observa că, pentru a înțelege cum să desfășurați corespondența de afaceri prin e-mail, nu este necesar să stăpâniți elemente de bază suplimentare și complexe. Trebuie doar să stai cu ea reguli elementare etichetă și respectă normele limbii ruse.

In conditii lumea modernă contactul de afaceri începe adesea cu corespondența de afaceri - o formă scrisă de interacțiune comercială, care include orice tip de corespondență (scrisoare, mesaj etc.) trimisă de orice funcționar în numele său și în virtutea funcției sale.

Un aspect important este respectarea anumitor standarde de etichetă. În caz contrar, conexiunile stabilite pot fi întrerupte și un client sau partener de afaceri poate fi pierdut. Corespondența de afaceri bine concepută contribuie la cea mai favorabilă impresie despre dumneavoastră sau despre companie.

Stăpânirea magiei literelor este importantă pentru fiecare persoană. De exemplu, atunci când căutați un nou loc de muncă: compilarea și trimiterea unui CV, sarcini de testare, scrisori de intenție, informații suplimentare despre dvs., stabilirea unei ore de întâlnire.

Interesant este că regulile corespondenței de afaceri care există astăzi au fost dezvoltate acum aproximativ 150 de ani în Anglia.

Tipuri de scrisori de afaceri

Pentru a decide cum să compuneți o scrisoare, trebuie să cunoașteți diferențele dintre tipurile acesteia. Acest lucru vă va ajuta să decideți asupra subiectului mesajului și a designului său corect. Acest lucru te va ajuta să eviți să arăți prost în ochii unui adversar important.

După structura de proiectare există:

• Scrisori de comunicare

Acestea includ scrisori de refuz, pretenții, scuze și mărturisiri. Tot ce folosește un angajat în cadrul activităților sale profesionale.

• Scrisori de acord

Un tip important de scriere. Datorită ei, rezultatele întâlnirii sunt rezumate, se formează acorduri, se stabilește timpul pentru îndeplinirea sarcinilor și ambele părți sunt convinse de înțelegerea corectă a contractului.

Regulile scrisorilor de afaceri

Modul în care bloggerii își permit să se exprime nu este alegerea ta. Nu există nicio scuză pentru greșeli și greșeli de scriere. Nu te poți consola cu dificultățile de a învăța o limbă din copilărie. Trebuie să fii cât mai exigent cu tine însuți. În caz contrar, creează o imagine nefavorabilă asupra personalității și educației tale.

Particularitatea corespondenței de afaceri este că erorile de ortografie a cuvintelor profesionale sunt considerate un indicator al incompetenței unei persoane în domeniul ales.

Reguli de bază:

1. Evitați să folosiți cuvinte a căror definiție exactă nu o cunoașteți. Ca ultimă soluție, verificați semnificațiile lor în dicționare.
2. Evitați utilizarea terminologiei specifice. Unele cuvinte pot fi necunoscute interlocutorului și pot fi interpretate greșit de acesta. Eticheta corespondenței de afaceri implică în astfel de cazuri furnizarea unei explicații a termenilor și abrevierilor.
3. Scrieți în propoziții scurte. Lungimea și floriditatea construcțiilor sunt adecvate atunci când scrieți un roman și nu în timpul negocierilor de afaceri.
4. Mai întâi tastați mesajul nu în corpul scrisorii, ci într-un document de pe computer sau editor online. Un aspect pozitiv este verificarea automată a ortografiei și a punctuației textului. Acest lucru previne, de asemenea, ca scrisoarea să fie trimisă accidental către destinatar prematur sau pierdută din cauza închiderii browserului sau a pierderii internetului. Lucrând în Microsoft Word, utilizați salvarea automată a materialului la anumite intervale.
5. Ar trebui să evitați să introduceți un mesaj pe telefon sau pe tabletă. Există riscul unei autocorecții inadecvate.
6. Înainte de a trimite, verificați dacă există erori și consistența textului. Se recomandă să verificați din nou textul tastat după o oră, trecând temporar la alte lucruri și uitând să-l scrieți. Acest lucru vă va ajuta să priviți textul dintr-o perspectivă diferită, văzând toate inexactitățile.

Formatarea unei scrisori de afaceri

O atenție deosebită la detalii este necesară atunci când pregătiți și desfășurați corespondența. De asemenea, arată respect pentru adversarul tău și îți permite să economisești timp care ar putea fi cheltuit pentru refacerea materialului.

Nu trebuie neglijate următoarele aspecte:

• Completarea corectă a subiectului scrisorii

Dacă acesta este primul mesaj, titlul poate fi luminos. Cu toate acestea, dacă există deja comunicarea cu oponentul, subiectul scrisorii trebuie menționat pe scurt și concis. Acestea sunt bazele comunicării. Ele vă ajută să găsiți mesajul după un timp, astfel încât recitirea va fi ușoară atât pentru expeditor, cât și pentru destinatar.

• Citare

Mesajul pe care îl trimiteți poate conține întrebări la care trebuie să răspundeți. Are sens să le răspundem, citându-le pe fiecare separat. Când trimiteți o scrisoare cu mai multe redirecționări, merită să utilizați numerotarea și împărțirea textului în paragrafe. Astfel, interlocutorului îi va fi clar la ce întrebare răspundeți.

Lanțurile de cotații excesive creează un sentiment de haos în comunicații. Cu toate acestea, dacă este nevoie să reveniți la mesajele trimise anterior sau să reamintiți ceva interlocutorului, merită să faceți. În special, când vine vorba de buget, pachet de servicii și timp.

• Luați în considerare toate informațiile primite

Când compuneți o scrisoare, trebuie să comentați pe scurt toate documentele atașate de dvs. sau de interlocutorul dvs. În acest fel, va fi imediat clar pentru destinatar ce conținut al fișierelor îl așteaptă.

• Semnătura ta este o analogie cu o carte de vizită

Corespondența de afaceri necesită o semnătură. Acesta poate fi automatizat, apoi va fi prezent în fiecare scrisoare trimisă. Cum se creează o semnătură informativă? Folosiți-vă numele și prenumele, poziția actuală, contactele de serviciu și sigla companiei.

De exemplu: „Cu respect, Ivan Ivanov, managerul tău de proiect, numărul de telefon sau orice alți mesageri.” Sau „Cu stima, Ivan Ivanov...”.

Semnătura poate fi, de asemenea, captivantă și creativă, indicând o legătură specială cu compania sau cauza. De exemplu, angajații unei rețele din industria cărții pot folosi expresia „Citesc în prezent...” atunci când introduc numele produselor noi actuale. Dar este mai bine să coordonezi astfel de lucruri cu superiorii tăi.

• Adresa postala

Regulile corespondenței comerciale impun afișarea unei adrese poștale. Ar fi mai bine dacă ar fi doar un muncitor. Numele companiei, funcția, prenumele sau prenumele pot fi afișate acolo, dar nu anul nașterii sau poreclele/cuvinte jucăușe. Mai bine gândește-te nume corect adresa de mai mulți ani dacă intenționați să o părăsiți chiar dacă vă schimbați activitatea sau poziția.

• Font și spațiere

În documentație, fontul cel mai des folosit este Times New Roman, dimensiunea 12 pentru tabele sau 14 pentru text. 1,5-2 intervale. Acestea sunt elementele de bază nerostite.

Stilul de comunicare de afaceri

Corespondența de afaceri presupune un act de echilibrare delicat. Comunicarea prietenoasă este nepotrivită aici, dar nici comunicarea dură nu este potrivită.

Caracteristicile comunicarii:

• Severitatea desenelor

Cuvintele diminuate și expresiile argotice vor fi nepotrivite.

• Folosind emoticoane

Folosiți emoticoanele cu grijă sau evitați-le. Primul contact nu permite prezența lor în principiu. În viitor, parantezele pot fi prezente, dar numai pozitive, în cantități moderate. Bunătatea și umorul sunt inacceptabile în acest stil comunicare. Acest formular este inacceptabil dacă sunteți subordonat interlocutorului dvs.

• Salutări pe nume și patronimic

Regulile de desfășurare a corespondenței de afaceri presupun respect pentru interlocutor, atenție și interes pentru persoana acestuia. Acest lucru crește interesul adversarului pentru tine și crește șansa de indulgență a acestuia. Este indicat să cunoașteți în prealabil numele persoanei căreia vă adresați, precum și preferințele sale pentru adresă.

• Răspundeți în două zile

Este corect să trimiteți un răspuns la mesaj în câteva zile lucrătoare. Altfel este considerat lipsit de respect. Dacă scrisoarea a fost trimisă înainte de weekend sau vacanță, nu trebuie să răspundeți la ea dacă nu este urgentă. În caz contrar, trebuie să vă avertizați interlocutorul despre absența temporară a răspunsului dvs. sau să vă dezabonați pentru scurt timp despre conținutul scrisorii.

• Lipsa de intruziune

Întrebând în mod constant despre ceva, a cere confirmare nu vă va arăta în cea mai bună lumină. Dacă este necesară confirmarea interlocutorului, îi puteți aminti de necesitatea de a răspunde în trei zile. Dacă problema este urgentă, este mai bine să o menționați inițial în primul mesaj.

• Regula oglinzii

Eticheta corespondenței de afaceri vă permite adesea să vă adresați adversarului așa cum o face el. Acest lucru crește posibilitatea înțelegerii și comunicării reciproce la același nivel. Urmăriți termenii, stilul de comunicare și adresa pe care interlocutorul dvs. folosește.

• Sărbători fericite

Dacă comunicarea are loc în preajma sau în timpul sărbătorilor oficiale, merită felicitați interlocutorul. Acestea sunt regulile corespondenței de afaceri. De asemenea, este util să știi când este ziua de naștere a adversarului tău.

• Recunoştinţă

Politețea elementară ar fi cuvinte de recunoștință ca răspuns la o felicitare, invitație sau explicație.

Luând în considerare toate caracteristicile de mai sus, nu va fi dificil să stabilești contactul cu interlocutorul tău și să-ți faci o opinie favorabilă despre tine.

Importanța regulilor de scriere în afaceri

De fapt, orice scrisoare trimisă este o carte de vizită, o reflectare a poziției noastre de afaceri alese. Pentru ca ea să arate decent, să inspire respect și încredere, iar negocierile sunt însoțite de confort și eficiență în rezolvarea problemelor, cunoașterea regulilor bunelor maniere și respectarea lor constantă este o garanție de neclintit a succesului.

În ceea ce privește orice corespondență, pe Internet sau prin scrisori, se aplică aceleași standarde stricte ca și în cazul comunicării telefonice sau al negocierilor personale. Principiile pe care se construiește interacțiunea:

• respectul reciproc între adversari pentru personalitatea și poziția de afaceri a celeilalte persoane;
• atenție la interesele comerciale ale adversarului;
• păstrarea confidențialității;
• punctualitate în rezolvarea sarcinilor importante.

Corespondența comercială este necesară deoarece:

• la trimiterea unei scrisori nu există răspuns, chiar dacă a fost subînțeles;
• scrisorile se pierd în fluxul de informații inutile și angajații se sună în mod constant cerând să-și verifice corespondența;
• după citirea e-mailului este complet neclar ce este nevoie de la tine;
• Datorită abundenței de detalii și a haosului de informații din mesaje, gândurile sunt confuze, iar o problemă complexă nu este niciodată rezolvată.

Puteți economisi mult timp liber dacă implementați reguli generale efectuarea corespondenței de afaceri. Acest lucru va ajuta la evitarea problemelor de mai sus.