Programy na vytváranie textových dokumentov. Užitočné programy na prácu s dokumentmi

Môže sa zdať, že tlač dokumentov je jednoduchý proces, ktorý nevyžaduje doplnkové programy, pretože všetko potrebné pre tlač je dostupné v akomkoľvek textovom editore. V skutočnosti sa možnosti prenosu textu na papier dajú výrazne rozšíriť pomocou prídavných softvér. Tento článok popisuje 10 takýchto programov.

FinePrint je malý program, ktorý je nainštalovaný v počítači ako ovládač tlačiarne. Môžete ho použiť na tlač dokumentu vo forme knihy, brožúry alebo brožúry. Jeho nastavenia umožňujú mierne znížiť spotrebu atramentu pri tlači a nastaviť vlastnú veľkosť papiera. Jedinou nevýhodou je, že FinePrint je distribuovaný za poplatok.

pdfFactory Pro

Do systému je integrovaná aj pdfFactory Pro pod rúškom ovládača tlačiarne, ktorej hlavnou úlohou je rýchla konverzia textového súboru do formátu PDF. Umožňuje vám nastaviť heslo pre dokument a chrániť ho pred kopírovaním alebo úpravou. pdfFactory Pro je distribuovaný za poplatok a na získanie úplného zoznamu funkcií si budete musieť zakúpiť produktový kľúč.

Tlačový vodič

Tlačový vodič je samostatný program, ktorá rieši problém súčasnej tlače veľkého množstva rôznych dokumentov. Jeho hlavnou funkciou je schopnosť vytvárať tlačovú frontu, pričom je schopný preniesť na papier úplne akýkoľvek textový alebo grafický súbor. Vďaka tomu Print Conductor vyniká od ostatných, pretože podporuje 50 rôznych formátov. Ďalšou vlastnosťou je, že verzia pre osobné použitie je úplne zadarmo.

Tlačiareň GreenCloud

GreenCloud Printer je ideálnou voľbou pre tých, ktorí sa snažia čo najlepšie ušetriť spotrebný materiál. Je tu všetko pre zníženie spotreby atramentu a papiera pri tlači. Okrem toho program vedie štatistiku uložených materiálov, poskytuje možnosť uložiť dokument vo formáte PDF alebo exportovať do a. Jedinou nevýhodou je platená licencia.

priPrinter

priPrinter je skvelý program pre tých, ktorí potrebujú vytlačiť farebný obrázok. Obsahuje obrovské množstvo nástrojov na prácu s obrázkami a vstavaný ovládač tlačiarne, pomocou ktorého používateľ vidí, ako bude vyzerať tlač na papier. priPrinter má jednu nevýhodu, ktorú má spoločnú s vyššie popísanými programami – ide o platenú licenciu a bezplatná verzia má výrazne obmedzenú funkčnosť.

CanoScan Toolbox

CanoScan Toolbox je program, ktorý je špeciálne navrhnutý pre skenery Canon série CanoScan a CanoScan LiDE. S jeho pomocou sa funkčnosť takýchto zariadení výrazne zvyšuje. K dispozícii sú dve šablóny na skenovanie dokumentov, možnosť prevodu do formátu PDF, skenovanie s rozpoznávaním textu, rýchle kopírovanie a tlač a mnohé ďalšie.

TLAČ PODĽA KNIHY

PRINT BY BOOK je neoficiálny plugin, ktorý sa inštaluje priamo do . Umožňuje rýchlo vytvoriť knižnú verziu z dokumentu vytvoreného v textovom editore a vytlačiť ju. V porovnaní s inými programami tohto typu je najpohodlnejšie použitie PRINT BY BOOK. Navyše má dodatočné nastavenia hlavičky a päty. Distribuované úplne zadarmo.

Kníhtlačiareň

Book Printer je ďalší program, ktorý vám umožňuje vytlačiť knižnú verziu textového dokumentu. Ak ho porovnáme s inými podobnými programami, stojí za zmienku, že tlačí len na listy formátu A5. Vytvára knihy, ktoré je vhodné vziať so sebou na cesty.

Servisná pomôcka SSC

SSC Service Utility možno nazvať jedným z najlepšie programy, ktorý je určený výhradne pre atramentové tlačiarne Spoločnosť Epson. Je kompatibilný s obrovským zoznamom takýchto zariadení a umožňuje vám neustále sledovať stav kaziet, konfigurovať ich, čistiť PG, vykonávať automatické akcie na bezpečnú výmenu kaziet a oveľa viac.

WordPage

WordPage je jednoducho použiteľná pomôcka, ktorá je určená na rýchly výpočet tlačového frontu listov na účely vytvorenia knihy. V prípade potreby dokáže rozdeliť jeden text do viacerých kníh. Ak ho porovnáte s iným podobným softvérom, WordPage poskytuje najmenší počet možností tlače kníh.

Tento článok popisuje programy, ktoré môžu výrazne rozšíriť možnosti tlače textových editorov. Každý z nich je vytvorený pre konkrétny účel alebo pre konkrétne zariadenia, preto by bolo užitočné spojiť ich prácu. To umožní prekonať nevýhodu jedného programu s výhodou iného, ​​čím sa výrazne zlepší kvalita tlače a ušetrí sa spotrebný materiál.

Univerzálna sada aplikácií pre prácu s textovými súbormi (Word), tabuľkami (Excel), prezentáciami (PowerPoint), poštou (Outlook), poznámkami (OneNote) a ďalšími typmi dokumentov. Prvá verzia Microsoft Office bola vydaná pred 27 rokmi, no vďaka neustálemu vývoju zostáva tento produkt stále jedným z najpopulárnejších na trhu.

Programy od balík Microsoft Office spája výkonné funkcie a jednoduché použitie. Preto sú vynikajúce na vytváranie a úpravu kancelárskych dokumentov akejkoľvek zložitosti. Navyše sú integrované s cloudom služby spoločnosti Microsoft: Môžete pristupovať k súborom na akomkoľvek zariadení a spolupracovať na zdieľaných dokumentoch s ostatnými.

Microsoft Office ďaleko presahuje základné funkcie. Napríklad pre pohodlnú prácu s textom má Word zabudovaný prekladač a funkciu rozpoznávania reči, ktorá tlačí slová nadiktované používateľom. A OneNote dokáže rozpoznať text na obrázkoch.

2. iWork

• Platformy: macOS, iOS, web.
• Cena: zadarmo.

Značkový kancelársky balík Apple, ktorý si môže zadarmo stiahnuť každý používateľ Macu. Pages, Numbers a Keynote sú takmer také dobré ako ich náprotivky od Microsoftu, čo vám umožňuje vytvárať dokumenty, tabuľky a prezentácie a zároveň ich upravovať s kolegami na macOS, iOS alebo v prehliadači.

• Cena: zadarmo alebo od 1 000 rubľov ročne.

Tento populárny digitálny poznámkový blok je skvelý nástroj na správu veľkej zbierky textových, obrázkových a hlasových poznámok. Evernote ponúka systém označovania, ktorý môžete použiť na označenie pridaných záznamov. Pre väčšie pohodlie môžu byť značky zoskupené a vnorené do seba. Tento jedinečný prístup uľahčuje štruktúrovanie stoviek a dokonca tisícok poznámok a v prípade potreby rýchle nájdenie tých, ktoré potrebujete.

Podporuje synchronizáciu medzi zariadeniami a umožňuje vám pracovať bez pripojenia k internetu.

4. Iskra

• Cena: zadarmo.

Žiadnu kancelársku prácu si nemožno predstaviť bez interakcie s poštou. Spark vám pomôže pretriediť vašu doručenú poštu a čo najrýchlejšie odpovedať na e-maily vašich kolegov. Vďaka premyslenému rozhraniu, automatickému triedeniu písmen, inteligentnému vyhľadávaniu a mnohým ďalším užitočné funkcie vaša práca s poštou sa zmení na skutočné potešenie.

• Cena: zadarmo.

Pracovníci kancelárie sa často musia zaoberať dokumentmi vo formáte PDF. V takýchto situáciách je dôležité mať po ruke pohodlný prehliadač PDF. A ešte lepšie - program, pomocou ktorého môžete dokumenty nielen prezerať, ale aj komentovať. Dobrým kandidátom na túto pozíciu je Foxit Reader. Používa sa rýchlo a jednoducho. S jeho pomocou môžete čítať súbory PDF, robiť si poznámky v texte a zanechávať na stránkach svoje komentáre.

• Platformy: macOS, iOS, watchOS.
• Cena: 3 790 rubľov.

Tok každodenných úloh je úplne nemožné mať na pamäti, a preto je oprava nápadov a plánovanie vecí kľúčom k úspechu v práci. Na rozdiel od Todoist je Things vytvorený precízne, s dôrazom na každý detail rozhrania a dizajnu, takže usporiadanie všetkých vecí je rýchle a pohodlné. Podľa filozofie aplikácia pomáha organizovať pracovné projekty, štruktúrovať a plánovať úlohy. Zostáva vám už len ich dokončiť.

• Platformy: Windows, macOS.
• Cena: zadarmo alebo 25 dolárov.

Ak vás pri práci príliš často rozptyľujú nevhodné webové stránky a programy, pomôže vám Cold Turkey Blocker. Táto aplikácia blokuje všetky rozptýlenia na čas, ktorý si nastavíte. Do uplynutia tohto obdobia nebudete môcť otvárať stránky a programy uvedené v zozname. Cold Turkey Blocker môže zapnúť blokovanie automaticky podľa plánu určeného používateľom.

• Platformy: macOS, iOS.
• Cena: 2 290 rubľov.

MindNode bude užitočný pre každého, kto pracuje s komplexnými projektmi a umožní vám vizualizovať vývoj nápadu do finálneho produktu. Pomocou tejto aplikácie môžete brainstormovať, vytvárať akékoľvek zložitosti a rýchlo ich zdieľať s kolegami, ako aj exportovať úlohy do Things, OmniFocus a ďalších aplikácií alebo služieb.

• Platformy: Windows, Android, iOS, web.
• Cena: Zadarmo alebo od 3,33 USD mesačne.

Tento malý nástroj synchronizuje váš počítač s vaším smartfónom, tabletom alebo inými gadgetmi. Všetko, čo musíte urobiť, je nainštalovať klientov Pushbullet na všetky zariadenia a pripojiť ich k spoločnému účtu. Potom budete môcť na svojom počítači vidieť všetky mobilné upozornenia a prenášať poznámky, odkazy a malé súbory medzi miniaplikáciami.

Ak váš mobilné zariadenie funguje v systéme Android, môžete tiež odosielať a prijímať správy SMS a instant messenger priamo z počítača. Pushbullet navyše integruje schránky rôzne zariadenia: Akýkoľvek text skopírovaný na smartfóne alebo tablete je možné okamžite vložiť do textového poľa v počítači a naopak.

10. Medveď

• Platformy: macOS, iOS.
• Cena: zadarmo alebo 949 rubľov ročne.

Jednoduchý a ľahký analóg Evernote, ktorý možno použiť na zaznamenávanie nápadov, kódu a akýchkoľvek textov vo všeobecnosti. Bear má výkonný systém značkovania s podznačkami, jednoduché vyhľadávanie a podporuje zjednodušené značkovanie Markdown, ako aj export hotového textu do rôznych formátov vrátane HTML, PDF a DOCX. Aplikácia sa môže pochváliť aj lakonickým rozhraním a krásnymi dizajnovými motívmi, ktoré vyhovujú každému vkusu.

• Platformy: macOS, iOS, watchOS.
• Cena: 379 rubľov.

Technika Pomodoro je dobre známa svojou účinnosťou a je široko používaná. Na lavínu rutinných a nie veľmi kancelárskych úloh sa výborne hodí. S časovačom FocusList môžete nielen sledovať pracovné doby a prestávky na odpočinok, ale tiež vidieť, koľko času zaberú určité úlohy. A to vám zase pomôže analyzovať váš pracovný proces a menej prokrastinovať.

12. prúdenie

• Platformy: Windows, MacOS, Linux.
• Cena: zadarmo.

Počas pracovného dňa sa osvetlenie v kancelárii mení. Teplota farieb na vašom pracovnom displeji je však vždy rovnaká ako v prírode denné svetlo a pod večernými lampami. Tento rozdiel môže spôsobiť, že obrazovka bude príliš svetlá a spôsobí únavu očí. f.lux automaticky prispôsobuje farby displeja svetelným podmienkam. Podobná funkcia je zabudovaná aj vo Windows 10, ale f.lux obsahuje viac nastavení a umožňuje dosiahnuť maximálny komfort očí.

13. Prilepiť

• Platformy: macOS.
• Cena: 749 rubľov.

Malá utilita Paste výrazne rozširuje možnosti schránky, čo je pri práci s rôznymi dokumentmi a tabuľkami jednoducho neoceniteľné. Aplikácia si zapamätá skopírovaný text, súbory a odkazy, vďaka čomu získate pohodlný prístup k histórii schránky. V nastaveniach môžete nakonfigurovať počet zapamätaných objektov, nastaviť klávesové skratky a povoliť synchronizáciu so všetkými vašimi zariadeniami.

14. GIMP

• Platformy: Windows, MacOS, Linux.
• Cena: zadarmo.

Aj keď nie ste dizajnér, stále pravdepodobne upravujete obrázky pre rôzne kancelárske úlohy. Napríklad orežete fotografiu a upravíte jej farby pre ďalšiu prezentáciu alebo príspevok na firemný portál. Inštalácia Photoshopu na takéto účely je hlúposť. Je jednoduchšie ho používať bezplatná alternatíva- GIMP. Tento editor môže byť v počte funkcií horší ako Photoshop. Ale na neprofesionálne úlohy to bude určite viac než dosť.

• Platformy: macOS.
• Cena: 229 rubľov.

Aplikácia Look Up sa ale postará o vaše zdravie, presnejšie o váš zrak. Pomáha znižovať napätie očných svalov pri práci na počítači tým, že vám každých 20 minút pripomína, aby ste na pár sekúnd odvrátili zrak od obrazovky a pozreli sa do diaľky. Look Up má tiež výber jednoduchých cvikov na natiahnutie stuhnutého chrbta a iných svalov.

• Platformy: macOS, iOS, Windows.
• Cena: 45 dolárov 4,16 dolárov mesačne.

TextExpander ušetrí čas každému, kto veľa pracuje s textami a je nútený často zadávať rovnaké informácie. S jeho pomocou si môžete nastaviť klávesové skratky, ktoré sa okamžite rozbalia na preddefinovaný text ľubovoľnej veľkosti. Napríklad pomocou TextExpander môžete niekoľkými kliknutiami vložiť e-mail, odpovede na listy, platobné podrobnosti a akékoľvek ďalšie informácie, ktoré často zadávate ručne. Vďaka synchronizácii budú skratky dostupné aj na iOS, kde sa zadávanie vykonáva cez klávesnicu TextExpander.

• Platformy: Windows, macOS, Android, iOS, web.
• Cena: zadarmo alebo od 2 190 rubľov ročne.

Todoist možno použiť ako bežný denný alebo pracovný plánovač. Všetko je ako obvykle: vytvorte úlohy, nastavte pripomienky, označte dokončené úlohy.

Schopnosti tejto služby sú zároveň dostatočné na riadenie najzložitejších kancelárskych projektov s viacúrovňovou štruktúrou, veľkým počtom účastníkov a podúloh. Todoist má nástroje na delegovanie a prispôsobenie hierarchie úloh, štítkov, filtrov a ďalších pokročilých funkcií. Vďaka nim sa aplikácia môže ľahko prispôsobiť vašim osobným a profesionálnym cieľom, bez ohľadu na to, aké veľké budú.

Inštaláciou klienta Todoist do zariadenia môžete spravovať úlohy aj bez internetu.

Dnes je jednoducho nemožné predstaviť si prácu s dokumentmi akéhokoľvek smeru a úrovne zložitosti bez použitia nástrojov na spracovanie počítačových informácií. Éra písacích strojov je minulosťou. Vo väčšine prípadov, ak neberiete konkrétne informácie alebo výpočty, je potrebné spracovať texty. Pozrime sa na najobľúbenejšie a najrozšírenejšie bezplatné programy na prácu s určitými typmi dokumentov. Venujme zvláštnu pozornosť testovacím súborom.

Programy na prácu s dokumentmi: prehľad

Ako viete, väčšina používateľov počítačových systémov založených na OS Windows uprednostňuje prácu so štandardným balíkom aplikácií MS Office, ktorý obsahuje programy pre takmer všetky príležitosti.

V súčasnosti však nájdete množstvo alternatívnych riešení, ktoré poskytujú aj programy na prácu s dokumentmi akéhokoľvek typu, ktoré svojim spôsobom funkčnosť nie sú nižšie ako balík MS Office a v niektorých prípadoch ho dokonca prekonávajú.

Každý balík, bez ohľadu na vývojára, obsahuje aplikácie, ktoré umožňujú vytvárať, prezerať a upravovať textové súbory, tabuľky, databázy, ako aj spracovávať grafické objekty alebo dokonca multimédiá.

Kancelársky balík od Microsoftu

Najprv sa pozrime na známy kancelársky balík od Microsoftu. Považuje sa za univerzálny, pretože tu sú najviac zastúpené programy na spracovanie dokumentov používaných v podnikaní.

Nie je prekvapujúce, že mnohí vývojári neobjavili koleso a jednoducho skopírovali väčšinu aplikácií vrátane ich analógov v vlastné balíčky. Samotný MS Office obsahuje niekoľko hlavných aplikácií, medzi ktorými sa najčastejšie používajú Word, Excel a Access.

Ak hovoríme konkrétne o textových dokumentoch, Word je predchodcom formátu DOC/DOCX, ktorý dnes podporujú takmer všetky balíky tretích strán. Vývojári tohto však tiež nezostali bokom a postupom času zaviedli do svojho editora možnosť pracovať s formátmi, ktoré sa líšia od štandardných, ktoré iní vývojári štandardne používajú.

Keď sa totiž pozriete napríklad na možnosti otvorenia alebo uloženia textového dokumentu, tu nájdete dokonca aj podporu PDF súbory. Ale o tom neskôr.

V skutočnosti sa Office samotný dá stiahnuť a nainštalovať úplne zadarmo. Jediné, čo potrebujete, je aktivačný kľúč produktu. To nikoho nezastaví, pretože to možno urobiť pomocou malého nástroja s názvom KMS Activator. Ostatné bezplatné balíčky túto povinnú aktiváciu alebo registráciu nemajú.

Alternatívny vývoj

Na úsvite rozvoja kancelárske programy MS Office obsadil popredné miesto, pretože jeho tvorcovia dokázali do jedného súboru úplne zahrnúť programy na prácu s dokumentmi rôzne typy, čo umožnilo vytvoriť nástroj na prácu s nimi, ako sa teraz hovorí, štandardu „všetko v jednom“.

Ukázalo sa však, že nie je možné udržať si vedúce postavenie príliš dlho, pretože na trhu sa objavili pomerne vážni konkurenti. Najprv sa ním stal balík Lotus Pro a o niečo neskôr sa objavil ďalší vážny vývoj s názvom Open Office. Mimochodom, mnohí odborníci nazývajú tento konkrétny balík nielen priamym konkurentom spoločnosti Microsoft, ale tiež upozorňujú používateľov na skutočnosť, že obsahuje dodatočné nástroje, ktorý štandardný MS Office nemá.

Najjednoduchšie textové editory

Zamerajme sa však na textové súbory, ktoré sú dnes v správe dokumentov najbežnejšie. Na prezeranie a informácie možno použiť najjednoduchšie, ako sa mnohým zdá, aplikácie, ako napríklad Poznámkový blok, ktorý je súčasťou štandardnej sady Windows. Áno, skutočne, v programe Poznámkový blok môžete pracovať výlučne s textom, podobne ako to bolo v Norton Commander pod systémami DOS. Všetko je tu takmer rovnaké, iba Poznámkový blok má grafický shell. Samozrejmosťou je, že sa netreba baviť o nejakom formátovaní textu, dizajne či vkladaní ďalších objektov.

Málokto však vie, že práve Poznámkový blok a jemu podobné programy na prácu s textovými dokumentmi podporujú syntax väčšiny dnes známych programovacích jazykov, a preto programátori a vývojári aplikácií radšej pracujú s takýmito editormi.

Štandardné programy na prácu s dokumentmi programu Word

Teraz pár slov o jeho analógoch. Zoberme si príklad, keď má používateľ na svojom počítači „čistý“ systém. Ak niekto nevie, pôvodný balík Windows neobsahuje kancelársky balík, musí sa nainštalovať samostatne. Mnohí si preto ani neuvedomujú, že systém obsahuje voľný program pracovať s Word dokumenty(je „zabudovaný“ v systéme).

Hovoríme o aplikácii WordPad (Viewer). Môžete ho otvoriť a zobraziť Word súbory, neexistujú však žiadne špeciálne možnosti úpravy dokumentu. Nepohodlné, samozrejme, ale lepšie ako nič.

Ak však nemáte Word, môžete takýto textový súbor otvoriť iným spôsobom. Pomôže s tým Adobe Reader, Acrobat alebo Acrobat Reader. Každý takýto program na prácu s textovými dokumentmi obsahujúcimi grafiku vám umožňuje otvárať súbory takmer všetkých textový formát alebo importovať ich obsah. V závislosti od typu aplikácie sa možnosti úprav líšia, ale aj keď takýto nástroj neexistuje, súbory môžete v každom prípade zobraziť.

Záver

Samozrejme, je jednoducho nemožné zvážiť všetky aplikácie kancelárskeho typu. Avšak aj pokiaľ ide o dokumenty Word alebo textové súbory, možno poznamenať, že práca s nimi môže byť celkom jednoduchá. Ak naozaj nemáte nič po ruke, môžete si tieto typy súborov prezerať aj pomocou najbežnejších webových prehliadačov, nehovoriac o ich uložení s možnosťou ich úpravy v cloudových službách. Mimochodom, mnohé z nich umožňujú súčasne vykonávať zmeny, ktoré sa automaticky zobrazujú všetkým používateľom v momentálne pripojený k vzdialenému editoru na serveri.

Práca s dokumentmi zaberá používateľom, najmä kancelárskym pracovníkom, veľa času. Ale existuje veľa programov, ktoré dokážu výrazne optimalizovať manuálnu prácu pri práci s dokumentmi automatizáciou niektorých procesov. Mnohé z týchto riešení sa ľahko používajú, sú veľmi pohodlné a lacné, a preto sú dostupné širokému okruhu používateľov. O takýchto programoch sa bude diskutovať v tomto článku.

Organizácia dokumentov

Používatelia, ktorí sa musia vysporiadať s veľkým počtom elektronické dokumenty, je dobre známa situácia, keď aj napriek prísnemu systému katalógov a podadresárov zaberie veľa času nájsť ten správny dokument. Jednou z možností riešenia tohto problému je použitie špeciálneho katalogizačného programu, ktorého hlavnou úlohou je organizovať a triediť dáta, čo v konečnom dôsledku zabezpečuje rýchle vyhľadávanie potrebných informácií. Na trhu existuje veľké množstvo takýchto katalogizátorov a všetky sú zamerané na katalogizáciu buď diskov, priečinkov a súborov, alebo niektorých vysoko špecializovaných informácií (filmy, mince, známky atď.). Na katalogizáciu dokumentov je vhodný akýkoľvek univerzálny katalogizátor, ktorý umožňuje katalogizovať priečinky a súbory rôznych typov. Najlepším z takýchto riešení je balík WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), ktorý je však dosť drahý a jeho možnosti sú pre mnohých používateľov zjavne nadbytočné. Pre väčšinu ľudí bude stačiť použitie balíka WinCatalog Standard.

Ďalším spôsobom je spojiť súvisiace dokumenty do zložitých hierarchicky štruktúrovaných dokumentov uložených vo vnútri dátových súborov zodpovedajúcich týmto štruktúram. V takýchto štruktúrovaných dokumentoch je oveľa pohodlnejšie navigovať a nájsť informácie, ktoré potrebujete, vďaka možnosti štruktúrovania a pokročilého vyhľadávania v dokumente. Okrem toho vám takáto štruktúra umožňuje vykonávať externé vyhľadávanie a vyhľadávať dokumenty na základe fragmentov textu, ktorý je v nich zahrnutý. Napríklad balík Maple je určený na vytváranie hierarchicky štruktúrovaných dokumentov.

WinCatalog Standard

Vývojár: WinCatalog.com

Veľkosť distribúcie: 1,62 MB

Práca pod kontrolou: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Spôsob distribúcie: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

cena: 200 rub.

WinCatalog Standard je jednoducho použiteľný multifunkčný katalogizátor s prehľadným ruskojazyčným rozhraním (obr. 1). Balík umožňuje katalogizovať dáta z akéhokoľvek pamäťového média, ktoré je možné pripojiť k počítaču: diskety, pevné a sieťové disky, bežné CD a audio disky, Zip disky atď. S jeho pomocou môžete triediť a organizovať akékoľvek priečinky a súbory bez ohľadu na ich umiestnenie. Dáta do katalógu môžete zadávať buď manuálne (priamo do virtuálnych priečinkov) alebo skenovaním diskov (vrátane tam umiestnených zip archívov) - v tomto prípade je pre ľahšiu orientáciu lepšie zložky a súbory extrahované z diskov triediť do virtuálnych priečinkov, čo vďaka podpore drag & drop operácií nezaberie veľa času.

Ryža. 1. Rozhranie WinCatalog Standard

Všeobecná správa katalógu je jednoduchá a pohodlná. Rozdelenie údajov do tematických priečinkov výrazne zjednodušuje orientáciu a umiestnenie priečinkov a ich vnorených prvkov možno jednoducho meniť jednoduchým pretiahnutím myšou. Pokročilé vyhľadávanie (podľa názvu, komentára, veľkosti a dátumu úpravy; obr. 2), podpora boolovských operácií a možnosť výberu konkrétneho priečinka na vyhľadávanie a tiež zohľadnenie kľúčových slov (možno ich prezieravo pridať do jednotlivé prvky adresár), umožňuje rýchle vyhľadanie požadovaný dokument a nájsť duplikáty - odstrániť duplicitné prvky z kolekcie. Export celého alebo časti katalógu dokumentácie do súboru CVS umožňuje spracovanie údajov v inej aplikácii (napríklad MS Excel) a export do súboru HTML je vhodný na tlač katalógu.

Ryža. 2. Vyhľadajte dokumenty vo WinCatalog Standard

Javor 6,25

Vývojár: Crystal Office Systems

Veľkosť distribúcie: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Práca pod kontrolou: Windows (všetky verzie)

Spôsob distribúcie: shareware (30-dňová demo verzia: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple je ľahko použiteľný správca dokumentov, ktorý vám umožňuje kombinovať rôzne materiály do hierarchických štruktúr a nakoniec získať štruktúrované dokumenty: obchodné plány, správy, analytické poznámky, brožúry atď. V takýchto hierarchických stromoch dokumentov sú rôznorodé informácie prezentované jasnejšie a nájdenie akéhokoľvek dokumentu je oveľa jednoduchšie ako pri štandardnej katalogizácii. Na prezeranie dokumentov vytvorených v Maple potrebujete špeciálny prehliadač Maple Reader, ktorý si môžete bezplatne stiahnuť na adrese: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Balík má užívateľsky prívetivé rozhranie (obr. 3) a dá sa tak ľahko naučiť, že ani chýbajúca ruská lokalizácia programu nebude pre väčšinu používateľov prekážkou, a preto toto rozhodnutie možno odporučiť najširšiemu publiku.

Ryža. 3. Rozhranie programu Maple

Manažér je dostupný v dvoch verziách: základná Maple a rozšírená Maple Professional. Medzi zásadné rozdiely rozšírenej verzie patrí prítomnosť takých doplnkové funkcie, ako je vyhľadávanie dokumentov, kontrola gramatiky, šifrovanie súborov a zálohovanie hierarchickej štruktúry.

Základom každého dokumentu v Maple je hierarchický strom uzlov, úroveň vnorenia poduzlov, v ktorých je rovnako ako ich počet neobmedzený. Každý uzol je samostatný dokument obsahujúci nielen text (zadaný priamo, vložený zo schránky alebo importovaný z dokumentov vo formátoch RTF, DOC, WRI a HTML), ale aj tabuľkový materiál, grafy, odkazy na základné fragmenty výsledného dokumentu alebo súbory. , atď. Pri príprave dokumentov sa predpokladá použitie štandardná sada funkcie pre prácu s textom: zmena typu a veľkosti písma, vytváranie zoznamov, formátovanie odsekov, používanie štýlov a pod. Integrácia s MS Word umožňuje využiť kontrolu pravopisu zabudovanú v MS Word na kontrolu gramatiky a vyhľadávanie synoným nielen v angličtine, ale aj v ruštine. Vstavaný redundantný systém poskytuje možnosť vytvárať komprimované záložné kópie hierarchické dokumenty (vo formáte ZIP a CAB). Vstavaný sprievodca šifrovaním vám pomôže zašifrovať citlivé dokumenty pomocou kryptografického algoritmu Blowfish. A vyhľadávací modul Finder vám umožňuje rýchlo nájsť potrebné dokumenty podľa fragmentu názvu, autora, komentárov, obsahu (obr. 4) atď.

Ryža. 4. Vyhľadávajte dokumenty podľa obsahu
v nich text v Maple

Rýchly prístup k dokumentom

Technológia počítačovej prípravy dokumentov predpokladá, že vytvorené dokumenty sa následne opakovane používajú. Napríklad pri vývoji nového dokumentu môžete potrebovať jeden alebo dva odseky zo včerajšieho dokumentu alebo nový dokument je vo všeobecnosti kópiou starého dokumentu, ale so zmenenými premennými informáciami atď.

Žiaľ, používateľ si nemôže vždy spomenúť na názov dôležitého dokumentu vytvoreného predvčerom a niekedy nemá ani najmenšiu predstavu o tom, kde ho hľadať. Samozrejme, musíte dokumentom dať zmysluplné mená a uložiť ich, pričom musíte dodržiavať prehľadnú katalogizáciu, ale, bohužiaľ, sa to stáva inak, kvôli zhonu, rušivým hovorom atď. Výsledkom je, že vyhľadávanie požadovaného dokumentu môže zabrať veľa drahocenného času - koniec koncov, nie je vôbec pravda, že ho budete môcť otvoriť prostredníctvom zoznamu odkazov systému Windows na najnovšie dokumenty dostupné cez ponuku Štart . Ide o to tento zoznam:

• obmedzené na 15 dokumentov – to znamená, že pravdepodobnosť zaradenia dokumentov napríklad pred týždňom je prakticky nulová;
• neumožňuje nájsť dokument, ak si pamätáte časť textu, ale zabudli ste názov súboru;
• nezahŕňa dokumenty rovnakého mena (ale zároveň odlišné) uložené pod rovnakým názvom, ale v rôznych priečinkoch, čo je dôležité napríklad pri spoločnej práci na dokumente s tvorbou viacerých jeho verzií.

Existuje ďalší problém - zoznam uvedený v systéme Windows nedávne dokumenty je jedným z kanálov na únik dôverných údajov, pretože prostredníctvom neho sa každý používateľ (vrátane útočníka) môže dozvedieť o povahe počítačovej aktivity vlastníka. Preto sa odporúča tento zoznam pravidelne čistiť, napríklad pomocou nástrojov na odstránenie „nevyžiadaných“ údajov z disku. V dôsledku toho nastáva zdanlivo paradoxná situácia: ak používateľ pravidelne ničí informácie o nedávno použitých dokumentoch na bezpečnostné účely, stráca rýchly prístup k nim a v inak riskuje, že sa stane obeťou zločincov. Existuje však cesta von - môžete použiť špecializovaný nástroj ActualDoc, ktorý rozširuje Funkcie systému Windows z hľadiska práce s najnovšími dokumentmi.

Ak bol požadovaný dokument vytvorený už dávno, a preto sa nemôže objaviť v zozname nedávno otvorených dokumentov (v systéme Windows aj v zozname ActualDoc), budete sa musieť uchýliť k jeho vyhľadaniu. Tu nastáva ďalší problém – používateľ si spravidla nepamätá názov dokumentu (rovnako ako dátum jeho vytvorenia), ale vie, ktoré kľúčové slová sa v texte vyskytujú. To znamená, že musíte hľadať dokument podľa fragmentov textu, ktorý je v ňom zahrnutý - bohužiaľ, túto úlohu aj ked sa to da riesit vstavanym pomocou systému Windows alebo napríklad Word, ale veľmi priemerný. A nejde len o to, že takéto vyhľadávanie nie je úplne zrejmé a vykonáva sa pomaly - niekedy sa s tým dá žiť. Dôležitejšie je, že sa nenájdu všetky súbory – pri vyhľadávaní sa nebudú brať do úvahy morfologické črty ruského jazyka, takže súbory, v ktorých majú hľadané slová inú koncovku veľkých a malých písmen, zostanú nenájdené. Zároveň sú k dispozícii špecializované vyhľadávacie nástroje ako „Snoop“ (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000“ a Phoenix Search (http ://indexlab.net/), dokáže rýchlo nájsť potrebné dokumenty bez ohľadu na ich umiestnenie. Najatraktívnejším spomedzi spomínaných riešení v pomere cena/kvalita sa nám javí balík Archivarius 3000.

ActualDoc 3.5

Vývojár: Softvér Flexigen

Veľkosť distribúcie:Štandardná - 4,1 MB, Profesionálna - 3,6 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: Standard – freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – shareware (14-dňová demo verzia – http://www.flexigensoft.com/files/download/currentdoc .exe)

Cena: Štandardné – zadarmo, Profesionálne – 19,95 USD

ActualDoc je najnovší správca dokumentov, ktorý si pamätá použité dokumenty a poskytuje rýchly a bezpečný prístup k nim. Program je jednoduchý a intuitívny, má užívateľsky prívetivé rozhranie s podporou ruského jazyka (obr. 5) a jeho zvládnutie nevyžaduje prakticky žiadny čas, najmä preto, že je sprevádzaný komplexným systém pomoci, a preto sa môže stať nepostrádateľným nástrojom pre profesionálov aj domácich používateľov.

Ryža. 5. Rozhranie programu ActualDoc

ActualDoc uchováva záznamy o stiahnutí neobmedzeného počtu dokumentov v rámci užívateľom špecifikovaného obdobia (štandardne 60 dní), podporuje viac ako 40 formátov súborov (textové a grafické súbory, dokumenty MS Office a dokumenty HTML, súbory PDF atď.) a umožňuje vám rýchlo stiahnuť ktorýkoľvek z nich. Nájsť požadovaný dokument v prostredí programu nie je problém. Ak je zvitok dokumentov, ktoré si zapamätala, relatívne malý, môžete dokument vybrať priamo zo zoznamu. V opačnom prípade by bolo rozumnejšie najprv obmedziť zoznam možných kandidátov filtrovaním (filtrovanie podľa času je možné). O interval, podľa rozšírenia a kategórie) alebo vyhľadávanie podľa názvu dokumentu (vo všeobecnosti) alebo podľa fragmentu textu v ňom obsiahnutého (nie vždy je však vyhľadávanie v ruskom texte úspešné). Existuje ďalší spôsob, ako rýchlo otvoriť požadovaný dokument - prostredníctvom vstavaných záložiek (rovnako ako v Internet Explorer; ryža. 6), ktorý je možné priradiť k jednotlivým často používaným dokumentom a výrazne urýchľuje prístup k nim, keďže odpadá vyhľadávanie. Vybraný dokument je k dispozícii v zabudovanom prehliadači - na prezeranie, vyhľadávanie a kopírovanie, ako aj v externej aplikácii - na úpravu a možno ho použiť na kompletné spracovanie, selektívne kopírovanie informácií z neho, prípadne na odoslanie dokumentu cez email. Zároveň môže byť samotný zoznam dokumentov skrytý pred zvedavými očami a chránený heslom - v tomto prípade sa v ponuke nezobrazia naposledy použité súbory Štart -> Dokumenty.

Ryža. 6. Otvorenie dokumentu cez záložku
v ActualDoc

Balík je dostupný v dvoch verziách: bezplatná základná Standard a platená Professional. možnosti bezplatná verzia neumožňujú prezerať dokumenty vo vstavaných prehliadačoch, používať funkciu vyhľadávania (výsledkom je, že dokumenty môžete vyhľadávať iba vizuálne, prezeraním úplného alebo filtrovaného zoznamu), vytvárať vlastné kategórie a upravovať záložky.

Archivista 3000 (3,82)

Vývojár: Likasoft

Veľkosť distribúcie: 3 MB

Práca pod kontrolou: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: shareware (30-dňová demo verzia - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

cena:študentská licencia - 195 rubľov, osobná licencia - 295 rubľov, komerčná licencia - 900 rubľov.

« Archivista 3000" je optimálne riešenie Pre rýchle vyhľadávanie dokumenty v 18 rôznych jazykoch (vrátane ruštiny, angličtiny, nemčiny a francúzštiny) zamerané na široké spektrum používateľov. Program poskytuje okamžitý prístup k dokumentom umiestneným na vašom pevnom disku, sieťových a vymeniteľných jednotkách (CD, DVD, ZIP atď.) a dokáže pracovať so všetkými populárnymi typmi dokumentov (súbory PDF, dokumenty MS Office, textové súbory atď.). .). Dokáže vyhľadávať v archívoch (ZIP, RAR atď.), v e-mailových správach (Outlook, Outlook Express, The Bat! atď.) a ich priložených súborov. Okrem toho je podporované vyhľadávanie v databáze. Lotus Notes a Lotus Domino a v databázach správ ICQ, Odigo IM a Miranda IM.

Spolu s bežným vyhľadávaním podľa kľúčového slova alebo sady kľúčových slov podporuje program pokročilý režim vyhľadávania pomocou logických funkcií a dokáže vyhľadávať dokumenty nielen podľa obsahu, ale aj podľa názvu súboru, dátumu úpravy, veľkosti, typu dokumentu, kódovania atď. ( Obr. 7). Vďaka plnej podpore Unicode sa vyhľadávanie vykonáva správne nielen v dokumentoch v jednom jazyku, ale aj vo viacjazyčných (napríklad s textom v ruštine a nemčine súčasne). Je možné vzdialene vyhľadávať dokumenty cez internet s následným prístupom k nájdeným dokumentom cez ľubovoľný internetový prehliadač, napríklad Internet Explorer. Výsledky vyhľadávania je možné prezentovať v režime výpisu, kedy sa zobrazujú najvýznamnejšie (relevantné) fragmenty vybraných dokumentov so zvýraznením nájdených slov a v režime tabuľky, kedy sa zobrazujú stručné informácie o dokumentoch (obr. 8), pomocou ktorých dajú sa triediť.

Ryža. 7. Vyhľadajte dokumenty v prostredí Archivist 3000

Ryža. 8. Možnosti prezentácie výsledkov vyhľadávania
v "Archivarius 3000"

Vyplnenie štandardných dokumentov

Príprava štandardných dokumentov zaberá značnú časť času tým používateľom, ktorí sa v rámci svojich povinností podieľajú na príprave rôznej dokumentácie v poisťovniach, bankách, notárskych úradoch, spoločnostiach poskytujúcich rôzne druhy služieb a pod. Takéto dokumenty sa spravidla vytvárajú v texte Word editor založené na pôvodne vyvinutých základných dokumentoch, v ktorých sa niektoré premenné informácie jednoducho nahradia. Nie je na tom nič zložité, ale pri veľkých objemoch dokumentácie sa chybám nevyhneme - môžete napríklad omylom zadať údaje na nesprávnom mieste, kde majú byť, alebo vymazať niekoľko slov dokumentu atď. Preto je žiaduce, aby boli pre vstup otvorené iba tie polia, do ktorých je potrebné zadať údaje, a všetok ostatný text je zablokovaný. Vývojári poskytli možnosť vytvárať takéto dokumenty v programe Word. Stačí vytvoriť sériu šablón pre všetky štandardné dokumenty používané v organizácii, pričom každá šablóna zakáže zmenu trvalých údajov (príkaz Nástroje -> Nastaviť ochranu -> Zakázať akékoľvek zmeny okrem zadávania údajov do polí formulára) a školiť používateľov na vytváranie dokumentov pomocou šablón. Pre štandardné dokumenty, kde je relatívne málo variabilných informácií, budú takéto šablóny úplne postačovať na výrazné zrýchlenie procesu prípravy dokumentu a zníženie rizika chýb.

V praxi sa však používa veľa štandardných dokumentov, v ktorých premenné informácie zaberajú až polovicu objemu a niektoré z premenných údajov sa v tej či onej podobe viackrát opakujú (obr. 9) – napríklad celé meno. v rôznych prípadoch slová pre zadané dátumy alebo sumy atď. V tomto prípade používanie šablón programu Word príliš nepomôže, pretože vyplnenie dokumentov aj pomocou šablón zaberie veľa času, pretože všetky variabilné údaje sa budú musieť zadávať ručne.

Ryža. 9. Príklad dokumentu s veľkým objemom
variabilné informácie

Je tu ešte jedna črta prípravy štandardných dokumentov - často je potrebné pripraviť nie jeden dokument, ale niekoľko naraz (napríklad na vypracovanie bankovej zmluvy o otvorení depozitára sú potrebné tri alebo štyri typy zmlúv podpis). Rovnaké informácie sa teda musia zadávať do rôznych dokumentov, čo tiež zaberie veľa času a pravdepodobnosť, že urobíte chybu, sa zodpovedajúcim spôsobom zvýši. Takéto dokumenty môžete pripraviť oveľa rýchlejšie pomocou špecializovaných aplikácií určených na automatizáciu procesu prípravy štandardných dokumentov, ako sú AutoDoc alebo Blitz Document. Tieto aplikácie sú tiež založené na použití šablón, ktoré na rozdiel od bežných šablón Wordu nielenže umožňujú zadávať údaje do polí na to určených (pre ktoré musí používateľ vyplniť sadu formulárov s údajmi), ale sú dokáže aj naprogramovane transformovať zadané údaje, napríklad dokáže nahradiť čísla v slovách, skloňovať slová a slovné spojenia podľa gramatických pádov a pod. Vďaka tomu sú potrebné dokumenty vyplnené rýchlo a počet chýb, ktoré je možné urobiť, je rádovo menší ako pri ich tradičnej príprave vo Worde. Okrem toho je vytváranie štandardných dokumentov prostredníctvom špecializovaných riešení tiež atraktívne, pretože všetky vytvorené dokumenty sú automaticky katalogizované a nájdenie akéhokoľvek z nich v budúcnosti nie je problém a používateľ nemusí poznať zložitosti prípravy dokumentov, pretože všetky právne nuansy sú už zohľadnené v šablónach.

AutoDoc 1.2

Vývojár: EleWise

Veľkosť distribúcie: 6 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000/XP/2003

Spôsob distribúcie: shareware (funkčne obmedzená demo verzia - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

cena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubľov, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubľov, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubľov.

"AutoDoc" je program, ktorý umožňuje automatizovať a zrýchliť proces vypĺňania štandardných dokumentov pomocou šablón vytvorených pomocou MS Word a udržiavať archív dokumentov a záznamov vytvorených pomocou týchto šablón. Proces generovania nových dokumentov v ňom je mimoriadne automatizovaný – stačí vybrať požadovaný obchodný scenár zo všeobecného zoznamu scenárov (obchodný scenár je prispôsobená šablóna) a vyplniť vstupný formulár požadovanými údajmi (obr. 10). Vytvorený dokument je možné zobraziť, uložiť, vytlačiť alebo otvoriť vo Worde na ďalšie úpravy.

Ryža. 10. Vytvorenie dokumentu pomocou skriptu „AutoDoc“.

Počet vstavaných skriptov je malý (obr. 11), ale je možné ich rozšíriť o vlastné skripty, ktorých proces tvorby je podrobne a prehľadne prezentovaný v nápovede a je plne ovládaný sprievodcom, a preto je prístupný väčšina používateľov. Vývoj nového skriptu zahŕňa vykonanie piatich krokov: zadanie názvu skriptu, vytvorenie šablóny, definovanie premenných, nastavenie a otestovanie skriptu a jeho uloženie na ďalšie úpravy (obr. 12). Na prvý pohľad môže príprava šablóny spôsobiť určité ťažkosti, pretože ju treba vytvoriť manuálne vo Worde, čo si vyžaduje znalosť skriptovacieho jazyka. V praxi je však všetko oveľa jednoduchšie - stačí pochopiť, že premenné sa zadávajú do zložených zátvoriek a pred ne sa umiestni znak $ bežným spôsobom (obr. 13). Nové šablóny je možné vytvárať nielen od začiatku, ale aj na základe existujúcich šablón alebo hotových dokumentov – v prvom prípade stačí zmeniť nastavenia skriptu a otestovať ho so zmenenými nastaveniami a v druhom prípade otvoriť hotový dokument, nahradiť meniace sa informácie premennými a špecifikovať ho ako šablónu. Premenné môžu byť niekoľkých typov vrátane tých, ktoré umožňujú:

• zadajte údaje do niekoľkých polí naraz: celé meno, údaje o pase, podrobnosti o organizácii atď.;
• vybrať premennú hodnotu z množiny hodnôt;
• vykonávať rôzne operácie a transformácie: vypočítať percento z čísla alebo DPH zo sumy, previesť číslo na reťazec, zadať aktuálny dátum atď.;
• označiť slovo alebo frázu v určitom páde atď.

Dokumenty vytvorené podľa obchodných scenárov AutoDoc sa ukladajú vo forme prehľadne štruktúrovaných záznamov, a preto môžete požadovaný dokument kedykoľvek nájsť filtrovaním alebo vyhľadávaním, zobraziť ho, vytlačiť, vygenerovať alebo odstrániť.

Ryža. 11. Okno „AutoDoc“ so zoznamom vstavaných skupín
podnikateľské scenáre

Ryža. 12. Vývoj nového skriptu v AutoDoc

Ryža. 13. Príklad textu šablóny v „AutoDoc“,
v ktorom sa objavujú štyri premenné: „číslo“,
„mesiac“, „organizácia“ a „celé meno“

Program je dodávaný v dvoch verziách: pre jedného používateľa – „AvtoDoc-Personal“ a pre viacerých používateľov (sieť), zastúpené dvoma modulmi – „AvtoDoc-Server“ a „AvtoDoc-Client“. Vo verzii pre jedného používateľa sú všetky komponenty systému umiestnené na lokálny počítač a vo viacužívateľskej databáze skriptov, šablón a záznamov je nainštalovaná na serveri a na užívateľských počítačoch je nainštalovaná iba klientska časť, ktorá umožňuje používanie všetkých AutoDoc materiálov uložených na serveri.

Bleskový dokument 3.4.1

Vývojár: BlitzSoft

Veľkosť distribúcie: 991 kB

Práca pod kontrolou: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Spôsob distribúcie: shareware (funkčne obmedzená demo verzia - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

cena: 500 rub.

Blitz Document je kompaktný program na automatické vytváranie štandardných dokumentov pomocou šablón skriptov. Umožňuje rýchlo generovať dokumenty na základe vstavaných šablón, ktorých počet je viac ako 30 (obr. 14), alebo vlastných skriptov, ktoré je možné vyvinúť na základe vstavaných šablón alebo prázdnych rozložení. Vytvorenie dokumentu podľa hotový scenár extrémne jednoduché – stačí vybrať typ skriptu a riadiť sa pokynmi sprievodcu, ktorý používateľa svedomito prevedie všetkými fázami prípravy dokumentu (obr. 15). Hotový dokument je možné prezerať, tlačiť, upravovať vo vstavanom textovom editore (je možné opraviť premenné aj konštantné údaje) alebo otvoriť na úpravy vo Worde.

Ryža. 14. Zoznam vstavaných skriptov Blitz Document

Ryža. 15. Vytvorenie skriptovaného dokumentu
Bleskový dokument

Vývoj vytvorených šablón je o niečo komplikovanejší, ale bude tiež v rámci možností väčšiny používateľov. Je pravda, že zvládnutie tejto funkcie bude nejaký čas trvať, pretože referenčné informácie zahrnuté v programe sú, žiaľ, určené pre dostatočne vyškolených používateľov (sú veľmi skromné ​​a neobsahujú žiadne ilustrácie ani príklady). Technicky pozostáva vytvorenie novej šablóny z dvoch fáz: výber vstavanej šablóny alebo layoutu, na základe ktorého sa vytvorí nová šablóna, a postupná úprava konštantných a variabilných údajov v nej obsiahnutých (obr. 16). Konštantné údaje sa zadávajú v reálnej podobe, nie však priamo do textu, ale prostredníctvom dialógové okná. Informácie o premenných sa upravujú aj počas dialógu a už sa nezadávajú priamo, ale sú nahradené premennými so zástupnými znakmi, navrhnutými s ohľadom na jazyk popisu skriptu použitý v programe. Skripty dokážu text zadaný pri generovaní dokumentu nielen zobraziť, ale aj zmeniť pomocou systému príkazov na nahradenie alebo transformáciu dát. Poskytuje sa napríklad:

Ryža. 16. Vývoj novej šablóny na základe rozloženia
v dokumente Blitz

• Skloňovanie slov a slovných spojení podľa gramatických pádov;
• prevod čísel na reťazce;
• prevod kalendárnych dátumov na reťazce;
• vykonávanie akýchkoľvek výpočtov používaných v právnych a obchodných dokumentoch;
• zmena textu v závislosti od hodnoty zadávaných údajov a pod.

Dokumenty vytvorené pomocou Blitz Document sa ukladajú do štruktúrovaných účtovných denníkov – to vám umožňuje rýchlo sa pohybovať v dokumentácii a takmer okamžite získať prístup k potrebným materiálom, napríklad na ich tlač. Okrem toho je možné dokumenty zoskupovať do virtuálnych súborov, čo je výhodné pre rýchly prístup k materiálom súvisiacim s konkrétnym subjektom alebo objektom vyskytujúcim sa v databáze.

OCR text v naskenovaných dokumentoch

Používatelia, ktorí často musia konvertovať papierové dokumenty (stránky knihy, novín, časopisov alebo faxov) do elektronického upraviteľného formátu, sa nezaobídu bez systému rozpoznávania znakov alebo systému OCR (Optical Character Recognition), ktorý je navrhnutý na automatické zadávanie textu z papierových dokumentov. do počítača. Teoreticky môžete použiť program FineReader od ABBYY alebo CuneiForm od Cognitive Technologies – oba sú spoľahlivé v prevádzke a majú vysokú presnosť rozpoznávania. Balík FineReader má však zjednodušenú a cenovo dostupnú verziu pre domácich používateľov, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, vďaka čomu je atraktívnejší pre širšie publikum.

ABBYY FineReader 8.0

Vývojár: Softvér ABBYY

Veľkosť distribúcie: 40,5 MB

Práca pod kontrolou: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Spôsob distribúcie: shareware (neexistuje žiadna demo verzia FineReader Home Edition, funkčne obmedzená demo verzia FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader je ideálnym riešením na rozpoznávanie dokumentov, v ktorých sa rozpoznáva nielen text, ale aj dizajn, čo zabezpečuje presný prenos tabuliek, obrázkov a členenie textu do stĺpcov (obr. 17). Program sa ľahko používa, dokáže rozpoznať viacjazyčné (podporovaných 179 jazykov) a viacstranové dokumenty. Je možné rozpoznať celý dokument alebo jeho jednotlivé strany. Výsledok je možné uložiť v jednom z bežných formátov: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT alebo PDF. Možno ukladanie krok za krokom výsledky rozpoznávania na odstránenie chýb. Implementovaný export výsledkov rozpoznávania priamo do Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect a Adobe Acrobat. Vstavaná kontrola pravopisu (pre 36 jazykov) pomôže urýchliť kontrolu výsledku a integrácia s Microsoft Word umožňuje volať program priamo z Wordu, bez toho, aby ste boli vyrušovaní z práce s textom.

Ryža. 17. Výsledok rozpoznávania dokladov
v ABBYY FineReader Home Edition

Program je prezentovaný v dvoch verziách: FineReader Home Edition, určená pre začiatočníkov, a FineReader Professional Edition, zameraná na profesionálov. Profesionálna verzia umožňuje spravovať parametre rozpoznávania (zmeniť režim, vykonávať rozpoznávanie s tréningom) a má bohatšiu sadu rozpoznávacích funkcií (rozpoznávanie PDF súborov, textov zachytených digitálnym fotoaparátom a pod.). Professional Edition navyše poskytuje viac rôznych formátov ukladania, pribudla schopnosť rozpoznávať čiarové kódy a rýchlo rozpoznať snímky obrazovky pomocou pomôcky Screenshot Reader.

Konverzia dokumentov z formátu PDF

Všetka technická dokumentácia je dnes dodávaná vo formáte PDF, na prezeranie dokumentov, ktoré môžete použiť bezplatná pomôcka Adobe Acrobat Reader. Pomerne často však vzniká potreba použiť fragmenty PDF súborov pri príprave vlastných dokumentov alebo úpravách materiálov vo formáte PDF (napríklad článok, zmluva, správa atď.). V prvom prípade budete musieť extrahovať fragmenty textu a/alebo obrázkov zo súborov PDF (teoreticky to možno urobiť pomocou vstavaných nástrojov Acrobat Reader, ale s veľmi priemernými výsledkami). V druhom prípade budete musieť previesť dokumenty PDF do upraviteľného formátu (napríklad do formátu Word) pri zachovaní dizajnu pôvodného dokumentu, ktorý ani Acrobat Reader neposkytuje. V takýchto prípadoch prídu na pomoc špeciálne služby, z ktorých najatraktívnejšie sú balíky ABBYY PDF Transformer a PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Pozrieme sa na prvý z nich – je síce drahší, ale má rozhranie v ruskom jazyku a umožňuje konvertovať súbory PDF do niekoľkých upraviteľných formátov a dokáže správne rozpoznať nielen anglický, ale aj ruský text.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Vývojár: Softvér ABBYY

Veľkosť distribúcie: 52 MB

Práca pod kontrolou: Windows 2000 (SP2 alebo vyšší)/XP/Server 2003

Spôsob distribúcie: shareware (15-dňová demo verzia – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

cena: 1490 rubľov.

ABBYY PDF Transformer je nástroj na konverziu dokumentov PDF do formátov dokumentov Microsoft Word (obr. 18), Excel, ako aj súborov HTML a TXT. Balenie je intuitívne prehľadné rozhranie a je veľmi jednoduchý na používanie, a preto ho zvládnu aj začiatočníci.

ABBYY PDF Transformer dokáže konvertovať akékoľvek súbory PDF vrátane súborov bez textovej vrstvy (takéto súbory sa najčastejšie získavajú z naskenovaných dokumentov a predstavujú obraz textu) a správne spracováva súbory PDF obsahujúce akúkoľvek kombináciu podporovaných jazykov (vrátane ruštiny a angličtina). Pomôcka presne zachováva dizajn zdrojového dokumentu (obrázky, tabuľky, rozloženie stĺpcov, odkazy) a umožňuje spravovať možnosti konverzie a ukladania. Môžete napríklad jasne definovať oblasti, ktoré by mal program vnímať ako text alebo ako obrázok (čo je dôležité pri súboroch PDF so zložitým dizajnom), uložiť hotový dokument s rovnakým dizajnom ako v origináli alebo ako stĺpec textu (s obrázkami alebo bez nich - voliteľné) atď. V prípade potreby je možné selektívne konvertovať jednotlivé stránky alebo aj ich fragmenty. Okrem toho môže ABBYY PDF Transformer vykonávať aj spätnú konverziu, ktorá vám umožní vytvárať súbory PDF z dokumentov Microsoft Word, Excelové tabuľky, PowerPointové prezentácie, diagramy Visio a súbory HTML, ako aj z takmer akejkoľvek aplikácie, ktorá podporuje tlač dokumentu (toto je implementované prostredníctvom virtuálnej tlačiarne PDF-XChange pre ABBYY PDF Transformer 2.0).

V tomto článku stručne zvážime vyššie uvedené nástroje + softvérový balík LibreOffice ( bezplatný analóg Microsoft Office) a Dokumenty Google.

Vhodné, ak si potrebujete len zapísať nejaké informácie.

Tu môžete zmeniť iba typ písma a jeho veľkosť. V zásade môžete písať text a vytvárať nadpisy.

V predvolenom nastavení v systéme Windows otvára Poznámkový blok textové súbory s (prípona „.txt“). Môžete si ho vytvoriť nasledovne.

V priečinku alebo na pracovnej ploche kliknite na prázdne miesto kliknite pravým tlačidlom myši myšou a vyberte „Nový“ > „Textový dokument“.

Nový súbor môžete okamžite pomenovať.

Teraz môžete vytvorený súbor otvoriť a vytlačiť.

Toto je funkčnejší analóg poznámkového bloku. Program je voľne distribuovaný a je možné ho stiahnuť z oficiálnej webovej stránky pomocou nižšie uvedeného odkazu.

http://notepad-plus-plus.org/

Existuje niekoľko spôsobov, ako formátovať text, ale s jeho pomocou nie je možné pohodlne upravovať webové stránky.

Na obrázku vyššie môžete vidieť zobrazenie jednoduchého HTML súboru. Jednoduchý text je možné napísať a vytlačiť.

Dokument na úpravu môžete otvoriť v programe Poznámkový blok++ z kontextovej ponuky.

Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor a vyberte „Upraviť pomocou programu Poznámkový blok ++“.

WordPad

Ďalším najfunkčnejším programom je WordPad. Možností formátovania textu je už podstatne viac a všetky tieto funkcie sa nachádzajú na karte „Domov“.

V predvolenom nastavení WordPad otvára súbory vo formáte „.rtf“ (Rich Text Format). Súbor rtf môžete vytvoriť rovnakým spôsobom ako súbor txt.

Môžete sa pokúsiť otvoriť dokumenty balíka Microsoft Office pomocou programu WordPad. Vo väčšine prípadov budete upozornení, že všetky funkcie nie sú podporované a niektorý obsah sa nemusí zobrazovať správne.

Môžete však vytvoriť nový dokument, napísať nejaký text, trochu ho naformátovať a vytlačiť.

LibreOffice

Toto je voľne distribuovaný analóg balíka Microsoft Office. Neviem, prečo už všetci neprešli na LibreOffice (alebo OpenOffice). Microsoft má asi niečo (atraktívne) :).

Balík LibreOffice obsahuje program, ktorý štandardne používa formát „ODT“. Nový dokument môžete vytvoriť z kontextového menu.

Ide o plnohodnotný textový editor, v ktorom môžete robiť, ak nie všetko, tak veľa.

Otvorte ho, zadajte text, naformátujte ho podľa potreby a vytlačte.

Použitie považujem za pohodlné balík LibreOffice z troch dôvodov:

1. Toto je slobodný softvér;
2. spĺňa všetky moje požiadavky na formátovanie testu (ktoré sa dajú spočítať na jednej ruke :));
3. môžete otvoriť dokument programu Microsoft Word.

Okrem toho môžete nielen otvoriť súbor Microsoft Word, ale tiež uložiť súbor ODT vo formáte DOC a/alebo DOCX.

Dokumenty Google

Teraz sú takmer všetky počítače pripojené k sieti a bol by hriech túto technológiu nevyužiť. Potrebujete účet Google a to je všetko.

Výhoda oproti offline programom je obrovská:

• automatické ukladanie;
• s jedným dokumentom môže pracovať viacero ľudí naraz.

Automatické ukladanie vám umožní nestarať sa o svoje súbory, ak sa svetlá náhle vypnú alebo pevný disk s jednou kópiou dokumentu zlyhala.

Úpravou jedného dokumentu s dvomi alebo tromi ľuďmi môžete výrazne zvýšiť vašu efektivitu.

Poďme na adresu:

http://www.google.ru/intl/ru/docs/about/

Kliknite na „Štart“

Zobrazia sa všetky súbory nahrané na Disk Google. Kliknite na „+“ vpravo dole a vytvorte nový.

Text napíšeme, naformátujeme a môžete vytlačiť.

Ak chcete poskytnúť prístup inému používateľovi, kliknite na nastavenia prístupu (modré tlačidlo vpravo hore) a udeľte povolenia.

To je asi ideálna možnosť pre prácu s textom.

Môžete tiež upraviť súbory Microsoft Word pomocou služby Dokumenty Google. Ak to chcete urobiť, musíte nainštalovať rozšírenie z nižšie uvedeného odkazu.

https://chrome.google.com/webstore/detail/office-editing-for-docs-s/gbkeegbaiigmenfmjfclcdgdpimamgkj

Pridanie rozšírenia do prehliadača Google Chrome.

Kliknite pravým tlačidlom myši na súbor a vyberte možnosť „Otvoriť pomocou…“.

Dokument je teraz možné upravovať.

Bavte sa písaním.