Поиск элементов с помощью простого поиска в Outlook для Mac. Элементы и папки Outlook

support.office.com

Восстановление удаленных элементов в Outlook 2010

Е сли вы случайно удалили элемент в почтовом ящике Outlook, его зачастую можно быстро и без труда восстановить. В первую очередь удаленный элемент, например сообщение электронной почты, встречу в календаре, контакт или задачу, следует искать в папке "Удаленные" почтового ящика. Если там его нет, поищите в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", которую можно открыть с помощью инструмента .

Нужно восстановить удаленную папку с почтой в Outlook? Вы можете восстановить удаленную папку (и все сообщения в ней), если она все еще находится в папке "Удаленные" - вот как это сделать . К сожалению, удаленную безвозвратно папку восстановить нельзя. Но с помощью инструкций, приведенных в этой статье, можно восстановить сообщения, которые находились в папке при ее безвозвратном удалении, из папки "Элементы, подлежащие восстановлению".

В осстановление удаленных сообщений электронной почты, контактов, встреч и задач из календаря в Outlook

Восстановление элемента, который все еще находится в папке "Удаленные"

Восстановление элемента, которого уже нет в папке "Удаленные"

В осстановление элемента, который все еще находится в папке "Удаленные"

При удалении сообщений электронной почты, контактов, встреч из календаря или задач они перемещаются в папку "Удаленные" почтового ящика. Именно здесь следует в первую очередь искать удаленный элемент. Если элемент там, восстановить его можно так:

1. В Outlook перейдите к списку папок электронной почты и выберите Удаленные .

1. Найдя сообщение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите пункт Переместить > Другая папка .

1. Чтобы переместить сообщение в папку "Входящие", выберите Входящие , а затем нажмите кнопку ОК .

1. Чтобы восстановить элементы других типов, выполните одно из указанных ниже действий.

• Чтобы восстановить элемент календаря, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите пункт Переместить > Другая папка > Календарь .
• Чтобы восстановить контакт, щелкните его правой кнопкой мыши, а затем выберите пункты Переместить > Другая папка > Контакты . Подробнее о восстановлении контактов: Восстановление удаленного контакта в Outlook .
• Чтобы восстановить задачу, щелкните ее правой кнопкой мыши, а затем выберите пункт Переместить > Другая папка > Задачи .

К началу страницы

С оветы по восстановлению элементов из папки "Удаленные"

• При удалении папки она перемещается в папку "Удаленные", где отображается как вложенная папка. Чтобы восстановить удаленную папку (и все содержащиеся в ней элементы), щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите пункт Переместить папку , а затем выберите папку, куда ее нужно переместить.
• Если вам нужно восстановить удаленный контакт в Outlook.com, см. этот раздел .
• Удаляются ли элементы из папки "Удаленные" в Outlook автоматически? В параметрах Outlook есть настройка, при включении которой папка "Удаленные" автоматически очищается при выходе из Outlook. Вот как отключить ее:

1. Откройте вкладку Файл .
2. Нажмите кнопку Параметры и выберите пункт Дополнительно .
3. В разделе Начало и завершение работы с Outlook снимите флажок Очищать папку "Удаленные" при выходе из Outlook .
4. Нажмите кнопку ОК , чтобы сохранить изменение.

• Используйте инструмент "Расширенный поиск". Подробнее см. в статье Быстрый поиск сообщений .
• Если вы приблизительно знаете дату удаления элемента, добавьте столбец Изменено в представление папки "Удаленные элементы". Для этого выполните указанные ниже действия.

1. На вкладке Вид в группе Текущее представление выберите Настройка представления .
2. Щелкните Столбцы .
3. В раскрывающемся списке Группы столбцов для выбора выберите пункт Поля даты/времени .
4. Выберите Изменено и нажмите кнопку Добавить . При необходимости можно изменить порядок отображения столбцов.
5. По завершении нажмите кнопку ОК .

После этого можно выполнить сортировку по столбцу Изменено , чтобы сгруппировать элементы, удаленные в определенную дату. Это хороший способ поиска сообщений из удаленной папки, так как у всех них будет одна и та же дата изменения.

• Администратор может настроить политику, в соответствии с которой элементы из папки "Удаленные" удаляются по прошествии определенного числа дней. Так же как и при удалении элемента вручную, элементы, удаленные политикой, перемещаются в папку "Элементы, подлежащие восстановлению". Поэтому если вы не можете найти то, что нужно, в папке "Удаленные", поищите в папке "Элементы, подлежащие восстановлению". В следующем разделе описывается, как это сделать.

К началу страницы

В осстановление элемента, которого уже нет в папке "Удаленные"

Если вы не нашли элемент в папке "Удаленные", поищите его в папке "Элементы, подлежащие восстановлению". Это скрытая папка, в которую перемещаются элементы, если вы выполняете одно из следующих действий:

• удаляете элемент из папки "Удаленные";
• очищаете папку "Удаленные";
• удаляете элемент безвозвратно, выделяя его и нажимая клавиши SHIFT+DELETE .

Посмотрите этот видеоролик или выполните указанные ниже действия, чтобы восстановить элементы из папки "Элементы, подлежащие восстановлению".

Чтобы восстановить элементы из папки "Элементы, подлежащие восстановлению", выполните указанные ниже действия.

1. В Outlook откройте вкладку Папка и выберите команду .

Важно: Если команда Восстановить удаленные элементы недоступна или отсутствует, возможны указанные ниже причины.

• Возможно, вы работаете в автономном режиме. Инструкции по переходу в режим с подключением к сети см. в статье Переключение из автономного в интерактивный режим .
• Возможно, вы не используете учетную запись Exchange. Чтобы узнать, так ли это, см. статью Как определить наличие учетной записи Exchange в Outlook . Если у вас нет учетной записи Exchange (например, если вы используете Outlook для подключения к учетной записи IMAP или POP), вы не можете восстановить элемент, который был удален окончательно или удален из папки "Удаленные". Если вы подключены к учетной записи IMAP, возможно, вам удастся восстановить элементы из папки "Корзина". См. статью Восстановление удаленных сообщений в учетной записи IMAP .

1. Выберите элемент, который хотите восстановить, и нажмите кнопку .

Совет: Из папки "Элементы, подлежащие восстановлению" можно восстанавливать сообщения электронной почты, контакты, элементы календаря и задачи.

Куда помещаются восстановленные элементы? При восстановлении элементов из папки "Элементы, подлежащие восстановлению" они перемещаются в папку "Удаленные". Поэтому вы можете найти восстановленный элемент в ней, а затем переместить его в другую папку. При восстановлении встреч в календаре, контактов и задач они также перемещаются в папку "Удаленные". Отсюда их можно переместить обратно в календарь, список контактов или задач. Чтобы найти восстановленные элементы, просто выполните их поиск в папке "Удаленные".

К началу страницы

Советы по восстановлению элементов из папки "Элементы, подлежащие восстановлению"

• Чтобы вам было проще найти определенный элемент в окне Восстановление удаленных элементов , вы можете щелкнуть заголовок столбца Тема , Удалено или От , чтобы отсортировать элементы по этому столбцу.

Обратите внимание на то, что в столбце Удалено указывается дата, когда элемент был удален безвозвратно (с помощью клавиш SHIFT+DELETE ) или удален из папки "Удаленные".

• Выполните сортировку по столбцу Удалено , чтобы найти сообщения из папки, которая была удалена безвозвратно (с помощью клавиш SHIFT+DELETE ), так как у всех них будет одинаковая дата.
• Все элементы в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", включая контакты, элементы календаря и задачи, имеют одинаковый значок в виде конверта.

• Если в папке "Элементы, подлежащие восстановлению" много элементов, найти нужный может быть непросто. Ниже приведены некоторые советы.
• Если вам нужно найти контакт, выполните сортировку по столбцу Тема и ищите имя человека. Вы также можете выполнить сортировку по столбцу От и обратить внимание на пустые записи, так как у контактов нет поля "От".
• Если вы ищете встречу из календаря или задачу, выполните сортировку по столбцу От и найдите свое имя.
• Чтобы восстановить несколько элементов, щелкните их поочередно, удерживая нажатой клавишу CTRL , а затем нажмите кнопку Восстановить выбранные элементы . Вы также можете восстановить несколько идущих подряд элементов. Для этого установите флажок рядом с первым из них, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT , а затем установите флажок рядом с последним элементом. Чтобы восстановить все элементы, щелкните Выделить все , а затем нажмите кнопку Восстановить выбранные элементы .
• Администратор мог задать срок, в течение которого элементы в папке "Элементы с возможностью восстановления" можно восстановить. Например, он мог задать политику, в соответствии с которой элементы удаляются из папки "Удаленные" по прошествии 30 дней, или политику, которая позволяет восстанавливать элементы из папки "Элементы с возможностью восстановления" в течение 14 дней. Даже по прошествии этих 14 дней администратор все еще может восстановить нужные элементы. Если вы не нашли элемент в папке "Элементы с возможностью восстановления", поинтересуйтесь у администратора, может ли он восстановить его. Вы можете предоставить своему администратору ссылку на статью с пошаговыми инструкциями: Восстановление элементов, удаленных из почтового ящика пользователя: справка для администраторов .

К сожалению, если вы и ваш администратор не можете найти элемент в папке "Элементы, подлежащие восстановлению", вероятно, он удален из вашего почтового ящика безвозвратно и восстановить его нельзя.

Работа с элементами папок (почтовыми сообщениями, контактами, элементами Календаря и т.п.) - обычно самая важная часть программ, использующих объектную модель Outlook. Именно с ними и проходится выполнять различные операции.

Доступ к элементам папок чаще всего производится через свойство Items объекта папки, которое возвращает коллекцию Items. В этой коллекции находятся все элементы данной папки. Однако единого объекта для элементов Outlook не предусмотрено. Вместо этого в вашем распоряжении - 16 отдельных объектов для каждого вида элементов в Outlook:

• AppointmentItem - то, что на графическом интерфейсе русского Outlook называется Встречей . Этот элемент обычно находится в папке Календарь .
• ContactItem - это, конечно, контакт. Создавать новые контакты программным образом приходится очень часто.
• DistList - это еще один элемент, который обычно находится в папке Контакты . Он представляет список рассылки.
• DocumentItem - так в Outlook называется любой файл, который помещен внутрь хранилища Outlook и не совпадает по своему формату ни с одним другим элементом Outlook. Объектом DocumentItem может быть, например, документ Word, книга Excel, архив ZIP, файл Acrobat Reader PDF, исполняемый файл EXE и т.п. - в общем, любой файл операционной системы. Однако увлекаться хранением файлов в хранилищах Outlook (файлах PST и почтовых ящиках и общих папках Exchange Server), конечно, не стоит. Это замедлит доступ к обычным элементам Outlook. Такая возможность изначально была предусмотрена для того, чтобы, к примеру, в общей папке Outlook для проекта хранить вместе с перепиской по проекту еще и различные относящиеся к нему файлы.
• JournalItem - это запись в дневнике.
• MailItem - наиболее привычный многим элемент. Представляет сообщение электронной почты.
• MeetingItem - приглашение на встречу, специальный тип электронного сообщения. Обычно встречается там же, где и обычные сообщения электронной почты, например, в папке Inbox . Создать программным образом этот элемент невозможно - он создается только автоматически при получение соответствующего сообщения (отправить его можно при помощи объекта Встреча в Календаре ).
• NoteItem - объект заметки (из папки Заметки ). От всех других элементов отличается минимальным количеством свойств и методов.
• PostItem - еще одна специальная разновидность почтового сообщения. Это - сообщение, которое отправлено в общую папку. От обычного объекта MailItem отличается тем, что:
  • встречается только в общих папках;
  • для отправки его вместо метода Send() используется метод Post().
• RemoteItem - тоже очень специальная разновидность почтового сообщения. Эти объекты представляют из себя почтовые сообщения с минимальным количеством заполненных свойств (реально заполнена только информация о получателе, отправителе, дате получения и размере) и текстом сообщения, в котором находится 256 символов реального текста. Эти объекты создаются автоматически в тех ситуациях, когда Outlook подключается к почтовому ящику на сервере Exchange Server через соединение удаленного доступа (обычно коммутируемое). Если сообщение находится в файле OST (то есть скачано с того же сервера Exchange Server по MAPI или получено по POP3/IMAP4), то этот объект никогда для него не создается.
• ReportItem - совсем специальное почтовое сообщение, представляющее собой специально сгенерированное служебное письмо: обычно сообщение о невозможности доставки (non-delivery report), созданное вашим почтовым сервером, задержке в передаче сообщения или другой ошибке. Эти объекты также нельзя создавать программным образом: они создаются только автоматически при получении сообщения определенного типа.
• TaskItem - это задача или поручение из папки Задачи .
• TaskRequestAcceptItem , TaskRequestDeclineItem , TaskRequestItem , TaskRequestUpdateItem - это всё специальные почтовые сообщения, которые относятся к переписке по поводу делегирования задач. Эти объекты также нельзя создавать программным образом.

Надо сказать, что в подавляющем большинстве случаев вас будут интересовать только объекты MailItem, ContactItem и иногда DocumentItem. На их рассмотрении мы и сосредоточимся.

Еще один очень важный момент. Как уже говорилось, в объектную модель Outlook встроены специальные ограничения, которые призваны не дать вирусам использовать возможности этой объектной модели в своих интересах. Как правило, это - самые важные свойства, в которых содержится информация об адресах электронной почты, имени отправителя, тексте писем и т.п. Эти ограничения встроены в следующие объекты: AppointmentItem, ContactItem, MailItem и TaskItem - проще говоря, во все основные объекты элементов Outlook. Ограничения наложены и на некоторые действия, которые могут выполняться с этими объектами, например, на отправку писем. Например, создание и отправка электронного сообщения средствами Outlook выглядит очень просто:

Dim oOutlook As New Outlook.Application

Dim oMessage As Outlook.MailItem

"Создаем объект сообщения

Set oMessage = oOutlook.CreateItem(olMailItem)

" Кому

oMessage.To = "[email protected]"

"Тема сообщения

oMessage.Subject = "Привет из VBA"

"Текст сообщения. Использование свойства Body означает, что мы посылаем сообщение

"обычным текстом. Можно также посылать сообщение в HTML или RTF

oMessage.Body = "Текст сообщения"

"Добавляем вложение

oMessage.Attachments.Add ("C:\installlog.txt")

"Отправляем сообщение

oMessage.Send

Однако, чтобы усложнить жизнь вирусам, вместо отправки сообщения появляется окно, аналогичное представленному на рис. 13.3. Более того, чтобы добиться окончательной победы над вирусами, еще и кнопка Да на протяжении нескольких секунд будет недоступна.

Рис. 13.3 Предупреждающее окно в Outlook

Что же делать в такой ситуации?

Варианты могут быть разными:

• первый вариант - отправлять сообщение из макроса, который находится в модуле VBA самого Outlook (без программного открытия Outlook). В этом случае такое окно появляться не будет. Но, конечно, такое решение обычно не очень удобно, особенно с точки зрения переноса этого программного кода для запуска на разных компьютерах;
• второй вариант - использовать специальные заменители объектов Outlook , которые не выдают таких сообщений и позволяют разработчикам отправлять сообщения из VBA без каки-то проблем. Самое распространенное и рекомендованное средство средство такого рода - бесплатный Outlook Redemption. получить информацию о нем и скачать его можно с сайта http://www.dimastr.com/redemption . Этот вариант вполне удобен, если вы занимаетесь рассылкой электронной почты с одного сервера, но устанавливать его на все компьютеры, конечно, хлопотно;
• третий вариант - программным образом обнаруживать окна подтверждений и программно же нажимать в них нужные кнопки . Однако разработчики Microsoft позаботились о том, чтобы из кода VBA или VBScript сделать это было невозможно. В принципе, такие операции вполне можно выполнить при помощи низкоуровнего программного интерфейса Windows API (другой вариант - получить доступ к этим возможностям при помощи специальных средств специального программного интерфейса для работы с сообщениями MAPI). Однако вам придется использоваться вместо VBA другие изыки программирования (C++ или Delphi), поскольку VBA не поддерживает все нужные типы данных для работы с API. Кроме того, для уверенной работы с API требуются специальные знания в области системного программирования. Доолнительную информацию об использовании таких приемов при работе с Outlook можно получить из статьи http://www.mapilab.com/ru/support/articles/vb_outlook_security_1.html (на русском языке);
• и, наконец, четвертый вариант, с моей точки зрения наиболее удобный: использовать для рассылки и программной обработки входящих писем объектную библиотеку CDO, которая есть на любом компьютере под управлением Windows 2000, XP и 2003. Подробнее о применении этой библиотеки рассказано в разделе 13.8 .

Теперь о самих объектах элементов Outlook. Свойств и методов у этих объектов очень много (например, у объекта ContactItem свойств почти 100), и на рассмотрение их всех потребовалось бы очень много места. В то же время большинство свойств этих объектов очевидны и каких-то проблем при их использовании возникнуть не должно. Обычно единственный вопрос, который может возникнуть - какое программное свойство соответствует определенному атрибуту элемента.

К сожалению, макрорекордера в Outlook не предусмотрено, но понять, как называется то или иное свойство, можно при помощи окна Locals . Применение его может выглядеть так: представим себе, что вам нужно понять, какому программному свойству объекта ContactItem может соответствовать поле Краткое имя .

Первое, что нам нужно сделать - создать контакт, в котором было бы заполнено данное свойство (см. рис. 13.4).

Рис. 13.4 Создаем контакт

Следующее, что нужно сделать - написать программный код, в котором был бы создан объект данного элемента. Например, если этот контакт находится в папке Контакты , то код (из макроса в Outlook) может быть таким:

Dim oNamespace As NameSpace

Dim oFolder As MAPIFolder

Dim oContactItem As ContactItem

Set oNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")

Set oFolder = oNamespace.GetDefaultFolder(olFolderContacts)

Set oContactItem = oFolder.Items("Контакт1")

Команда Stop здесь предназначена для того, чтобы остановиться в нужном месте.

Затем нужно запустить наш код на выполнение и, когда он остановится на строке Stop, открыть (при помощи меню View ) окно Locals .

В нашем случае вы увидите в нем четыре объекта (см. рис. 13.5).

Рис. 13.5 Окно Locals с объектом контакта

Конечно же, нам нужно развернуть узел объекта oContactItem и поискать его свойство, для которого установлено значение Краткое имя . К своему удивлению, мы можем обнаружить, что это свойство называется EMail1DisplayName (см. рис. 13.6).

Рис. 13.6 Находим свойство с заполненным нами значением в окне Locals

Таким же образом можно находить нужные свойства и для других объектов Item.

Outlook является самым «офисным» из всех приложений Microsoft Office. Даже его простейшие функции позволяют решать целый ряд разнообразных офисных задач, в целом же его возможности практически неисчерпаемы. Но отнюдь не все пользователи и далеко не всегда используют их в полной мере. Рядовые служащие при работе с Microsoft Outlook чаще всего выполняют следующие действия:

• имеют дело с электронной почтой: создают, отправляют, получают и печатают сообщения, работают с почтовыми папками, подписывают сообщения, устанавливают правила обработки сообщений;
• планируют свое рабочее время: создают записи о встречах и событиях в календаре, настраивают оповещения, просматривают календарь;
• ведут контакты: добавляют и просматривают записи;
• работают с задачами: создают задачи и отслеживают их выполнение;
• пользуются заметками: создают, редактируют, оформляют и удаляют их.

По сравнению с другими основными приложениями Microsoft Office 2007, внешне Outlook 2007 менее всего отличается от своих предыдущих версий. Однако в нем появились и новые возможности, и новые команды, и… новые проблемы.

Рассмотрим возможности Outlook для решения типичных офисных задач на примере второй бета-версии Microsoft Office Outlook 2007. По заявлению разработчика, она содержит всю функциональность обычного выпуска, однако не является окончательным продуктом.

Общие вопросы работы

Установка и совместимость

Установка Outlook в рамках пакета Microsoft Office 2007 не вызывает никаких затруднений. О системных требованиях Microsoft Office 2007 подробно рассказывается в статье «Новый Word грядет», опубликованной в КомпьютерПресс № 10’2006.

При установке Microsoft Office 2007 в порядке обновления версии Microsoft Office 2003 сохраняются и будут доступны все пользовательские шаблоны и настройки, переписка, контакты, записи календаря и другие элементы, а также учетные записи электронной почты.

Интерфейс

Интерфейс основного окна Microsoft Office Outlook 2007 мало чем отличается от предыдущих версий (рис. 1). В нем сохранились привычные строка меню и панели инструментов. Содержание их в целом не изменилось, хотя в некоторых меню появились новые команды.

Рис. 1. Внешний вид окна Microsoft Office Outlook 2007
(область Mail)

Из существенных новшеств в основном окне следует отметить панель To-Do Bar у правой его границы. Она отображается по умолчанию при работе с любой областью Outlook. Если по какой-то причине панель отсутствует, для ее отображения и настройки параметров используется подчиненное меню To-Do Bar из меню View . В данной панели отображаются ближайшая из запланированных встреч и ближайшая по установленной дате задача. При щелчке по любой области панели она разворачивается (рис. 2), при этом отображаются календарь на текущий месяц, список ближайших встреч (обычно три встречи) и имеющихся задач.

Рис. 2. Окно Microsoft Office Outlook 2007 (область Mail)
с развернутой панелью To-Do Bar

Панель To-Do Bar следует отнести к достоинствам новой версии Outlook. Для просмотра ближайшей встречи (встреч) и текущих задач теперь не нужно постоянно переключаться в соответствующие области Calendar и Tasks .

Если проанализировать изменения интерфейса Outlook по областям, то можно сделать следующие выводы.

В области Mail существенные изменения в интерфейсе отсутствуют. Как и в Outlook 2003, область чтения по умолчанию находится справа, но пользователи по традиции чаще всего располагают ее в нижней части окна.

В областях Tasks и Notes изменений в интерфейсе тоже немного. Слегка изменилось оформление области Contacts , но это непринципиально.

Наибольшие изменения претерпел интерфейс области Calendar , однако не все пользователи согласятся с утверждением, что благодаря этому работать стало удобнее. Более подробно данная область будет рассмотрена в соответствующем разделе.

Конечно же, в интерфейсе Outlook 2007 есть и главное нововведение Microsoft Office 2007 - вкладки и ленты. Однако эти элементы появляются только при решении конкретных задач - создании сообщения, записи в календаре и т.п. Более подробно вкладки и элементы управления в них будут описаны в соответствующих разделах.

Как и в других приложениях, в Outlook 2007 контекстные меню и способы их использования практически не изменились.

В целом интерфейс следует признать весьма удобным. Для начинающего пользователя, который не работал в предыдущих версиях Microsoft Outlook, его освоение не составит труда. Для опытных пользователей переход к новому интерфейсу займет не больше двух-трех дней.

Поиск

В Outlook 2007 расширены возможности и изменен интерфейс системы поиска. Новая функция поиска заменяет как обычный поиск в предыдущих версиях Outlook, возможности которого были весьма ограниченными, так и расширенный поиск, которым мало кто пользовался ввиду его неочевидности.

Для перехода к поиску в любой области следует развернуть Query Builder . Панель поиска отображается в верхней части окна (рис. 3).

Рис. 3. Панель поиска

Панель поиска имеет типовой набор полей для каждой области. Для добавления полей, по которым может производиться поиск, достаточно щелкнуть по кнопке Add criteria и выбрать название поля в предлагаемом списке. Для удаления поля из панели поиска нужно щелкнуть по названию поля и в появившемся меню выбрать команду Remove .

Поиск выполняется мгновенно. Достаточно ввести в какое-либо поле хотя бы один символ, как тут же производится отбор записей. По мере ввода других символов осуществляется новый отбор. В отобранном списке записей найденные элементы запроса выделяются желтым фоном (при желании цвет фона можно изменить).

Поиск идет в текущей области. Для поиска всех элементов из разных областей Outlook придется обратиться к расширенному поиску.

При работе с сообщениями электронной почты поиск выполняется в текущей почтовой папке. При желании можно вести поиск во всех почтовых папках.

Для возвращения к режиму обычного отображения записей недостаточно свернуть область поиска - необходимо также щелкнуть по кнопке Clear Search в поле запроса (рис. 4).

Рис. 4. Результаты поиска в области Mail

Следует признать функцию поиска эффективной и весьма удобной в использовании.

Категории

В предыдущих версиях категории применялись для причисления любых элементов Outlook (сообщения, записи календаря, заметки и др.) к определенным группам (Важные контакты , Важные клиенты , Личные данные и т.п.). Названия групп были условными и в таком виде мало кем использовались. Кроме того, в предыдущих версиях для некоторых элементов было предусмотрено изменение цвета. Например, для записей календаря можно было установить цветную метку: Важно - красный цвет, Служебное - синий цвет и т.п. Для заметок предлагался на выбор один из пяти цветов.

В новой версии возможности назначения категорий и цветовых выделений элементов объединены. При этом категории стали безымянными, а точнее по умолчанию стали называться только по присущему им цвету (Blue Category , Red Category и т.д.). Категорию (или несколько), а следовательно, и цвет можно назначить для любого элемента Outlook. Для присвоения категории надо щелкнуть по кнопке Categorize в панели Standard и в списке выбрать желаемый цвет. Категорию можно применять в качестве критерия для поиска элементов и/или сортировки и группировки.

При желании категориям можно присвоить содержательные названия. Кроме того, можно создавать новые категории самостоятельно. Для этого надо щелкнуть по кнопке Categorize в панели Standard и выбрать All Categories . В окне Color Categories (рис. 5) для изменения названия категории следует нажать кнопку Rename и в списке Name изменить имя. Для создания новой категории следует нажать кнопку New , в окне Add New Category ввести название создаваемой категории и выбрать ее цвет.

Рис. 5. Создание новой категории

Работа с электронной почтой

Работа с сообщениями в области Mail не претерпела существенных изменений. Отправка и получение сообщений, просмотр списка сообщений, его группировка и сортировка, работа с почтовыми папками, переход к созданию ответа или пересылки сообщения - все это унаследовано от предыдущих версий Microsoft Outlook.

Нововведения коснулись трех основных моментов: работы в окнах сообщений, настройки учетной записи электронной почты и предварительного просмотра вложенных файлов.

Работа в окнах сообщений

Изменен внешний вид окна как при создании нового сообщения (рис. 6), так и при просмотре поступившего (рис. 7).

Рис. 6. Окно нового сообщения

Данные окна оформлены в стиле Microsoft Office 2007, то есть содержат вкладки, на которых отображаются наиболее важные для каждой из областей элементы управления.

Рис. 7. Окно поступившего сообщения

Окно нового сообщения содержит четыре основные вкладки: Message , Insert , Options и Format Text .

Вкладка Message (см. рис. 6) содержит элементы, необходимые для создания и форматирования текста сообщения, а также для установки основных параметров сообщения. Для отображения привычного окна параметров сообщения (Message Options Options . Появилась возможность быстрой вставки в текст сообщения контактов, элементов календаря и подписи (группа Include ), что весьма удобно. При этом контакты и календарь также прикрепляются к сообщению как объекты. В этой же вкладке находится кнопка для прикрепления файлов к сообщению (нет необходимости переходить во вкладку Insert , что очень удобно).

Вкладка Insert во многом напоминает такую же вкладку в Word 2007, только в несколько сокращенном варианте. Для создания деловых сообщений большинство возможностей этой вкладки, скорее всего, востребовано не будет.

Вкладка Options (рис. 8) содержит элементы для установки параметров сообщения. В частности, здесь выбирается формат текста сообщения (группа Format ), устанавливается оповещение о доставке и прочтении сообщения (группа Tracking ) и др. Для отображения привычного окна параметров сообщения (Message Options ) можно щелкнуть по кнопке группы Tracking или More Options .

Рис. 8. Элементы вкладки Options в окне нового сообщения

Вкладка Format Text по своим возможностям и использованию частично напоминает вкладку Home в Word 2007 и предназначена для оформления текста, в том числе с применением стилей, поиска и замены текста.

Некоторое неудобство доставляет то, что сообщение можно отправить только при работе во вкладке Message . Однако, поскольку можно предположить, что пользователь в основном будет работать именно в этой вкладке, оно не столь существенно.

В окне поступившего сообщения имеется лишь одна важная для работы вкладка - Message (см. рис. 7). Вкладка Report Rendering Problem содержит один-единственный элемент - кнопку для создания сообщения для отправки по адресу: [email protected] о проблемах при работе с данным сообщением.

Настройка учетных записей электронной почты

Для настройки параметров учетной записи в области Mail в меню Tools следует выбрать команду Account Setting . Настройка учетных записей электронной почты и управление ими производится в окне Account Setting (рис. 9).

Рис. 9. Настройка учетных записей электронной почты в окне Account Setting

Для добавления новой учетной записи во вкладке E-mail следует щелкнуть по кнопке New . В окне Add New E-mail Account (рис. 10) требуется ввести имя, адрес электронной почты, пароль и нажать кнопку Далее . Предполагается, что Outlook автоматически настроит имена серверов, порты и другие технические характеристики для входящей и исходящей почты. Однако с учетными записями POP3 этого сделать не удалось. По отзывам пользователей, эта функция работает пока только с учетными записями Exchange Server .

Рис. 10. Добавление учетной записи электронной почты в автоматическом режиме

На практике для создания новой учетной записи в окне Add New E-mail Account (см. рис. 10) можно ничего не указывать, а установить флажок Manually configure server setting и нажать кнопку Далее . В следующем окне можно произвести настройку привычным для предыдущих версий способом (рис. 11).

Рис. 11. Добавление учетной записи
электронной почты в ручном режиме

Работа с прикрепленными файлами

В Outlook 2007 появилась такая новая возможность, как просмотр прикрепленных к сообщению файлов некоторых типов непосредственно в панели чтения сообщений. Для этого достаточно щелкнуть по значку прикрепленного файла - и рисунок или текстовый файл будет отображен в области чтения сообщения (рис. 12).

Рис. 12. Предварительный просмотр вложенного файла

При попытке просмотра в области чтения потенциально опасных файлов появляется соответствующее сообщение (рис. 13).

Рис. 13. Предупреждение об опасности открытия вложенного файла

Если пользователь уверен в безопасности вложения, можно нажать кнопку Preview File и просмотреть его (рис. 14).

Рис. 14. Предварительный просмотр вложенного файла

Для выхода из режима предварительного просмотра надо щелкнуть по кнопке Message (см. рис. 12 и 14).

На практике удобство, предоставляемое возможностью предварительного просмотра вложенных файлов, не так уж и велико. Есть опасность, что пользователь снимет флажок Always warm before previewing this type of file (см. рис. 13), чем увеличит риск заражения компьютера.

Планирование рабочего времени

Внешний вид области календаря (Calendar ) претерпел в Outlook 2007 наибольшие изменения (рис. 15).

Рис. 15. Окно области Calendar Microsoft Office Outlook 2007

В нижней части окна появилась область для просмотра задач со сроком исполнения, соответствующим отображаемой дате календаря. Для тех, кто работает с задачами, это, наверное, удобно, для большинства же пользователей - не очень, поскольку данная область занимает часть окна. Кроме того, задачи отображаются в панели To-Do Bar , чего было бы вполне достаточно. Впрочем, область задач в календаре можно минимизировать.

В результате этого и других изменений в окне теперь отображаются записи на меньший промежуток времени, чем в предыдущих версиях. Это несколько неудобно, впрочем, как и прежде, можно изменить шаг линейки календаря.

Несмотря на внешние изменения, существенных нововведений при работе с календарем нет.

Создание записей о встречах и событиях производится такими же способами, что и раньше. Отличие заключается во внешнем виде окна новой записи (рис. 16), выполненного в стиле Microsoft Office 2007.

Рис. 16. Окно новой записи в календаре

Окно содержит три основные вкладки: Appointment (Event - для записи события), Insert и Format Text .

Вкладка Appointment (Event ) (см. рис. 16) содержит практически все элементы, необходимые для создания новой записи или редактирования существующей.

Вкладка Insert во многом напоминает аналогичную вкладку в Word 2007 и предназначена для вставки в запись различных объектов: рисунков, таблиц, диаграмм и т.п. В этой же вкладке к записи прикрепляются файлы и элементы Outlook. Вкладка Format Text по своим возможностям и использованию частично соответствует вкладке Home в Word 2007 и предназначена для оформления текста, в том числе с применением стилей. Для создания деловых записей большинство возможностей этих вкладок, за исключением вставки файлов, скорее всего, востребовано не будет.

Как и прежде, при создании записи в календаре по умолчанию устанавливается оповещение: для встреч - за 15 минут до начала, для событий - за 18 часов. При желании можно выбрать другой интервал времени для оповещения. Некоторое неудобство состоит в том, что в календаре не показывается наличие или отсутствие оповещения к записи (см. рис. 15).

Ведение контактов

Внешний вид окна области контактов (Contacts ) в Outlook 2007 претерпел некоторые изменения (рис. 17).

Рис. 17. Окно области Contacts Microsoft Office Outlook 2007

Появилось несколько новых режимов просмотра списка контактов, например Business Card (рис. 18).

Рис. 18. Окно области Contacts в режиме Business Card

В остальном же отличий от предыдущих версий немного. Добавление контактов производится так же, как и в предыдущих версиях Outlook. Окно контакта оформлено в стиле Office 2007 (рис. 19) и содержит три основные вкладки: Contact , Insert и Format Text . Во вкладке Contact (см. рис. 19) находятся все элементы, необходимые для создания нового контакта или редактирования существующего. Вместо вкладок окна контакта предыдущих версий для добавления информации можно использовать различные режимы отображения вкладки Contact Show (см. рис. 19): General , Details и др.

Рис. 19. Окно контакта

Вкладки Insert и Format Text для создания деловых контактов в большинстве случаев востребованы не будут.

Еще одно полезное нововведение пригодится пользователю при обнаружении дубликата контакта. В предыдущих версиях при этом происходило простое объединение данных и замена старых данных новыми. В Outlook 2007 есть окно сравнения, в котором показаны совпадающие элементы данных и выделены различия (рис. 20).

Рис. 20. Объединение данных при добавлении дубликата контакта

Работа с задачами

Редко кто из рядовых сотрудников офиса работает с задачами: немного найдется желающих создать запись о задаче, а потом регулярно открывать соответствующую область Outlook и скрупулезно отмечать ее выполнение. Видимо, с учетом этого в новой версии список задач отображается и в календаре, и в панели To-Do Bar . Может быть, это повысит интерес пользователей к применению задач для планирования и упорядочения работы.

Принципиальных изменений в работе с задачами не произошло. Окно области Tasks практически не изменилось (рис. 21).

Рис. 21. Окно области Tasks Microsoft Office Outlook 2007

А вот окно задачи оформлено в стиле Office 2007 (рис. 22).

Рис. 22. Окно задачи

Оно содержит три основные вкладки: Task , Insert и Format Text . Во вкладке Task (см. рис. 22) есть все элементы, необходимые для создания и отслеживания выполнения задач. Вместо вкладок окна задачи предыдущих версий можно использовать различные режимы отображения вкладки Task , выбираемые кнопками раздела Show (см. рис. 22): Task и Details .

Из элементов вкладки Insert для создания задач наверняка чаще всего будет применяться возможность прикрепления файлов и записей Outlook. Остальные элементы, равно как и возможности вкладки Format Text для работы с задачами, в большинстве случаев востребованы не будут.

Работа с заметками

Работа с заметками, наверное, меньше всего подверглась изменению. Окно области заметок Notes (рис. 23) и окно собственно заметки практически не изменились.

Рис. 23. Окно области Notes Microsoft Office Outlook 2007

Заключение

Рассмотрены и опробованы основные, самые востребованные возможности Outlook 2007. В результате можно сделать вывод, что Outlook 2007 превосходит предыдущие версии по большинству параметров.

Однако не следует ожидать быстрого и централизованного перехода всех компаний на использование Outlook 2007, как и других приложений пакета Microsoft Office 2007. Об общих проблемах и трудностях, связанных с переходом на Microsoft Office 2007, рассказывается, в уже упомянутой нами статье «Новый Word грядет».

Кроме того, внедрение Outlook 2007 в небольших офисах и в домашних условиях будет сдерживаться неопределенной политикой разработчика. Корпорация Microsoft не включила Outlook 2007 в выпуск Office 2007 для учащихся и преподавателей (Microsoft Office Home and Student 2007). Вместо Outlook в эту версию войдет OneNote 2007 (наряду с Word, Excel и PowerPoint). Правда, приложение Outlook включено в выпуск Microsoft Office Basic 2007, но там нет PowerPoint, которым часто пользуются учащиеся, преподаватели и сотрудники офисов. Таким образом, для небольших офисов и домашнего применения оптимальным может стать выпуск Microsoft Office Standard 2007, включающий четыре традиционных компонента: Word, Excel, PowerPoint и Outlook.

Добавит ли проблем и трудностей Microsoft Outlook 2007 или, наоборот, ускорит внедрение всего пакета? С осторожностью, но можно предположить, что ускорит. По своим основным возможностям Outlook 2007 существенно приближен к обычному пользователю. Работать в нем стало намного проще и понятнее, в том числе и на уровне интуиции пользователя.

Элементы и папки Outlook

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике . Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки , все задачи — в папке Задачи и т. д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов. Папка Outlook- это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows , поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.
При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки .
Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день. На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.
Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы.
В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече. При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени . Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.
Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.
Задачами , назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.
Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями.
В папке Удаленные находятся все удаленные элементы.
Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке.
Исходящие — сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные.
Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.
Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную.
Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма.
Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис . С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений , даже оградить себя от нежелательных адресатов.
Для каждой папки существует набор представлений — способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений.
Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню Сервис .
Завершение роботы с Outlook
Для корректного закрытия Outlook выберите команду Файл, Выход и завершение команды.
Outlook сегодня
Outlook сегодня - это самые важные сведения Outlook — почта, календарь и список задач, собранные в одном месте. На странице Outlook сегодня приводится обзор текущего дня, можно посмотреть краткую сводку назначенных встреч, список задач и количество вновь поступивших сообщений электронной почты.
Чтобы запустить Outlook сегодня, щелкните по его значку на панели Outlook или задайте его в качестве используемого по умолчанию представления.
Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка "Outlook сегодня" в верхнем правом углу. Откроется окно настройки. Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены.
Назначение параметров настройки Outlook сегодня

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.
Календарь
Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел.
Встреча — это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы.
Собрание — это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы.
Событие — это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч.
Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook. Откроется окно Календаря . Панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

• список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;
• календарик (справа вверху) отображает дни текущего месяца;
• панель задач отображает текущие задачи.

Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календарике, расположенном в верхнем углу окна Календарь ).

Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.

Основными единицами информации в Outlook являются элементы различных типов встречи, сообщения, заметки, контакты, задачи, пометки в Дневнике . Ontlook хранит элементы информации в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, все заметки хранятся в папке Заметки , все задачи - в папке Задачи и т.д. Фактически Outlook организует базу данных этих элементов.

Папка Outlook - это логическое хранилище информации, не связанное с физическим способом хранения информации на диске. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows , поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске. При первом запуске Outlook пользователь имеет доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы в следующих папках, которые содержатся в папке Личные папки .

Outlook сегодня показывает сводку событий, произошедших и запланированных та день.

На ней представлено число новых сообщений, перечислены встречи, запланированные на неделю, и задачи. Эта страница удобна для обзора текущего дня и предстоящей недели.

Входящие содержит поступающие сообщения электронной почты и факсы. В Календаре отображаются собрания и напоминания о встречах, а также планируются встречи и собрания с другими пользователями. Можно установить вывод оповещения для элементов Календаря. Если оповещение установлено, то в заданное время на экране появляется окно с напоминанием о предстоящем событии или встрече.

При планировании собраний имеется возможность просмотра сведений о занятости участников и выбора удобного времени. Также Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например отпусков и дней рождения.

Контакты Outlook используются для хранения имен, номеров телефонов и адресов деловых партнеров. Списки контактных лиц могут импортироваться в Outlook из других программ.

Задачами , назначаемыми на рабочие дни, можно управлять с помощью служебных и личных списков задач Outlook. Можно установить важность задач, включить выдачу напоминаний о сроке завершения и обновлять сведения о ходе выполнения задачи. В

Outlook выполняется отслеживание повторяющихся задач. Outlook также может использоваться для назначения задач другим пользователям и наблюдения за их выполнением.

Заметки в Outlook облегчают создание и публикацию сведений, важных для вас и ваших сотрудников, а также управление этими сведениями. В папке Удаленные находятся все удаленные элементы. Черновики содержат черновики и сообщения, не готовые к отправке. Исходящие - сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные. Папка Отправленные содержит копии отправленных сообщений электронной почты.

Дневник содержит ежедневные записи о личной деятельности. Запись в Дневнике автоматически создается при отправке и приеме электронных сообщений, работе в любом приложении Microsoft Office. Имеется возможность создавать любые записи вручную. Общий принцип работы с Outlook таков: открыв папку, нужно выбрать требуемый элемент и автоматически запустится обслуживающая его форма. Чтобы быстро найти элемент, не просматривая списки элементов Outlook, можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Эта команда позволяет выполнять поиск любых элементов Outlook, включая сообщения, встречи, контакты и задачи. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска, используя команду Расширенный поиск в меню Сервис.

С помощью кнопки Организовать на панели инструментов можно упорядочить содержимое папок, установить свои правила обработки сообщений, даже оградить себя от нежелательных адресатов. Для каждой папки существует набор представлений - способов показа элементов на экране. Набор стандартных представлений включает: таблицу, временную шкалу, карточки и др., но можно создавать и свои собственные с нужными параметрами фильтрации, группировки и сортировки элементов, изменять шрифты представлений. Настройка параметров представления данных и режимов работы элементов Outlook осуществляется при нажатии соответствующей клавиши в диалоговом окне команды Параметры меню

Сервис (рис.2).